Les réservations
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Disponibilité : Pinnacle. ; Indisponibilité : Free, Team, Business, Enterprise; |
Les réservations constituent une entité distincte dans l'espace de travail et servent à consigner les estimations d'effort. Utilisez-les pour réserver des périodes de temps en fonction de la quantité d'effort estimée pour la réalisation du travail, et ce pour chaque chargé de mission ou poste d'un projet. Chaque réservation est associée à un projet et à un chargé de mission uniques, et les chargés de mission ne peuvent avoir, au sein d'un projet, qu'une seule réservation.
Chaque projet dispose du champ système Effort réservé qui cumule automatiquement l'effort total alloué via les réservations à tous les utilisateurs et postes du projet. La somme n'inclut pas par défaut l'effort réservé des sous-projets, mais vous pouvez cumuler les données du champ pour l'inclure.
Vous pouvez voir et utiliser Bookings dans la vue Ressources, les graphiques de charge de travail et la Boîte de backlog horizontale. Le champ Effort réservé est visible dans le panneau d'informations du projet et la vue Tableau.
Les réservations font également l'objet d'une planification séparée. Lorsque vous ajoutez une réservation, vous définissez les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous estimez que le chargé de mission travaillera. L'horaire d'une réservation sera affecté par les modifications apportées à l'agenda du chargé de mission.
Puisque les réservations sont liées aux projets et non aux tâches, elles ne remplacent pas nécessairement l'effort d'une tâche. Elles représentent plutôt un autre moyen de consigner l'estimation du travail. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes dans votre compte, selon le type d'estimation dont vous avez besoin.
Utilisez les réservations lorsque :
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Vous souhaitez obtenir un aperçu général des projets (et de l'effort correspondant) dans un tableau de charge de travail, plutôt qu'un détail de l'effort de chaque tâche.
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Vous avez besoin de prévoir les ressources avant que les tâches ne soient créées dans un projet.
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Vous n'avez pas besoin d'une estimation précise de l'effort associé à chaque tâche, ou vous devez régulièrement rectifier l'estimation suite à des changements.
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Vous souhaitez suivre et comparer l'estimation initiale et finale après utilisation de l'effort réservé et de l'effort d'une tâche, respectivement.
L'effort d'une tâche et l'effort consigné dans les réservations sont calculés différemment dans le compte. Vous pouvez les comparer en utilisant une des méthodes suivantes :
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Dans la vue Tableau, comparez les valeurs des colonnes Effort (effort d'une tâche) et Effort réservé (réservations) pour les différencier. Utilisez le cumul des données pour le champ Effort réservé afin d'inclure des valeurs provenant de sous-projets, si nécessaire.
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Utilisez les tableaux de charge de travail et la vue Ressources pour comparer l'effort réservé et l'effort d'une tâche pour un utilisateur ou un poste et ce, pour chaque projet et chaque jour. La réservation apparaîtra en rouge si l'effort de la tâche est supérieur à l'effort réservé.
Remarque
Dans les tableaux de charge de travail et la vue Ressources, l'effort réservé et l'effort d'une tâche sont présentés pour un jour donné, même si vous choisissez les vues hebdomadaire ou mensuelle.
Tous les utilisateurs de compte, sauf pour les collaborateurs, les contributeurs et les visionneurs, peuvent ajouter des réservations dans les projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (la permission requise est de Modifier les dates et les dépendances des tâches).
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Ouvrez le tableau de charge de travail concerné. Alternativement, ouvrez le projet pertinent dans la vue Ressources.
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Développez la ligne correspondant à l'utilisateur ou au poste qui vous intéresse. 1 Si vous êtes dans la vue Ressources, il est possible que vous deviez d'abord cliquer sur le bouton + Ajouter un utilisateur pour ajouter l'utilisateur ou le poste.
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Cliquez sur le bouton + Ajouter une réservation. 2
Attention
Pour que ce bouton apparaisse dans les tableaux de charge de travail, vous devez activer le groupement par projet. 3
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Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre :
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Cliquez sur Définir la date 4 pour indiquer les dates pendant lesquelles le chargé de mission est censé travailler. Rappelez-vous que ces dates peuvent varier en fonction des changements apportés à l'agenda de l'utilisateur.
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Sélectionnez le mode d'effort. 5
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Dans le champ Effort 6 saisissez l'effort estimé en heures.
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Pour le mode d'effort flexible : indiquez l'effort pour chaque jour, semaine ou mois selon votre niveau de zoom.
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Cliquez sur Ajouter. 7
Répétez cette opération pour tous les utilisateurs et postes que vous prévoyez d'affecter au projet. Après avoir ajouté une réservation, vous pouvez la voir dans la vue Ressources, les graphiques de charge de travail et la Boîte de backlog horizontale.
Conseil
Les réservations sont également disponibles dans les blueprints. Vous pouvez créer des blueprints pour les projets récurrents et, dans la vue Ressources, ajouter l'effort estimé en fonction des réservations.
Il existe deux modes d'effort disponibles :
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Le mode basique : avec ce mode d'effort, vous pouvez allouer une certaine quantité d'effort réservé, en heures par jour, pour chaque réservation. Le mode d'effort basique pour les réservations est l'équivalent complet du l'effort de tâche basique et fonctionne de la même manière.
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Le mode flexible : ce mode d'effort vous permet d'allouer une quantité d'effort réservé différent à chaque jour, semaine ou mois de la réservation. L'effort flexible des réservations est équivalent à l'effort de tâche flexible.
Remarque
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Le mode d'effort flexible dans les réservations n'est pas pris en charge lorsque vous dupliquez un projet avec des réservations ou créez-en un à partir des blueprints et choisissez de le reprogrammer.
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Si vous allouez une quantité d'heures pour une réservation en mode flexible dans un niveau de zoom (par exemple par semaine), puis que vous passez à un autre niveau de zoom (par exemple par mois), et que vous modifiez de nouveau la quantité d'heures, votre allocation hebdomadaire initiale sera recalculée et les heures pour le mois que vous modifiez seront réparties uniformément entre les jours du mois.
Tous les utilisateurs de compte, hormis les collaborateurs, les contributeurs et les visionneurs, peuvent modifier et supprimer les réservations dans les projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (la permission requise est de Modifier les dates et les dépendances des tâches).
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Ouvrez le tableau de charge de travail concerné. Alternativement, ouvrez le projet pertinent dans la vue Ressources.
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Recherchez la réservation concernée, puis cliquez dessus.
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Dans la fenêtre contextuelle, modifiez l'effort ou les dates de la réservation, puis cliquez sur Enregistrer. 1
Remarque
Il est impossible de renommer la réservation.
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Pour supprimer la réservation, cliquez sur Supprimer dans l'angle inférieur droit. 2
Remarque
Si vous reprogrammez une réservation avec le mode d'effort flexible en allongeant sa durée, les jours supplémentaires auront une allocation de 0h en attendant que vous fassiez la modification. Si vous réduisez la durée de la réservation, les heures qui étaient allouées aux jours supprimés seront ajoutées au dernier jour de la réservation.
Tous les utilisateurs de compte, hormis les collaborateurs, les contributeurs et les visionneurs, peuvent réassigner les réservations dans les projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (la permission requise est de Modifier les dates et les dépendances des tâches).
Vous pouvez réassigner des réservations distinctes dans la vue Ressources :
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Ouvrez le projet qui vous intéresse dans la vue Ressources. 1
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Recherchez l'utilisateur ou le poste concerné par la réservation.
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Survolez le nom de l'utilisateur ou du poste et cliquez sur le bouton de menu à trois points qui apparaît. 2
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Sélectionnez Réassigner. 3
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Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur + Sélectionner un utilisateur. 4
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Sélectionnez un utilisateur ou un poste dans la liste.
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Cliquez sur le bouton Réassigner. 5
Si vous réassignez la réservation à un utilisateur ou un poste qui n'avait pas de réservation auparavant, celui-ci apparaît dans la vue, et l'utilisateur ou le poste auquel vous avez retiré la réservation disparaît.
Si vous réassignez la réservation à un utilisateur ou un poste qui en avait déjà une dans ce projet, les deux réservations sont regroupées :
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La date de début sera celle de la réservation la plus proche.
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La date de fin sera celle de la réservation la plus lointaine.
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L'effort est cumulé et réalloué en fonction de la date de la réservation et de l'agenda de l'utilisateur.
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La nouvelle réservation sera en mode flexible et les heures seront cumulées pour chaque jour, semaine ou mois, selon la manière dont vous les avez allouées initialement.
Conseil
Il est impossible de réassigner des réservations distinctes dans les tableaux de charge de travail étant donné qu'elles sont associées aux projets. Au lieu de cela, vous pouvez réassigner des projets , et la réservation sera réassignée en parallèle avec les tâches du projet. Le même problème se pose lorsqu'il s'agit de déplacer les tâches depuis la liste des tâches en backlog, lorsque vous prévoyez les ressources d'un projet dans les tableaux de charge de travail.