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Calendriers

Les utilisateurs réguliers et externes de tous les comptes Business et Entreprise peuvent créer des calendriers et des niveaux de calendrier. Les collaborateurs peuvent voir les calendriers qui ont été partagés avec eux.

4 minutes de lecture

Aperçu

Les calendriers vous aident à effectuer un suivi de tout ce qu'il y a à faire et à quel moment. Les calendriers se composent de niveaux. Chaque niveau affiche les tâches ou les projets selon des filtres et d'autres paramètres que vous configurez lorsque vous les créez. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs niveau(x) à chaque calendrier et les configurer pour présenter différents projets et tâches.

Il existe 2 types de niveaux :

  • Les niveaux interactifs créés à partir de tâches ou de projets. Présentent automatiquement les tâches et les projets de dossiers/projets/espaces spécifiques et selon différents filtres appliqués.
  • Les niveaux simples. Vous pouvez leur ajouter manuellement des tâches avec n'importe quelles propriétés de n'importe quel projet/dossier/espace et créer de nouvelles tâches directement depuis ces-derniers.

Vous pouvez personnaliser votre vue Calendrier pour présenter des tâches de multiples calendriers ou niveaux en même temps. Essayez les différentes combinaisons de calendriers et de niveaux pour présenter toutes leurs tâches.

Informations importantes

  • Les niveaux interactifs sont désignés à l'aide de l'icône de l'entonnoir dans le panneau de calendrier.
  • Chaque calendrier peut contenir des niveaux des deux types : simples et interactifs.
  • Il n'y a pas de limite quant au nombre de calendriers et de niveaux que vous pouvez créer. Il n'y a pas non plus de limite quant au nombre de calendriers qui peuvent être partagés avec vous.
  • Vous pouvez superposer un nombre illimité de niveaux simples ou interactifs créés à partir de projets et un maximum de 30 niveaux interactifs créés à partir de tâches dans la même vue.
  • Pour apparaître dans les calendriers, les projets doivent avoir une date de début et une date de fin.
  • Pour apparaître dans les calendriers, les tâches doivent avoir une date de fin. Par conséquent, les tâches et les jalons programmés apparaissent dans les calendriers, mais pas les tâches en backlog.

Créer un calendrier

Les utilisateurs réguliers et les utilisateurs externes peuvent créer des calendriers et y ajouter des niveaux.

  1. Sélectionnez l'onglet Calendriers en haut de l'espace de travail.
  2. Ensuite :
  • S'il s'agit de votre premier calendrier, cliquez sur « Créer un calendrier ».
  • Si vous avez déjà créé des calendriers, développez le panneau de calendriers à gauche et cliquez sur « + Nouveau calendrier ».
  • Saisissez le nom du calendrier et cliquez sur « Créer ».
  • Vous pouvez maintenant continuer à créer des niveaux de calendrier.

    Niveaux de calendrier simples ou interactifs

    Utilisez des niveaux de calendrier simples si :

    • Les tâches que vous avez besoin de suivre sont réparties dans plusieurs dossiers/projets/espaces et si le groupe de tâches ne se trouve pas dans un dossier particulier.
    • Vous ne voulez afficher que certaines tâches (et les filtres ne vous permettent pas de spécifier ces tâches).

    Utilisez des niveaux de calendrier interactifs créés à partir de tâches si :

    • Les tâches que vous avez besoin de suivre se trouvent dans les mêmes dossiers/projets/espaces.
    • Vous souhaitez appliquer des filtres et afficher des tâches en fonction de ces filtres.
    • Vous souhaitez que les tâches soient automatiquement affichées selon le dossier/projet/espace sélectionné et les filtres appliqués (au lieu d'être ajoutées manuellement).

    Utilisez des niveaux de calendrier interactifs créés à partir de projets si :

    • Vous souhaitez suivre des projets étiquetés comme faisant partie de certains dossiers/projets/espaces.

    Créer un niveau de calendrier

    1. Passez la souris sur le nom du calendrier auquel vous souhaitez ajouter un niveau.
    2. Cliquez sur l'icône + 1 qui apparaît. Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le calendrier et sélectionner « Créer un niveau » dans le menu qui apparaît.
    3. Depuis la fenêtre contextuelle :
      • Entrez le nom du niveau. 2
      • Choisissez le type de niveau 3 : simple, interactif créé à partir de tâches, interactif créé à partir de projets.
      • Choisissez le mode de présentation des tâches/projets 4. Les barres de tâches ou de projets peuvent indiquer la durée complète de ces derniers ou seulement la date d'échéance.
      • Pour les niveaux de calendrier interactifs 5 : sélectionnez les dossiers/projets/espaces dans lesquels se trouvent les tâches/projets qui vous intéressent, indiquez si vous souhaitez inclure des tâches/projets issus de sous-dossiers et de sous-projets et appliquez les filtres.
    4. Cliquez sur « Enregistrer ». 6

    Votre niveau a été créé avec succès !

    Calendars_-_Create_layer.png

    Utiliser les calendriers

    Réduire/développer le panneau de calendriers. Le panneau de gauche 1 affiche tous les calendriers disponibles (créés par vous ou partagés avec vous) et tous les niveaux de ces calendriers. Cliquez sur l'icône réduire/développer 2 pour masquer la liste des calendriers.

    Réduire/développer les calendriers. Cliquez sur l'icône de la flèche déroulante 3 à gauche du nom d'un calendrier pour réduire ou développer la liste des niveaux qu'il contient.

    Modifier la période de temps. Dans le menu 4 sélectionnez comment vous souhaitez visualiser de votre calendrier : par semaine, mois, trimestre, ou année.

    Basculer sur un(e) mois/année/trimestre/semaine différent(e). Cliquez sur les icônes des flèches déroulantes 5 de chaque côté du bouton « Aujourd'hui ».

    Revenir à la période actuelle. Cliquez sur le bouton « Aujourd'hui ».

    Ouvrir un projet ou une tâche dans une vue superposée. Cliquez sur une barre représentant une tâche ou un projet.

    Trouver la date d'aujourd'hui dans une vue par trimestre/année. La ligne rouge verticale indique la date d'aujourd'hui.

    Trouver les weekends. Les jours grisés dans les vues par semaine/mois et les lignes grises verticales qui apparaissent lorsque vous faites glisser les tâches/projets pour les reprogrammer dans l'affichage trimestre indiquent les weekends.

    Revoir les paramètres des niveaux de calendrier interactif. Passez le curseur au-dessus de l'icône d'entonnoir 6, à droite du titre d'un niveau de calendrier interactif pour consulter les paramètres et voir les filtres qui sont appliqués aux tâches ou aux projets à ce niveau.

    Calendars_-_Navigate.png

    Personnaliser la vue Calendrier

    Réorganiser les calendriers et les niveaux dans le panneau de calendrier. Vous pouvez modifier l'ordre des calendriers dans le panneau. Et vous pouvez déplacer les niveaux, soit au sein d'un même calendrier, soit d'un calendrier à un autre. Pour réorganiser les calendriers et les niveaux :

    1. Sélectionner le calendrier ou le niveau que vous souhaitez déplacer.
    2. Cliquez sur celui-ci et faites le glisser vers l'emplacement souhaité.

    Ajouter des calendriers. Chaque calendrier et niveau dispose d'une cache à cocher 1 à côté de son nom. En cochant ou en décochant la case, vous pouvez ajouter ou supprimer des tâches et des projets du calendrier ou du niveau correspondant. Lorsque vous cochez la case du calendrier, tous ses niveaux sont automatiquement cochés.

    Présenter uniquement un calendrier ou un niveau donné. Faites un clic droit sur le calendrier ou le niveau et sélectionnez « Ne montrer que cela » 2 dans le menu qui apparaît.

    Afficher ou masquer les week-ends. Dans la vue par semaine/mois, cliquez sur le bouton de menu à trois points 3 dans l'angle supérieur droit du calendrier, puis sélectionnez « Afficher/masquer les week-ends ». 4

    Afficher ou masquer les numéros. Dans les vues par semaine/par mois/par trimestre, cliquez sur le bouton du menu à trois points 3 dans le coin supérieur droit du calendrier et sélectionnez « Afficher/masquer le numéro des semaines ». Veuillez noter que cette option est disponible uniquement si vous configurez le lundi comme premier jour de la semaine.

    Afficher les tâches ou les projets par couleur de calendrier ou par couleur de statut. Cliquez sur le bouton du menu à trois points dans l'angle supérieur droit d'un calendrier, puis sélectionnez « Par couleur de calendrier » ou « Par statut ». 5 Ceci est possible dans toutes les vues de périodes de temps.

    Calendars_-_Customize.png

    Modifier la présentation des tâches et des projets dans les calendriers. Dans les vues par trimestre/par année :

    1. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'angle supérieur droit du calendrier.
    2. Sélectionnez « Durée exacte de l’événement » pour que les barres qui représentent les tâches/projets dans le calendrier reflètent la durée exacte des ces tâches/projets.
    3. Sélectionnez « Durée approximative des événements » pour que les barres représentent une durée estimée des tâches/projets.

    Basculer du calendrier civil à l'exercice fiscal. Dans la vue par année, cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'angle supérieur droit du calendrier, puis sélectionnez « Exercice fiscal » ou « Calendrier ».

    Redimensionner le panneau de calendrier. Survolez la ligne qui sépare le panneau de calendrier de la grille jusqu'à ce qu'apparaisse la flèche de redimensionnement Resizing_icon.jpg à la place du curseur. Puis faites un clic gauche et faites glisser vers la gauche pour réduire le panneau de calendrier ou vers la droite pour l'élargir.

    Modifier les calendriers et les niveaux

    Les utilisateurs réguliers et les utilisateurs externes peuvent modifier et supprimer les calendriers et les niveaux.

    Modifier le nom d'un calendrier

    1. Sélectionnez l'onglet Calendriers en haut de l'espace de travail.
    2. Faites un clic droit sur le calendrier dont vous souhaitez changer le nom.
    3. Sélectionnez « Renommer » dans le menu qui apparaît.

    Saisissez un nouveau nom pour le calendrier et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour enregistrer les modifications.

    Modifier un niveau de calendrier

    1. Faites un clic droit sur le niveau de calendrier que vous souhaitez modifier.
    2. Sélectionnez « Paramètres » dans le menu qui apparaît. 1
    3. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, vous pouvez :
      • Modifier le nom du niveau. 2
      • Choisir ce que vous souhaitez que le niveau affiche : durée complète des tâches/projets ou seulement leur date d'échéance. 3
      • Pour les niveaux Interactifs : modifiez les dossiers/projets/espaces dont vous souhaitez inclure les tâches/projets, indiquez si vous souhaitez inclure ou exclure des tâches/projets issus de sous-dossiers et de sous-projets et appliquez différents filtres. 4
    4. Cliquez sur « Enregistrer ». 5

    Vos réglages sont pris en compte.

    Calendars_-_Edit_Layers.png

    Supprimer des calendriers ou des niveaux

    1. Faites un clic droit sur le calendrier ou niveau que vous souhaitez supprimer. 
    2. Sélectionnez « Supprimer » dans le menu qui apparaît. 1
    3. Cliquez sur « Oui » dans la fenêtre contextuelle qui apparaît pour confirmer votre décision. 2

    Veuillez noter que lorsque vous supprimez un calendrier, tous ses niveaux sont également supprimés de votre espace de travail. Tous les éléments supprimés disparaissent également des espaces de travail des utilisateurs qui y ont accès via le partage.

    Calendars_-_Delete_Layers.png

    Changer la couleur d'un niveau de calendrier

    Pour changer la couleur des tâches ou des projets dans un calendrier :

    1. Faites un clic droit sur le nom d'un niveau dans le panneau de gauche.
    2. Survolez l'option « Modifier la couleur » dans le menu qui apparaît.
    3. Sélectionnez une couleur dans le panneau.

    Les tâches ou les projets du calendrier changent immédiatement de couleur (sauf si vous avez appliqué le code couleur par statut).

    Choisir le premier mois d'un exercice fiscal

    Les administrateurs des comptes Business et Enterprise peuvent désigner le mois par lequel doit commencer un exercice fiscal. Il est possible cette fonction soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise.

    1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail. 1
    2. Sélectionnez « Gestion du compte ». 2
    3. Accédez à l'onglet « Paramètres ». 3
    4. Cliquez sur champ « Premier mois de l'exercice fiscal » sous « Paramètres de l'exercice fiscal » 4 et sélectionnez un mois dans la liste déroulante.
    5. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ». 5

    Calendars_-_Fiscal_Year.png

    Pour aller plus loin

    • Calendriers dans un contexte : accédez à notre Communauté et apprenez à créer des calendriers personnels, ou spécialement créés pour votre équipe ou pour un événement ou un lancement particulier. Vous souhaitez créer un calendrier différent ? Il vous suffit d'en faire la demande. 
    • Regardez la vidéo pour apprendre à créer des calendriers, découvrir leurs fonctionnalités et les partager avec d'autres personnes : Calendriers.
    • Visualisation des informations dans un calendrier
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