Formularios de solicitud en Wrike
Los formularios de solicitud en Wrike permiten a los administradores crear formularios de ingreso personalizados para que los usuarios o remitentes externos envíen solicitudes. Créalos a nivel de cuenta o de espacio, elige qué se creará (tarea, proyecto, Tipo de elemento personalizado o blueprint) y gestiona varios formularios a la vez. Solo los administradores, los administradores de espacio y los propietarios de la cuenta pueden editar o eliminar formularios. Wrike también ofrece datos para hacer seguimiento de los envíos y la actividad, lo que ayuda a los equipos a organizar y gestionar el trabajo entrante.
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Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. Indisponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
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Disponibilidad: Business, Enterprise, Pinnacle. Indisponibilidad: Free, Team; |
Las solicitudes en Wrike constan de dos partes: el creador de formularios de solicitud, que los administradores usan para crear y gestionar los formularios de solicitud, y los formularios de envío, que permiten enviar solicitudes a todos los usuarios y, opcionalmente, a quienes no son usuarios de Wrike.
Cuando envías una solicitud, Wrike hace lo siguiente automáticamente:
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Crea una tarea, un proyecto, un tipo de elemento personalizado o un blueprint. Los administradores especifican qué tipo de elemento se debe crear cuando se configura el formulario.
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Rellena la tarea o el proyecto con la información de los campos del formulario de solicitud.
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Añade la tarea o el proyecto a una ubicación.
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Asigna la tarea a los usuarios designados o añade un propietario al proyecto (si el creador de la solicitud lo ha especificado).
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Inicia un proceso de aprobación (si el creador de la solicitud lo ha especificado).
Los formularios de solicitud en Wrike existen en dos niveles:
Formularios de solicitud a nivel de cuenta:
Los administradores y propietarios de la cuenta con el permiso necesario pueden crear formularios de solicitud a nivel de cuenta. En Standard y Pinnacle, los administradores pueden personalizar quién tiene permiso para crear estos formularios. Usuarios externos, colaboradores, contribuidores y lectores no pueden crear formularios de solicitud a nivel de cuenta.
Los propietarios y administradores de cuentas pueden gestionar todos los formularios desde una ubicación centralizada en la configuración de cuentas, usando una interfaz basada en tablas. Esta vista centralizada te permite:
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Explorar todos los formularios en una tabla ordenable y filtrable.
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Buscar formularios específicos por nombre.
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Agrupar y organizar formularios por criterios como estado o descripción.
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Personalizar la vista eligiendo los campos y atributos a mostrar.
Formularios de solicitud a nivel de espacio:
Crea formularios de solicitud a nivel de espacio para adaptar las solicitudes a los flujos de trabajo de tu equipo o departamento. Solo los administradores de espacio pueden gestionar estos formularios y controlar quién puede enviar solicitudes y a dónde van las respuestas mediante la configuración del formulario. Los propietarios y administradores de espacio también pueden hacer que un formulario a nivel de espacio sea visible para toda la cuenta si es necesario.
Los administradores de espacio pueden gestionar todos los formularios a nivel de espacio en la pestaña Formularios de solicitud de la configuración del espacio. Esta vista centralizada te permite:
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Explorar todos los formularios en una tabla ordenable y filtrable.
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Buscar formularios específicos por nombre.
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Agrupar y organizar formularios por criterios como estado o descripción.
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Personalizar la vista eligiendo los campos y atributos a mostrar.
Puedes controlar quién puede enviar solicitudes ajustando la opción Formulario visible para en la configuración del formulario. Esto te permite poner el formulario a disposición de usuarios o grupos específicos, o de todos en la cuenta, asegurando que la información correcta se recopile de las personas adecuadas.
Consejo
Puedes exportar todos los formularios de solicitud creados a nivel de espacio o de cuenta a un archivo de Excel. Solo tienes que hacer clic en el menú de tres puntos en la barra de herramientas y seleccionar Exportar esta tabla a Excel.
El archivo se descargará automáticamente en tu dispositivo.
Los tipos de preguntas disponibles que puedes añadir a tu Solicitud son:
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Texto de una línea: campo de respuesta de una línea.
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Párrafo: campo de respuesta de varias líneas.
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Respuesta sencilla: lista desplegable para que los usuarios elijan una opción.
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Respuestas múltiples: lista de verificación, para que los usuarios seleccionen una o varias opciones de la lista.
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Fecha: selector de calendario para que los usuarios seleccionen una fecha.
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Archivo adjunto: permite a los usuarios subir un archivo adjunto.
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Importancia: permite a los usuarios establecer la importancia de la tarea. (Solo disponible para formularios de solicitud de tareas).
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Asignado: permite a los usuarios seleccionar una opción en la lista de todos los usuarios activos de la cuenta.
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Número: permite a los usuarios introducir datos numéricos como respuesta.
Nota
Las preguntas de los usuarios no se pueden añadir en los formularios de solicitud externos. Cuando habilitas un formulario con dichas preguntas para uso externo, todas las preguntas del usuario se eliminarán automáticamente.
Además de las preguntas, puedes añadir encabezados de sección a tu formulario de solicitud para ayudar a estructurar el formulario.
Puedes gestionar varios formularios de solicitud a la vez usando acciones masivas en la tabla de gestión de formularios de solicitud.
Nivel de espacio
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Accede al espacio en el que quieres gestionar formularios de solicitud.
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Haz clic en el icono de engranaje junto a la pestaña Visión general del espacio para abrir la configuración del espacio y luego selecciona Formularios de solicitud en el menú.
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Pasa el cursor sobre un formulario de solicitud en el menú Formularios de solicitud.
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Marca la casilla junto a cada formulario de solicitud que quieras seleccionar.
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Usa Seleccionar todo para elegir todos los formularios de solicitud a la vez.
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Haz clic en Deseleccionar todo para quitar todas las selecciones.
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Haz clic en el botón Estado para cambiar el estado de los formularios de solicitud seleccionados.
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Puedes activar o desactivar los formularios.
Importante
Cuando un formulario está desactivado, los demás usuarios no pueden acceder a él ni enviar solicitudes.
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Haz clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas para eliminar los formularios de solicitud seleccionados.
Revisa el mensaje de advertencia en el cuadro de diálogo y confirma si quieres continuar.
Nivel de cuenta
Nota
Solo los admins y los propietarios de la cuenta pueden eliminar o modificar formularios de solicitud a nivel de cuenta.
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Haz clic en la imagen de tu perfil en la esquina superior izquierda.
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Selecciona Configuración y luego elige Formularios de solicitud en la gestión de la cuenta.
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En el menú, pasa el cursor sobre cada formulario de solicitud.
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Marca las casillas junto a los formularios de solicitud que quieras seleccionar.
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Usa Seleccionar todo para elegir todos los formularios de solicitud a la vez.
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Haz clic en Deseleccionar todo para quitar todas las selecciones.
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Haz clic en el botón Estado para cambiar el estado de los formularios de solicitud seleccionados.
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Puedes activar o desactivar los formularios.
Importante
Cuando un formulario está desactivado, los demás usuarios no pueden acceder a él ni enviar solicitudes.
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Haz clic en el botón Eliminar de la barra de herramientas para eliminar los formularios de solicitud seleccionados.
Revisa el mensaje de advertencia en el cuadro de diálogo y confirma si quieres continuar.
Consejo
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Para seleccionar todos los formularios de solicitud a la vez, también puedes hacer clic en la casilla que está en la parte superior de la columna del número de serie.
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Puedes eliminar hasta 100 formularios a la vez. No es posible eliminar más de 100 formularios a la vez.
Los formularios de solicitud en Wrike te ayudan a captar y organizar el trabajo entrante. Cada formulario de solicitud incluye un conjunto de puntos de datos que te brindan detalles importantes sobre los envíos, la actividad y la visibilidad. Entender estos puntos de datos facilita el seguimiento de las solicitudes, la gestión de los flujos de trabajo y el intercambio de información con tu equipo.
Puedes mostrar u ocultar estas columnas activando o desactivando el botón de alternancia en la opción Campos.
Los puntos de datos son:
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Estado: Indica si el formulario de solicitud está activo o inactivo.
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Fecha de creación: La fecha en que se creó el formulario de solicitud.
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Descripción: Campo añadido por el usuario donde puedes ingresar tus propios detalles o el resumen del flujo de trabajo.
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Autor: El usuario que creó el formulario de solicitud.
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Pertenece a: Indica con qué espacio está asociado el formulario de solicitud.
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Visible para: Enumera los usuarios o grupos que pueden ver y enviar el formulario.
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Compartido públicamente: Indica si el formulario tiene un enlace público para envíos externos.
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Se guarda en: Especifica dónde se almacenan las solicitudes enviadas (p. ej., una carpeta, un proyecto o un espacio).
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Crea: Detalla qué se crea cuando se envía el formulario (p. ej., tarea, proyecto o tipo de elemento personalizado).
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Última edición por: El usuario que actualizó por última vez el formulario de solicitud.
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Fecha de última edición: La fecha en que se cambió por última vez el formulario de solicitud.
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Total de envíos: Número total de veces que se ha enviado el formulario.
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Envíos este mes: Cuántas veces se envió el formulario en el mes actual.
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Último envío de: El usuario que envió el formulario por última vez.
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Fecha del último envío: La fecha del envío más reciente.
Nota
Para las cuentas existentes, los datos retrospectivos están disponibles desde 2024.
Para los responsables del proceso, las solicitudes ayudan a simplificar el flujo de trabajo de entrada y añadir una estructura al sistema de solicitudes. Para los usuarios que envían solicitudes, estas aportan claridad al proceso de solicitud, garantizan que las solicitudes se añadan a la ubicación correcta y reducen las posibilidades de que se pierdan.
Estos son algunos ejemplos de cómo las solicitudes pueden ayudar a tu equipo:
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Para marketing: Crear solicitudes de materiales creativos, entradas de blog o artículos.
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Para TI: Crear solicitudes de nuevo hardware, para informar de problemas de software o para pedir acceso al software de la empresa.
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Para recursos humanos: Crear solicitudes para la configuración del escritorio de un nuevo empleado, nuevas ofertas de empleo o referencias de candidatos.
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Para desarrolladores: Crear solicitudes para informes de errores, funciones de productos nuevos o ayuda técnica.