Filtrado por Enlace a Campos de la Base de Datos en formularios de solicitud
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Disponibilidad: Pinnacle.; Indisponibilidad: Free, Team, Business; |
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Disponibilidad: Apex.; Indisponibilidad: Free, Team, Business, Pinnacle; |
Importante
La lógica de filtrado condicional entre los campos personalizados "Enlace a la Base de Datos" solo funciona en los formularios de solicitud. Esta funcionalidad no está disponible en otras áreas del espacio de trabajo.
El filtrado en Enlace a la Base de Datos te permite crear experiencias de selección dinámicas basadas en dependencias en tus formularios de solicitud al conectar bases de datos relacionadas. A medida que los usuarios realizan selecciones, cada elección filtra las opciones del siguiente campo, creando una experiencia de completado de formularios más intuitiva y eficiente.
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Eficiencia: elimina opciones irrelevantes y agiliza la introducción de datos.
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Precisión: evita que los usuarios seleccionen opciones incompatibles.
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Personalización: adapta la experiencia del usuario según sus necesidades y contexto.
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Escalabilidad: especialmente útil para bases de datos grandes e interdependientes (p. ej., educación, RR. HH., inventario).
A continuación tienes una descripción general de alto nivel. Para obtener pasos detallados sobre cómo configurar bases de datos y los campos Enlace a base de datos, lee más.
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Establecer dependencias entre bases de datos: Enlaza tus bases de datos para que cada selección determine las opciones que se muestran en el siguiente campo: de países a ciudades y después de ciudades a platos emblemáticos.
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Configurar campos personalizados con reglas de filtrado: Añade campos personalizados de Enlace a base de datos basados en tus bases de datos y establece condiciones para que los usuarios vean solo las opciones relevantes según sus selecciones anteriores.
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Usar en formularios de solicitud: Añade los campos personalizados configurados a tu formulario. A medida que los usuarios hagan selecciones, cada elección reducirá las opciones disponibles en el siguiente campo.
Con esta función agilizas la selección de datos, reduces errores de usuario y aseguras que tus formularios sean personalizados y eficientes.
Ejemplo de caso de uso:
Crea un formulario de solicitud donde los usuarios elijan un país, luego una ciudad y por último un plato emblemático, y cada elección filtre la siguiente según las bases de datos vinculadas.
Para mostrar solo las opciones relevantes en los formularios de solicitud, primero vincula tus bases de datos entre sí.
Estructura de la base de datos
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Base de datos de países:
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Almacena una lista de países que puedes planear visitar.
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Base de datos de ciudades:
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Mantiene una lista de ciudades disponibles para explorar cuando visitas un país específico.
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Base de datos de comida:
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Enumera los platos emblemáticos disponibles en cada ciudad.
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Pasos a seguir para configurar bases de datos
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Empieza por crear bases de datos: País, Ciudad y Comida famosa 1.
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Añade la lista de países 2 a la base de datos de Países.
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Introduce la información de las ciudades en la base de datos de Ciudades y añade un enlace a la base de datos de Países dentro de la de Ciudades para que puedas identificar qué ciudades pertenecen a cada país específico 3.
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Luego crea una base de datos de comida añadiendo platos emblemáticos y vinculándola a la base de datos de ciudades, lo que te permitirá ver a qué ciudad pertenece cada plato emblemático 4.
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La columna Country en la base de datos City y la columna City en la base de datos Food servirán como filtros, asegurando que los campos del formulario muestren solo los registros relevantes según tus selecciones.
Campos Enlace a base de datos permiten a los usuarios seleccionar registros de una base de datos como valores de campos personalizados para tareas y proyectos. Además, se pueden configurar para filtrar opciones en formularios de solicitud según los vínculos entre las bases de datos de las que se están seleccionando.
En tu espacio con las bases de datos correspondientes, crea campos personalizados para País de destino, Ciudad de destino y Plato emblemático.
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Haz clic en el botón Campos 1 o en el botón + Añadir columna 1 para crear un nuevo campo personalizado.
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En el menú desplegable, selecciona + Campo personalizado 2.
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Introduce el Nombre del campo que quieras 3 y elige Enlace a base de datos 4 como tipo de campo.
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Si quieres permitir múltiples selecciones en un campo personalizado y asociarlo al tipo de pregunta Respuestas múltiples en los formularios de solicitud, marca la casilla Vincular varios registros 5.
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Desplázate hasta la sección Enlazar base de datos y usa la barra Buscar bases de datos 6 para encontrar y seleccionar la base de datos adecuada.
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Una vez que hayas seleccionado tu base de datos, haz clic en el botón Crear 7 para añadir tu campo personalizado de Enlace a base de datos.
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Busca el campo personalizado al que quieres añadir una condición de filtro y haz clic en el menú de tres puntos 1 junto a su título.
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En el desplegable, elige Cambiar la configuración del campo 2.
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En el panel de ajustes, debajo de Base de datos enlazada, marca la casilla 3 para habilitar la opción Mostrar solo los registros de la base de datos seleccionada.
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Después de habilitar esto, aparecerá una ventana de Condiciones donde podrás:
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Seleccionar columnas de la base de datos (como City) 4.
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Seleccionar el campo personalizado apropiado para filtrar valores para cada columna. Por ejemplo, elige el campo personalizado Destination City 5 para la columna City a fin de identificar la Signature Food de esa ciudad que puedes probar.
Nota
Los filtros corresponden a las columnas de la base de datos Food que configuraste anteriormente.
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Cuando hayas terminado de configurar tus filtros, haz clic en Guardar 6 para aplicar los cambios.
Nota
Puedes configurar un filtro para el campo City en función de la elección de Destination Country del mismo modo que filtras el campo Food. Esto te permite mostrar solo las ciudades relevantes al remitente del formulario según el país seleccionado.
Crea tu formulario de solicitud y mapa los campos personalizados Enlace a base de datos como opciones de respuesta para preguntas de respuesta única o múltiple, asegurándote de que los solicitantes vean opciones específicas y relevantes.
Nota
Un campo funcionará como selección única o múltiple según si la opción Vincular varios registros está marcada:
Si la casilla está desactivada, usa el tipo de pregunta Respuesta única.
Si la casilla está activada, usa el tipo de pregunta Respuestas múltiples.
Paso 1: Seleccionar país
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El usuario selecciona el país que desea visitar.
Paso 2: Seleccionar ciudad
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El usuario selecciona una ciudad dentro del país elegido.
Paso 3: Seleccionar comida
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El formulario filtra y muestra automáticamente los platos emblemáticos únicos de la ciudad seleccionada.
Exploremos otro ejemplo que ilustra cómo elegir un plan de estudios concreto determina las categorías de estudio disponibles, junto con las asignaturas específicas que se ofrecen dentro de esas categorías. Por ejemplo, cuando seleccionas un plan de estudios específico —como el Central Board of Secondary Education (C.B.S.E)— se te mostrará un conjunto de categorías académicas como Lengua y Literatura, Educación Física y Estudios Sociales. Dentro de cada categoría encontrarás una lista adaptada de asignaturas relevantes tanto para el plan de estudios seleccionado como para la categoría. Por ejemplo, en el plan de estudios C.B.S.E, si eliges la categoría "Social Studies" obtendrás asignaturas como Economics, General Knowledge, Geography y History, mientras que al seleccionar la categoría "Physical Education" se ofrecen opciones como Cricket y Judo / Karate. Este enfoque estructurado garantiza que los estudiantes tengan acceso a una selección de asignaturas curada que se ajusta a los requisitos y la filosofía de su marco educativo elegido.
Para determinar de forma sistemática qué asignaturas están asociadas a un plan de estudios y categoría de estudio específicos, es útil diseñar una estructura de bases de datos interconectadas. Esta configuración garantiza una gestión eficiente, una recuperación rápida y un filtrado sencillo del contenido del plan de estudios. Aquí tienes una guía paso a paso:
Base de datos de curriculum:
Empieza creando una tabla de base de datos llamada Curriculum 1. Esta contendrá varios planes de estudios educativos como C.B.S.E (Central Board of Secondary Education), I.C.S.E (Indian Certificate of Secondary Education), IB DP (International Baccalaureate Diploma Programme) y otros. Cada entrada representa un marco curricular distinto.
Base de datos de categorías:
A continuación, crea una base de datos de categorías Category 2. Las categorías agrupan asignaturas en campos de estudio más amplios como Ciencias, Matemáticas, Estudios Sociales, Lenguas y Literatura, y Educación Física. En esta tabla, añade un campo relacional para vincular cada categoría a un curriculum específico 3 utilizando un campo Enlace a base de datos. Si una categoría existe en más de un plan de estudios, puedes vincular todas sin problema.
Base de datos de asignaturas:
Crea una base de datos independiente Subject 4 para enumerar todas las asignaturas disponibles, como Historia, Matemáticas, Geografía, Economía, Física, Inglés y Ciencias Ambientales, etc. En esta tabla, usa la opción Enlace a base de datos para asociar cada asignatura con sus correspondientes bases de datos de currículo y categorías 5.
Como una misma asignatura puede pertenecer a distintas categorías o planes de estudios, la tabla Subject hará referencia cruzada con las bases de datos Curriculum y Categoría. Cada fila de la tabla asigna explícitamente una asignatura a una categoría y un plan de estudios específicos. Por ejemplo:
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Physical Chemistry (Asignatura) - Ciencias (Categoría) - C.B.S.E (Curriculum)
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Organic Chemistry (Asignatura) - Ciencias (Categoría) - I.C.S.E (Curriculum)
Esta asignación tiene en cuenta las variaciones entre los planes de estudios. Por ejemplo, aunque tanto C.B.S.E como I.C.S.E puedan listar "Chemistry" dentro de "Science", los temas o asignaturas concretos (Physical Chemistry, Organic Chemistry) pueden diferir según las directrices del plan de estudios.
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Crea campos personalizados: Curriculum, Category of Study y Subjects 1.
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Asegúrate de tener bases de datos separadas para cada tipo de campo (por ejemplo, Base de Datos de Curriculum, Base de Datos de Categorías, Base de Datos de Asignaturas).
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Enlazar campos personalizados con bases de datos
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En la estructura de datos, enlaza cada campo personalizado con su base de datos correspondiente (por ejemplo, enlaza el campo Asignaturas con la base de datos de Asignaturas) 2.
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Configurar los ajustes del campo enlazado con la base de datos
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Ve a la configuración del campo y localiza la sección Base de datos enlazada.
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Marca Mostrar solo los registros de la base de datos seleccionada en el campo 3.
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Esto activa un generador de condiciones donde puedes especificar qué registros aparecen, filtrados por los criterios seleccionados (por ejemplo, Curricula, Category).
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Establecer criterios de filtro
Dentro de la ventana de Condiciones:
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Implementa un filtro para Category of Study 4 que muestre dinámicamente las opciones en función del Curriculum seleccionado actualmente 5. Esto garantiza que solo veas las categorías relevantes para el curriculum elegido, agilizando el proceso de selección.
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Añade un filtro para Subjects 6 que refine las opciones de asignaturas disponibles según el Curriculum 7 y la Category of Study 8 seleccionados. Este enfoque de filtrado en dos capas garantiza que las asignaturas mostradas sean precisas y específicas del contexto, mejorando la eficiencia del usuario y la exactitud de los datos.
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Haz clic en el botón Guardar 9 para aplicar filtros a tus campos personalizados.
Nota
Filtros como Curricula y Category son las columnas de la base de datos Subjects.
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A continuación, necesitarás crear tu formulario de solicitud. Incluye preguntas que recopilen información sobre el curriculum, la categoría de estudio y las asignaturas disponibles; estos detalles permitirán a los usuarios especificar qué asignaturas quieren seleccionar según el curriculum y la categoría de asignatura elegidos.
Usa en el formulario los campos personalizados previamente configurados Curriculum, Category of Study y Subjects, que ya incluyen sus condiciones específicas.
Nota
Si un campo personalizado está enlazado a un solo registro, usa el tipo de pregunta Selección única.
Si un campo personalizado está enlazado a varios registros, usa el tipo de pregunta Selección múltiple.
Pasos para enviar el formulario de solicitud
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Seleccionar Curriculum:
Elige el curriculum que te interese (p. ej., C.B.S.E, I.C.S.E, IB, etc.).
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Seleccionar Category of Study:
Elige la categoría dentro del curriculum seleccionado (por ejemplo, Science, Mathematics, Humanities, Language & Literature, etc.).
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Seleccionar Subjects:
Según el curriculum y la categoría seleccionados, se te mostrará una lista de asignaturas disponibles. Elige una o más asignaturas que desees estudiar.
Nota
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La disponibilidad de asignaturas puede variar según el curriculum y la categoría seleccionados.
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El sistema filtrará y mostrará automáticamente solo aquellas asignaturas relacionadas con tus selecciones previas.
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Puedes seleccionar asignaturas únicas o múltiples según las directrices del curriculum.
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Revisa tus selecciones antes de enviar el formulario de solicitud.
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Usuario: Anushka, una estudiante de secundaria.
Objetivo: seleccionar cursos para el próximo año académico según sus intereses.
Paso 1: Seleccionar curriculum
Anushka inicia sesión en su portal de estudiante para completar su formulario de solicitud de inscripción a cursos. Se le presenta una selección de curricula disponibles: C.B.S.E, I.C.S.E, IB DP e IGCSE. Después de analizar cuidadosamente sus opciones, Anushka elige el currículo C.B.S.E, reconocido por su programa nacional estandarizado y su fuerte enfoque en Ciencia y Matemáticas, áreas que se ajustan a sus intereses académicos y aspiraciones futuras.
Paso 2: Seleccionar Category of Study
Tras elegir su currículo, a Anushka se le pide que seleccione su área de interés. Se le presentan varias categorías, incluidas Lengua y Literatura, Matemáticas, Educación Física, Ciencias y Estudios Sociales. Interesada en seguir una carrera en investigación, Anushka selecciona "Ciencias" como su categoría.
Paso 3: Seleccionar Subjects
Una vez que Anushka selecciona la categoría Ciencias dentro del currículo C.B.S.E, el portal muestra todas las asignaturas de ciencia disponibles para esa combinación (p. ej., Ciencias Ambientales, Química Física y Física). Decide inscribirse en Física y selecciona esa asignatura de la lista.
Resultado:
El portal confirma su currículo, categoría y asignaturas seleccionadas, garantizando que todas sus asignaturas elegidas se ajusten a la oferta de su colegio y a los requisitos de grado. Anushka envía el formulario de solicitud completado para que lo revise y apruebe el orientador académico.