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Gestionar espacios (para administradores de espacios)

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Descripción general

Los administradores de espacios son miembros de un espacio con derechos ampliados. A diferencia de los miembros normales del espacio, los administradores del espacio pueden editar los marcadores del espacio, los ajustes del espacio y la lista de usuarios junto con sus permisos dentro del espacio.

Ten en cuenta que cuando te conviertes en un administrador de espacio, no obtienes automáticamente los mismos derechos que los administradores de cuentas. Del mismo modo, si un administrador de cuentas tiene acceso a un espacio solo como miembro normal del espacio, no tiene la capacidad de editar el espacio.

Para obtener información sobre cómo los miembros del espacio pueden interactuar con los espacios y cómo crear un espacio, accede a la página Vista global de los espacios.

Información importante

  • Cada espacio puede tener un número ilimitado de administradores y miembros.
  • Cada espacio debe tener al menos un administrador del espacio.

Asignar la función de administrador del espacio

Los creadores de espacios y los administradores de espacios pueden asignar la función de administrador de espacios a otros usuarios. Los usuarios y colaboradores externos no pueden ser administradores de espacios.

Seleccionar administradores de espacios mientras se crea el espacio

Cuando creas un espacio, quedas automáticamente designado administrador del espacio. Puedes añadir otros administradores mientras creas el espacio:

  1. En la ventana de creación del espacio, haz clic en el campo de búsqueda en la sección "Miembros" y selecciona un usuario de la lista.
  2. Si no ves a alguien en la lista: empieza a escribir su nombre y selecciónalo una vez que aparezca.
  3. Haz clic en el nombre del usuario para agregarlo a un espacio.
    En el menú desplegable a la derecha del nombre del usuario, cambia la función del usuario a administrador.
  4. Haz clic en "Crear".

Añadir otro administrador del espacio a un espacio existente

Como administrador de un espacio, puedes asignar la función de administrador del espacio a miembros del espacio. Para ello:

  1. Haz clic en el nombre del espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Ajustes”.
  4. Repite los pasos 1-4 descritos más arriba.
  5. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior izquierda.

Editar ajustes del espacio

Como administrador de un espacio, puedes cambiar el nombre de un espacio o su configuración.

  1. Haz clic en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Ajustes”.
  4. En la ventana que aparece puedes:
    • Cambiar el nombre de un espacio.
    • Hacer que un espacio sea privado o público.
    • Editar sus flujos de trabajo predeterminados y recomendados.
    • Invitar y eliminar miembros.
    • Si tu cuenta tiene una suscripción Business o superior, puedes establecer funciones de acceso para miembros y grupos.
  5. Haz clic en "Guardar".

🔥 Consejo de Wrike: Hay una manera de abrir los ajustes del espacio: haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre del espacio en el panel de navegación de la izquierda y selecciona "Ajustes" en el menú.

Establecer flujos de trabajo predeterminado y recomendado

Como administrador de un espacio, puedes seleccionar sus flujos de trabajo predeterminados y recomendados. Esta opción solo está disponible si tu cuenta está en una suscripción Business o superior.

Flujo de trabajo predeterminado del espacio

Al configurar el flujo de trabajo predeterminado:

Nota: Solo puedes establecer un flujo de trabajo predeterminado por espacio.

Para configurar el flujo de trabajo predeterminado:

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Pase el ratón por encima de "Cambiar flujo de trabajo"* para ver la lista de flujos de trabajo disponibles.
  3. Haz clic en el flujo de trabajo que deseas establecer como predeterminado para el espacio.

*Si estás en una cuenta Business o superior pero no ves "Cambiar flujo de trabajo" en el menú, significa que no hay flujos de trabajo personalizados en la cuenta. Puedes visitar nuestra página flujo de trabajo personalizado para aprender a crear uno.

🔥 Consejo de Wrike: Puedes configurar un flujo de trabajo predeterminado diferente para las carpetas y proyectos alojados en el espacio. Para ello, empieza haciendo clic con el botón derecho del ratón en la carpeta o proyecto en el panel de navegación izquierdo y sigue los pasos 2-3 descritos anteriormente.

Flujos de trabajo recomendados del espacio

Al configurar un flujo de trabajo recomendado:

  • Los miembros del espacio verán los flujos de trabajo recomendados debajo de la lista de estados cuando cambien el estado de una tarea dentro del espacio o de una de sus carpetas y proyectos. Verán todos los demás flujos de trabajo en la opción de menú "Otros".

Ten en cuenta que no se puede configurar un flujo de trabajo recomendado para tu espacio personal.

Para configurar un flujo de trabajo recomendado:

  1. Haz clic en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Ajustes”.
  4. Cambia a la pestaña "Flujos de trabajo".
  5. Empieza a escribir el título de un flujo de trabajo y selecciónalo de la lista cuando aparezca.

Invitar a usuarios a un espacio

Como administrador de un espacio, puedes invitar a otros usuarios de la cuenta al espacio. Ten en cuenta que no es posible invitar a los usuarios a un espacio personal.

  1. Selecciona un espacio en el panel de navegación izquierdo.
  2. Haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Ajustes”.
  4. Haz clic en el campo de búsqueda en la sección "Miembros" y selecciona un usuario de la lista. Si no ves a alguien: empieza a escribir su nombre y selecciónalo una vez que aparezca.
  5. Si tu cuenta está en una suscripción Business o superior, puedes cambiar la función de acceso del usuario*: haz clic en tu función de acceso actual a la derecha de tu nombre en la lista de miembros existentes y selecciona una nueva:
    • Completa: tienes todos los derechos de usuario dentro de un espacio, excepto los derechos reservados para los administradores del espacio.
    • Editor: no puedes borrar y compartir el contenido del espacio.
    • Limitado: solo puedes ver elementos dentro del espacio, añadir comentarios y cambiar los estados de las tareas.
  6. Haz clic en "Guardar".

*Los administradores del espacio siempre tienen acceso total a las carpetas y proyectos del espacio.

También puedes editar la lista de miembros desde el panel de información del espacio:

  1. Abre “Información del espacio”.
  2. Haz clic en el botón "Invitar o editar miembros".

Eliminar a miembros de un espacio

Como administrador de un espacio, puedes eliminar personas del espacio.

  1. Haz clic en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje situado en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Ajustes”.
  4. En la sección "Miembros": pase el ratón por encima del nombre de la persona que deseas eliminar del espacio.
  5. Haz clic en el icono "X" que se muestra a la derecha.
  6. Haz clic en "Guardar".

El usuario eliminado ya no verá el espacio en el panel de navegación de la izquierda. Si es un espacio privado, entonces ya no pueden acceder a él. Si es un espacio público, los usuarios normales pueden encontrar el espacio en el Explorador de espacios y luego volver a unirse a él.

Crear formularios de solicitud en espacios

Como administrador de un espacio, puedes crear formularios de solicitud para el espacio.
Esta función solo está disponible en cuentas Business y superiores.

Para crear un formulario de solicitud en el espacio gestionado, es necesario:

  1. Haz clic en el nombre del espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  3. Seleccionar "Formularios de solicitud”.
  4. Haz clic en el botón "Crear un formulario de solicitud".

Verás la página con el asistente de creación de formularios de solicitud, donde puedes crear un nuevo formulario de solicitud.

Gestionar formularios de solicitud en espacios

Los administradores de cuentas pueden asignar y desasignar formularios de solicitud de todos los espacios. Los administradores de espacios pueden gestionar todos los formularios de solicitud que se asignan a su espacio.

Asignar formularios de solicitud a un espacio (para administradores de cuentas)

Si eres un administrador de cuentas con derecho a administrar formularios de solicitud, puedes crear formularios de solicitud y asignarlos a un espacio en particular.

Para ello:

  1. Haz clic en el signo más de color verde situado en la esquina superior izquierda del espacio de trabajo.
  2. Selecciona “Solicitud”.
  3. Haz clic en “Gestionar formularios”.
  4. Selecciona el formulario que deseas asignar a un espacio o crear uno nuevo.
  5. En la página que se abre, selecciona un espacio en la sección "El formulario pertenece a un espacio".
  6. Haz clic en "Guardar".

Verás el espacio al que pertenece el formulario de solicitud en la columna "Espacio" de la tabla que muestra todos los formularios de solicitud.

Nota: No puedes asignar formularios de solicitud a los espacios personales.

Gestionar formularios de solicitud (para administradores de espacios)

Como administrador de un espacio, puedes ver la lista completa de todos los formularios de solicitud que pertenecen a al espacio que administras, así como editarlos, duplicarlos y eliminarlos.

Para abrir la lista de formularios de solicitud en un espacio determinado y gestionarlos:

  1. Haz clic en el nombre del espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  3. Seleccionar "Formularios de solicitud”.
  4. Verás la lista completa de formularios de solicitud en el espacio.

Haz clic en cualquier formulario de solicitud para editarlo.

Para eliminar o duplicar un formulario, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él y selecciona la opción correspondiente.

Editar información del espacio

La sección Información del espacio contiene la descripción del espacio y la lista completa de los miembros y administradores del espacio. Como administrador de un espacio, puedes editar la información del espacio.

Para añadir o editar una descripción de un espacio:

  1. Haz clic en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Haz clic en el icono de información en la esquina superior derecha o en el icono del engranaje y seleccione "Mostrar información del espacio".
  3. En el panel de información del espacio que se abre, haz clic en "Añadir descripción" para añadir información. Si es necesario cambiar la información añadida anteriormente, haz clic en el texto existente para editarlo.
  4. Haz clic en cualquier lugar fuera del campo para guardar los cambios.

Archivar un espacio

Como administrador de un espacio, puedes archivar espacios.

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Selecciona “Archivar espacio”.
  3. Haz clic en "Archivar" para confirmar tu decisión.

El espacio archivado desaparece del panel de navegación izquierdo en los espacios de trabajo de todos los usuarios del espacio. Si tenías el espacio archivado o los elementos dentro de él abiertos en cualquier vista, se te redirigirá automáticamente a un espacio que está directamente encima del archivado en el panel.
Un espacio archivado todavía se puede encontrar en la pestaña Archivado dentro de "Explorar espacios".

Eliminar un espacio

Como administrador de un espacio, puedes eliminar espacios.

  1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el nombre de un espacio en el panel de navegación de la izquierda.
  2. Selecciona “Eliminar espacio”.
  3. Haz clic en "Eliminar" para confirmar tu decisión.

El espacio eliminado desaparece del panel de navegación izquierdo de todos los espacios de trabajo de los usuarios. Si tenías el espacio o los elementos eliminados en cualquier vista, se te redirigirá automáticamente a un espacio que está directamente encima del espacio eliminado en el panel.
Después de la eliminación, las tareas, proyectos y carpetas del espacio eliminado se pueden encontrar en la papelera de reciclaje.

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