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Integración con el correo electrónico

Todos los tipos de licencia en todas las cuentas de Wrike pueden usar la integración con el correo electrónico. Los colaboradores y los usuarios con Permisos de carpetas limitados no tienen capacidad para crear tareas nuevas y editar detalles de las tareas.

10,5 minutos de lectura

Descripción general

El motor de integración con correo electrónico patentado de Wrike te permite trabajar con tareas de Wrike directamente desde tu correo electrónico. Puedes crear tareas y carpetas, añadir comentarios, actualizar el estado, establecer fechas de vencimiento y realizar otras acciones con las tareas.

La capacidad de enviar actividades importantes a Wrike en forma de las tareas implica que tu equipo y tú podréis trabajar juntos en ellas y mantener todo bien organizado en un único espacio. Una vez creada la tarea en Wrike, también puedes recibir notificaciones a fin de estar mejor informado del progreso de tus proyectos.

Información importante

  • Puedes crear o modificar las tareas solo del correo asociado con tu cuenta de Wrike.
  • Por lo general, enviar mensajes a una carpeta utilizando la dirección exclusiva de la carpeta o el proyecto (wrike+intoFolderID@wrike.com) te permite enviar por correo electrónico una tarea directamente en la carpeta o el proyecto asociado (sin añadir el nombre de la carpeta o el proyecto en la línea del asunto). No obstante, si aparece "RE" en la línea del asunto, entonces Wrike ignorará la dirección de correo electrónico única. Si deseas enviar la tarea a una carpeta o un proyecto concreto y aparece "RE" en la línea del asunto, entonces debes formatear el asunto para especificar a qué carpeta o proyecto se debe añadir la tarea.
  • Si añades "RE:" y "FW:" al principio de la línea del asunto, podrás editar las tareas existentes.
  • Crea 250 tareas o comentarios por hora como máximo con la integración de correo electrónico.

Pasos preliminares

Antes de empezar a enviar correos electrónicos a Wrike, es importante revisar tu configuración de tu correo electrónico.

Ajusta la configuración de tu correo electrónico:

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil situada en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
  2. Comprueba la configuración de la dirección de correo electrónico que estás ajustando en "Correo electrónico enviado desde".
  3. Selecciona una carpeta en la sección "Crear tareas en la carpeta" para indicar dónde deben crearse las tareas.
  4. Selecciona el tipo de tarea que se debe crear.
  5. Añade una dirección de correo electrónico adicional para poder crear y actualizar tareas a partir de varios correos electrónicos.

Ten en cuenta que solo puedes configurar los ajustes de integración para una cuenta a la vez. Si eres miembro de varias cuentas, debes especificar primero la cuenta para la que deseas editar los ajustes de integración:

  1. Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
  2. Establece la cuenta que estás viendo ahora mismo.
  3. Si necesitas cambiar la cuenta, pasa el ratón por encima de "Cambiar a otra cuenta" y selecciona la cuenta deseada de la lista que aparece.

Si la configuración se aplica actualmente a una cuenta y deseas aplicarla a otra cuenta, primero es necesario eliminar la configuración de la cuenta integrada. Para ello:

  1. Abre la configuración del perfil de la cuenta en la que ya está configurada la integración.
  2. Pasa el ratón por encima de la dirección de correo electrónico para la que existe la integración.
  3. Haz clic en el icono X que se muestra a la derecha.
  4. Haz clic en "Guardar cambios".

Crear una tarea por correo electrónico

Crear una tarea por correo electrónico es fácil, basta con seguir estas instrucciones:

  1. Escribe el título de la tarea en la línea de asunto. (obligatorio)
  2. Añade información relevante de las tareas. Aunque incorporar información adicional es opcional. Si optas por no especificar las fechas de vencimiento de la tarea o un estado, entonces la tarea se crea como activa y Wrike aplicará la carpeta predeterminada y los parámetros de fecha especificados en el perfil. Si no especificas la carpeta o proyecto en el que debe crearse la tarea, ésta se creará automáticamente en la carpeta, proyecto o espacio especificado en la configuración del perfil.
  3. Formatea la línea del asunto. Aparte de contener el título de la tarea, puedes usar el asunto para especificar parte o toda la información siguiente: la carpeta o subcarpeta en la que se debe crear la tarea, el estado de la tarea y las fechas de inicio y vencimiento de la tarea. Para dar formato al asunto de tu correo: puedes añadir la información en el orden que prefieras, pero asegúrate de poner el nombre de la carpeta, las fechas de inicio y vencimiento y el estado de la tarea entre corchetes. Por ejemplo, podrías incluir: nombre de la tarea [nombre de la carpeta] [fecha de inicio – fecha de vencimiento] [estado de la tarea].
  4. Añade los destinatarios del correo electrónico en el campo "Para". La tarea se asignará a los usuarios de Wrike cuyos correos electrónicos aparezcan en el campo "Para".
  5. Enviar la tarea a Wrike. Hay diferentes opciones para hacer esto:
  • Incluye "wrike@wrike.com" en el campo "Para" o "CC". Si “wrike@wrike.com” es el único destinatario, la tarea se te asignará. Si quieres dejar la tarea sin asignar, pon “wrike@wrike.com” en el campo “CCO” como único destinatario.
  • Si envías frecuentemente tareas por correo electrónico a una carpeta concreta, puedes añadir su dirección de correo electrónico particular (wrike+intoId. de carpeta@wrike.com) a tu libreta de contactos. A continuación, podrás enviar por correo electrónico la tarea directamente a la dirección en cuestión. Si lo haces, no tendrás que incluir el nombre de la carpeta o el proyecto en el asunto (a menos que "RE" aparezca en el asunto). Para buscar la dirección de correo electrónico de una carpeta, ve a "Información de la carpeta" 1, haz clic en "Permalink" 2 y, a continuación, copia la dirección de correo electrónico incluida debajo de "Correo electrónico para enviar tareas a esta carpeta".

Haz clic en “Enviar” ¡y tu tarea se añadirá a Wrike!

Create.png

Añadir una tarea a una carpeta por correo electrónico

Cuando estás creando una tarea por correo electrónico puedes añadir esa tarea a una carpeta ya existente o a una nueva.

Para añadir una tarea a una carpeta existente: añade el nombre de la carpeta (entre corchetes) a la línea del asunto. Si hay varias carpetas o subcarpetas con el mismo nombre, especifica la ruta de la carpeta a fin de colocar la tarea en la carpeta correcta. Para crear una ruta de carpeta, escribe seguidos todos los nombres de las carpetas de nivel superior separados con barras y encierra esta lista entre corchetes. Por ejemplo: [marketing/eventos/conferencias].

También puedes utilizar la dirección de correo electrónico única de la carpeta para enviar una tarea directamente a la carpeta en cuestión.

Para añadir una tarea a una carpeta nueva, incluye el nombre de tu carpeta nueva (entre corchetes) al asunto del correo. Si la carpeta aún no existe, Wrike creará una nueva y añadirá la tarea a ella. Si envías un correo electrónico a la dirección wrike@wrike.com, se creará una nueva carpeta en la sección "Compartido conmigo". También puedes crear una tarea en una nueva subcarpeta especificando la ruta de la carpeta de nivel superior y añadiendo el nombre de la subcarpeta al final. Las nuevas carpetas creadas por correo electrónico se comparten solamente con aquellas personas que tienen acceso a su carpeta de nivel superior y, en caso de no haber una carpeta de nivel superior, entonces la carpeta es privada. Las carpetas creadas por correo electrónico no se comparten automáticamente con los destinatarios del correo.

Ten en cuenta que los nombres de las carpetas son sensibles a mayúsculas. Para garantizar que las tareas se añadan a la carpeta correcta, asegúrate de que el nombre de la carpeta que introduces coincida exactamente con el de aquella donde deseas crear las tareas por correo electrónico.

Editar los detalles de una tarea por correo electrónico

La integración de correo electrónico te permite hacer más que solamente crear tareas, puedes editar o añadir diferente información de la tarea directamente desde el correo electrónico:

Ten en cuenta lo siguiente: 1) no puedes actualizar el campo de descripción de una tarea a través del correo electrónico 2) Los correos electrónicos con el campo del asunto vacío no desencadenan actualizaciones en la tarea.

Asignar una tarea por correo electrónico

Para asignar una tarea solo tienes que incluir las direcciones de correo electrónico de los asignados en el campo “Para”.

Para reasignar una tarea, incluye la dirección de correo electrónico del nuevo responsable en el campo “Para” y añade “FW:” al principio del asunto del correo.

AssignTask.png

Compartir una tarea

Una vez creada por correo electrónico, la tarea se comparte con los destinatarios del correo y con las personas que comparten ya la carpeta a la que se ha añadido la tarea. Cuando se añade una tarea a una carpeta de Wrike existente, los usuarios que siguen la carpeta reciben una notificación sobre la tarea recién creada.

Se puede compartir una tarea con otros miembros del equipo de tu cuenta de Wrike añadiendo sus direcciones de correo electrónico al campo “CC:”

Si los destinatarios del correo electrónico se comparten en la carpeta a la que se añade una tarea, entonces la tarea se comparte automáticamente con ellos. No obstante, puedes impedir que una tarea se comparta con otros destinatarios de correo electrónico (con los que aún no se comparte la carpeta) añadiendo su dirección de correo electrónico en el campo “CCO” del correo electrónico.

Añadir archivos adjuntos

Si incluyes un archivo o una imagen como elementos adjuntos en tu correo electrónico, aparecerán en la lista de tareas de elementos adjuntos en Wrike.

AddAttachment.png

Programar una tarea

Si no añades ninguna fecha al asunto del correo electrónico, la tarea se procesa de acuerdo con la configuración de tu perfil y se clasifica como tarea en espera/atrasada o como tarea programada para ese mismo día. Si tu configuración establece de manera predeterminada que se creen tareas de un solo día, todavía puedes programar tareas en espera/atrasada añadiendo “[backlogged]” al asunto del correo.

También puedes programar una tarea para unas fechas concretas añadiendo las fechas de inicio y vencimiento al asunto del correo. Asegúrate de escribir las fechas en formato DD/MM (o MM/DD, dependiendo de tu configuración para el formato de fecha) y de poner las cifras entre corchetes: [DD/MM-DD/MM]. La tarea quedará automáticamente programada para el año actual, aunque también resulta posible programar una tarea para un año futuro. Para ello, emplea el formato [DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA] (o [MM/DD/AA-MM/DD/AA], dependiendo de tu configuración para el formato de fecha).

Para reprogramar una tarea, asegúrate de que el asunto de tu correo electrónico empieza por “RE:”, y después utiliza el siguiente formato para especificar las fechas de inicio y vencimiento: [DD/MM-DD/MM] (o MM/DD si has configurado un formato de fecha distinto en tu cuenta).

Ten en cuenta que si eliges la opción "Tarea de un día programada para hoy" en la sección "Tipo de tareas" de la pestaña de dirección de correo electrónico del perfil de Wrike, entonces las tareas creadas por correo electrónico se asignan automáticamente a la persona que las ha enviado.

SchedulingTask.png

Estado de una tarea

Si al enviar una tarea por correo electrónico no especificas ningún estado, entonces se crean como tareas activas de manera predeterminada. En el caso de los usuarios de Business y Enterprise, si no se especifica ningún estado para una tarea (y esta se crea en una carpeta con un flujo de trabajo personalizado) entonces a la tarea se la asigna el primer estado activo de ese flujo concreto.

Para cambiar o especificar el estado de una tarea, solo tienes que añadir el estado deseado (entre corchetes) al asunto de tu correo. Si deseas usar un estado personalizado incluye "CS:" antes de escribir el nombre del estado. Por ejemplo: [CS:New]. Ten en cuenta que los estados predeterminados* no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, a diferencia de los estados personalizados. Cuando se añade el estado de la tarea "completado" por correo electrónico, entonces la tarea se marca automáticamente como completada en Wrike.

*Para las cuentas creadas antes del 20/12/2016, los estados predeterminados son: completado, activo, aplazado y cancelado. Para las cuentas creadas después de esa fecha, los estados predeterminados son: nuevo, en curso, completado, en espera, cancelado).

TaskStatus.png

Importancia de la tarea

Wrike da a las tareas creadas por correo electrónico la misma importancia que la prioridad del correo electrónico. Por lo tanto, puedes cambiar la prioridad del correo electrónico para actualizar la importancia de la tarea.

TaskImportance.png

Enviar un comentario a una tarea existente por correo electrónico

Hay varias formas de enviar un comentario a una tarea existente:

  1. Si has recibido un correo electrónico de notificación sobre la tarea, puedes simplemente responder al correo manteniendo wrike@wrike.com (o wrike+Id. de tarea@wrike.com) entre los destinatarios. Intelligent Email Engine™ de Wrike corta las firmas y el texto que se repite y, a continuación, añade solo el mensaje como comentario.
  2. En caso de que quisieras reenviar un correo electrónico a una tarea para añadir su contenido como un comentario, envíalo a wrike@wrike.com y escribe Re: [Nombre de la carpeta] Nombre de la tarea en el asunto 1. Cuando Wrike reciba un correo electrónico que contenga Re: en el asunto, buscará la tarea por el título y añadirá el comentario desde el cuerpo del correo al flujo de actividades de la tarea. Si en la carpeta especificada hay varias tareas con el mismo nombre, recibirás un correo avisándote del problema. Si Wrike no encuentra tu tarea en la carpeta especificada, buscará una tarea que coincida con ella en el resto de tu espacio de trabajo.
  3. La otra forma de añadir un comentario a una tarea existente es enviando un correo electrónico a la dirección de correo electrónico única de la tarea 2. En este caso, Wrike ubica la tarea a través de su ID, de forma que no tengas que especificar la ruta de la carpeta correspondiente en el asunto. Sin embargo, es necesario que exista contenido en el asunto, ya que si este se encuentra vacío, no se añadirá ningún comentario.

EmailComment.png

Funciones avanzadas

Enviar una tarea a una subcarpeta por correo electrónico

Puedes enviar una tarea por correo electrónico a una subcarpeta del mismo modo que la enviarías a una carpeta. Si tienes varias subcarpetas con el mismo nombre, especifica la ruta de la carpeta a fin de colocar la tarea en el lugar correcto. Para crear una ruta de carpeta, simplemente escribe seguidos todos los nombres de las carpetas de nivel superior separados con barras y encierra esta lista entre corchetes.

EmailSubfolder.png

Enviar una tarea a varias carpetas por correo electrónico

Para hacer esto, escribe una lista con todos los nombres de las carpetas a las que quieras añadir la tarea, separados por comas, y asegúrate de encerrar la lista de carpetas entre corchetes. A menos que especifiques un estado, el flujo de trabajo de la tarea se tomará de la primera carpeta de la lista.

SeveralFolders.png

Crear una tarea hito

En lugar de incluir la fecha de inicio y vencimiento, especifica solamente la fecha de vencimiento: [MM/DD].

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