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Flujos de trabajo personalizados avanzados

 Los administradores de las cuentas de Business y Enterprise pueden editar los flujos de trabajo personalizados.

⏱ 3 minuto de lectura

Descripción general

Cuando hayas creado los flujos de trabajo personalizados, añade automatización, como un asignado automático en cambio de estado, o bien permite que las personas puedan ver con más facilidad qué estados deben seleccionarse después.

Información importante

  • Si utilizas la edición en grupo para cambiar un estado de >30 tareas, la regla de asignación automática establecida para ese flujo de trabajo no se activa.
  • Con flujos de trabajo flexibles, puedes modificar el estado de la tarea utilizando la función arrastrar y soltar solo si las opciones del flujo de trabajo lo permiten.

Asignación automática basada en el estado

Añadir un asignado

Permite que los asignados se añadan automáticamente en función el estado de una tarea. Ten en cuenta que:

  • Los asignados actuales no se eliminan.
  • Cuando se asigna una tarea a alguien, esta persona tiene acceso automático a la tarea.
  • Los asignados no se añaden automáticamente de acuerdo con la configuración del flujo de trabajo en tareas creadas mediante automatización, como por ejemplo, a través de la API, el envío de formularios de solicitud, las integraciones de Unito/Workato, etc.

Para especificar asignados para un estado:

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic en el título del flujo de trabajo para el que quieres configurar la asignación automática. Si no lo ves, presiona Ctrl + F (o Cmd + F, si estás en una Mac) y búscalo en la lista.
  3. Selecciona el estado para el que quieres fijar asignados.
  4. Haz clic en el campo "Asignar al cambiar de estado".
  5. Comienza a escribir el nombre de un asignado y selecciónalo en el menú desplegable cuando aparezcan.
    • Haz clic en el campo "Añadir más usuarios" para añadir otro asignado.
    • Para eliminar un asignado, pase el puntero del ratón por encima de su nombre y haz clic en la "x" situada a la derecha.
  6. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.

El nombre de la persona especificada como asignado aparece debajo del nombre de estado. Si hay muchos asignados, verás un número en el que puedes hacer clic para ver los nombres de todos los asignados.

Funcionamiento

Si has especificado asignados para un estado, estos se añaden cuando creas una tarea o cambias el estado de una tarea:

  • en el espacio de trabajo
  • en aplicaciones móviles
  • mediante la integración con el correo electrónico
  • mediante la integración de Slack
  • con la edición en masa

Flujos de trabajo fijos y flexibles

Los flujos de trabajo fijos y flexibles están disponibles en las cuentas de Business y Enterprise.

Flujos de trabajo fijos

Al cambiar el estado de una tarea, los usuarios solo pueden elegir entr determinados estados predesignados. Los administradores determinan qué estados deben tener estados de seguimiento predeterminados y eligen qué estados de seguimiento son.

Por ejemplo, si una tarea está "En curso", los usuarios solo podrán cambiar la tarea a los estados "En revisión" o "Completada". No podrán ver ni seleccionar ninguna otra opción de estado.

🔥Consejo de Wrike: Los administradores de cuentas pueden anular las restricciones de los flujos de trabajo fijos, pero esto solo se aplica en la vista de tareas. Para aplicar esta configuración, el permiso "Cambiar el estado y el flujo de trabajo independientemente de las restricciones del flujo de trabajo" debe estar habilitado para ello en la sección gestión de cuentas.

Flujos de trabajo flexibles

Al cambiar el estado de una tarea, los usuarios ven opciones de estado predesignadas específicamente; se puede acceder a los demás estados en la opción de menú "Más". Los administradores determinan qué estados deben tener estados de seguimiento predeterminados y eligen qué estados de seguimiento son.

Por ejemplo, si una tarea está "En curso", los usuarios ven los estados "En revisión" o "Completado" como opciones, pero pueden seleccionar cualquier otro estado en el menú de navegación "Más".

Configuración de transiciones para flujos de trabajo fijos o flexibles

Los administradores de las cuentas de Business y Enterprise pueden crear y editar flujos de trabajo fijos y flexibles.

  1. Haz clic en la imagen de tu perfil, situada en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo.
  2. Haz clic en un título del flujo de trabajo para el que desees configurar las transiciones disponibles o recomendadas. Ten en cuenta que es posible bloquear las transiciones solo para los flujos de trabajo que has creado, no para el flujo de trabajo predeterminado.
  3. Haz clic en un estado para el que quieras designar estados de seguimiento.
  4. Haz clic en el campo "Seleccionar estado" (en la ventana emergente).
  5. Busca y selecciona los estados que los usuarios deben ver como opciones a las que realizar la transición de la tarea.
  6. Comprueba la casilla "Bloquear transiciones" en la esquina superior derecha para fijar el flujo de trabajo.
  7. Haz clic en "Guardar" en la esquina superior derecha.

Los cambios se aplican inmediatamente en el espacio de trabajo.

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