Les formulaires de demande dans Wrike
Les formulaires de demande dans Wrike permettent aux administrateurs de créer des formulaires de saisie personnalisés afin que les utilisateurs ou les contributeurs externes puissent envoyer des demandes. Créez-les au niveau du compte ou de l'espace, choisissez ce qui est créé (tâche, projet, type d'élément personnalisé ou blueprint) et gérez plusieurs formulaires à la fois. Seuls les administrateurs, les administrateurs despace et les propriétaires du compte peuvent modifier ou supprimer des formulaires. Wrike fournit également des données pour suivre les soumissions et lactivité, aidant ainsi les équipes à organiser et gérer le travail entrant.
|
Disponibilité : Legacy Business, Legacy Enterprise ; Indisponibilité : Legacy Free, Legacy Professional. |
|
Disponibilité : Business, Enterprise, Pinnacle. Indisponible sur : Free, Team. |
La fonctionnalité des formulaires de demande de Wrike consiste en deux parties : le générateur de formulaires de demande, que les administrateurs utilisent pour créer et gérer ces derniers, et les formulaires de demande, qui permettent à tous les utilisateurs et non-utilisateurs de Wrike (éventuellement) d'envoyer des demandes.
Lorsque vous envoyez une demande, Wrike, de façon automatique :
-
Crée une tâche, un projet, un type d'élément personnalisé ou un blueprint. Lorsqu'ils configurent le formulaire, les administrateurs précisent le type d'élément qui sera créé au moment de l'envoi.
-
Remplit les informations de la tâche ou du projet à partir des données saisies dans les champs du formulaire de demande.
-
Ajoute la tâche ou le projet dans un emplacement.
-
Assigne la tâche à l’utilisateur ou aux utilisateurs désigné(s) ou ajoute un propriétaire au projet (si cela est demandé par le créateur du formulaire).
-
Déclenche un processus d'approbation (si cela est demandé par le créateur du formulaire).
Les formulaires de demande dans Wrike existent à deux niveaux :
Formulaires de demande au niveau du compte:
Les propriétaires de compte et les administrateurs disposant des autorisations requises peuvent créer des formulaires de demande au niveau du compte. Dans Standard et Pinnacle, les administrateurs peuvent personnaliser qui est autorisé à créer ces formulaires. Les utilisateurs externes, les collaborateurs, les contributeurs et les utilisateurs en lecture seule ne peuvent pas créer de formulaires de demande au niveau du compte.
Les propriétaires de compte et les administrateurs peuvent gérer tous les formulaires dans un emplacement centralisé sous Paramètres de compte, en utilisant une interface basée sur un tableau. Cette vue centralisée vous permet de :
-
Parcourir tous les formulaires dans un tableau triable et filtrable.
-
Rechercher des formulaires spécifiques par nom.
-
Regroupez et organisez les formulaires selon des critères tels que le statut ou la description.
-
Personnaliser la vue en choisissant quels champs et attributs afficher.
Formulaires de demande au niveau de l'espace:
Créez des formulaires de demande au niveau de l’espace pour adapter les demandes aux flux de travail de votre équipe ou de votre service. Seuls les administrateurs d'espace peuvent gérer ces formulaires et, via les paramètres du formulaire, déterminer qui peut soumettre des demandes et où sont dirigées les réponses. Les propriétaires et les administrateurs d'espace peuvent également rendre un formulaire au niveau de l'espace visible pour l'ensemble du compte si nécessaire.
Les administrateurs de l’espace peuvent gérer tous les formulaires au niveau de l’espace depuis l’onglet Formulaires de demande dans les paramètres de l’espace. Cette vue centralisée vous permet de :
-
Parcourir tous les formulaires dans un tableau triable et filtrable.
-
Rechercher des formulaires spécifiques par nom.
-
Regroupez et organisez les formulaires selon des critères tels que le statut ou la description.
-
Personnaliser la vue en choisissant quels champs et attributs afficher.
Vous pouvez contrôler qui peut envoyer des demandes en modifiant l'option Le formulaire est visible par dans les paramètres du formulaire. Cela vous permet de rendre le formulaire disponible pour des utilisateurs ou groupes spécifiques, ou pour toutes les personnes du compte, garantissant que les bonnes informations sont recueillies auprès des bonnes personnes.
Conseil
Vous pouvez exporter tous les formulaires de demande créés au niveau de l'espace ou du compte dans un fichier Excel. Cliquez simplement sur le menu à trois points dans la barre d'outils et sélectionnez Exporter ce tableau vers Excel.
Le fichier sera téléchargé automatiquement sur votre appareil.
Voici les différents types de questions que vous pouvez ajouter à votre demande :
-
Texte d'une seule ligne: champ de réponse d'une seule ligne.
-
Paragraphe: champ de réponse sur plusieurs lignes.
-
Réponse unique : liste déroulante dans laquelle les utilisateurs peuvent sélectionner une option.
-
Réponses multiples : liste dans laquelle les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options.
-
Date : sélecteur de calendrier dans lequel les utilisateurs doivent sélectionner une date.
-
Pièce jointe : permet aux utilisateurs de télécharger une pièce jointe.
-
Importance : permet aux utilisateurs de définir l'importance d'une tâche. (Disponible uniquement pour les formulaires de demande de tâches).
-
Assigné : permet aux utilisateurs de sélectionner une option dans la liste de tous les utilisateurs actifs du compte.
-
Nombre : permet aux utilisateurs de saisir des données numériques comme réponse.
Note
Les questions des utilisateurs ne peuvent pas être ajoutées aux formulaires de demande externes. Si vous rendez un formulaire avec ces questions externe, toutes les questions des utilisateurs seront supprimées automatiquement.
En plus des questions, vous pouvez ajouter des entêtes de section à vos formulaires de demande pour vous aider à les structurer.
Vous pouvez gérer plusieurs formulaires de demande à la fois grâce aux actions en masse dans le tableau de gestion des formulaires de demande.
Niveau de l’espace
-
Accédez à l'espace où vous souhaitez gérer des formulaires de demande.
-
Cliquez sur l'icône d'engrenage à côté de l'onglet Vue d’ensemble de l’espace pour ouvrir les paramètres de l'espace, puis sélectionnez Formulaires de demande dans le menu.
-
Survolez un formulaire de demande dans le menu Formulaires de demande.
-
Cochez la case à côté de chaque formulaire de demande que vous souhaitez sélectionner.
-
Utilisez Sélectionner tout pour choisir tous les formulaires de demande en une seule fois.
-
Cliquez sur Désélectionner tout pour effacer toutes les sélections.
-
-
Cliquez sur le bouton Statut pour modifier le statut des formulaires de demande sélectionnés.
-
Vous pouvez activer ou désactiver les formulaires.
Important
Lorsqu’un formulaire est désactivé, les autres utilisateurs ne peuvent pas y accéder ni soumettre de demandes via celui-ci.
-
-
Cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils pour supprimer les formulaires de demande sélectionnés.
Lisez le message d’avertissement dans la boîte de dialogue, puis confirmez si vous souhaitez continuer.
Niveau du compte
Note
Seuls les administrateurs et les propriétaires du compte peuvent supprimer ou modifier des formulaires de demande au niveau du compte.
-
Cliquez sur votre image de profil en haut à gauche.
-
Sélectionnez Paramètres, puis choisissez Formulaires de demande sous Gestion du compte.
-
Dans le menu, survolez chaque formulaire de demande.
-
Cochez les cases à côté des formulaires de demande que vous souhaitez sélectionner.
-
Utilisez Sélectionner tout pour choisir tous les formulaires de demande en une seule fois.
-
Cliquez sur Désélectionner tout pour effacer toutes les sélections.
-
-
Cliquez sur le bouton Statut pour modifier le statut des formulaires de demande sélectionnés.
-
Vous pouvez activer ou désactiver les formulaires.
Important
Lorsqu’un formulaire est désactivé, les autres utilisateurs ne peuvent pas y accéder ni soumettre de demandes via celui-ci.
-
-
Cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils pour supprimer les formulaires de demande sélectionnés.
Lisez le message d’avertissement dans la boîte de dialogue, puis confirmez si vous souhaitez continuer.
Conseil
-
Pour sélectionner tous les formulaires de demande en une fois, vous pouvez également cliquer sur la case située en haut de la colonne du numéro de série.
-
Vous pouvez supprimer jusqu’à 100 formulaires à la fois. Il n’est pas possible de supprimer plus de 100 formulaires en une seule fois.
Les formulaires de demande dans Wrike vous aident à recueillir et organiser le travail entrant. Chaque formulaire de demande comprend un ensemble de points de données qui vous fournissent des informations importantes sur les envois, l’activité et la visibilité. Comprendre ces points de données facilite le suivi des demandes, la gestion des flux de travail et le partage d’informations avec votre équipe.
Vous pouvez afficher ou masquer ces colonnes en activant/désactivant le bouton bascule sous l’option Champs.
Les points de données sont :
-
Statut : indique si le formulaire de demande est actif ou inactif.
-
Date de création : la date à laquelle le formulaire de demande a été créé.
-
Description : un champ ajouté par l’utilisateur dans lequel vous pouvez saisir vos propres détails ou un résumé du flux de travail.
-
Auteur : l’utilisateur qui a créé le formulaire de demande.
-
Appartient à : indique à quel espace est associé le formulaire de demande.
-
Visible pour : Indique les utilisateurs ou groupes qui peuvent voir et soumettre le formulaire.
-
Partagé publiquement : indique si le formulaire dispose d’un lien public pour les soumissions externes.
-
Enregistré dans : précise où les demandes soumises sont stockées (p. ex., un dossier, un projet ou un espace).
-
Crée : Précise ce qui est créé lorsque le formulaire est soumis (par ex. une tâche, un projet ou un type d'élément personnalisé).
-
Dernière modification par : l’utilisateur qui a mis à jour le formulaire de demande en dernier.
-
Date de dernière modification : la date à laquelle le formulaire de demande a été modifié pour la dernière fois.
-
Soumissions totales : nombre total de fois que le formulaire a été soumis.
-
Soumissions ce mois-ci : nombre de soumissions du formulaire au cours du mois en cours.
-
Dernière soumission par : l’utilisateur qui a soumis le formulaire en dernier.
-
Date de dernière soumission : la date de la soumission la plus récente.
Remarque
Pour les comptes existants, les données rétrospectives sont disponibles à partir de 2024.
Pour les propriétaires de processus : les demandes simplifient votre flux de travail d'intégration et ajoutent de la structure au système de demande. Pour les utilisateurs qui soumettent des demandes : les demandes apportent de la clarté au processus de demande, s'assurent que les demandes sont ajoutées au bon endroit et diminuent les chances que les demandes soient perdues.
Voici quelques exemples de manières dont les demandes peuvent aider votre équipe :
-
Pour le marketing : créez des demandes pour des supports créatifs, des articles de blog ou des brochures.
-
Pour l'informatique : créez des demandes pour du nouveau matériel, pour signaler des problèmes de logiciel ou pour demander l'accès à des logiciels de l'entreprise.
-
Pour les ressources humaines : créez des demandes pour la configuration du bureau des nouveaux employés, les nouvelles offres d'emploi ou les références de candidats.
-
Pour les développeurs : créez des demandes pour les rapports de bugs, les nouvelles fonctionnalités de produit ou l'aide technique.