Niveaux d'accès

La configuration des permissions sur les dossiers et les projets est disponible sur les comptes Business et Entreprise. 

• Aperçu
• Informations importantes
• Modifier le niveau d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe
• Permissions associées aux niveaux d'accès
• Personnaliser les niveaux d'accès
• Niveaux d'accès par défaut selon le type d'utilisateur
• Niveaux d'accès hérités
• Niveaux d'accès et groupes d'utilisateurs
• Créer des exceptions dans les niveaux d'accès
• Plus de ressources

Aperçu

Utilisez les niveaux d'accès pour contrôler ce que les utilisateurs (ou les groupes d'utilisateurs) peuvent faire dans un dossier ou un projet partagé. Vous pouvez choisir parmi 3 niveaux d'accès : accès complet, accès éditeur et accès limité. Chaque niveau offre un ensemble de permissions associées et les administrateurs de comptes peuvent personnaliser certaines permissions.

Information importante

• Il doit toujours y avoir au moins une personne avec un accès complet à un dossier/projet. S'il n'y a qu'un utilisateur avec un accès complet à un dossier/projet, il lui est impossible de ne plus partager le dossier/projet avec lui-même tant qu'il n'a pas accordé d'accès complet à au moins une autre personne.
• Vous ne pouvez pas modifier votre propre niveau d'accès, même si d'autres utilisateurs ont également un accès complet à un dossier/projet.

Modifier le niveau d'accès d'un utilisateur ou d'un groupe

Vous devez avoir un accès complet à un dossier ou à un projet pour modifier les niveaux d'accès d'autres utilisateurs.

Modifier l'accès

Pour les utilisateurs avec qui le dossier ou le projet est déjà partagé :

1. Cliquez sur un dossier ou un projet dans la structure des dossiers. 1
2. Sélectionnez « Partager » 2 dans le menu déroulant qui s’affiche.
3. Cliquez sur l’onglet « Sélectionné » ou l'onglet « Partagé avec » 3 de la boîte de dialogue de partage qui s’affiche. Vous verrez tous les utilisateurs, collaborateurs et groupes d’utilisateurs avec qui le dossier ou le projet est actuellement partagé (ou en voie d’être partagé).
4. Cliquez sur « Modifier les autorisations » 4 à droit de la boîte de dialogue de partage.
5. Dans le tableau qui apparaît, trouvez l’utilisateur ou le groupe dont vous souhaitez modifier l’accès, puis cliquez sur le niveau d’accès actuel de l’utilisateur 5 (situé sur le côté droit du tableau, à droite de son adresse e-mail).
6. Dans le menu déroulant, sélectionnez le niveau d'accès que vous souhaitez accorder à l’utilisateur.
7. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ». 6

Conseil de Wrike !  Pour ce faire : cliquez sur la case située à gauche du nom de chaque utilisateur, puis utilisez les options qui s’affichent au-dessus de la liste des noms d’utilisateurs pour choisir le niveau d’accès à accorder aux utilisateurs.

Partager un dossier ou un projet et modifier les niveaux d'accès

1. Faites un clic droit sur le dossier ou le projet dans la structure des dossiers.
2. Sélectionnez « Partager » dans le menu déroulant qui s’affiche.
3. Dans l’onglet « Tous les utilisateurs » de la boîte de dialogue de partage, vous verrez tous les utilisateurs qui font partie de l’abonnement. Si le dossier ou projet est partagé avec un utilisateur, son nom apparaît sur une carte bleue. Si le dossier ou projet n’est pas partagé avec un utilisateur, son nom apparaît sur une carte blanche. Sélectionnez les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager le dossier ou le projet. Leur carte deviendra ensuite bleue.
4. Accédez à l’onglet « Sélectionné » ou « Partagé avec ».
5. Cliquez sur « Modifier les autorisations » à droite de la boîte de dialogue de partage.
6. Dans le tableau qui apparaît, trouvez l’utilisateur ou le groupe dont vous souhaitez modifier le niveau d’accès, puis cliquez sur le niveau d’accès actuel de l’utilisateur (situé sur le côté droit du tableau, à droite de son adresse e-mail).
7. Dans le menu déroulant, sélectionnez le niveau d'accès que vous souhaitez accorder à l’utilisateur.
8. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Permissions associées aux niveaux d'accès

(a) N'est pas disponible pour les utilisateurs externes et les collaborateurs. (b) N'est pas disponible pour les collaborateurs.

*ces permissions peuvent être personnalisées par les administrateurs de comptes. Veuillez consulter les détails ci-après.

Personnaliser les niveaux d'accès

Une fois qu'ils ont été activés, les niveaux d'accès peuvent être personnalisés par les administrateurs des comptes Entreprise. 

Les administrateurs peuvent décider si le niveau d'accès comprend le droit de :

• Modifier l’état des tâches.
• Modifier les descriptions des tâches.
• Modifier le nom des tâches.
• Modifier les champs personnalisés des tâches.

Première étape : activer les niveaux depuis Labs

Les administrateurs des comptes Entreprise peuvent activer les niveaux d'accès (comme par exemple les niveaux de permission personnalisables) depuis Wrike Labs. Il s'agit d'une fonctionnalité expérimentale qui peut donc présenter des erreurs ; elle est susceptible d'être modifiée et peut être interrompue à tout moment. N’hésitez pas à utiliser les liens de commentaires sur Wrike Labs pour donner votre avis sur cette fonction bêta.

1. Accédez à Wrike Labs.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à « Niveaux d'accès ».
3. Cochez la case « Activer ».
   

Deuxième étape : modifier les niveaux d'accès

Les administrateurs des comptes Entreprise ayant le droit de « Gérer les niveaux d'accès » peuvent personnaliser les niveaux d'accès.

1. Cliquez sur votre avatar en haut à droite de l'espace de travail.
2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
3. Accédez à l'onglet « Niveaux d'accès ».
4. Un nouvel onglet de navigateur s'ouvre avec une liste des niveaux d'accès et des droits que vous pouvez personnaliser.
   • Pour inclure un droit particulier : cochez la case située entre le niveau et le droit.
   • Pour exclure un droit : décochez la case.
     

Les modifications sont immédiatement prises en compte dans l'espace de travail. Tous les utilisateurs et les groupes d'utilisateurs ayant un certain niveau d'accès à un dossier ou à un projet se voient attribuer les permissions appropriées.

Niveaux d'accès par défaut par type d'utilisateur

Les utilisateurs réguliers

• Se voient accorder un accès complet lorsqu'un dossier ou un projet est partagé avec eux. Ils peuvent modifier les niveaux d'accès des autres utilisateurs.

Les utilisateurs externes

• Se voient accorder un accès complet lorsqu'un dossier ou un projet est partagé avec eux. Ils ne peuvent pas modifier les niveaux d'accès des autres utilisateurs, ni modifier la liste des utilisateurs ayant accès au dossier/projet.

Les collaborateurs

• Se voient accorder un accès limité. Ils ne peuvent pas augmenter leurs droits d’accès pour atteindre ceux des niveaux d'accès éditeur ou complet.
• Auront toujours un accès limité, même s'ils appartiennent à un groupe d'utilisateurs avec le niveau d'accès éditeur ou complet.

Niveaux d'accès hérités

Comment les dossiers et les projets héritent-ils des niveaux d'accès

Les niveaux d'accès sont transmis de haut en bas, d'un dossier/projet à ses sous-dossiers/sous-projets. Si les niveaux d'accès sont hérités, et qu'un utilisateur a accès au dossier/projet parent aussi bien qu'à ses sous-dossiers/sous-projets :

• Vous pouvez modifier le niveau d'accès d'un utilisateur de sorte que son niveau d'accès sur le sous-dossier/sous-projet soit supérieur à celui qu'il a sur le dossier/projet parent.
• Vous ne pouvez pas changer le niveau d'accès sur un sous-dossier/sous-projet si, ce faisant, celui-ci devient inférieur au niveau d'accès sur un dossier/projet parent, à moins de désactiver l'option de partage hérité (veuillez consulter les détails ci-après).

Désactiver les niveaux d'accès hérités

Niveaux d'accès et groupes d'utilisateurs

Vous pouvez configurer les niveaux d'accès pour un groupe au lieu de les configurer pour des personnes. Lorsque vous attribuez un niveau d'accès à un groupe :

• Vous pouvez créer une exception pour un ou plusieurs membres du groupe afin de leur donner un niveau d'accès supérieur à celui du reste du groupe. Par exemple, si un groupe d'utilisateurs a un accès limité à un dossier, vous pouvez augmenter les droits d'accès d'un membre du groupe pour qu'il ait un accès complet.
• Vous ne pouvez pas créer une exception pour un ou plusieurs membres du groupe d'utilisateurs pour leur donner un niveau d'accès inférieur à celui du reste du groupe. Par exemple, si un groupe d'utilisateurs a un accès complet à un dossier, vous ne pouvez pas réduire les droits d'accès d'un membre du groupe pour qu'il ait un accès éditeur.

Veuillez vous reporter ci-dessous pour les instructions sur l'octroi des exceptions des niveaux d'autorisation.

Créer des exceptions dans les niveaux d'accès

Si un groupe a un accès limité ou éditeur, vous pouvez établir une exception afin que des utilisateurs du groupe aient des permissions plus importantes que celles du groupe.

1. Faites un clic droit sur un dossier ou un projet dans la structure des dossiers. 1
2. Sélectionnez « Partager » 2 dans le menu déroulant qui s’affiche.
3. Cliquez sur l’onglet « Sélectionné » ou l'onglet « Partagé avec » 3 de la boîte de dialogue de partage qui s’affiche. Vous verrez tous les utilisateurs, collaborateurs et groupes d’utilisateurs avec qui le dossier ou le projet est actuellement partagé (ou en voie d’être partagé).
4. Cliquez sur « Modifier les autorisations » 4 à droit de la boîte de dialogue de partage.
5. Cherchez le groupe dans lequel se trouve l’utilisateur pour lequel vous souhaitez créer une exception, puis cliquez sur « établir des exceptions ». 5
6. Choisissez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez créer une exception dans la liste déroulante qui s’affiche.
7. Si le groupe d’utilisateurs possède des droits d’accès éditeur, vous pouvez accorder des droits d’accès complet à l’utilisateur. Si le groupe d’utilisateurs possède des droits d’accès limité, vous pouvez accorder des droits d’accès complet ou éditeur à l’utilisateur.
8. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ». 6

L’utilisateur bénéficie d’une exception. Si vous souhaitez supprimer une exception et réduire les droits d’accès au niveau de ceux du groupe par défaut, vous pouvez cliquer sur le signe « x » qui s’affiche à droite du niveau d'accès de l’utilisateur.

Pour aller plus loin

Participez aux séances de Questions à l'expert pour en savoir plus et surtout, posez des questions. Si vous envisagez d'utiliser les Permissions sur dossiers, cette séance peut vous être utile : 

• Questions à l'expert : maîtriser la collaboration et le partage dans Wrike