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Modifier les informations d'une tâche via e-mail

Tableau 39. Disponibilité - Anciens plans


Aperçu

L'intégration des e-mails vous permet non seulement de créer des tâches, mais aussi de modifier ou d'ajouter des informations sur les tâches, directement via votre e-mail.

Remarque

Vous ne pouvez pas mettre à jour le champ de description d'une tâche via e-mail.

Assigner une tâche par e-mail

Pour assigner une tâche à des utilisateurs spécifiques, il suffit d’inclure leurs adresses e-mail dans le champ « À ».

Pour réassigner une tâche, ajoutez l'adresse e-mail du nouveau destinataire dans le champ « À » et ajouter « FW » au début de l'objet de l'e-mail.

Remarque

Les e-mails dont les objets n'ont pas été renseignés ne génèrent pas de mise à jour de tâche.

Partager une tâche

Lorsque vous créez une tâche par e-mail, celle-ci est partagée avec les destinataires de l'e-mail, ainsi qu'avec les personnes avec qui le dossier, projet ou espace où est ajoutée la tâche est partagé. Lorsque vous ajoutez une tâche à un dossier ou projet Wrike existant, les utilisateurs qui suivent l'élément reçoivent une notification les informant qu'une nouvelle tâche a été créée.

Conseil

Vous pouvez partager une tâche avec d’autres membres de votre compte Wrike en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ « Cc : ».

Si les destinataires de l'e-mail participent déjà au partage de l'élément auquel une tâche a été ajoutée, cette dernière sera également partagée. Toutefois, vous pouvez empêcher le partage d’une tâche avec d’autres destinataires de l’e-mail (qui ne participent pas au partage du dossier ou du projet), en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ « Cci » de l’e-mail.

Ajouter des pièces jointes

Si vous ajoutez un fichier ou une image en pièce jointe de votre e-mail, ces derniers apparaîtront dans la liste des pièces jointes associées à la tâche dans Wrike.

Planifier une tâche

Si vous n'ajoutez pas de date dans l'objet de l'e-mail, les paramètres de votre profil s'appliqueront à la tâche, qui sera soit mise en backlog, soit programmée pour le jour même. Si vos paramètres sont définis pour créer des tâches journalières par défaut, vous pouvez programmer des tâches en backlog en ajoutant [backlogged] dans l'objet.

Vous pouvez également programmer une tâche pour des dates spécifiques en ajoutant les dates de début et de fin dans l'objet de l’e-mail. Assurez-vous de bien mentionner entre crochets les dates de début et de fin selon le format MM/JJ (ou JJ/MM en fonction des paramètres que vous avez définis pour le format des dates) : [MM/JJ-MM/JJ]. La tâche sera automatiquement programmée pour l'année en cours, mais vous pouvez également programmer une tâche pour une année ultérieure : [MM/JJ/AA-MM/JJ/AA] ou [JJ/MM/AAAA-JJ/MM/AAAA] selon les paramètres que vous avez définis pour le format des dates.

Pour reprogrammer une tâche, veillez à ce que votre e-mail comporte « RE: » dans l'objet puis utilisez le format suivant pour spécifier les dates de début et de fin : [MM/JJ-MM/JJ] (ou JJ/MM si vous avez défini cet autre format de date dans votre compte).

Remarque

Si vous choisissez l'option Tâche d'un jour pour aujourd'hui dans la section Type de tâches de l'onglet des adresses e-mail de votre profil Wrike, les tâches créées via e-mail seront automatiquement assignées à la personne qui les a envoyées.

Modifier le statut des tâches

Si vous ne spécifiez aucun statut pour les tâches envoyées par e-mail, celles-ci seront considérées comme actives par défaut. Pour les utilisateurs des comptes Business et Enterprise, si le statut d'une tâche n'est pas spécifié (et la tâche est créée dans un dossier, projet ou espace avec un flux de travail personnalisé) la tâche est assignée au premier statut actif de ce flux.

Pour modifier ou spécifier le statut d’une tâche, il suffit d’ajouter le statut souhaité (entre crochets) dans l'objet de votre e-mail. Si vous souhaitez utiliser un statut personnalisé, ajoutez « CS: » avant de saisir le nom du statut, par exemple : [CS:Nouveau]. Lorsque vous ajoutez le statut « terminé » à une tâche via e-mail, celle-ci est automatiquement marquée terminée dans Wrike.

Remarque

Veuillez noter que les statuts par défaut ne sont pas sensibles à la casse, contrairement aux statuts personnalisés. Pour les comptes créés avant le 20 décembre 2016, les statuts par défaut sont : terminé, actif, reporté et annulé. Pour les comptes créés après cette date, les statuts par défaut sont : nouveau, en cours, terminé, en attente, et annulé.

Modifier l'importance d'une tâche

Wrike accorde aux tâches créées par e-mail une importance correspondant à la priorité de l'e-mail. Vous pouvez donc modifier la priorité de votre e-mail pour mettre à jour l'importance de la tâche.

Envoyer un commentaire par e-mail vers une tâche existante

Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour envoyer un commentaire vers une tâche existante :

  • Si vous recevez des e-mails de notification concernant la tâche, il suffit d’y répondre et d'indiquer l'adresse wrike@wrike.com (ou wrike+taskID@wrike.com) dans les destinataires. Le moteur Intelligent Email Engine™ de Wrike supprime les signatures et les contenus récurrents, et n’ajoute que votre message en commentaire. Notez qu'il est toutefois nécessaire d'ajouter l'objet. Si l'objet de l'e-mail est vide, le commentaire ne sera pas ajouté.

  • Si vous voulez transférer un e-mail vers une tâche en tant que commentaire, envoyez-le à wrike@wrike.com et indiquez « RE: [Nom du dossier] Nom de la tâche » dans l'objet. Dès que Wrike reçoit un e-mail contenant la mention « RE: » en objet, il recherche la tâche par intitulé et ajoute vos commentaires au flux d'activités de la tâche à partir du corps de l'e-mail. Si Wrike trouve plusieurs tâches portant le même nom dans le dossier spécifié, vous recevrez un e-mail pour vous signaler ce problème. Si Wrike ne parvient pas à trouver la tâche dans le dossier que vous avez mentionné, il recherchera dans l'ensemble de l'espace de travail pour trouver la tâche correspondante.

  • Une autre façon d'ajouter un commentaire à une tâche existante est d'envoyer un e-mail à l'adresse e-mail unique de la tâche. Dans ce cas, Wrike localise la tâche grâce à son identifiant. Cela signifie que vous n'avez pas à vous préoccuper d'entrer le chemin de dossier correct dans l'objet (mais votre objet ne doit pas être totalement vide, sinon aucun commentaire ne sera ajouté).

Conseil

Dans la plupart des cas, l'@mention n'est pas disponible lorsque vous envoyez un commentaire dans Wrike par e-mail. Toutefois, si une personne vous @mentionne et que vous lui répondez par e-mail, votre réponse sera publiée comme commentaire dans Wrike et la personne qui vous a @mentionné sera automatiquement @mentionnée dans votre commentaire.

FAQ

Est-ce possible d'envoyer un commentaire dans plusieurs tâches à la fois ?

Oui, il suffit d'ajouter les adresses e-mail uniques des tâches dans le champ « Cci ».

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