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Tableaux de charge de travail

Les tableaux de charge de travail sont inclus dans le package Wrike for Professional Services et la fonctionnalité complémentaire Wrike Resource. Les comptes Business et supérieurs peuvent les tester et acheter Wrike for Professional Services et Wrike Resource. Une fois que le package ou la fonctionnalité complémentaire sont activés dans le compte, les utilisateurs réguliers et externes peuvent utiliser les tableaux de charge de travail.

Aperçu

Utilisez les tableaux de charge de travail pour gérer la capacité des membres de votre équipe, prioriser les tâches selon les capacités de l'équipe, et planifier l'allocation du travail.

Composante essentielle des tableaux de charge de travail, la liste des tâches en attente contient les tâches que vous pouvez assigner aux utilisateurs dans un tableau de charge de travail. Veuillez consulter la page sur la liste des tâches en attente pour en savoir plus.

Cette page présente brièvement les tableaux de charge de travail et vous explique comment les utiliser et les configurer. Consultez la page Gérer les tâches dans les tableaux de charge de travail pour en savoir plus.

Informations importantes

  • Seules les tâches programmées et assignées apparaissent dans les tableaux de charge de travail.

Comment utiliser les tableaux de charge de travail

Les tableaux de charge de travail affichent les tâches de l'emplacement que vous avez sélectionné lors de la création du tableau. La capacité des membres de votre équipe est uniquement affectée par les tâches dont l'effort a été défini. Par conséquent, parmi les deux options ci-dessous, choisissez celle qui vous convient le mieux :

  • Créer un tableau avec des tâches à partir d'un dossier, d'un projet ou d'un espace spécifique : cette option fonctionne si vos tâches se trouvent dans un emplacement particulier. Pour cela, sélectionnez un dossier, un projet, ou un espace à l'étape 3 de la création d'un tableau.
  • Créer un tableau avec des tâches à partir de l'ensemble du compte : choisissez cette option si les tâches sur lesquelles travaille votre équipe se trouvent dans différents dossiers, projets et espaces. Pour cela, ne sélectionnez rien à l'étape 3 de la création d'un tableau.
  • Créer un tableau avec des tâches à partir de différents dossiers ou projets : sélectionnez cette option si vos tâches sont dispersées dans plusieurs endroits. Pour utiliser ce tableau, créez d'abord un nouveau dossier dans un espace, insérez-y tous les dossiers et projets nécessaires, puis sélectionnez ce nouveau dossier à l'étape 3 de la création d'un tableau.

Créer un tableau de charge de travail

Pour créer un tableau de charge de travail :

  1. Cliquez sur l'onglet « Charge de travail » (dans la partie supérieure de l'espace de travail).
  2. Cliquez sur « Créer un tableau de charge de travail ».
  3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre :
    • Précisez le titre du tableau.
    • Sélectionnez les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs dont vous souhaitez afficher la charge de travail dans le tableau :
      • Sélectionnez l'option « Liste personnalisée » si vous souhaitez ajouter manuellement des utilisateurs au tableau.
      • Sélectionnez « Membres du compte » pour relier le tableau de charge de travail à la liste de tous les utilisateurs du compte (y compris les collaborateurs). Vous ne pourrez pas modifier manuellement la liste des utilisateurs, mais si les utilisateurs sont ajoutés au compte, ils seront automatiquement ajoutés à la liste des utilisateurs pour ce tableau de charge de travail. Cela est également vrai dans le cas où vous supprimez un utilisateur du compte.
      • Sélectionnez « Utilisateur actuel » pour que le tableau n'affiche que la charge de travail de l'utilisateur qui l'ouvre.
      • Pour voir tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) et modifier manuellement la liste, cliquez sur « Annuler le lien » au centre de la fenêtre contextuelle. Remarquez que si vous choisissez cette option, vous devrez ajouter/supprimer les utilisateurs du tableau de charge de travail manuellement.
      • Pour supprimer tous les utilisateurs de la liste personnalisée, cliquez sur le bouton « Tout supprimer ».
    • (Facultatif) Choisissez un dossier, un projet, ou un espace dont vous souhaitez extraire les tâches. Cliquez sur « Paramètres avancés » ou sur « Sélectionner un dossier ou un projet ». Sélectionnez un dossier, un projet, ou un espace dans la liste (ou commencez à écrire son nom et sélectionnez-le lorsqu'il apparaît).
  4. Cliquez sur « Créer ».

Votre tableau est créé et vous pouvez voir les utilisateurs et les tâches sélectionnés depuis l'emplacement spécifié assigné à ces utilisateurs. Vous pouvez maintenant configurer la liste des tâches en attente qui contient les tâches qui doivent être attribuées aux utilisateurs dans le tableau de charge de travail.

🖐Veuillez noter que les tableaux de charge de travail basés sur un dossier, un projet, ou un espace affichent les tâches de l'emplacement du dossier/projet spécifié ainsi que les tâches de ses sous-dossiers et sous-projets.

Naviguer dans les tableaux de charge de travail

Pour ouvrir un tableau :

  1. Cliquez sur l'onglet « Charge de travail » (dans la partie supérieure de l'espace de travail).
  2. Sélectionnez le tableau dans la liste.

Ce que le tableau affiche

  1. La liste d'utilisateurs
  • Les utilisateurs sélectionnés lors de la création du tableau apparaissent dans la partie gauche du tableau.
  1. Le calendrier
  • Dans le calendrier vous pouvez visualiser la quantité d'effort quotidienne ou hebdomadaire totale allouée par utilisateur.
  • Faites glisser le calendrier vers la gauche pour voir des périodes de temps antérieures et vers la droite pour voir les périodes à venir.
  • La date du jour est marquée par une ligne verticale rouge dans le calendrier.
  • Les cellules grisées représentent les jours non ouvrables. Dans la vue hebdomadaire, les weekends ne sont visibles que lorsque vous déplacez les tâches par glisser-déposer ou que vous en créez de nouvelles.
  1. L'effort alloué
  • La partie dédiée au calendrier dans le tableau affiche la charge de travail de l'utilisateur. Wrike additionne l'effort requis pour toutes les tâches assignées à une personne et programmées pour un jour ou une semaine spécifique, et présente cette donnée dans la colonne du jour ou de la semaine en question et sur la ligne de cet utilisateur.
  • Wrike utilise un système de code couleur pour présenter la charge de travail d'une personne. Si l'effort quotidien d'un utilisateur est :
    • 0 heure : la cellule est en blanc.
    • 0-8 heures : la partie de la cellule représentant le temps occupé est en bleu ciel.
    • Plus de 8 heures : la cellule est en rouge.
  1. Les tâches
  • Cliquez sur l'icône de la flèche déroulante à gauche du nom d'un utilisateur pour afficher les tâches qui lui sont assignées dans le calendrier.
  • Les tâches sont représentées par des barres qui s'étendent de la date de début à la date de fin de la tâche.
  • Ces barres ont un code couleur basé sur le statut des tâches. Les tâches dont l'effort est précisé sont représentées avec des couleurs plus claires que les autres.
  • Les tâches avec un type d'effort flexible, dont l'effort total ne correspond pas à la somme des heures allouées, peuvent se distinguer par une ligne rouge au-dessus de celles-ci.
  • Remarque : vous pouvez créer et modifier des tâches directement depuis un tableau de charge de travail. Pour savoir comment procéder, consultez la page Gérer les tâches dans le tableau de charge de travail.

Personnaliser les tableaux de charge de travail

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Grouper les tâches en fonction de leurs projets

Cliquez sur le bouton « Ajouter un groupement » 1 dans l'angle supérieur gauche du tableau et sélectionnez « Projet ». Les tâches des utilisateurs sont automatiquement groupées selon les projets dans lesquels elles se trouvent.
Le projet parent le plus proche est pris en compte en priorité. C'est-à-dire que si une tâche appartient à un dossier se trouvant dans un projet, la tâche sera regroupée avec d'autres tâches de ce projet.
Si la tâche ne fait pas partie d'un projet, elle sera groupée dans « Tâches n'appartenant à aucun projet ».
Sachez que vous ne pourrez pas créer de nouvelles tâches dans le tableau de charge de travail si le groupement par projet est activé.

Grouper les utilisateurs par poste 

Cliquez sur le bouton « Ajouter un groupement » 1 et sélectionnez « Poste ».
Tous les utilisateurs de votre tableau sont automatiquement groupés en fonction des postes qui leur sont attribués. Les utilisateurs auxquels aucun poste n'est attribué sont groupés dans la section « Pas de poste ».

Modifier le niveau de zoom dans le calendrier

Modifiez le niveau de zoom afin de voir l'effort total quotidien ou hebdomadaire alloué à chaque utilisateur. Cliquez sur l'icône du menu déroulant 2 dans l'angle supérieur droit du calendrier et sélectionnez les jours ou les semaines.

Modifier la densité de l'affichage

Vous pouvez choisir une densité d'informations standard ou compacte selon vos préférences :

  1. Cliquez sur le bouton à bascule. 3
  2. Sélectionnez « Compacte » ou « Standard ».

Veuillez noter que la densité d'informations par défaut pour les tableaux de charge de travail est standard.

Filtrer des tâches dans un tableau de charge de travail

Appliquez des filtres pour ne voir que les tâches qui correspondent aux critères que vous avez sélectionnés :

  • Cliquez sur l'icône des filtres dans l'angle supérieur gauche du tableau et sélectionnez l'un des filtres rapides : « Toutes les tâches », «Toutes les tâches actives », et « Tâches actives avec un effort ».
  • Cliquez sur « Ajouter plus de filtres » pour ouvrir le panneau des filtres et obtenir plus d'options de filtrage.
  • Cliquez sur « Supprimer les filtres » pour éliminer tous les filtres et voir toutes les tâches se trouvant dans l'emplacement que vous avez spécifié lors de la création du tableau.

Heures quotidiennes allouées

Vous pouvez choisir de déterminer l'effort quotidien total de chaque utilisateur en se basant sur les tâches qui ont été éliminées du tableau de la charge de travail.

  1. Cliquez sur le bouton à bascule.
  2. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste figurant sous « Heures quotidiennes allouées » :
    • « Ignorer les filtres » - cela totalisera l'effort de toutes les tâches assignées à une personne et programmées pour une journée/semaine particulière, que les tâches soient affichées dans le tableau ou pas.
    • « Tâches affichées uniquement » - pour ne pas compter l'effort des tâches éliminées du tableau dans le total quotidien de chaque utilisateur.

Si une ligne en pointillés apparaît pour le nombre total d'heures quotidiennes allouées, cela veut dire que la personne a d'autres tâches programmées pour ce jour avec un effort alloué plus important. Ces tâches n'apparaissent pas dans le tableau car l'option « Tâches affichées uniquement » les a exclues.

Focus sur certains utilisateurs

Vous pouvez choisir quels utilisateurs doivent apparaître dans le tableau de la charge de travail sans modifier la liste des utilisateurs. Pour cela :

  1. Cliquez sur l'icône de l'utilisateur dans le panneau de la partie supérieure du tableau de charge de travail.
  2. Sélectionnez la personne dont l'effort doit être affiché dans la liste qui apparaît, ou utilisez la barre de recherche.
  3. Après avoir sélectionné tous les utilisateurs que vous souhaitez, cliquez n'importe où en dehors de la fenêtre pour enregistrer les modifications.

Notez que vous pouvez uniquement sélectionner les utilisateurs depuis le tableau de charge de travail que vous êtes en train de visualiser.

Focus sur certains chargés de mission

Utilisez cette option uniquement pour les tâches ayant plus d'un chargé de mission pour voir les heures allouées aux chargés de mission d'une tâche particulière :

  1. Cliquez sur la tâche dans le tableau de charge de travail.
  2. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
  3. Sélectionnez l'option « Focus sur les chargés de mission ».

Seuls les chargés de mission de la tâche apparaîtront dans le tableau de charge de travail.

Développer ou réduire des lignes du tableau

Vous pouvez développer ou réduire rapidement toutes les lignes de votre tableau de charge de travail pour afficher les tâches. Pour cela, cliquez sur les boutons « Développer tout » ou « Réduire tout » dans l'angle supérieur droit du tableau.
Veuillez noter que cette action s'applique également aux lignes de la liste de tâches en attente horizontale.

Partager les tableaux de charge de travail

Par défaut, un nouveau tableau de charge de travail est privé et seul son propriétaire y a accès. Commencez à travailler en collaboration en le partageant avec les membres de votre équipe.

  1. Cliquez sur l'onglet « Charge de travail » (dans la partie supérieure de l'espace de travail).
  2. Ouvrez le tableau de charge de travail que vous souhaitez partager avec les membres de votre équipe.
  3. Cliquez sur le bouton « Partager » dans le coin supérieur droit de l’espace de travail.
  4. Commencez à écrire le nom de l'utilisateur ou du groupe d'utilisateurs avec lequel vous voulez partager le tableau de charge de travail dans la barre de recherche et sélectionnez-le dans la liste déroulante.
  5. Sélectionnez le niveau d'accès pour l'utilisateur* :
    • Complet : tous les droits d'utilisateur disponibles, notamment le droit de modifier et de supprimer le tableau de charge de travail.
    • Éditeur : l'utilisateur peut modifier la liste des tâches en attente et partager le tableau de charge de travail avec d'autres utilisateurs.
    • Lecture seule : l'utilisateur peut visualiser le tableau de charge de travail, mais ne peut ni effectuer de modifications aux paramètres du tableau ni partager celui-ci.
  6. Cliquez sur « Enregistrer ». 

Les utilisateurs avec qui vous avez partagé le tableau de charge de travail recevront une notification dans leur boîte de réception avec un lien vers le tableau.
Les utilisateurs de comptes Enterprise peuvent créer et personnaliser les niveaux d'accès, et ajouter/supprimer des permissions au niveau éditeur. Notez que les utilisateurs externes ne peuvent pas partager le tableau de charge de travail, même s'ils bénéficient d'un accès complet ou éditeur.

*Sachez que ce paramètre définit uniquement le droit de l'utilisateur à apporter des changements au tableau de charge de travail, pas aux tâches qui apparaissent dans le tableau.

Modifier les tableaux de charge de travail

Modifier des tableaux de charge de travail créés par vous ou partagés avec vous.

Dans la liste de tableaux :

  1. Cliquez sur l'onglet Charge de travail (dans la partie supérieure de l'espace de travail).
  2. Faites un clic droit sur le titre du tableau que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur « Paramètres ».

Dans le tableau de charge de travail :

  1. Cliquez sur « Paramètres » dans l'angle supérieur droit du tableau.

Vous pouvez :

  • Renommer un tableau.
  • Ajouter des utilisateurs à un tableau ou en supprimer. Si vous souhaitez ajouter tous les utilisateurs du compte à un tableau, supprimez d'abord tous les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs du champ « Utilisateurs », puis cliquez sur « Ajoutez tous les utilisateurs du compte » en bas de la fenêtre contextuelle.

Supprimer les tableaux de charge de travail

Supprimer des tableaux de charge de travail créés par vous ou partagés avec vous.

Depuis la liste des tableaux :

  1. Cliquez sur l'onglet « Charge de travail » (dans la partie supérieure de l'espace de travail).
  2. Faites un clic droit sur le titre du tableau que vous souhaitez supprimer.
  3. Cliquez sur « Supprimer ».

Depuis le tableau de charge de travail :

  1. Cliquez sur « Supprimer » dans l'angle supérieur droit du tableau.
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