Crear y gestionar activos
TL;DR
La gestión de recursos de Wrike te permite crear, organizar, actualizar, asignar, hacer seguimiento y eliminar recursos no humanos como equipos e instalaciones. Puedes añadir activos manualmente para configuraciones pequeñas o importarlos/actualizarlos en bloque mediante Excel, incluidos campos de texto personalizados. Usa acciones masivas para asignar rápidamente roles, agendas, grupos e imágenes, y gestiona permisos mediante tipos de usuario. Los activos pueden asignarse a tareas, supervisarse en diagramas de carga de trabajo y paneles para detectar conflictos o niveles de utilización, y eliminarse de forma segura transfiriendo el trabajo según sea necesario.
| Disponibilidad: Pinnacle, Apex.; Indisponibilidad: Free, Team, Business; |
La gestión de recursos de Wrike te ayuda a añadir, organizar y gestionar equipos, instalaciones y otros recursos no humanos en tu espacio de trabajo. Ya sea que hagas seguimiento de unas cuantas salas de reuniones o de cientos de máquinas, Wrike lo hace sencillo para empezar.
La creación manual de activos es ideal para equipos pequeños o cuando solo necesitas añadir unos pocos activos. Puedes añadir nuevos activos y actualizar sus detalles directamente desde la configuración de tu cuenta.
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Haz clic en tu foto de perfil 1 en la barra lateral y selecciona Configuración 2.
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En Administración de cuentas, haz clic en la pestaña Usuarios 3.
- En el panel izquierdo, selecciona Activos 4.
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Haz clic en Crear activos 5.
- En la ventana Crear nuevos activos, introduce el nombre del activo 6.
- Para añadir más de un activo, haz clic en +Activo 7.
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Haz clic en Crear activo 8 para finalizar.
Importante
A medida que agregas más activos, un icono de eliminación aparece junto al nombre de cada activo. Haz clic en él para quitar un activo antes de guardar.
Después de crear tus activos, puedes actualizar sus detalles en bloque:
- Selecciona los activos que quieras actualizar.
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Usa el panel de Acciones masivas para editar:
- Rol de trabajo
- Agenda de trabajo
- Actualizar imágenes de activos
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Asignar grupo de activos
Consejo
Las Acciones masivas te ayudan a ahorrar tiempo al actualizar varios activos a la vez.
La importación masiva te ayuda a añadir o actualizar varios activos a la vez en Wrike. Esto es ideal al añadir nuevos activos, actualizar tu inventario o añadir rápidamente varios activos. Puedes usar nuestra plantilla de Excel para que el proceso sea simple y rápido.
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Descarga nuestra plantilla o usa tu archivo de Excel:
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Haz clic en la pestaña Activos 1 en Usuarios dentro de Administración de cuentas.
- Haz clic en el menú de los tres puntos 2 en el encabezado.
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Selecciona Importar desde Excel 3 en el menú.
- En el diálogo emergente, puedes descargar nuestra plantilla 4 o elegir un archivo que coincida con nuestro formato.
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Crear nuevos activos con campos personalizados
Puedes añadir rápidamente nuevos activos en bloque e incluir campos personalizados durante la importación.
Rellenar detalles de activos
- Abre la plantilla en Excel.
- Añade cada activo como una nueva fila.
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Los campos comunes incluyen:
- Nombre (obligatorio)
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Campos personalizados (si has añadido alguno)
Importante
Los nombres de activos deben ser únicos.
Puedes crear campos personalizados al vuelo escribiendo un nuevo nombre de campo en tu tabla. Si el campo personalizado no existe en Wrike, se creará como un campo de texto. Puedes cambiar el tipo de campo más tarde si es necesario.
Consejo
Solo puedes crear campos personalizados como campos de texto durante la importación. Para usar un tipo de campo diferente, actualízalo después de la importación.
Actualizar los campos personalizados de activos existentes
Puedes actualizar los campos personalizados de activos que ya existen en Wrike. Para hacerlo, necesitarás el ID del activo para cada activo que quieras actualizar. Así es como:
- Haz clic en la pestaña Activos 1 en la configuración de Usuarios dentro de Administración de cuentas.
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Haz clic en el menú de los tres puntos 2 en el encabezado.
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Selecciona Exportar activos a Excel 3 en el menú.
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En la ventana de exportación, elige un formato de archivo como XLSX 4 y haz clic en Exportar 5.
- Cuando tu archivo esté listo, haz clic para descargarlo 6.
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Abre el archivo exportado y copia los ID de los activos.
- En tu tabla de importación, pega los ID de los activos en la columna ID 7.
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Añade o actualiza los valores de los campos personalizados según sea necesario.
Consejo
Deja la columna de nombre de activo vacía al actualizar activos existentes.
Si introduces un nombre de campo personalizado que aún no existe, Wrike lo creará como campo de texto durante la importación. Puedes cambiar el tipo de campo más tarde.
Importante
No puedes crear otros tipos de campo durante la importación; actualmente solo se admiten campos de texto.
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Importar tu archivo
- Vuelve a Wrike y haz clic en Importar de nuevo.
- Elige un archivo o arrastra y suelta tu archivo de Excel completado en el cuadro de diálogo Importar.
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Confirmar e importar
- Si todo está bien, haz clic en Iniciar importación para finalizar.
- Wrike creará nuevos activos o actualizará los existentes según las coincidencias de ID de activo.
- Después de que termine la importación, aparecerá una ventana emergente. Haz clic en Actualizar página para ver cuántos activos nuevos se añadieron y cuántos activos existentes se actualizaron.
Note
Algunos campos, como las agendas de trabajo, los iconos y los permisos, pueden necesitar configurarse manualmente después de la importación. Para actualizaciones en bloque, usa el mismo flujo de importación: Wrike actualiza los activos reconocidos en lugar de crear duplicados.
Puedes usar Acciones masivas para actualizar rápidamente roles de trabajo, agendas de trabajo y grupos para varios activos a la vez.
Asignar roles de trabajo
Asigna un rol funcional, como «Equipo», a cada activo. Los roles facilitan la búsqueda de activos y la generación de informes.
Definir horarios de trabajo
Configura horas laborales predeterminadas o tiempos de mantenimiento para cada activo. Esto evita reservas fuera de horario o cuando el activo no está disponible.
Organizar con grupos
Agrupa activos por instalación, planta o departamento. Los grupos te ayudan a filtrar y asignar activos rápidamente.
Asigna a cada activo un icono o imagen única para identificarlo rápidamente.
- Ve a Activos 1 en la configuración de usuario dentro de la administración de cuentas.
- Selecciona el activo que quieres actualizar 2.
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En el panel de acciones masivas, haz clic en Actualizar imagen de activo 3.
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Elige la imagen que quieres subir en la ventana de carga de imagen 4.
Note
Puedes subir archivos en formatos JPG, PNG, BMP y GIF.
- Haz clic en Abrir 5 para subir la imagen.
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Después de subir la imagen, verás una notificación confirmando la actualización 6.
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La imagen del activo se ha actualizado para facilitar su identificación 7.
Consejo
Usa imágenes claras y distintivas para que el equipo reconozca los activos de un vistazo.
Los usuarios con el permiso Gestionar activos pueden crear, editar o eliminar activos, incluida la actualización de la imagen de perfil del activo. Para otorgar este permiso, ve a Tipos de usuario en la administración de cuentas.
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Los usuarios que no tengan este permiso habilitado pueden ver y asignar activos, pero no pueden editar los registros de activos.
Para asignar un activo:
- Abre cualquier tarea o proyecto en Wrike.
- Usa las recomendaciones de asignación en el campo de asignación para añadir los activos necesarios.
- Si tu equipo usa requisitos (p. ej., «requiere tipo de máquina y aplicación principal»), Wrike recomendará los activos disponibles que cumplan esos criterios.
El diagrama de carga de trabajo de activos te ayuda a ver todas las asignaciones y cómo se están usando tus recursos. Puedes detectar sobrecargas o conflictos y hacer cambios rápidamente para equilibrar las cargas de trabajo.
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Abre el Diagrama de carga de trabajo de activos para ver todas las asignaciones y la utilización de recursos 1.
- Busca resaltados en rojo. Indican sobrecarga o conflictos de programación 2.
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Mueve tareas directamente en el programador para resolver conflictos o redistribuir el trabajo.
- El panel de control de Equipos ofrece un resumen del uso, resaltando los activos infrautilizados y sobrecargados.
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Puedes crear informes personalizados sobre uso histórico, tendencias de asignación o próximas ventanas de mantenimiento.
En este ejemplo, el panel muestra la carga de trabajo del equipo, resaltando máquinas que están sobre o infrautilizadas. También puedes ver qué tipos de máquina están asignados a cada aplicación principal.
Aquí, el tipo de máquina Packaging Machine está sobreasignado en 192 horas. Para evitar la sobreasignación, mueve o desasigna esta máquina durante esas horas. También puedes revisar el panel para encontrar otras máquinas disponibles para el mismo trabajo.
Consejo
Usa filtros en tu panel de control para detectar rápidamente el equipo sobreasignado y reasignar tareas según sea necesario.
Cuando eliminas un activo, su trabajo asignado se organiza en una carpeta especial (Recursos de activo eliminado) y los elementos compartidos se transfieren a otro usuario o activo que elijas. Más información sobre eliminar usuarios.
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Todas las tareas y proyectos asignados al activo (por ejemplo, Pick and Place) se mueven a una carpeta llamada Pick and Place - Recursos de activo eliminado.
- Cualquier tarea, proyecto o carpeta que estuviera compartida con el activo ahora se comparte con el usuario o activo que elijas durante el proceso de eliminación.
- Ve a Activos 1 en la configuración de usuario dentro de la administración de cuentas.
- Selecciona el activo que quieres eliminar 2.
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En el panel de acciones masivas, haz clic en Eliminar de la cuenta 3.
- En la ventana emergente se te pedirá transferir las tareas, proyectos, carpetas y asignaciones de formularios de solicitud del activo 4.
- Elige un usuario o activo al que transferir estos elementos 5.
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Haz clic en Eliminar activo para siempre 6 para completar la eliminación.
Importante
Una vez que elimines un activo, esta acción no se puede deshacer.