Compartir campos personalizados
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Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
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Disponibilidad: Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free, Team; |
Todos los usuarios, excepto los colaboradores, contribuidores y lectores, pueden compartir campos personalizados con otros usuarios a menos que su rol de acceso se lo impida.
Puedes compartir un campo personalizado independientemente de con quién se comparta un espacio, una carpeta o un proyecto. Una persona puede tener acceso a un espacio, una carpeta o un proyecto (y todas las tareas que incluyen), pero si el campo personalizado no se comparte con ella, no podrá ver el campo.
Además, si un campo personalizado se usa para crear un panel de control o una vista de Wrike, pero el campo personalizado no se ha compartido con un usuario, a este no le aparecerá el panel de control ni la vista según lo previsto. No se mostrarán todos los filtros relacionados con dicho campo personalizado.
La configuración predeterminada del uso compartido de un campo personalizado es Compartido con todo el mundo, pero puedes modificarla en cualquier momento.
Nota
El uso compartido de los campos personalizados solo está disponible para los campos personalizados a nivel de cuenta. Los campos personalizados a nivel de espacio están compartidos con todos los miembros del espacio, y esto no se puede modificar.
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Empieza por crear un campo personalizado o por editar uno existente.
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Si se trata de un campo personalizado a nivel de espacio, conviértelo en otro a nivel de cuenta siguiendo estos pasos:
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En los ajustes del campo, haz clic en la opción Pertenece a 1. Aparece una ventana emergente.
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Haz clic en la opción Convertir en un campo de cuenta 2.
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Ahora se ha convertido en un campo personalizado a nivel de cuenta.
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Haz clic en la opción Compartir con 3 en la parte inferior de la ventana emergente de los ajustes del campo.
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Selecciona la opción Usuarios específicos 4 en el menú desplegable.
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Haz clic en la opción Añadir usuario 5 y busca 6 los usuarios con los que quieres compartir el campo personalizado.
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Haz clic en Crear si vas a crear un campo o en Guardar si vas a editar uno existente.
La configuración del uso compartido no solo se aplica a la carpeta, el proyecto o el espacio actuales, sino también a todas las ubicaciones en las que aparece este campo personalizado. Si revocas el acceso compartido de los usuarios al campo, dejarán de verlo en cualquier parte del espacio de trabajo.
Nota
Para evitar la pérdida accidental de datos, no se permite dejar de compartir un campo personalizado de uno mismo.
Lo que implica compartir un campo personalizado depende de si un usuario tiene acceso o no a la carpeta, el proyecto o el espacio donde aparece el campo.
Opción 1: compartir un campo con datos y como plantilla
Los usuarios con los que se comparte la carpeta, el proyecto o el espacio pueden hacer lo siguiente:
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Ver los datos del campo que se han introducido para elementos de la carpeta, el proyecto o el espacio.
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Añadir el campo personalizado como plantilla (véase a continuación).
Opción 2: compartir el campo como plantilla
Si los usuarios no tienen acceso a la carpeta, el proyecto o el espacio donde se ha añadido el campo, este último se comparte como una plantilla. Estos usuarios:
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No pueden acceder a las carpetas, los proyectos o los espacios donde se añadió el campo. La configuración del uso compartido del campo personalizado no modifica la configuración del uso compartido de un espacio, una carpeta o un proyecto.
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No ven automáticamente el campo personalizado en las subcarpetas o los subproyectos asociados, pero pueden añadir el campo haciendo clic en el signo + situado a la derecha de la tabla y, a continuación, seleccionándolo en el menú desplegable del campo personalizado. Cuando agreguen el campo, podrán ver toda la información que ya se haya introducido en el campo para las tareas de la subcarpeta o el subproyecto. Ten en cuenta que los colaboradores no pueden añadir campos y tendrán que pedir ayuda a otros usuarios.
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Pueden añadir un campo personalizado con el mismo nombre y las mismas propiedades de tu campo a sus propias carpetas, proyectos o espacios. No obstante, ningún dato de la celda de tu campo se transferirá a ellos.
Los campos heredados de las ubicaciones principales están ordenados de forma alfanumérica en la sección "Más campos". Si quieres ordenar los campos de una manera concreta, puedes crear un tipo de elemento personalizado y modificar sus ajustes.