Integración entre Wrike y QuickBooks
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Disponibilidad: Pinnacle, Apex.; Indisponibilidad: Free, Team, Business; |
Disponible para todos los tipos de usuario con el permiso Miembro de mi equipo habilitado.
Los administradores de cuentas pueden controlar la disponibilidad de la función mediante el permiso Exportar entradas de tiempo a QuickBooks.
La integración de Wrike con QuickBooks agiliza tus procesos de facturación y cobro, lo que mejora la visibilidad y la gestión financieras. Esta integración permite una transferencia de datos precisa, una facturación puntual y una sincronización en tiempo real.
Ventajas clave:
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Transferencia eficiente de datos: transfiere automáticamente los datos de control de tiempo de Wrike a QuickBooks para eliminar la introducción de datos manual.
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Facturación puntual: asegúrate de que todas las horas facturables se reflejen con precisión en QuickBooks para agilizar la facturación.
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Datos financieros actualizados: optimiza el flujo de datos financieros con nuestra integración nativa con QuickBooks.
Permisos: se necesitan permisos para acceder a las entradas de tiempo en Wrike y exportarlas a QuickBooks.
La integración de Wrike con QuickBooks te permite exportar tus entradas de tiempo sin problemas. Para usar esta función, asegúrate de tener una cuenta de QuickBooks y poder iniciar sesión para completar el proceso de autenticación.
Cómo funciona: al realizar la exportación, Wrike transfiere tus entradas de tiempo a QuickBooks basándose en tus datos de Wrike y en los ajustes de exportación:
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Entradas de tiempo: selecciona las entradas que quieres exportar.
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Cliente/Proyecto: en la ventana de exportación, podrás configurar los detalles del proyecto o del cliente. Selecciona clientes o proyectos desde tu cuenta de QuickBooks. Todas las entradas de tiempo exportadas se añadirán al cliente o proyecto seleccionado.
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Servicio: selecciona el servicio que necesitas de QuickBooks.
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Empleado: QuickBooks requiere que cada entrada de tiempo esté vinculada a un empleado. En Wrike, esto se puede hacer de forma automática o manual.
Nota
En QuickBooks se diferencia entre usuario y empleado. Por ejemplo, un director financiero puede tener acceso a una cuenta de QuickBooks, pero los informes que genera son meras representaciones de las entidades de los empleados dentro de QuickBooks.
Asignación de entradas de tiempo a empleados
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Asignación automática:
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Selecciona la vinculación automática si los usuarios de Wrike aparecen como empleados en QuickBooks con la misma dirección de correo electrónico. Wrike intenta vincular el correo electrónico de la persona que creó la entrada de tiempo en Wrike con el correo electrónico de una entidad de empleado en QuickBooks.
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Asignación manual:
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Puedes seleccionar manualmente el empleado correspondiente en QuickBooks para cada entrada exportada.
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Comentarios de la entrada de tiempo: comentarios relacionados con la entrada de tiempo en Wrike.
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Duración de la entrada de tiempo: duración de la entrada de tiempo en horas y minutos.
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Fecha de la entrada: fecha en la que se realizó la entrada de tiempo.
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Información de la tarea o el proyecto: detalles de la tarea o el proyecto relacionados con la entrada de tiempo.
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Error desconocido: una serie de incidencias internas, como unknown_status_in_external_system, minutes_is_invalid, hours_is_invalid, requests_limit_exceeded, wrong_external_timelog_parameters o, simplemente, unknown.
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Correo electrónico no encontrado: reconocido como email_is_invalid o user_has_not_been_found.
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Autorización caducada: el token de autorización ha caducado y debe renovarse.
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No exportado: estado inicial cuando la entrada de tiempo no se ha exportado.
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Exportado: estado cuando la entrada de tiempo se ha exportado correctamente.
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Exportación incorrecta: estado cuando se produce un error durante la exportación.
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Editado después de la exportación: estado cuando la entrada de tiempo se edita después de la exportación.
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Error desconocido: esto indica un error no especificado. A nivel interno, podría ser uno de los siguientes:
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unknown_status_in_external_system
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minutes_is_invalid
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hours_is_invalid
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requests_limit_exceeded
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wrong_external_timelog_parameters
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unknown
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No se encontró el correo electrónico: la dirección de correo electrónico no se puede vincular a un usuario de QuickBooks. A nivel interno, podría reconocerse como:
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email_is_invalid
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user_has_not_been_found
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Autorización caducada: el token de autorización ha caducado y debe renovarse.
La integración permite una rápida exportación y sincronización de entradas de tiempo desde Wrike a QuickBooks. Existen dos métodos:
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Exportación manual de entradas de tiempo mediante el registro de tiempo
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Exportación automatizada de entradas de tiempo a QuickBooks
Nota
La integración de Wrike con QuickBooks está disponible solo para QuickBooks Online.
Para exportar manualmente las entradas de tiempo a QuickBooks:
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Ve a la vista de Registro de tiempo o a Informe por entradas de tiempo del proyecto, carpeta o espacio correspondiente 1.
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Haz clic en Exportar a QuickBooks 2.
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En la ventana emergente, selecciona la cuenta de QuickBooks 3 que se utilizará para exportar las entradas de tiempo.
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Elige las entradas para exportar 4 y añade los campos requeridos como Cliente o Proyecto 5, Servicio 6 y Empleados 7.
Nota
En los planes superiores de QuickBooks, están disponibles los proyectos y los clientes. En los planes básicos, solo están disponibles los clientes.
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Haz clic en Exportar 8 para comenzar el proceso de exportación.
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Espera a que el proceso se complete.
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Comprueba la columna Exportar a QuickBooks 10 en la vista del Registro de tiempo para ver el número de entradas exportadas 9.
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Comprueba que el estado de estas entradas sea Exportado 11.
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También puedes usar la columna Exportar a QuickBooks como un filtro si es necesario.
Nota
Solo se transferirán las entradas que no se hayan exportado previamente o que se hayan editado desde la última exportación.
Crea una regla de automatización en Wrike para exportar las entradas de tiempo seleccionadas a QuickBooks según desencadenantes y condiciones específicos. Esta configuración optimiza tu flujo de trabajo entre Wrike y QuickBooks para aumentar la productividad y garantizar un control del tiempo preciso.
Para automatizar la exportación de entradas de tiempo a QuickBooks en Wrike:
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Crea una regla de automatización: configura una regla de automatización con los desencadenantes deseados (por ejemplo, cambio de estado de la tarea) 1.
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Selecciona la acción: elige la sincronización de las entradas de tiempo con QuickBooks 2.
Nota
Acción disponible solo cuando la regla se aplica a proyectos (y CIT basado en proyectos).
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Especifica los detalles de la sincronización: proporciona los detalles para la sincronización, incluida la cuenta de QuickBooks y los campos para la página de facturación 3.
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Exportación automática: una vez activada, las entradas de tiempo seleccionadas se exportarán automáticamente a QuickBooks. Por ejemplo, cuando el estado de una tarea cambia a Completado 4, la automatización exportará automáticamente las entradas de tiempo seleccionadas a QuickBooks 5.
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Comprueba las entradas en QuickBooks: asegúrate de que las entradas se han exportado correctamente.
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Realiza ajustes si es necesario: comprueba que la automatización funciona según lo previsto y ajusta las opciones de configuración si es necesario.