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Postes

Les postes sont inclus dans le package Wrike for Professional Services et la fonctionnalité complémentaire Wrike Resource. Les administrateurs peuvent créer et gérer les postes. Les utilisateurs réguliers et externes peuvent attribuer des tâches à des postes.

Aperçu

Les postes sont des catégories de groupement dans Wrike. Créez des postes personnalisés spécifiques à votre entreprise, comme par exemple « concepteur » ou « développeur d'application mobile », et assignez-les à votre compte pour faciliter la planification des futurs projets. Avec d'autres fonctionnalités, les postes vous aident à distribuer le travail entre les employés, en prenant en compte leurs disponibilité et l'effort requis. Vous pouvez accéder à plus d'informations sur la façon d'utiliser les postes ci-dessous.

Informations importantes

  • Vous pouvez assigner les postes à tous types d'utilisateurs, notamment les collaborateurs.
  • Vous ne pouvez attribuer qu'un seul poste à chaque utilisateur.
  • Vous pouvez grouper les tâches dans la liste des tâches en attente des tableaux de charge de travail selon le poste auquel elles sont assignées.
  • Vous pouvez créer un nombre illimité de postes dans votre compte.

Comment utiliser les postes

Les postes ont été conçus pour vous aider à planifier vos nouveaux projets et à déployer votre effectif ainsi qu'à distribuer le travail entre les employés en fonction de leur charge de travail.

Utilisez les postes pour :

  • Organiser efficacement vos nouveaux projets et vous assurer que vous avez suffisamment de ressources pour les mener à bien avec succès.
  • Grouper vos employés selon leurs activités dans l'entreprise.
  • Assigner les tâches à ces groupes d'employés sans avoir à leur notifier ni à leur assigner les tâches.

Comment déployer vos effectifs en utilisant les postes

Il existe quelques étapes simples pour déterminer votre besoin en personnel en utilisant les postes dans Wrike :

  1. Créez des postes et assignez-les aux utilisateurs de votre compte.
  2. Identifiez ou créez des projets qui ont besoin de personnel et assignez les tâches de ces projets à des postes. Ainsi, tous les utilisateurs ayant accès aux projets sauront exactement les compétences qui sont nécessaires à la réalisation de celles-ci.
  3. Établissez l'effort requis pour finir chaque tâche des projets et définissez les dates de début et de fin des tâches. Cela vous donne un aperçu du temps dont les employés auront besoin pour accomplir les tâches et de la période sur laquelle ils devront les accomplir.
  4. Créez ou ouvrez un tableau de charge de travail existant pour distribuer les tâches entre les employés. Le tableau de charge de travail présente la charge de travail actuelle des employés, ce qui vous permet de déterminer facilement ceux qui ont assez de temps pour accomplir les tâches que vous êtes sur le point de leur assigner.
    Conseil ! Créez un tableau de charge de travail séparé pour chaque groupe d'employés avec le même poste. Ce sera plus facile de voir la charge de travail de tous les employés disponibles avant de leur assigner les tâches.
  5. Définissez une liste des tâches en attente horizontale dans le tableau de charge de travail pour visualiser toutes les tâches des projets qui ont besoin de personnel. Les tâches dans la liste sont automatiquement regroupées par poste et projet.
  6. Vous n'avez plus qu'à assigner les tâches aux utilisateurs. Une fois que vous faites le lien entre la tâche assignée à un poste donné et l'utilisateur actuel qui a été désigné pour ce poste, le poste disparaît de la liste des chargés de mission automatiquement.

Postes vs. groupes d'utilisateurs

Les groupes d'utilisateurs facilitent le partage des données et la notification de grands groupes d'utilisateurs d'un compte. L'objectif des postes, en revanche, est de vous aider à définir clairement les compétences nécessaires pour réaliser les tâches.

C'est pourquoi, contrairement aux groupes d'utilisateurs, les postes peuvent être ajoutés en tant que chargés de mission. Par contre, lorsque vous assignez une tâche à un poste, les utilisateurs de ce poste ne reçoivent aucune notification et n'ont pas automatiquement accès à cette tâche. Ainsi, vous pouvez planifier les projets sans distraire vos employés avec des @mentions inutiles. Cependant, vous pouvez, à un autre moment, grouper toutes les tâches assignées à un poste particulier dans le tableau de charge de travail et les attribuer à vos employés tout en vous assurant qu'ils ont suffisamment de temps pour mener les tâches à bien.

Créer un nouveau poste

Les administrateurs de compte peuvent créer des postes. Il est possible que cette fonctionnalité soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise.

La création d'un poste ajoute une nouvelle catégorie de groupe à votre compte. Vous pouvez grouper vos employés selon le poste qu'ils occupent dans l'entreprise, par exemple « développeur », « consultant » ou « concepteur », etc.

Pour créer un nouveau poste :

  1. Cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit de la page.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur « Postes », dans la partie gauche de l'écran.
  4. Cliquez sur « Ajouter un poste ».
  5. Vous pouvez ensuite :
    • Saisir le nom du nouveau poste. Par exemple, « Concepteurs ».
    • Choisir la couleur de l'avatar pour facilement distinguer les postes entre eux.
    • Indiquer les initiales à afficher sur l'image de profil du poste.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Votre poste est maintenant créé. Poursuivez en l'attribuant à des utilisateurs de votre compte ou en assignant des tâches à ce nouveau poste.

Attribuer des postes aux utilisateurs

Les administrateurs peuvent attribuer des postes à d'autres administrateurs et utilisateurs. Il est possible que cette fonctionnalité soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise.

Après avoir assigné des postes aux utilisateurs, vous pouvez visualiser ces données dans leur profil et créer des tableaux de charge de travail distincts pour les employés occupant le même poste.

Attribuer un poste à un utilisateur

  1. Cliquez sur votre image de profil dans le coin supérieur droit de la page.
  2. Sélectionnez Gestion du compte.
  3. Par défaut, le diagramme de gestion des utilisateurs s'ouvre.
  4. Cliquez sur le nom d'un utilisateur dans le diagramme.
  5. Cliquez sur le bouton « Modifier les paramètres ».
  6. Cliquez sur l'icône du menu déroulant sous la section des postes.
  7. Sélectionnez l'un des postes pour l'utilisateur.
  8. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Le poste est maintenant attribué à l'utilisateur, et vous pouvez le voir dans le profil personnel de l'utilisateur et dans la colonne Poste du diagramme de gestion des utilisateurs.

Vous pouvez toujours supprimer les postes des utilisateurs. Pour cela, sélectionnez « Aucun » dans le menu déroulant à l'étape 7 décrite ci-avant.

Attribuer/supprimer des postes pour plusieurs utilisateurs

Vous pouvez également attribuer et supprimer des postes pour plusieurs utilisateurs en même temps :

  1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de la page.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Par défaut, le diagramme de gestion des utilisateurs s'ouvre.
  4. Cochez les cases en regard des utilisateurs dont vous souhaitez modifier les postes.
  5. Dans le menu qui s'affiche à droite, sélectionnez « Mettre à jour un poste ».
  6. Sélectionnez un poste depuis le menu déroulant pour l'attribuer à un utilisateur, ou cliquez sur « Aucun » pour supprimer les postes existants.
  7. Cliquez sur « Mettre à jour ».

Le poste est attribué à tous les utilisateurs que vous avez sélectionnés, ou supprimé de ces derniers.

Assigner et désassigner des tâches de postes

Les utilisateurs réguliers et externes peuvent assigner des tâches aux postes, sauf si ce droit est désactivé dans leur niveau d'accès.

Assigner des tâches aux postes vous offre la capacité de rapidement voir quelles personnes doivent travailler sur chacune des tâches. Vous avez également la possibilité de grouper les tâches dans la liste des tâches en attente d'un tableau de charge de travail lorsque vous êtes prêt à les assigner à vos employés.

Vous pouvez ajouter des postes comme chargés de mission à :

  • Toutes les tâches de votre compte
  • Les modèles de tâche
  • Les tâches blueprint, si les blueprints sont activés dans votre compte

Assigner une tâche à un poste

  1. Dans la vue Tâche, cliquez sur « Ajouter un chargé de mission ». 1 Ou cliquez sur l'icône de chargé de mission dans la vue Liste2
  2. Dans la fenêtre qui s'affiche, commencez à saisir le nom du poste puis cliquez sur celui-ci.

La tâche est assignée au poste. Vous pouvez également attribuer des tâches à des postes dans la vue Tableau et dans la partie tableau du diagramme de Gantt.

Conseil de Wrike ! Utilisez la modification en masse pour assigner ou désassigner plusieurs tâches à des postes.

Job_Roles_-_Assign_Tasks_to_Job_Roles.png

Remarque : les utilisateurs ne sont pas informés qu'une tâche a été assignée au poste qu'ils occupent. Vous pouvez ensuite ouvrir le tableau de charge de travail pour assigner cette tâche à l'utilisateur qui la réalisera. Lorsque vous assignez une tâche à un utilisateur avec un poste donné, celle-ci est automatiquement désassignée de ce poste.

Pour désassigner une tâche d'un poste, passez le curseur au-dessus du poste dans la section des chargés de mission et cliquez sur le « X » qui apparaît.

Remarque : si vous ajoutez un effort Basique ou Plein-temps aux tâches qui comptent des postes parmi leurs chargés de mission, les postes seront également pris en compte dans le calcul de l'effort de Wrike. L'effort Flexible peut uniquement être attribué aux utilisateurs, et non aux postes.

Modifier et supprimer les postes

Les administrateurs peuvent gérer les postes. Il est possible que cette fonctionnalité soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise.

Pour modifier ou supprimer un poste :

  1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de la page.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur « Postes », dans la partie gauche de l'écran.
  4. Sélectionnez un poste dans la liste.
  5. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, vous pouvez :
    • Modifier le nom, les initiales ou la couleur d'avatar des postes.
    • Pour supprimer définitivement un poste, cliquez sur le bouton « Supprimer ».
  6. Cliquez sur « Enregistrer » pour finaliser la modification du poste.
  7. Ou, si vous choisissez de supprimer le poste, confirmez votre décision et le poste sera supprimé de votre compte.

Lorsque vous supprimez un poste, celui-ci disparaît de toutes les tâches et des données de tous les utilisateurs à qui il avait été assigné. La suppression des postes est irréversible.

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