Añadir aprobaciones a flujos de trabajo personalizados
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Disponibilidad: Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free, Team; |
Los administradores de cuentas pueden añadir aprobaciones a los flujos de trabajo personalizados a nivel de cuenta. En las cuentas Enterprise Standard y Pinnacle, este permiso se puede desactivar para algunos administradores. Los administradores de espacios con derechos de administrador de cuentas pueden añadir aprobaciones a los flujos de trabajo de espacios.
Añade aprobaciones a tu flujo de trabajo si quieres:
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Crear automáticamente una aprobación en una tarea, una carpeta o un proyecto cuando se modifique el estado.
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Predefinir un cambio de estado de tarea o proyecto a partir de las decisiones del aprobador.
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Añadir archivos a la aprobación al cambiar de estado.
Nota
Si un cambio de estado desencadena una aprobación, y vuelves a cambiar el estado manualmente, el proceso de aprobación se cancelará.
Ten en cuenta que las aprobaciones no se iniciarán en caso de que el estado pertinente se aplique mediante una regla de automatización o una API.
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Haz clic en tu imagen de perfil 1 en la esquina superior izquierda de tu espacio de trabajo.
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Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.
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Haz clic en Flujo de trabajo 3 en el panel de la izquierda.
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Selecciona el flujo de trabajo en el que quieres añadir aprobaciones o crear una nueva.
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Haz clic en el estado para el que quieres añadir una aprobación.
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Haz clic en Añadir aprobación 4.
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A continuación, puedes hacer lo siguiente:
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Seleccionar aprobadores para tareas o proyectos en el estado seleccionado 5. Cuando el estado de una tarea o de un proyecto cambia al seleccionado, la aprobación se crea automáticamente con los aprobadores seleccionados.
Importante
Las aprobaciones de los flujos de trabajo personalizados no se activan a raíz del cambio de estado de una regla de automatización. Para que la aprobación se inicie, hay que seleccionar el estado manualmente.
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Añadir un creador de tareas como aprobador tras un cambio de estado 6.
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Establecer una fecha de vencimiento para la aprobación creada 7. Aquí puedes introducir el número de días en los que el proceso de aprobación debería estar finalizado. Si necesitas que la tarea o el proyecto se aprueben el mismo día en que se modifica el estado, introduce 0 días en el campo.
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Seleccionar la opción Finalizar aprobación automáticamente en cuanto todos los aprobadores tomen sus decisiones 8.
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Configurar un cambio de estado automático en caso de que la tarea o el proyecto se hayan aprobado o rechazado 9.
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También puedes seleccionar la opción Añadir archivos a la aprobación al cambiar el estado 10. Tienes tres opciones:
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Añadir todos los archivos automáticamente. Todos los archivos adjuntos de una tarea o un proyecto se añadirán para su aprobación.
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Añadir archivos de una aprobación anterior. Los archivos de la aprobación anterior se añaden a la nueva, que se inicia al cambiar de estado.
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Requerir la selección de archivos. Se te pedirá que selecciones los archivos para su aprobación después del cambio de estado.
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Además, puedes seleccionar una opción para seleccionar solo los archivos De esta forma, la aprobación de archivos se lanza sin iniciar una aprobación de tarea, carpeta o proyecto adicional.
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Cierra la ventana de estado.
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Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha 11.
El proceso de aprobación se inicia automáticamente al cambiar el estado, y todos los aprobadores reciben notificaciones en su bandeja de entrada. Cuando finaliza el proceso de aprobación, el panel de aprobación desaparece, se añade un nuevo registro al historial de aprobaciones y al flujo de la tarea o el proyecto, y el estado cambia automáticamente (si se ha configurado). Ten en cuenta que el estado no cambia hasta que finaliza la aprobación.
Nota
Si inicias una aprobación tras un cambio de estado y eliges la opción para requerir la selección de archivos, al cambiar el estado fuera de la vista de tareas, solo se creará un borrador de la aprobación. El usuario que inició la aprobación y el aprobador asignado recibirán una notificación en la bandeja de entrada para añadir un archivo a la aprobación.