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Añadir aprobaciones a flujos de trabajo personalizados

Descripción general

Los administradores de cuentas pueden añadir aprobaciones a los flujos de trabajo personalizados.

Añade aprobaciones a tu flujo de trabajo si quieres:

  • Crear automáticamente una aprobación en una tarea, una carpeta o un proyecto cuando se modifique el estado.

  • Predefinir un cambio de estado de tarea o proyecto a partir de las decisiones del aprobador.

  • Añadir archivos a la aprobación al cambiar de estado.

Nota

Cuando una configuración de automatización crea la aprobación con los ajustes del flujo de trabajo personalizado, un cambio de estado manual provocará la cancelación de la aprobación.

Añadir aprobaciones a tu flujo de trabajo

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil situada en la esquina superior derecha.

  2. Selecciona Ajustes en el menú desplegable.

  3. Haz clic en Flujo de trabajo 1 en el panel de la izquierda.

  4. Selecciona el flujo de trabajo en el que quieres añadir aprobaciones o crear una nueva.

  5. Haz clic en el estado para el que quieres añadir una aprobación.

  6. Haz clic en Añadir aprobación. 2

    workflow-approval-1.png
  7. A continuación, puedes hacer lo siguiente:

    1. Seleccionar aprobadores para tareas o proyectos en el estado seleccionado. 3 Cuando un estado de tarea o proyecto cambia al seleccionado, la aprobación se crea automáticamente con los aprobadores seleccionados.

    2. Asignar el creador de la tarea como aprobador tras el cambio de estado. 4

    3. Establecer una fecha de vencimiento de la aprobación creada. 5 Aquí puedes introducir el número de días en los que el proceso de aprobación debería estar finalizado. Si necesitas que la tarea o el proyecto se aprueben el mismo día en que se modifica el estado, introduce 0 días en el campo.

    4. Seleccionar la opción para finalizar la aprobación automáticamente en cuanto todos los aprobadores tomen sus decisiones. 6

    5. Configurar un cambio de estado automático en caso de que la tarea o el proyecto se hayan aprobado o rechazado. 7

  8. También puedes seleccionar la opción para añadir filtros para la aprobación al cambiar el estado. 8 Tienes tres opciones:

    1. Añadir todos los archivos automáticamente. Todos los archivos adjuntos de una tarea o un proyecto se añadirán para su aprobación.

    2. Añadir archivos de una aprobación anterior. Los archivos de la aprobación anterior se añaden a la nueva, que se inicia al cambiar de estado.

    3. Requerir la selección de archivos. Se te pedirá que selecciones los archivos para su aprobación después del cambio de estado.

  9. Además, puedes seleccionar una opción para seleccionar solo los archivos. 9 De esta forma, la aprobación de archivos se lanza sin iniciar una aprobación de tarea, carpeta o proyecto adicional.

  10. Cierra la ventana de estado.

  11. Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha.

approval-workflow-2.png

El proceso de aprobación se inicia automáticamente al cambiar el estado, y todos los aprobadores reciben notificaciones en su bandeja de entrada. Cuando finaliza el proceso de aprobación, el panel de aprobación desaparece, se añade un nuevo registro al historial de aprobaciones y al flujo de la tarea o el proyecto, y el estado cambia automáticamente (si se ha configurado en el paso 7 anterior). Ten en cuenta que el estado no cambia hasta que finaliza la aprobación.

Nota

Si eliges iniciar una aprobación tras el cambio de estado junto con la necesidad de seleccionar los archivos, al cambiar de estado en cualquier otra vista, salvo en la vista de tarea, se creará un borrador de aprobación únicamente y esta no se iniciará. El usuario que inició la aprobación y el asignado de la aprobación recibirán una notificación en la bandeja de entrada de que es necesario añadir un archivo a la aprobación.

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