Gestión y organización de bases de datos
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Disponibilidad: Pinnacle. No disponibilidad: Free, Equipo, Business, Enterprise; |
Todos los usuarios en cuentas de Pinnacle pueden crear, editar o eliminar bases de datos en los espacios compartidos con ellos.
Puedes crear una o más bases de datos dentro de cada espacio en Wrike. Esto significa que cada espacio tendrá su(s) propia(s) base(s) de datos dedicada(s), ayudándote a enfocarte en los datos específicos del espacio donde estás trabajando.
Pasos para crear una base de datos:
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Haz clic en el botón + 1 situado junto al título de bases de datos en la barra lateral.
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Añade una base de datos:
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Haz clic en Base de datos en el menú que aparece 2.
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Configura tu base de datos:
Importante
Usa la forma singular para nombres de registros personalizados. Wrike usa este nombre para crear botones y elementos de la interfaz en la base de datos, como un botón +Warehouse. Ejemplo: "Warehouse", no "Warehouses".
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En la ventana emergente, introduce un nombre para tu base de datos 3.
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Elige el nombre de los registros que gestionarás en tu base de datos de la lista predefinida 4.
O
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Escribe el nombre personalizado manualmente 5.
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Crear la base de datos:
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Haz clic en el botón Añadir 6 para completar el proceso.
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Puedes encontrar tu recién creada base de datos en la barra lateral bajo Bases de datos 7.
Las columnas se crean en función de los campos que selecciones. En una base de datos, cuando agregas una columna, se aplica solo a esa base de datos específica y no es reutilizable. Según el tipo de registros que deseas gestionar, puedes incluir columnas relevantes que ayuden a organizar y categorizar tus datos de manera efectiva.
Los tipos de columna disponibles reflejan los que están disponibles en Wrike, ofreciendo una gama de opciones para satisfacer varios requisitos de gestión de datos.
Para agregar columnas (campos) a tu base de datos:
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Haz clic en el botón + Añadir columna 1 o selecciona Campos 2 en la barra de herramientas.
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Introduce el nombre del campo que deseas crear para tu base de datos 3.
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Elige el tipo de campo para esta columna 4.
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Haz clic en el botón Crear 5 para agregar la columna a tu base de datos.
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Una vez creado, el campo aparecerá en la base de datos y en la barra de herramientas Campos 6.
Al personalizar tu base de datos con las columnas adecuadas, mejoras su funcionalidad, facilitando la gestión y el análisis eficiente de tus datos.
Por ejemplo:
Imagina que estás gestionando una base de datos de entrega de servicios a clientes. Es posible que desees agregar columnas como "Nombre del cliente," "Tipo de servicio," y "Estado". Estos campos te ayudan a realizar un seguimiento del progreso de cada proyecto de manera eficiente.
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Nombre del cliente: campo de texto para introducir el nombre del cliente.
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Tipo de servicio: campo desplegable para seleccionar el tipo de servicio proporcionado.
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Estado: campo desplegable para actualizar el estado actual de la entrega (p. ej., En curso, Pendiente, Completado).
Nota
Las columnas de tipo de usuario y las columnas de fórmula no son compatibles en la configuración de la base de datos.
Limitaciones de la base de datos: actualmente, no se pueden convertir tipos de campo en nuestro sistema, a diferencia del espacio de trabajo de Wrike. Sabemos que esta función es importante y nuestro equipo está trabajando para incorporarla en futuras actualizaciones. Mantente informado sobre las mejoras revisando nuestras Notas de publicación semanales.
Puedes crear una base de datos fácilmente importando datos desde un archivo CSV. Este método te permite transferir información estructurada a tu sistema de base de datos sin esfuerzo.
Nota
Aquí verás cómo dar formato a los valores de columna de tu archivo CSV para que Wrike pueda convertirlos en los tipos de campo personalizado más apropiados durante la importación.
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Tipo de campo de Wrike |
Formato necesario de CSV |
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Texto |
No es necesario formatear. Los valores de texto (p. ej., Algún texto) se convertirán en tipos de campo de texto automáticamente. |
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Número |
No es necesario formatear. Los valores numéricos (p. ej., 123,45) se convertirán en tipos de campo de número automáticamente. |
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Moneda |
Añade símbolos de moneda a los valores numéricos, con o sin espacios. Estos pueden ir antes o después de los valores numéricos (p. ej., 12,50 $, $12,50, 10 €, € 10). |
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Porcentaje |
Añade un símbolo de porcentaje sin espacios a los valores numéricos (p. ej., 42 %). |
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Casilla de verificación |
Para crear casillas marcadas, utiliza los valores VERDADERO o SÍ. Para crear casillas sin marcar, utiliza FALSO o NO. Se aceptan valores tanto en mayúsculas como en minúsculas. |
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Duración |
Formatea los valores numéricos como <horas>:<minutos> (p. ej., 2:50). |
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Fecha |
Formatea los valores de fecha como DD-MM-AAAA. Este es el estándar ISO 8601 para fechas (p. ej., 24-03-2025). |
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Selección simple |
Añade [corchetes] a los valores de campo. Cada elemento entre corchetes se convertirá en una opción seleccionable en el campo de selección única de Wrike. Se omitirán los valores duplicados (p. ej., [opción 1] [opción 2]). |
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Selección múltiple |
Añade [corchetes] a los valores de los campos y sepáralos con comas, sin espacios. Introduce todo entre "comillas dobles". Cada elemento entre corchetes se convertirá en una opción seleccionable en el campo de selección múltiple de Wrike. Se omitirán los valores duplicados (p. ej., “[opción 1],[opción 2]”). |
Pasos para importar una base de datos:
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Haz clic en el botón + 1 situado en la barra lateral.
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Selecciona Importar 2 en el menú que aparece.
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En la ventana emergente, elige o arrastra y suelta tu archivo 3.
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Haz clic en el botón Elegir un archivo 4 para navegar a la ubicación de tu archivo.
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Selecciona tu archivo 5.
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Una vez que hagas clic en Subir 6, se importarán tus datos y recibirás una notificación confirmando que la importación se ha realizado correctamente 7.
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Puedes encontrar tu recién creada base de datos en la barra lateral bajo Bases de Datos 8.
Importante
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Aceptamos la importación de datos de archivos CSV con un tamaño de hasta 20 MB.
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Nuestra configuración de la base de datos actualmente limita cada tabla a 100 000 registros (filas).
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Utiliza la importación para crear únicamente nuevas bases de datos; no puedes importar a una base de datos existente.
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La primera columna de tu archivo CSV debe tener nombres únicos, ya que se usarán en campos de enlace.
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La primera fila de tu archivo CSV se usará como nombres de campos en la nueva base de datos.
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Las filas y columnas vacías en tu archivo CSV se omitirán.
Puedes modificar los registros existentes editando la base de datos directamente. Esto te permite:
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Corregir errores en las entradas de datos.
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Actualizar información desactualizada.
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Añadir puntos de datos faltantes.
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Identificar el registro (fila) a actualizar
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Determina qué registro quieres modificar.
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Buscar el elemento del registro
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Utiliza la función de búsqueda en tu interfaz de base de datos para encontrar el registro deseado 1.
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Introduce el nombre del registro o las palabras clave relevantes en el campo de búsqueda y presiona Enter 2.
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Ver los resultados de la búsqueda
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Aparecerá una lista de registros que coincidan con tu búsqueda 3.
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Revisa los resultados para localizar el registro específico que quieres actualizar.
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Seleccionar el registro
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Haz clic en el registro de los resultados de la búsqueda para abrirlo y editarlo 4.
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Actualizar la información
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Haz los cambios necesarios escribiendo la información correcta en los campos relevantes 5.
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Asegúrate de que todas las actualizaciones sean precisas y completadas.
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También puedes modificar los atributos de la base de datos para adaptarlos mejor a tus necesidades. Esto incluye actualizar el nombre de la base de datos, cambiar el nombre de los registros que quieras gestionar.
Para editar una base de datos:
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Haz clic en el botón del menú de los tres puntos 1 situado junto al nombre de la base de datos que quieras editar.
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Selecciona Editar 2 del menú.
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Se abrirá una ventana emergente, donde puedes hacer lo siguiente:
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Cambiar el nombre de la base de datos 3.
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Seleccionar el tipo de registro que deseas gestionar 4.
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Proporcionar un nombre personalizado para los registros en tu base de datos 5.
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Cuando hayas finalizado de hacer cambios, haz clic en Guardar 6 para aplicarlos.
Nota
Actualmente, el sistema de base de datos no soporta la funcionalidad de Deshacer. Nuestro equipo está trabajando en esta función. Agradecemos tu paciencia y te mantendremos informado de nuestro progreso a través de nuestras Notas de publicación semanales.
Puedes crear carpetas y categorizar tus bases de datos relevantes dentro de ellas. Esto no solo te ayudará a mantener los datos organizados, sino que también facilita el acceso, la gestión y la recuperación de bases de datos específicas cuando sea necesario. La organización estructurada reduce el tiempo empleado en buscar archivos y mejora la eficiencia del flujo de trabajo.
Nota
Estas carpetas no son las mismas que las carpetas de trabajo. Las carpetas de la base de datos existen solo en la barra lateral y son meramente para organización.
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Haz clic en el botón +
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En la barra lateral, haz clic en el botón + 1 junto al título de Bases de datos para comenzar.
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Selecciona Carpeta del menú
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En el menú desplegable, elige Carpeta 2. Esta opción te permite crear una nueva carpeta en la barra lateral, donde puedes almacenar y organizar tus bases de datos.
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Escribe el nombre de la carpeta
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En el cuadro de diálogo que aparece, escribe el nombre que le quieras dar a tu carpeta 3. Elige un nombre que refleje el contenido de la carpeta para facilitar su búsqueda más tarde.
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Haz clic en Añadir para crear la carpeta
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Confirma haciendo clic en Añadir 4. Tu nueva carpeta se creará y será visible en la barra lateral, lista para usarse.
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Vista de carpetas en la barra lateral
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Una vez añadida, tu carpeta aparecerá en la barra lateral 5, ayudándote a mantener un seguimiento de tus bases de datos organizadas para un fácil acceso.
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Organizar arrastrando y soltando
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Puedes arrastrar y soltar tus bases de datos en la carpeta recién creada. Simplemente haz clic y mantén presionada la base de datos, arrástrala hacia la carpeta y suelta para soltarla dentro 6.
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Una vez que se agrega una carpeta, tienes la flexibilidad de gestionar su contenido más adelante. Puedes añadir bases de datos adicionales a la carpeta para un acceso simplificado. Además, puedes crear subcarpetas dentro de la carpeta para organizar mejor tus bases de datos. Estas subcarpetas te permiten categorizar tus bases de datos de manera lógica, lo que facilita la administración de grandes colecciones. Además, puedes importar bases de datos directamente en la carpeta principal o sus subcarpetas para un manejo de datos más eficiente.
Añadir bases de datos, subcarpetas o importar bases de datos:
Para añadir una base de datos, crear subcarpetas o importar una base de datos existente, sigue estos pasos:
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Accede a la carpeta que quieras.
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Haz clic en el botón del menú de los tres puntos 1 que se encuentra junto al nombre de la carpeta.
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Haz clic en el botón Añadir elemento 2 del menú que aparece.
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En el menú, encontrarás las siguientes opciones:
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Añadir base de datos 3: elige esta opción para crear una nueva base de datos dentro de la carpeta. Para obtener más instrucciones sobre cómo añadir una base de datos a una carpeta, consulta Crear Bases de datos.
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Añadir carpeta 4: puedes organizar tu contenido creando subcarpetas dentro de la carpeta actual. Para obtener más información sobre cómo añadir una base de datos a una carpeta, consulta Cómo crear carpetas y organizar tu Base de datos.
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Importar 5: elige esta opción si necesitas importar un archivo de base de datos externa a la carpeta actual. Para obtener más información sobre cómo añadir una base de datos a una carpeta, consulta Importar Bases de datos.
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Este método ayuda a mantener un sistema de base de datos estructurado y organizado, mejorando la gestión y recuperación de datos.
Puedes mover tu base de datos entre espacios para optimizar el rendimiento, organizar datos o escalar tu infraestructura.
Importante
Crea siempre una copia de seguridad completa de tu base de datos antes de iniciar el movimiento. Esto asegura que tengas un punto de recuperación en caso de que algo salga mal durante la transferencia.
Para mover una base de datos a un espacio diferente dentro de tu cuenta, sigue estos pasos:
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Accede a la base de datos:
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Haz clic en el botón del menú de los tres puntos 1 situado junto al nombre de la base de datos.
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Selecciona la opción Mover:
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En el menú que aparece, haz clic en la opción Mover 2.
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Elige el espacio de destino:
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Haz clic en la sección Mover a 3 para abrir una lista de espacios disponibles dentro de tu cuenta.
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Explora la lista para encontrar el espacio deseado donde quieres reubicar la base de datos 4.
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Confirma el movimiento:
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Una vez que hayas seleccionado el espacio apropiado, haz clic en el botón Mover 5 para iniciar la transferencia.
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Finalización del movimiento:
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Ahora, tu base de datos se moverá al nuevo espacio.
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Importante
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Visibilidad y acceso:
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Después de mover la base de datos, solo los miembros del espacio de destino podrán ver y compartir sus datos. Al mover una base de datos a un nuevo espacio, esencialmente estás renunciando al control de esos datos. Los miembros del nuevo espacio tendrán la capacidad de compartir y gestionar los datos de la base de datos como deseen. Por lo tanto, ten cuidado al mover datos sensibles, como registros de RRHH, a menos que sepas con seguridad que todos los usuarios en el nuevo espacio deben tener acceso. Asegúrate de que los miembros necesarios del equipo tengan acceso al nuevo espacio.
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Bases de datos enlazadas:
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Todas las base de datos enlazadas aquí permanecerán en sus ubicaciones originales. Esto significa que si se hace referencia a la base de datos movida en otra base de datos, esas referencias seguirán apuntando a la base de datos original.
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Permisos:
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Revisa los permisos en el nuevo espacio para garantizar que se conceden los niveles de acceso apropiados a los usuarios que necesitan interactuar con la base de datos.
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Notificaciones:
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Considera la posibilidad de notificar a los miembros del equipo sobre el cambio, especialmente si dependen de esta base de datos para hacer su trabajo, para evitar confusiones.
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La duplicación de una base de datos crea una copia exacta de la original, lo que puede ser útil por varios motivos:
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Copia de seguridad y recuperación: usa duplicados para realizar copias de seguridad seguras y restaurar datos en caso de pérdida o corrupción, asegurando continuidad e integridad.
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Pruebas y desarrollo: una base de datos duplicada ofrece un espacio seguro para que los desarrolladores y evaluadores prueben nuevas funciones, realicen pruebas de rendimiento y solucionen problemas sin afectar a los datos en tiempo real.
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Formación y demostración: los duplicados son excelentes para capacitar a nuevos usuarios o presentar funciones del software, permitiéndoles trabajar con datos realistas mientras mantienen a salvo los sistemas activos.
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Migración de datos: prueba el proceso de migración al cambiar a nuevos sistemas o versiones de bases de datos para garantizar la integridad de los datos.
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Auditoría y cumplimiento: crea copias con fines de auditoría para verificar el cumplimiento de las regulaciones y estándares sin exponer datos confidenciales de producción.
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Análisis de datos: usa bases de datos duplicadas para el análisis y la elaboración de informes sin afectar el rendimiento de la base de datos original.
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Aislamiento del entorno: Aisla diferentes entonces, como el desarrollo, las pruebas y la puesta en escena, para evitar conflictos y garantizar un flujo de trabajo más fluido.
Duplicar una base de datos
Para duplicar una base de datos:
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Haz clic en el botón del menú de los tres puntos 1 situado junto al nombre de la base de datos.
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Selecciona Duplicar 2 en el menú.
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En la ventana emergente, puedes:
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Renombrar la base de datos para facilitar su identificación 3.
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Seleccionar el tipo de registro que deseas gestionar 4.
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Proporcionar un nombre personalizado para los registros que deseas gestionar 5.
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Haz clic en Duplicar 6 para crear la copia de la base de datos.
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Se creará una copia exacta de la base de datos original y aparecerá en la barra lateral 7.
Para eliminar una base de datos, sigue estos pasos:
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Haz clic en el menú de los tres puntos 1 situado junto al nombre de la base de datos.
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Selecciona Eliminar 2 en el menú.
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Aparecerá un cuadro de diálogo. Haz clic en Eliminar 3 de nuevo.
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Se eliminará la base de datos.
Advertencia
Eliminar una base de datos la borra permanentemente y no se puede deshacer. Asegúrate de tener copias de seguridad o estar completamente seguro antes de proceder con la eliminación.
El tamaño máximo de archivo para importar archivos CSV en las bases de datos de Wrike es de 20 MB. El número máximo de filas para importar archivos CSV en las bases de datos Wrike es de 100 000. El sistema no aceptará los archivos que superen cualquiera de estos límites.