Agents IA dans Wrike

Sélectionnez l’onglet Agents IA 2 dans l’aperçu des paramètres de l’espace et cliquez sur Commencer 3.

Choisissez un type d’agent dans le menu déroulant 4 (Triage, Intake ou Risk) ou cliquez sur + Agent IA personnalisé 5 pour créer votre propre agent personnalisé.

Configurer les détails :

1. Nommez votre agent. Donnez à votre agent un nom descriptif – il servira de @handle lors de son affectation à des emplacements.

2. Dans Instructions générales, décrivez le rôle, l’objectif, la logique, les actions attendues et le comportement de repli de l’agent. Ajoutez des exemples d’entrées/sorties si cela peut aider à clarifier le comportement.

   Exemple : « Vous agissez en tant qu’assistant de projet. Vous surveillez le travail attribué, signalez les risques et maintenez les équipes alignées en mettant à jour les éléments de travail et en laissant des commentaires clairs et exploitables. »

3. Choisissez quand l’agent doit se déclencher :

   • Agents programmés (par exemple, un rapporteur d’état des risques) : définissez la fréquence d’exécution de l’agent (Quotidien, Hebdomadaire ou Personnalisé).
   • Agents basés sur des événements : sélectionnez des déclencheurs tels que Nouvel élément créé ou Changement de valeur de champ (pour le statut ou d’autres champs).
   • Agents basés sur la date : déclenchez l’agent par rapport à la valeur d’un champ de date, par exemple « 3 jours avant la date d’échéance » ou « À la date de début ». Fonctionne avec les champs personnalisés Date et Date-heure et prend en charge le calcul des jours ouvrés. Idéal pour les rappels, les escalades et les actions basées sur les échéances.
   • Agents déclenchés par API : les modifications effectuées via l’API Wrike déclenchent également des agents, permettant l’intégration à des systèmes externes.
   • Intégration à Wrike Automations : les agents fonctionnent de manière bidirectionnelle avec Wrike Automations. Les règles d’automatisation traditionnelles peuvent déclencher des agents et les actions d’agent peuvent activer des règles d’automatisation. Cela permet des flux de travail complexes en plusieurs étapes associant le raisonnement IA à l’automatisation basée sur des règles.

   Note

   Les agents IA peuvent lire et réagir aux types de champs personnalisés suivants : Texte, Nombre, Pourcentage, Devise, Date, Sélection unique, Sélection multiple, Durée, Case à cocher, Lien vers base de données, Miroirs et Champs calculés/formules.

   En plus des champs personnalisés, les agents peuvent lire :

   • Auteur et assigné de l’élément de travail
   • Champs personnalisés vides – les agents peuvent raisonner sur ce qui manque, pas seulement sur ce qui est présent
   • Champs calculés/formules – peuvent exposer des données système auxquelles les agents n’ont pas accès directement, telles que la capacité, la charge de travail ou les heures planifiées
   • Champs personnalisés de l’élément parent – les agents peuvent lire les champs personnalisés de la tâche ou du projet parent
   • Éléments frères et sous-tâches – les agents peuvent voir les éléments frères et les sous-tâches pour un raisonnement inter-éléments
   • Contexte de localisation – les agents savent où ils se situent dans la hiérarchie de l’espace et du compte

4. Définissez le périmètre dans lequel le déclencheur doit se produire :

   • N’importe quel sous-élément de l’élément de travail auquel l’agent a été ajouté :

     Utilisez cette option pour des actions au niveau des tâches, comme Intake ou Triage. L’agent réagit aux changements dans les sous-éléments et agit sur ces sous-éléments.

     Exemple : l’agent Intake est ajouté à un dossier Incoming Requests. Lorsqu’un nouveau sous-élément est ajouté à ce dossier, cela déclenche l’agent pour vérifier si toutes les informations requises (comme l’assigné ou la date d’échéance) sont fournies. L’agent publie ensuite un commentaire sur ce sous-élément pour vous informer si quelque chose manque.

   • Élément où l’agent a été ajouté :

     Utilisez cette option pour des actions d’agrégation, comme un rapporteur de risques. L’agent réagit aux changements dans cet élément et agit sur ce même élément.

     Exemple : un agent personnalisé est ajouté à un projet Product Launch pour notifier les abonnés des changements apportés au projet. Si l’un des champs personnalisés du projet change, l’agent publie un commentaire sur le projet à propos de ce changement et @mentionne tous les abonnés.

5. Définissez une action :

   • Publier un commentaire : l’agent partage son analyse ou sa décision sous forme de commentaire sur l’élément concerné.

   • Mettre à jour les valeurs de champ : l’agent met à jour des champs spécifiques tels que Assigné, Champ personnalisé, Nom de l’élément ou Statut.

     • Modifier un champ personnalisé : l’agent mettra à jour des champs personnalisés spécifiques (choisissez le champ à mettre à jour).

       Note

       Les agents IA peuvent mettre à jour les types de champs personnalisés suivants : Texte, Sélection unique, Sélection multiple, Nombre, Pourcentage, Devise, Lien vers base de données, Case à cocher, Date.

       Lecture seule (non modifiables par les agents) : champs miroir et champs calculés/formules. Les agents peuvent lire ces valeurs comme contexte mais ne peuvent pas les mettre à jour. Les champs personnalisés de type Personne ne peuvent ni être lus ni mis à jour par les agents.

       Les champs de date qui incluent une composante horaire (fonction Labs) ne sont pas pris en charge dans les actions d’agent. Ces champs ne s’afficheront pas dans le sélecteur de champs personnalisés lors de la configuration d’un agent. Si un champ de date est modifié pour inclure une partie horaire après qu’un agent a déjà été enregistré avec ce champ dans une action, cette action échouera à chaque exécution.

     • Changer l’assigné : l’agent attribuera des éléments de travail aux utilisateurs selon votre invite. Les agents peuvent voir les attributs de profil des utilisateurs (intitulé de poste, service, pays, fuseau horaire, nombre de tâches assignées) et l’appartenance aux groupes d’utilisateurs, ce qui permet l’attribution par rôle, localisation, service ou groupe. Les agents ne peuvent pas accéder aux données de charge ou de capacité au-delà du nombre de tâches.
     • Modifier le nom de l’élément de travail : l’agent mettra à jour le titre de la tâche ou du projet en fonction de son analyse.
     • Changer le statut : l’agent mettra à jour le statut de la tâche selon les conditions que vous définissez. Fonctionne avec les flux de travail standard et personnalisés.

     • Sélectionner un enregistrement Link-to-Database : l’agent peut changer l’enregistrement de base de données sélectionné dans les champs Link-to-Database. Utilisez cette action lorsque les agents doivent catégoriser des éléments en sélectionnant des enregistrements de votre base de données.

       Note

       Accès au contexte Link-to-Database :

       • Action Modifier un champ L2DB : l’agent peut rechercher dans l’ensemble de la base de données. Recherche par valeur, et non par nom de colonne.
       • Autres actions (Publier un commentaire, Changer le statut, etc.) : l’agent ne voit que la valeur actuellement sélectionnée, pas l’intégralité de la base de données.

       Exemple

       • ✅ « sélectionner l’enregistrement contenant la valeur »
       • ❌ « sélectionner l’enregistrement où Nom de colonne est valeur »

     • Modifier la date de début/échéance : l’agent peut modifier les dates de début et d’échéance des tâches. Utilisez cette action pour les flux de gestion des échéances, par exemple pour repousser une date d’échéance lorsqu’une tâche est bloquée ou fixer une date de début en fonction des critères d’intake.

       Exemples d’invites :

       • « Lorsque le statut passe à Bloqué, repousser la date d’échéance de 5 jours ouvrés. »
       • « Lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés, définir la date de début à aujourd’hui. »

     • Emplacement : l’agent peut déplacer ou ajouter des éléments de travail dans les dossiers que vous définissez lors de la configuration. Lors de la configuration de cette action, vous intégrez des puces d’emplacement – références structurées à des dossiers ou projets spécifiques – directement dans le texte des instructions de l’action. L’agent analyse l’élément de travail et choisit la destination appropriée parmi ces puces.

       Deux modes sont disponibles :

       • Déplacer vers l'emplacement : supprime l'élément de son dossier actuel et le place exclusivement dans le dossier cible.
       • Ajouter à l'emplacement : conserve l'élément dans son dossier actuel et l'ajoute à un dossier supplémentaire.

       Exemples d'invites :

       • « Lorsque la description d'une tâche mentionne legal, compliance ou regulatory, déplace-la dans le dossier Legal Review. »

       • « Lorsque la priorité est définie sur Critical, ajoute la tâche au dossier Urgent Queue pour que les deux équipes puissent la voir. »

         Important

         L'agent ne peut déplacer des éléments que vers les dossiers que vous mentionnez explicitement sous forme de puces d'emplacement dans l'instruction. Il ne peut pas déplacer d'éléments vers des emplacements arbitraires ni créer de nouveaux dossiers.

       • Démarrer ou gérer un flux d'approbation : l'agent crée de nouvelles approbations sur des éléments de travail ou met à jour des approbations brouillon existantes. Vous pouvez spécifier les approbateurs à l'aide de puces utilisateur dans les instructions de l'action.

         Actions d'approbation prises en charge :

         • Créer une nouvelle approbation sur un élément de travail
         • Mettre à jour une approbation brouillon existante
         • Ajouter ou supprimer des approbateurs
         • Choisir l'auteur ou le chargé de mission de l'élément comme approbateur
         • Spécifier des utilisateurs individuels ou des groupes d'utilisateurs comme approbateurs via des puces utilisateur

         Exemples d'invites :

         • "Lorsque le statut passe à Ready for Review, lance une approbation avec le propriétaire du projet comme approbateur."
         • "Lorsque le champ Budget dépasse 50 000, lance une approbation avec le groupe d'utilisateurs Finance Team."
       • Envoyer un e-mail (Gmail ou Outlook) : l'agent envoie un e-mail via un compte OAuth connecté. Lors de la configuration de l'agent, l'administrateur d'espace authentifie un compte Gmail ou Outlook. L'agent rédige l'objet, le corps et les destinataires à partir du contexte de l'élément de travail et des instructions de l'action.

       • Rédaction d'invites d'e-mail :

         Votre invite doit indiquer à l'agent à qui envoyer l'e-mail. Indiquez clairement d'où provient l'adresse du destinataire.

         L'agent peut déduire les adresses e-mail à partir des éléments suivants :

         • Adresse e-mail principale du chargé de mission (par ex. « envoyer aux chargés de mission de la tâche »)
         • Adresse e-mail de l'auteur (par ex. « avertir l'auteur »)
         • Valeurs de champs personnalisés contenant des adresses e-mail
         • Titre ou description de la tâche contenant des adresses e-mail
         • Adresses explicites dans l'invite (par ex. « envoyer à intake@company.com »)
         • Règles de composition (par ex. « prénom + point + nom + @contoso.com »)

         L'agent ne peut pas récupérer les adresses e-mail à partir des éléments suivants :

         • Abonnés
         • Adresses e-mail secondaires

         L'objet et le corps peuvent être laissés vides : l'agent ne les renseignera que si votre invite le demande.

         Conseil utile

         Soyez prudent avec les invites ambiguës. Une invite telle que « Mettre à jour les chargés de mission sur l'état du projet » pourrait être interprétée comme « changer les chargés de mission » plutôt que « envoyer une mise à jour par e-mail aux chargés de mission ». Utilisez un langage non ambigu, par exemple « Envoyez un e-mail aux chargés de mission résumant l'état du projet. »

         Exemples d'invites :

         • \"Lorsque le statut passe à Bloqué, envoyez un e-mail au responsable avec un résumé de ce qui bloque la tâche.\"
         • \"Lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans le dossier Incoming, envoyez un e-mail à intake@company.com contenant le titre et la description de la tâche.\"

         • \"Envoyez un récapitulatif hebdomadaire à l’adresse e-mail de l’auteur contenant toutes les sous-tâches en retard.\"

           Important

           Une seule action d’e-mail peut cibler plusieurs destinataires (plusieurs adresses « À »). Limites des e-mails : pas de champs CC/BCC, pas de pièces jointes, pas d’adresses e-mail secondaires, pas d’adresses e-mail de suiveur. L'expéditeur du message affiche le compte connecté.

         • Notifier sur Slack : l'agent publie un message dans un canal Slack dans le cadre d'une action. Lors de la configuration de l'agent, un administrateur d'espace connecte un espace de travail Slack et sélectionne un canal cible à l'aide d'une puce de canal Slack. Le canal de destination est défini lors de la configuration — chaque action « Notifier sur Slack » publie dans un seul canal. L'agent ne rédige que le corps du message, en utilisant le contexte de l'élément de travail et les instructions de l'action.

           Important

           Les notifications Slack nécessitent la connexion d'un espace de travail Slack dans les paramètres de l'agent. Seuls les administrateurs d'espace peuvent terminer la connexion. L'application Slack doit être installée dans tout canal dans lequel l'agent publiera. L'application Wrike pour Slack est approuvée par le Slack Marketplace ; si votre espace de travail Slack limite l'installation d'applications tierces, l'administrateur de votre espace de travail Slack devra peut-être préapprouver « Wrike » dans le répertoire Slack Apps avant que la connexion puisse s'effectuer.

           Exemples d'invites :

           • "Lorsque le statut passe à Blocked, publie un message dans le canal connecté résumant ce qui bloque la tâche."
           • "Lorsqu'une tâche de haute priorité est créée dans le dossier Incoming, publie dans le canal connecté le titre de la tâche, son chargé de mission et sa description."

           Exemple : un agent déclenché par un changement de statut vers « At Risk » peut désormais publier une notification dans le canal Slack du projet — en nommant la tâche, le propriétaire et ce qui la bloque — sans que personne n'ait à passer sur Wrike pour vérifier.

           Limitations des notifications Slack : un canal par action (plusieurs canaux et messages directs non pris en charge dans la V1) ; pas de réponses en fil ni de conservation du contexte du fil ; pas de @mention des utilisateurs Slack.

         • Notifier sur Microsoft Teams : l’agent publie un message dans un canal Microsoft Teams en tant qu’action. Lors de la configuration de l’agent, un administrateur d’espace connecte un compte Microsoft Teams et sélectionne un canal cible. Le canal de destination est fixé lors de la configuration : chaque action Notifier-sur-Teams publie dans un seul canal ; l’agent ne choisit pas le canal à l’exécution. L’agent ne rédige que le corps du message, en utilisant le contexte de l’élément de travail et les instructions de l’action. Le message est envoyé par l’application Wrike pour Microsoft Teams et inclut un lien vers l’élément de travail Wrike. Le journal d’activité enregistre l’état de la livraison avec le nom du canal.

         Exemples de prompts :

         • \"Lorsque le statut passe à Bloqué, publiez un message dans le canal Teams connecté résumant ce qui bloque la tâche.\"
         • \"Lorsqu’une tâche haute priorité est créée dans le dossier Incoming, publiez dans le canal Teams connecté avec le titre, le responsable et la description de la tâche.\"

               Limites des notifications Microsoft Teams : publications uniquement dans les canaux d’une équipe — la publication dans les discussions (DM de groupe) n’est pas encore prise en charge ; pas de @mention des utilisateurs Teams ; pas de messages de fil ; un canal par action.

   Choisissez où la mise à jour doit avoir lieu :

   • Élément de travail où l'agent a été ajouté : l'action cible l'élément parent où l'agent est configuré.
   • Tous les sous-éléments de l'élément de travail où l'agent a été ajouté : l'action cible tous les enfants (maximum 1 000 sous-éléments par exécution).
   • Élément de travail où le déclencheur s'est produit : l'action cible l'élément spécifique qui a déclenché l'agent.
   • Sous-éléments de l'élément déclenché : l'action cible les sous-éléments de l'élément spécifique qui a déclenché l'agent. Enfants directs uniquement (un niveau en dessous de l'élément déclenché). Cas d'utilisation : un blueprint crée un projet avec des sous-tâches dans un dossier d'entrée ; l'agent agit uniquement sur les sous-tâches du nouveau projet, pas sur celles des autres projets.

   • Filtrage des éléments de travail

     Filtrez les éléments auxquels l'action s'applique : chaque action dispose d'un sélecteur de filtre – les mêmes contrôles de filtre que vous utilisez ailleurs dans Wrike. Vous pouvez filtrer par type d'élément, statut, chargé de mission, champs personnalisés, importance, nom ou toute combinaison de ces critères. Les éléments qui ne correspondent pas au filtre sont ignorés sans consommer de crédits d'agent.

     Ceci est configuré par action, de sorte que différentes actions au sein du même agent peuvent avoir des filtres différents. Par exemple, une action peut cibler uniquement les tâches au statut « New », tandis qu'une autre cible les projets terminés.

   Conseil utile

   Si votre agent est affecté à un dossier contenant à la fois des projets et des tâches, utilisez un filtre pour restreindre les actions aux types d'éléments concernés.

   Note

   Vous pouvez ajouter plusieurs actions en cliquant sur + Action, afin que l'agent puisse effectuer plusieurs mises à jour en une seule exécution.

   Important

   Fonctionnement des actions multiples

   • Les actions sont indépendantes : le résultat d'une action n'affecte pas les autres.
   • Aucun ordre d'exécution n'est garanti. Action 1, Action 2 et Action 3 peuvent s'exécuter dans n'importe quel ordre et éventuellement en parallèle. Considérez chaque action comme si elle pouvait s'exécuter en premier.
   • Chaque action possède ses propres instructions et peut cibler un emplacement différent (élément parent, tous les sous-éléments ou l’élément déclencheur).
   • L’instruction générale est partagée par toutes les actions, tandis que chaque action dispose de son invite spécifique.
   • Vous pouvez nommer chaque action afin de l’identifier plus facilement dans la configuration et dans les journaux d’activité. Par exemple, nommez vos actions « Définir la priorité », « Acheminer vers l’équipe » et « Publier le résumé » plutôt que d’utiliser des libellés génériques. C’est particulièrement utile lorsqu’un agent comporte plusieurs actions du même type.

   Conséquences pour vos invites :

   • Chaque invite d’action doit être autonome et s’appuyer sur les champs, les commentaires, le contexte parent ou les puces d’emplacement référencées de l’élément de travail.
   • N’écrivez pas des phrases du type « Lisez le commentaire publié par l’action précédente », « Utilisez la valeur calculée dans l’Action 2 » ou « Si l’Action 1 a réussi, alors… ». Il n’existe pas d’« Action 1 » : il n’y a que des actions, et n’importe laquelle peut s’exécuter en premier.
   • Si deux actions ont besoin de la même valeur calculée (par ex. une date jalon basée sur la date de début du projet et son urgence), faites en sorte que chaque action la calcule indépendamment à partir de la même source. Elles produiront le même résultat puisqu’elles lisent les mêmes données.

   Si l’Action B a réellement besoin du résultat de l’Action A, un agent multi-action ne conviendra pas. Utilisez la chaîne d’agents : l’Agent 1 renseigne un champ personnalisé ou un statut ; l’Agent 2 se déclenche sur cette modification et exécute l’étape suivante.

   Cas d’usage adaptés aux agents multi-actions :

   • Définir un champ de catégorie ET publier un commentaire de classification (pas de dépendance)
   • Modifier l’attributaire ET mettre à jour le statut (pas de dépendance)
   • Mettre à jour plusieurs champs personnalisés simultanément

   Quand utiliser le changement de statut :

   Le changement de statut est idéal pour faire progresser automatiquement le flux de travail :

   • Validation de la demande : changez le statut en Prêt lorsque tous les champs obligatoires sont renseignés.
   • Suivi des retards : marquez les tâches comme En retard lorsqu’elles dépassent leur date d’échéance.
   • Détection des dépendances : définissez le statut sur Bloqué lorsque des dépendances sont mentionnées dans les commentaires.
   • Finalisation du projet : passez les tâches à Terminé lorsque toutes les sous-tâches sont terminées.

   Notes importantes concernant les changements de statut :

   • Les agents respectent les règles de transition de votre flux de travail et ne peuvent pas ignorer les statuts requis.
   • Les changements de statut sont consignés dans l’historique d’activité de la tâche avec la justification de l’agent.
   • Si le statut est déjà correct, l’agent crée uniquement une entrée de journal (pas de commentaire en double).
   • Fonctionne avec les statuts Wrike standard et les statuts de flux de travail personnalisés.

   Exemples de changements de statut :

   • Marquer les tâches en retard :

     Lorsqu’une tâche dépasse sa date d’échéance et que son statut n’est pas Terminé, changez le statut en En retard.

   • Valider l’achèvement de la demande :

     Lorsqu’une tâche contient les trois champs requis (Budget, Attributaire, Date limite), changez le statut de Nouveau à Prêt pour le travail. Ignorez les tâches déjà marquées Prêt pour le travail ou Terminées.

   • Détecter le travail bloqué :

     Lorsque des commentaires mentionnent « bloqué », « en attente de » ou « dépendance » et que le statut n’est ni Bloqué ni Terminé, changez le statut en Bloqué et publiez un commentaire résumant ce qui bloque la tâche.

6. Testez votre configuration dans le Playground de test pour voir comment l’agent raisonne et répond. Les exécutions dans le Playground ne sont pas prises en compte dans vos limites d’utilisation de l’IA, vous pouvez donc itérer librement sur les invites et configurations avant de déployer l’agent.
7. Cliquez sur Créer pour activer votre agent.

8. Désigner l’agent à un emplacement : après avoir créé l’agent, vous devez le désigner dans le dossier, projet ou tâche spécifique où il doit opérer. Accédez à l’emplacement cible et @mentionnez l’agent dans le flux de commentaires pour l’y activer. L’agent ne surveillera et n’agira qu’à l’intérieur de son périmètre désigné.

   Important

   Créer un agent dans les paramètres de l’espace ne suffit pas : vous devez également le désigner dans un emplacement précis en le @mentionnant. Sans cette étape, l’agent ne sera pas actif.