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Les projets

Les utilisateurs externes et réguliers de tous les types de compte peuvent créer des projets.

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Aperçu

Les projets sont l'un des outils principaux pour organiser et gérer le travail dans Wrike et de créer des rapports. Utilisez les projets pour gérer un groupe de tâches à réaliser pour atteindre un objectif plus large. Avec les projets, le suivi du statut et des dates échéance est séparé de celui des tâches, et vous pouvez ajouter des informations au projet directement : propriétaire du projet, dates de début et de fin, champs personnalisés, ainsi que toutes les pièces jointes ou conversations auxquelles l'équipe du projet souhaite accéder.

Conseil pratique : consultez notre article sur l'archivage pour obtenir des informations sur la manière d'archiver des projets. 

 

 

Les projets et les dossiers

Voici quelques informations brèves, mais n'hésitez pas à consulter notre page Principaux modules : tâches, dossiers et projets pour savoir quand utiliser chaque élément.

  • Utilisez les espaces pour grouper des projets et des dossiers dans un même élément. Les espaces peuvent par exemple contenir des projets, des dossiers et des tâches qui ont un rapport entre eux. Les espaces peuvent contenir des données en rapport avec votre équipe, votre département, un projet spécifique ou les processus de toute autre organisation.
  • Utilisez les dossiers pour classer votre travail. Par exemple, les dossiers peuvent servir à regrouper les projets et les tâches par équipe, par client, par étape de travail, ou selon ce qui convient le mieux à votre équipe. Les dossiers peuvent contenir des sous-dossiers, des projets et des tâches.
  • Utilisez les projets pour gérer un groupe de tâches à réaliser pour atteindre un objectif plus large. Avec les projets, le suivi du statut et des dates échéance est séparé de celui des tâches individuelles, et vous pouvez y sauvegarder des fichiers et des notes qui doivent être accessibles à l'équipe de projet.  
  • Les tâches représentent les activités à réaliser. Il peut s’agir d’activités indépendantes ou faisant partie d’un projet plus large.
  • Enfin, les sous-tâches sont les étapes à suivre pour exécuter une tâche. Les sous-tâches sont particulièrement utiles si plusieurs personnes sont responsables d'une même étape.

Créer un projet

Créer un nouveau projet

  1. Cliquez sur le signe « + » à côté du nom de l'espace dans le panneau de navigation de gauche. Vous pouvez aussi cliquer sur le gros bouton « + » dans la partie supérieure gauche de l'espace de travail.
  2. Sélectionnez « Projet » ou « Dossier » dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.
  3. Saisissez le nom de votre projet.
  4. Spécifiez tout autre attribut du projet :
    • Choisissez la vue par défaut du projet.
    • Indiquez avec qui vous souhaitez partager le projet.
    • Indiquez les dates de début et de fin du projet.
    • Ajoutez d'autres propriétaires de projet.
  5. Cliquez sur « Créer ».

Convertir un dossier en projet

  1. Faites un clic droit sur un dossier dans le panneau de navigation de gauche. 
  2. Sélectionnez « Convertir en projet ».

Vous pouvez facilement distinguer les projets des dossiers, grâce à l'icône de presse-papiers clipboard.png située à gauche de leur nom dans le panneau de navigation.

Convertir un sous-dossier en sous-projet

Vous pouvez suivre les mêmes étapes que celles décrites ci-dessus, ou :

  1. Double cliquez sur un sous-dossier dans la vue Liste.
  2. Sélectionnez « Convertir en projet ».

Attributs d'un projet

Vous pouvez accéder aux propriétés du projet et les modifier depuis le panneau d'informations du projet. Il suffit de sélectionner un projet dans l’arborescence des projets 1 et ses informations apparaissent automatiquement dans le panneau du projet. 2

project-panel-1.png

Depuis ce panneau, vous pouvez visualiser et modifier les attributs suivants :

Propriétaires

L'attribut « Propriétaires » 1 permet de préciser clairement la ou les personnes responsable(s) d’un projet. Pour ajouter un propriétaire de projet, cliquez sur « + » 2 à côté du champ « Propriétaires ». Saisissez les premières lettres du nom de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis sélectionnez son nom complet dans la liste déroulante qui s’affiche 3. Lorsque vous ajoutez un propriétaire de projet :

  • Le projet est automatiquement partagé avec l'utilisateur (si cela n'était pas le cas). Une fenêtre contextuelle de notification apparaîtra avec le bouton « Annuler ». Si vous cliquez sur le bouton, le partage du projet sera annulé immédiatement.
  • Une notification par e-mail est envoyée pour signaler le changement (selon les paramètres de notification par e-mai).
  • Un note est ajoutée au flux d'activités du projet.
  • L'image du profil de l'utilisateur s'affiche dans le champ « Propriétaire ».

project-owner.png

Communication

Utilisez les sections description et commentaires pour partager des informations avec votre équipe et suivre la progression de votre projet. Le champ Description est un éditeur direct vous permettant de d'affiner les informations clés d'un projet et de les mettre à jour. La section Commentaires est un espace permettant de poser des questions et d'attirer l'attention d'un membre de l'équipe en l'@mentionnant dans un commentaire. 

Flux de travail

Le flux de travail d'un projet 1 définit le flux de travail par défaut pour toutes les nouvelles tâches créées dans le projet. Tous les utilisateurs des comptes Free et Professional utiliseront le flux de travail par défaut, mais les utilisateurs des comptes Business et Enterprise pourront passer à l'un de leurs flux de travail personnalisés. Pour modifier le flux de travail d'un projet, il suffit de cliquer sur la flèche dans la liste déroulante à côté de « Flux de travail par défaut » et de sélectionner celui que vous souhaitez définir par défaut pour ce projet.

Ajouter des pièces jointes

Ajoutez des fichiers 2 directement à un projet pour les retrouver et y accéder facilement. Pour joindre un fichier, cliquez sur « Joindre des fichiers », puis sélectionnez l'emplacement à partir duquel vous souhaitez ajouter votre fichier (ordinateur ou plate-forme cloud). Une fenêtre contextuelle s'ouvre 3, dans laquelle vous pouvez sélectionner le fichier que vous souhaitez joindre en annexe. Les pièces jointes s'avèrent très utiles - vous pouvez découvrir en détail tout ce qu'il est possible de faire en joignant des fichiers.

Partager les paramètres

Comme les espaces, les dossiers et les tâches, les projets peuvent être privés ou partagés. Vous pouvez voir et modifier les paramètres de partage en cliquant sur l’icône de partage 4 dans le panneau d'informations du projet. Au-dessus du menu affiché, vous pouvez voir les personnes participant au partage du projet, et en dessous se trouve une boîte de recherche et une liste déroulante vous offrant la possibilité d'étendre le partage à de nouveaux participants. Vous pouvez vous informer plus en détail sur les méthodes de partage d'un projet. Vous pouvez également, si vous en avez besoin, cesser de partager un projet.

project-attach.png

Statuts

Utilisez les statuts de projet 1 pour informer sur la progression de votre projet. Au fur et à mesure que votre projet avance, modifiez son statut en sélectionnant l'un des statuts par défaut du projet 2:

Pour les comptes créés avant le 15/04/2019, les 6 statuts actuellement disponibles sont les suivants :

  • Vert : le projet est en cours et sera terminé dans les délais.
  • Jaune : retards mineurs pouvant avoir une incidence sur l'échéance.
  • Rouge : le projet a pris trop de retard, l'échéance ne sera pas respectée.
  • En attente : le projet est en attente.
  • Annulé : le projet a été annulé.
  • Terminé : le projet est terminé.

Pour sélectionner un statut : 

  1. Placez le curseur sur le nom du champ.
  2. Cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît.
  3. Sélectionnez l'un des statuts.

La statut choisi s'affiche dans le champ Statut, accompagné d'une petite barre dans la couleur correspondante, dans la partie supérieure du panneau d'informations du projet.

Pour les comptes créés après le 15/04/2019 :

  • Nouveau : pour les projets (que vous venez de créer) sur lesquels vous comptez travailler, mais sur lesquels vous n'avez pas encore commencé à travailler.
  • En cours : pour les projets sur lesquels vous travaillez actuellement.
  • Terminé : pour les projets qui sont terminés.
  • En attente : pour les projets qui sont reportés, ou en attente de façon temporaire. Les projets peuvent être marqués « en attente » même s'ils ont une date de début et de fin programmée.
  • Annulé : pour les projets qui ne sont plus d’actualité ou qui n’ont plus besoin d’être menés à bien.

Pour sélectionner un statut :

  1. Cliquez sur le champ du statut
  2. Dans le menu déroulant qui s’affiche, sélectionnez l'un des statuts.

Le statut choisi s'affichera dans le champ du statut.

Les utilisateurs des comptes Business et Enterprise peuvent choisir un statut parmi leurs flux de travail personnalisés :

  1. Cliquez sur le champ du statut.
  2. Cliquez sur le bouton « Modifier le flux de travail » qui apparaît en bas du menu déroulant.
  3. Placez le curseur sur le flux de travail dans lequel vous souhaitez sélectionner un statut.
  4. Sélectionnez le statut dans la liste qui apparaît.

Conseil de Wrike ! Vous pouvez filtrer les projets terminés et annulés pour ne pas encombrer votre panneau de navigation de gauche.

Date de début

Faites en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'ondes en fixant une date de début 3 pour votre projet. Pour ajouter une date de début, cliquez sur le champ à côté de « Date de début », puis entrez une date.

Date de fin

Indiquez la date à laquelle un projet doit être terminé. Pour ajouter une date de fin 4, cliquez dans le champ à côté de « Date de fin », puis entrez la date souhaitée.

project-status.png

Aligner les dates d'un projet

L'alignement des dates de projets est disponible sur les comptes Business et supérieurs. Les utilisateurs réguliers peuvent activer la synthèse des dates des projets.

Au lieu de définir manuellement les dates d'un projet, vous pouvez activer l'alignement des dates. Wrike vérifiera automatiquement les dates de début et de fin de tous les sous-projets, tâches et sous-tâches du projet et alignera les dates du projet sur la date de début du premier élément et la date de fin du dernier élément.

Pour activer l'alignement des dates :

  1. Sélectionnez un projet dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'angle supérieur droit du panneau d'informations du projet.
  3. Sélectionnez « Activer l'alignement des dates ».
  4. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur « Activer et reprogrammer ».

Les dates du projet seront automatiquement mises à jour et vous ne pourrez plus les modifier manuellement. Si vous, ou d'autres utilisateurs, changez la date de début du premier élément (tâche/sous-tâche/sous-projet), ou la date de fin du dernier élément, les dates du projet seront automatiquement modifiées en conséquence.

Pour désactiver l'alignement des dates pour un projet, sélectionnez « Désactiver l'alignement des dates » à l'étape 3 décrite plus haut.

Remarque : cela vous permettra d'activer/désactiver l'alignement uniquement pour le projet que vous sélectionnez à l'étape 1. L'alignement n'est pas automatiquement activé ou désactivé pour ses sous-projets.

Vous pouvez activer/désactiver l'alignement pour plusieurs projets depuis la vue Tableau :

  1. Sélectionnez un espace, un dossier, ou un projet contenant tous les projets pour lesquels vous souhaitez activer l'alignement des dates.
  2. Basculez vers la vue Tableau. 
  3. Cherchez la colonne « Date de début » ou « Date d'échéance ».
  4. Cliquez sur l'icône de la flèche déroulante à côté du nom de la colonne.
  5. Placez le curseur sur « Alignement ».
  6. Sélectionnez « Activer/désactiver pour tous les projets ».
  7. Confirmez votre décision dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.

L'alignement des dates sera activé ou désactivé pour tous les projets présentés dans la vue Tableau.

Synthèse du temps passé sur un projet

La synthèse du temps passé est disponible sur les comptes Business et supérieurs.

La colonne « Temps passé » dans la vue Tableau vous permet de voir combien de temps vous avez passé sur une tâche sélectionnée.

Pour les tâches au sein des projets, vous pouvez faire la synthèse des valeurs et voir le nombre total d'heures passées sur le projet. Pour cela :

  1. Ouvrez dans la vue Tableau le projet pour lequel vous souhaitez obtenir la synthèse du temps. Si vous voulez la synthèse du temps pour plusieurs projets, ouvrez le projet, le dossier ou l'espace où se trouvent tous les projets.
  2. Activez la colonne « Temps passé » afin qu'elle soit visible dans le tableau.
  3. Ensuite :
    • Pour faire la synthèse du temps d'un projet, passez le curseur au-dessus de la cellule de la colonne « Temps passé » et cliquez sur l'icône « Activer la synthèse » qui apparaît.
    • Pour faire la synthèse du temps de tous les projets du tableau, cliquez sur la flèche déroulante en regard de « Temps passé », passez le curseur au-dessus de « Synthèse », et sélectionnez « Activer pour tous les projets ».

Vous visualisez le nombre total d'heures passées sur un projet dans la cellule.

Remarque : pour modifier les valeurs, basculez en vue Journal ou ouvrez chaque tâche séparément puis modifiez les valeurs depuis la vue Tâche.

Projets dans le diagramme de Gantt

Basculer vers la vue du diagramme de Gantt 1 vous permettra de visualiser la planification de votre projet et des tâches qui y sont associées. 

  • Pour apparaître dans la partie calendrier du diagramme de Gantt, les projets doivent contenir au moins une tâche avec des dates de début et de fin programmées (ou une tâche programmée comme jalon). 
  • Pour visualiser tous les projets d'un espace donné, cliquez sur le nom de l'espace dans le panneau de navigation de gauche et accédez au diagramme de Gantt.
  • Pour visualiser tous les projets partagés avec vous, quels que soient les espaces du compte (publics ou privés), cliquez sur la section « Partagé avec moi » dans le panneau de navigation de gauche et accédez au diagramme de Gantt.

Affichage des projets dans le diagramme de Gantt

  • Le nom du projet s’affiche dans le diagramme de Gantt, et l’icône de projet 2 s’affiche à gauche du nom du projet.
  • Les tâches programmées apparaissent sous le nom du projet.
  • La durée du projet apparaît entre crochets*, sous le nom du projet 3. La couleur des crochets est celle du statut du projet.

*Si les dates de début et de fin d'un projet ont été programmées, les crochets s'étendent de la date de début à la date de fin du projet (indépendamment du moment où sont programmées les tâches du projet). Dans le cas contraire, les crochets s'étendent de la date de début de la première tâche du projet à la date de fin de la dernière tâche de celui-ci.

Pour en savoir plus sur la manière dont apparaissent les tâches et les sous-dossiers dans le diagramme de Gantt, cliquez ici.

project-timeline.png

Pour aller plus loin

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