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Les réservations

Aperçu

Les réservations constituent une entité distincte dans l'espace de travail et servent à consigner les estimations d'effort. Utilisez-les pour réserver des périodes de temps en fonction de la quantité d'effort estimée pour la réalisation du travail, et ce pour chaque chargé de mission ou poste d'un projet. Chaque réservation est associée à un projet et à un chargé de mission uniques, et les chargés de mission ne peuvent avoir, au sein d'un projet, qu'une seule réservation.

Chaque projet dispose du champ système Effort réservé qui cumule automatiquement l'effort total alloué via les réservations à tous les utilisateurs et postes du projet. La somme n'inclut pas par défaut l'effort réservé des sous-projets, mais vous pouvez cumuler les données du champ pour l'inclure.

Vous pouvez consulter et utiliser les réservations dans lavue Ressources, les tableaux de charge de travail et la liste des tâches en backlog horizontale. Le champ Effort réservé est visible dans le panneau d'informations et la vue Tableau.

Les réservations font également l'objet d'une planification séparée. Lorsque vous ajoutez une réservation, vous définissez les dates de début et de fin de la période pendant laquelle vous estimez que le chargé de mission travaillera. Tout changement dans l'agenda du chargé de mission affectera les dates d'une réservation.

Réservation versus effort de tâche

Comme les réservations sont associées aux projets et non aux tâches, elles ne constituent pas une alternative exacte à l'effort d'une tâche. Elles représentent plutôt un autre moyen de consigner l'estimation du travail. Vous pouvez utiliser l'une ou l'autre des méthodes dans votre compte, selon le type d'estimation dont vous avez besoin.

Utilisez les réservations lorsque :

  • Vous souhaitez obtenir un aperçu général des projets (et de l'effort correspondant) dans un tableau de charge de travail, plutôt qu'un détail de l'effort de chaque tâche.

  • Vous avez besoin de prévoir les ressources avant que les tâches ne soient créées dans un projet.

  • Vous n'avez pas besoin d'une estimation précise de l'effort associé à chaque tâche, ou vous devez régulièrement rectifier l'estimation suite à des changements.

  • Vous souhaitez suivre et comparer l'estimation initiale et finale après utilisation de l'effort réservé et de l'effort d'une tâche, respectivement.

L'effort d'une tâche et l'effort consigné dans les réservations sont calculés différemment dans le compte. Vous pouvez les comparer en utilisant une des méthodes suivantes :

  • Dans la vue Tableau, comparez les valeurs des colonnes Effort (effort d'une tâche) et Effort réservé (réservations) pour les différencier. Activez le cumul des données dans le champ Effort réservé pour inclure des valeurs de sous-projets, le cas échéant.

  • Utilisez les tableaux de charge de travail et la vue Ressources pour comparer l'effort réservé et l'effort d'une tâche pour un utilisateur ou un poste et ce, pour chaque projet et chaque jour. La réservation apparaîtra en rouge si l'effort de la tâche est supérieur à l'effort réservé.

Remarque

Dans les tableaux de charge de travail et la vue Ressources, l'effort réservé et l'effort d'une tâche sont présentés pour un jour donné, même si vous choisissez les vues hebdomadaire ou mensuelle.

Ajouter des réservations

Tous les utilisateurs de compte, hormis les collaborateurs, peuvent ajouter des réservations aux projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (ils doivent avoir la permission de Modifier les dates et les dépendances des tâches).

Effort_Allocation-Add_Booking.png
  1. Ouvrez le tableau de charge de travail concerné. Vous pouvez aussi ouvrir le projet dans la vue Ressources.

  2. Développez la ligne correspondant à l'utilisateur ou au poste qui vous intéresse. 1 Si vous êtes dans la vue Ressources, il est possible que vous deviez d'abord cliquer sur le bouton + Ajouter un utilisateur pour ajouter l'utilisateur ou le poste.

  3. Cliquez sur le bouton + Ajouter une réservation. 2

    Attention

    Pour que ce bouton apparaisse dans les tableaux de charge de travail, vous devez activer le groupement par projet. 3

  4. Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre :

    1. Cliquez sur Définir la date 4 pour indiquer les dates pendant lesquelles le chargé de mission est censé travailler. Rappelez-vous que ces dates peuvent varier en fonction des changements apportés à l'agenda de l'utilisateur.

    2. Sélectionnez le mode d'effort. 5

    3. Dans le champ Effort 6 saisissez l'effort estimé en heures.

    4. Pour le mode d'effort flexible : indiquez l'effort pour chaque jour, semaine ou mois selon votre niveau de zoom.

  5. Cliquez sur Ajouter. 7

Répétez cette opération pour tous les utilisateurs et postes que vous prévoyez d'affecter au projet. Une fois que vous avez ajouté les réservations, vous pouvez les consulter dans la vue Ressources, les tableaux de charge de travail et la liste des tâches en backlog horizontale.

Conseil

Les réservations sont également disponibles dans les blueprints. Vous pouvez créer des blueprints pour les projets récurrents et, dans la vue Ressources, ajouter l'effort estimé en fonction des réservations.

Les modes d'effort dans les réservations

Il existe deux modes d'effort disponibles :

  • Le mode basique : avec ce mode d'effort, vous pouvez allouer une certaine quantité d'effort réservé, en heures par jour, pour chaque réservation. Le mode d'effort basique pour les réservations est l'équivalent exact de l'effort de tâche basique et fonctionne de la même manière.

  • Le mode flexible : ce mode d'effort vous permet d'allouer une quantité d'effort réservé différent à chaque jour, semaine ou mois de la réservation. L'effort flexible des réservations est l'équivalent de l'effort flexible des tâches.

Remarque

  • L'effort flexible des réservations n'est pas disponible lorsque vous dupliquez un projet via les réservations ou lorsque vous créez un projet à partir des blueprints et vous le sélectionnez pour le reprogrammer.

  • Si vous allouez une quantité d'heures pour une réservation en mode flexible dans un niveau de zoom (par exemple par semaine), puis que vous passez à un autre niveau de zoom (par exemple par mois), et que vous modifiez de nouveau la quantité d'heures, votre allocation hebdomadaire initiale sera recalculée et les heures pour le mois que vous modifiez seront réparties uniformément entre les jours du mois.

Modifier et supprimer des réservations

Tous les utilisateurs de compte, hormis les collaborateurs, peuvent modifier et supprimer les réservations dans les projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (ils doivent avoir la permission de Modifier les dates et les dépendances des tâches).

Effort_Allocation-Edit_and_Delete_Bookings.png
  1. Ouvrez le tableau de charge de travail concerné. Vous pouvez aussi ouvrir le projet dans la vue Ressources.

  2. Recherchez la réservation concernée, puis cliquez dessus.

  3. Dans la fenêtre contextuelle, modifiez l'effort ou les dates de la réservation, puis cliquez sur Enregistrer. 1

    Remarque

    Il est impossible de renommer la réservation.

  4. Pour supprimer la réservation, cliquez sur Supprimer dans l'angle inférieur droit. 2

Remarque

Si vous reprogrammez une réservation avec le mode d'effort flexible en allongeant sa durée, les jours supplémentaires auront une allocation de 0h en attendant que vous fassiez la modification. Si vous réduisez la durée de la réservation, les heures qui étaient allouées aux jours supprimés seront ajoutées au dernier jour de la réservation.

Réassigner des réservations

Tous les utilisateurs de compte, hormis les collaborateurs, peuvent réassigner les réservations dans les projets auxquels ils ont accès, sauf si leur niveau d'accès ne le leur permet pas (ils doivent avoir la permission de Modifier les dates et les dépendances des tâches).

Vous pouvez réassigner des réservations distinctes dans la vue Ressources :

Effort_Allocation-Reassign_Bookings.png
  1. Ouvrez le projet qui vous intéresse dans la vue Ressources. 1

  2. Recherchez l'utilisateur ou le poste concerné par la réservation.

  3. Survolez le nom de l'utilisateur ou du poste et cliquez sur le bouton de menu à trois points qui apparaît. 2

  4. Sélectionnez Réassigner. 3

  5. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur + Sélectionner un utilisateur. 4

  6. Sélectionnez un utilisateur ou un poste dans la liste.

  7. Cliquez sur le bouton Réassigner. 5

Si vous réassignez la réservation à un utilisateur ou un poste qui n'avait pas de réservation auparavant, celui-ci apparaît dans la vue, et l'utilisateur ou le poste auquel vous avez retiré la réservation disparaît.

Si vous réassignez la réservation à un utilisateur ou un poste qui en avait déjà une dans ce projet, les deux réservations sont regroupées :

  • La date de début sera celle de la réservation la plus proche.

  • La date de fin sera celle de la réservation la plus lointaine.

  • L'effort est cumulé et réalloué en fonction de la date de la réservation et de l'agenda de l'utilisateur.

  • La nouvelle réservation sera en mode flexible et les heures seront cumulées pour chaque jour, semaine ou mois, selon la manière dont vous les avez allouées initialement.

Conseil

Il est impossible de réassigner des réservations distinctes dans les tableaux de charge de travail étant donné qu'elles sont associées aux projets. Vous pouvez par contre réassigner les projets, et les réservations seront réassignées avec les tâches de ces projets. Le même problème se pose lorsqu'il s'agit de déplacer les tâches depuis la liste des tâches en backlog, lorsque vous prévoyez les ressources d'un projet dans les tableaux de charge de travail.

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