Invitar a revisores externos
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Disponibilidad: Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free, Team. |
Los administradores de cuentas y los usuarios normales pueden asignar a usuarios invitados para que revisen archivos.
Importante
Debes tener un rol de acceso completo en una carpeta o un proyecto para poder invitar a revisores externos.
Invita a tus clientes que no tienen una cuenta de Wrike a revisar los archivos adjuntos a tareas, carpetas y proyectos. Pueden comentar los archivos, indicar su decisión e incluso recibir respuestas a sus comentarios desde Wrike, por correo electrónico.
Nota
Los revisores invitados solo puede ver los archivos de las aprobaciones que se les hayan asignado. No tienen acceso a tus datos de Wrike (tareas, carpetas y proyectos).
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Abre una tarea, una carpeta o un proyecto que contenga elementos adjuntos. Si no ves el archivo que quieres añadir para su revisión, haz clic en Mostrar todos los archivos.
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Marca la casilla situada junto a todos los archivos que quieres añadir para revisión 1.
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Haz clic en Iniciar la revisión de invitado 2.
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Se abre una ventana emergente en la que se te pedirá que introduzcas lo siguiente:
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La dirección de correo electrónico del usuario invitado (obligatorio) 3
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El nombre del usuario invitado (opcional: si se especifica, este nombre aparecerá en la lista de revisores en lugar de una dirección de correo electrónico) 4
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Haz clic en +Añadir al siguiente invitado para invitar a otro usuario externo 5
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Aplica ajustes avanzados para los revisores invitados (opcional):
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Escribe tu nombre y el nombre de tu cuenta, además de un asunto para el correo electrónico. También puedes escribir un mensaje que formará parte del correo el usuario externo recibirá en la invitación para revisar 6
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Marca la casilla Descargar archivo 7 para que los usuarios invitados puedan descargar archivos.
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Marca la casilla Mostrar comentarios internos 8 para que todos los comentarios estén disponibles para el usuario invitado. Si la casilla no está marcada, los usuarios invitados solo podrán ver los comentarios de los usuarios invitados y las respuestas que reciban.
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Marca la casilla Ver todas las versiones del archivo 9 para permitir que el usuario invitado vea todas las versiones de los archivos en revisión; desmárcala para que solo vean la última versión.
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Selecciona el tiempo que el usuario invitado debe tener acceso a los archivos en revisión. Puedes elegir uno de los valores predefinidos o establecer una fecha personalizada. De forma predeterminada, el acceso caduca 30 días después de la asignación de la revisión 10.
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Establece una contraseña para añadir una capa adicional de protección. La contraseña debe tener al menos cuatro caracteres 11.
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Para quitar a cualquiera de los usuarios invitados, pasa el puntero del ratón por su nombre o correo electrónico y haz clic en la X que aparece.
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Haz clic en Invitar.
Importante
Puedes invitar a un número ilimitado de usuarios externos a revisar, pero hay un límite por hora y cuenta de 100 invitaciones.
Al realizar una invitación:
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Se envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico que se especificó en el paso 5. Desde este correo electrónico, un revisor invitado puede aceptar o rechazar la invitación. Si el revisor desea rechazar la invitación, se le redirigirá a una página de confirmación adicional.
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En el flujo de actividad aparece una nota sobre cómo invitar a un usuario externo a revisar.
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El avatar genérico del usuario invitado aparecerá en la sección Revisores invitados de un panel de revisión.
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Puedes establecer una fecha de vencimiento para la revisión de invitados. Ten en cuenta que si este archivo se agrega a una aprobación dentro de la misma tarea, carpeta o proyecto y la aprobación tiene una fecha de vencimiento, no podrás establecer una fecha de vencimiento diferente para la revisión de invitados.
Recibirás una notificación en tu bandeja de entrada cuando el revisor invitado acepte o rechace la invitación. En caso de que acepte, también se añade una nota al flujo de actividad cada vez que el usuario invitado añade un comentario a un archivo o confirma su decisión.
Una vez que el revisor invitado ha tomado su decisión, todavía puede cambiarla o eliminarla hasta que hagas clic en Finalizar revisión del invitado dentro de la aprobación.
Nota
Si una revisión está protegida con contraseña, te recomendamos que envíes la contraseña a través de un canal de comunicación diferente (por ejemplo, a través de una aplicación de mensajería o en un mensaje de texto). No la incluyas en un mensaje personal en el paso 5. Así podrás proteger tus datos.
Sí, es posible.
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Haz clic en el avatar del usuario invitado en el panel de revisión.
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Haz clic en Editar invitación o Enviar invitación nueva, en función de si un usuario invitado ha aceptado la invitación.
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En la ventana emergente que aparece, puedes:
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Cambiar el nombre de un revisor invitado.
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Volver a enviar la invitación.
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Editar ajustes adicionales de la revisión de invitado.
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Haz clic en Guardar