Paso 7: Trabajar desde casa de manera productiva
El trabajo a distancia puede convertirse en política de empresa por elección o por necesidad, pero puede aportar una ventaja competitiva al equipo. El truco consiste en sacar partido de las ventajas (como la flexibilidad de los horarios de trabajo o la conciliación con la vida personal) y solucionar los problemas que conlleva (como la falta de comunicación, las distracciones o la escasez de interacción social).
A continuación se recogen algunas de las prácticas recomendadas que puede contribuir a aumentar la productividad en el trabajo a distancia.
Crea un espacio exclusivo para trabajar
Del mismo modo que estableces los límites entre tu vida personal y laboral, también es necesario que tu espacio de trabajo y personal se mantengan separados. Configura el espacio de trabajo en una mesa o en un escritorio en lugar de en el sofá o la cama. Conseguirás sacar el trabajo adelante y es menos probable que te quedes medio dormido. Busca un sitio de trabajo limpio, sosegado y aislado en el que puedas hacer tus tareas con tranquilidad. Inspírate con las oficinas en casa de nuestros Wrikers en Instagram.
Reduce al máximo las distracciones
Concentrarse en las tareas puede suponer un problema cuando se trabaja desde casa. Además de las distracciones más habituales de la oficina, como el teléfono o las redes sociales, te enfrentarás a otras adicionales, como la presencia de niños o de mascotas.
Comparte la responsabilidad de los niños con tu pareja: cread un calendario compartido para poder hacer un seguimiento de las llamadas por videoconferencia y ocupaos por turnos de los niños. Plantéate mantener conversaciones serias con los niños más mayores sobre la importancia del trabajo.
Un Wriker nos contó lo siguiente: "Mi oficina tiene la puerta cerrada, y no es para que puedan llamar. Cuando está cerrada, es como si papá hubiera cogido el coche para ir a la oficina". Una nota adhesiva con el texto "No molestar" en la puerta también puede resultar útil. Lea más consejos sobre cómo trabajar desde casa con niños en nuestro artículo del blog.
El trabajo a distancia siempre conlleva horarios flexibles. Te permite experimentar con las horas de trabajo y conciliar tus horarios con los periodos de mayor productividad. Por otro lado, los horarios flexibles suelen convertirse de forma inconsciente en exceso de trabajo.
La estrategia consiste en separar el tiempo personal del laboral (por ejemplo, pedir citas justo después del horario laboral). Es necesario definir de forma clara las horas de comienzo y fin de la jornada laboral y comunicarlas tanto al equipo como a la familia. Puedes configurar tus horas de trabajo en Google Calendar o Slack.
Y, por supuesto, ¡comprométete a cumplirlo! Una vez que las horas de trabajo han llegado a su fin, cierra el portátil y dedícate a tus asuntos personales sin comprobar el correo electrónico o las notificaciones de trabajo.
Restringe la cantidad de tareas que incorporas a tu planificación diaria. Por ejemplo, enumera tres tareas obligatorias y tres opcionales. Calcula el tiempo que te llevará finalizarlas y asegúrate de que la planificación sea realista y no necesites trabajar más horas. Luego asegúrate de que la lista de Mis tareas o tu panel de control personal reflejen tu plan en términos de plazos y prioridades.
Aquí tienes otro gran consejo de la Comunidad de Wrike: Mantente responsable. Mantén una llamada por videoconferencia o por chat de 15 minutos al comienzo del día y compartid entre vosotros las listas de tareas pendientes. Da igual que los demás no estén en el mismo departamento o incluso que trabajen para otra empresa.
Rutinas matutinas
Comienza el día como si te fueras a la oficina: haz la cama, desayuna bien, vístete y lleva a cabo todas las demás rutinas habituales para que puedas sentir el ritmo de la vida laboral en la oficina.
Cuando llegues a tu oficina en casa y vayas a empezar a trabajar, échale un vistazo a la bandeja de entrada para comprobar las actualizaciones y las nuevas tareas que te hayan asignado. A continuación, planifica el día en Mis tareas y actualiza los estados de las tareas, adjunta los archivos correspondientes y deja comentarios con @menciones sobre la marcha. De este modo, tu mañana será tan positiva como productiva. Más información sobre rutinas diarias.
Métodos de productividad
Para sacar más trabajo adelante en menos tiempo y con menos estrés, intenta utilizar uno de los siguientes sistemas de gestión de tiempo que ya se ha comprobado que funcionan:
Pomodoro: desglosa la jjornada laboral en secuencias de 25 minutos separadas por descansos de cinco minutos.
Regla del 80/20: céntrate en el 20 % de las tareas más importantes de la lista de tareas pendientes que influirán en mayor medida en tus objetivos.
Regla de los dos minutos: si vas a tardar menos de dos minutos en finalizar una tarea, ponte con ella de inmediato aunque no sea ni importante ni urgente. Si va a conllevar más tiempo, aplázala o delégala.
Cómete la rana: ponte con la tarea más importante o más abrumadora a primera hora de la mañana para no tener que pensar en ella el resto del día.
Los descansos deben hacerse con un objetivo
Los descansos periódicos durante el día son un método estupendo para cargar las pilas. Intenta establecer recordatorios de forma que se adapten a tu horario y a tus hábitos de trabajo. Haz que los descansos sean productivos. Sal de tu oficina o del escritorio y muévete durante al menos cinco minutos cada hora. Echa un vistazo a esta infografía, “La ciencia de las pausas productivas.”
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