Asignar respuestas a todos los subelementos
TL;DR
Activa la cascada en los formularios de solicitud para que las respuestas del elemento principal se añadan automáticamente a todas las subtareas y subproyectos creados.
| Disponibilidad: Legacy Business, Legacy Enterprise.; No disponibilidad: Legacy Free, Legacy Professional.; |
| Disponibilidad: Business, Pinnacle, Apex. ; Unavailability: Free, Team; |
La cascada permite que las respuestas enviadas a través de un formulario de solicitud se añadan al elemento principal y a todos los subelementos creados por la solicitud, como subtareas y subproyectos. Sin la cascada activada, las respuestas asignadas se aplican solo al elemento principal.
- Mantén los elementos de trabajo relacionados coherentes desde el principio.
- Lleva la información recopilada en el formulario a todo el trabajo relacionado.
- Haz que la información importante de la solicitud esté disponible directamente en los subelementos para que quienes trabajen en ellos tengan la información que necesitan.
- Mejora los informes en toda la estructura del proyecto.
- Reduce las actualizaciones manuales después de enviar el formulario.
- Empieza por crear o editar un formulario de solicitud.
- Ve a la pregunta que deseas aplicar en cascada a los subelementos.
- Haz clic en el desplegable junto a Añadir respuesta a para elegir las opciones de asignación 1.
- Pasa el cursor sobre Nombre, Descripción o Campos y haz clic en el botón de cascada 2.
-
Haz clic en Publicar o Guardar 3.
Cuando un formulario de solicitud crea un elemento principal y varios subelementos, la información importante enviada a través del formulario podría estar disponible solo en el elemento principal. Esto puede obligar a los usuarios que trabajan en los subelementos a volver al elemento principal para ver los detalles, copiar información manualmente en los subelementos o actualizar los valores de los campos después del envío.
La cascada de respuestas ayuda a que la información relevante de la solicitud esté disponible directamente en los subelementos, a la vez que se mantiene la estructura configurada de cada subelemento.
La cascada de nombres se configura pregunta por pregunta, lo que permite a los administradores del formulario elegir qué respuestas deben aparecer en todos los subelementos. Esto ayuda a distinguir nombres de subelementos que, de otro modo, serían idénticos al crearse a partir del mismo blueprint en distintos proyectos o solicitudes.
El nombre final del subelemento puede incluir:
- La respuesta en cascada del formulario de solicitud.
- El prefijo del subelemento, si está configurado.
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El nombre predeterminado del subelemento.
Note
Las respuestas en cascada a Nombre amplían la funcionalidad de Prefijo:
- El Prefijo aplica un valor de una sola pregunta, mientras que la cascada puede propagar respuestas de nombre compiladas desde el elemento principal a todos los subelementos.
- Si varias respuestas se asignan al Nombre y se configuran para aplicarse en cascada, esas respuestas se compilan en un único prefijo en cascada usando el formato separado por guiones.
- La cascada de Nombre también admite subelementos creados mediante formularios dinámicos o selección dinámica de blueprint.
Si un subelemento tiene tanto un prefijo como un nombre predeterminado, esos valores se conservan y se añade la respuesta en cascada. La cascada amplía la configuración de nombres existente en lugar de reemplazarla.
Como resultado, el nombre final del subelemento puede incluir todas las partes configuradas con la siguiente estructura:
[Nombre en cascada] [Prefijo] Nombre del subelemento
Por ejemplo:
- En el formulario de solicitud se pregunta A quién quieres enviar la solicitud 1 (pregunta para el prefijo 2) y ¿Qué idioma de nuestros productos o servicios usaste? (pregunta para el nombre en cascada).
-
En la configuración del formulario de solicitud, la respuesta a ¿Qué idioma de nuestros productos o servicios usaste? 3 se asigna al nombre del elemento principal y está configurada para aplicarse en cascada al nombre de todos los subelementos.
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La persona que envía la solicitud responde con HC 4 y Inglés 5.
- Así, el nombre del elemento principal incluye Inglés. Y el mismo valor también se aplica en cascada a todos los subelementos creados.
- La respuesta HC se aplica como prefijo a todos los subelementos según la configuración del formulario.
- El subelemento creado a partir del blueprint mantiene su nombre predeterminado, por ejemplo, Help Center.
-
El nombre final del subelemento incluye las tres partes, por ejemplo: [Inglés] [HC] Help Center 6.
La cascada de la descripción se configura pregunta por pregunta, lo que permite al administrador del formulario decidir qué respuestas deben aparecer en todos los subelementos.
La descripción final del subelemento puede incluir:
- Respuestas de preguntas asignadas y configuradas para aplicarse en cascada.
- La descripción predeterminada de los subelementos, si existe.
- Varias respuestas en cascada a la sección de descripción, cuando esté configurado.
Si un subelemento tiene una descripción predeterminada, esta se mantiene y se añaden las respuestas en cascada.
Cuando varias preguntas se asignan a la descripción, las respuestas aparecen en el subelemento bajo los encabezados y la estructura configurados en el formulario de solicitud.
Por ejemplo:
Imagina un formulario de solicitud llamado Customer Experience.
- Una pregunta asignada añade Detalles de la campaña 1.
- Otra pregunta asignada añade Público objetivo 2.
- El subelemento ya contiene una descripción predeterminada con Instrucciones de trabajo 3.
La descripción final del subelemento incluye las instrucciones de trabajo existentes junto con las secciones de detalles de campaña y público objetivo añadidas en cascada.
La cascada de valores de campo ayuda a que la información relevante de la solicitud esté disponible en todos los niveles de trabajo y facilita los informes entre subelementos sin tener que copiar y pegar información de forma manual.
Cuando una respuesta se aplica en cascada a los campos, el valor enviado se aplica al elemento principal y a cada subelemento creado a partir de la solicitud.
La cascada de valores de campo es diferente de la cascada de Nombre y Descripción. Una vez enviado el formulario, la cascada permanece habilitada en el campo dentro del espacio de trabajo, de modo que los subelementos añadidos manualmente también puedan heredar los valores del elemento principal. Para obtener más información, consulta Crear campos personalizados.
Según el campo asignado, los valores aparecen en los subelementos de la siguiente manera:
-
Campo personalizado
Cuando la respuesta a una pregunta asignada a un campo personalizado se configura para aplicarse en cascada, el valor enviado se aplica al elemento principal y a todos los subelementos creados como valor del campo personalizado.
Si el mismo campo personalizado ya tiene un valor predeterminado en el blueprint usado para crear el subelemento, el valor enviado en cascada reemplaza ese valor del blueprint. Si no se envía una nueva respuesta para ese campo personalizado asignado, el valor existente del blueprint permanece sin cambios.
La cascada del formulario de solicitud y la cascada del blueprint pueden funcionar juntas cuando los subelementos se crean a partir de un blueprint:
- Si el blueprint no tiene la cascada habilitada, la cascada configurada en el formulario de solicitud se aplica solo a las respuestas asignadas y configuradas para aplicarse en cascada en el formulario.
- Si el blueprint ya tiene la cascada habilitada, ese comportamiento de cascada permanece activo tras enviar el formulario, independientemente de la configuración de cascada dentro del propio formulario.
- La cascada habilitada en el blueprint no se puede desactivar desde el formulario de solicitud.
Por ejemplo:
- El valor de campo predeterminado del subelemento es Idioma = Francés.
- En el formulario de solicitud se pregunta ¿Qué idioma de nuestros productos o servicios usaste? 1. Esta respuesta se asigna al campo personalizado y la cascada a todos los subelementos está habilitada en el formulario.
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Cuando se envía el formulario, el subelemento recibe el valor Inglés 2, reemplazando el valor original heredado del blueprint.
-
Importancia
Cuando una pregunta de Importancia se configura para aplicarse en cascada, el valor de Importancia enviado se aplica al elemento principal y a todos los subelementos creados. Si el blueprint usado por el formulario de solicitud ya define un valor de Importancia predeterminado, ese valor se reemplaza por el valor enviado en cascada del mismo modo que se actualiza el valor del elemento principal a partir de la respuesta del formulario.
Una vez aplicado, la cascada se habilita para el campo Importancia dentro del espacio de trabajo, de modo que los subelementos creados manualmente también puedan heredar el valor de Importancia del elemento principal.
Por ejemplo:
- El blueprint usado para crear el subelemento define el valor predeterminado de Importancia como Normal.
- Una respuesta del formulario de solicitud se asigna a la Importancia del elemento principal y la cascada está habilitada.
- La persona que envía la solicitud selecciona Alta en el formulario de solicitud.
Cuando se envía el formulario, la Importancia del elemento principal se establece en Alta 1, y el mismo valor en cascada se aplica a los subelementos creados. Como resultado, el valor original de Importancia del subelemento heredado del blueprint se reemplaza por Alta 2.
Si no se envía un nuevo valor de Importancia en el formulario de solicitud, el valor de Importancia existente definido en el blueprint utilizado para crear el subelemento permanece sin cambios.