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Modèles

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Si les tâches, les dossiers et les projets que vous configurez sont similaires, au lieu de reproduire le même processus à chaque fois, vous pouvez créer des modèles que vous utiliserez ensuite pour commencer à travailler rapidement sur le projet suivant.

Conseil de Wrike : si vous détenez un abonnement Business ou supérieur, vous pouvez essayer d'utiliser les Blueprints pour gérer vos modèles et planifier votre travail. 

Créez un modèle de dossier ou de projet

  1. Créez un nouveau dossier intitulé « Modèles ».
  2. Dans ce dossier, créez un autre dossier ou un autre projet. Ce dernier sera votre modèle, donc nous vous conseillons de lui donner un nom descriptif. Par exemple : « Modèle de lancement de livres ».
  3. Ajoutez-y toutes les tâches et sous-tâches que vous pensez nécessaires pour réaliser le projet. Après quoi vous devriez avoir des tâches pour chaque étape nécessaire à la réalisation de votre projet.
  4. Ajoutez des données à vos tâches et sous-tâches. Saisissez autant d'attributs de tâche que vous pouvez (durée, chargés de mission, descriptions et pièces jointes). Utilisez les descriptions de tâche pour indiquer à toute personne lisant la tâche pour la première fois ce qu'il doit faire.

Vous pourrez utiliser votre modèle dès que vous aurez saisi toutes les informations nécessaires.

Vous pouvez également consulter l'article de notre blog sur les modèles pour savoir dans quels cas les utiliser et comment lancer un projet à partir de ces derniers. 

Utiliser un modèle de dossier ou de projet

  1. Dans le panneau de navigation de gauche de l'espace de travail, faites un clic droit sur le modèle que vous souhaitez utiliser.
  2. Sélectionnez « Dupliquer » dans le menu déroulant qui apparaît.
  3. Utilisez la fenêtre contextuelle de duplication pour choisir ce que vous souhaitez dupliquer du modèle. Renommez le nouveau dossier en lui donnant un nom approprié et choisissez-lui un emplacement*.

Commencez à travailler sur votre projet en utilisant le dossier ou le projet que vous venez de créer.

*Vous aurez toujours la possibilité de déplacer votre dossier plus tard, en la faisant glisser-déposer à l'emplacement souhaité de l'arborescence des dossiers. 

Créer un modèle de tâche

  1. Créez un nouveau dossier intitulé « Modèles de tâche » (ou créez un sous-dossier pour les tâches dans votre dossier de modèles).
  2. Ajoutez une nouvelle tâche à votre dossier « Modèles de tâche ». Cette tâche sera votre modèle, donc nous vous conseillons de lui donner un nom descriptif. Par exemple : Modèle de réunion hebdomadaire.
  3. Ajoutez les informations nécessaires à votre tâche. Saisissez toutes les informations pouvant se révéler utiles lorsque vous utilisez un modèle. Vous pouvez par exemple introduire du texte dans la description de la tâche, ajouter des chargés de mission, fixer des dates de début et de fin de la tâche, etc.

Vous pourrez utiliser votre modèle dès que vous aurez saisi toutes les informations nécessaires. Pour ce faire, il vous suffit de le dupliquer, de le renommer et de le déplacer vers l'emplacement souhaité. 

Conseils avancés

Configuration recommandée pour le statut des tâches

Modifiez le statut des tâches du modèle et choisissez « reporté ». Les tâches reportées n'apparaissent pas dans la section des tâches en retard des e-mails à envoyer ou dans les widgets du tableau de bord pour les tâches en retard. Cela signifie qu'il n'y aura pas de tâche de modèle encombrant les listes des tâches à accomplir des utilisateurs. Lorsque vous dupliquez un modèle de dossier, le statut de toutes les tâches copiées basculera automatiquement à « active ».

Modifications en masse

Vous pouvez éditer des données en masse pour modifier rapidement le statut de plusieurs tâches en même temps.

Créer des modèles avec Excel

Vous pouvez utiliser des modèles avec Excel. Exportez un modèle de dossier vers Excel, puis dans un deuxième temps importez-le (vers un nouveau dossier) pour démarrer rapidement votre projet. Vous pouvez télécharger un exemple de modèle de projet ici.  

MS Project

Vous pouvez également importer facilement des modèles de Microsoft Project vers Wrike.

Pour aller plus loin

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