Automatisierung in Wrike
Die Automatisierung in Wrike ist eine einfache Möglichkeit, die Anzahl sich wiederholender manueller Arbeiten zu reduzieren, Ihren Arbeitsprozess zu beschleunigen und die menschliche Fehlerquote zu minimieren. Statt also alle Arbeiten selbst machen zu müssen, können Sie und Ihr Team verschiedene Aufgaben- und Projektaktionen automatisieren.
Die Automatisierung ist leicht anzuwenden, und zur Erstellung von Automatisierungsregeln ist keine Programmiererfahrung erforderlich. Die Regeln haben eine einfache „WENN …, DANN …“ Struktur. Der Regelkonstrukteur der Automatisierung führt Sie durch den Regelerstellungsprozess. Dazu müssen Sie Wrike nur folgendes mitteilen:
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Für welche Aufgaben oder Projekte die Regel angewendet werden soll 1
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Wann die Regel ausgelöst werden soll — die „WANN“ -Anweisung 2
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Zusätzliche Bedingungen, die der Auslöser erfüllen muss, bevor die Regel ausgelöst wird — die zusätzliche „WENN“ -Anweisung. Dieser Schritt ist optional. 3
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Welche Aktion sollte passieren, wenn die Regel ausgelöst wird — die „DANN“ -Anweisung 4
Hier sind ein paar Beispiele für Automatisierungsregeln:
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WENN die Status von Aufgaben (eines bestimmten Projektes) sich innerhalb von 5 Tagen nicht von „Änderungen ausstehend“ ändern, DANN Verantwortliche @erwähnen und einen Kommentar abgeben.
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WENN der Status von Projekten (eines bestimmten Space) zu "Erledigt" wechselt, DANN die Projekte in den Ordner "Archiv" verschieben.
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Die Anzahl der Regeln im Account ist begrenzt. In Team-Accounts sind 1.000 Regeln pro Account verfügbar; in Business Plus (und Legacy Business) — 2.000 Regeln; in Enterprise Standard (und Legacy Enterprise) — 3000 Regeln und Enterprise Pinnacle — 4000 Regeln. Automatisierungsregeln, die für benutzerdefinierte Element-Typen erstellt wurden, zählen auch für das Account-Limit.
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Die monatliche Anzahl von automatisierten Aktionen im Account ist begrenzt. Für Business Plus (und Legacy Business) Accounts liegt die Grenze bei 200 Aktionen für jeden bezahlten Nutzerplatz. Für Enterprise Standard- (und Legacy Enterprise) Accounts sind es monatlich 1.000 Aktionen pro bezahltem Arbeitsplatz, bei Enterprise Pinnacle sind es 1500 Aktionen/Arbeitsplatz. Wenn die jeweilige Grenze erreicht ist, werden alle Regeln automatisch deaktiviert und Wrike informiert dann die Administratoren per E-Mail. Wrike verschickt auch getrennte E-Mail Benachrichtigungen an alle Administratoren, wenn die noch möglichen monatlichen Aktionen bei 50 % und 10 % liegen.
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Die Anzahl der Aktionen, die pro Minute durchgeführt werden können, ist auch begrenzt. Eine Automatisierungsregel, die mehr als 200 Aktionen pro Minute ausführt, wird automatisch deaktiviert. Eine Regel, die in den letzten 5 Minuten jeweils mehr als 100 Aktionen pro Minute durchgeführt hat, wird ebenfalls deaktiviert. In beiden Fällen wird der Ersteller oder Nutzer, dem die Inhaberschaft der Regel übertragen wurde, eine Benachrichtigung erhalten, dass die Regel deaktiviert wurde.
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Jede Automatisierungsregel kann einen Auslöser (die WHEN-Anweisung) und bis zu 10 Aktionen (die THEN-Anweisung) enthalten. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der zusätzlichen Bedingungen (die IF-Anweisung).
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Wenn eine Aktion über die Automatisierungs-Engine durchgeführt wird, erscheint sie im Aufgaben-/Projekt-Stream mit Automatisierungs-Bot als Autor. Dasselbe gilt für den Aktivitätsbericht.
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Vorhandene aktive Automatisierungsregeln werden nicht ausgelöst, wenn die Aufgaben oder Projekte, für die die Regeln gelten sollen, ursprünglich über API, Massenaktionen oder Excel-Import erstellt wurden. Wenn Sie jedoch später manuelle Änderungen an diesen Aufgaben oder Projekten vornehmen oder die vorhandenen aktiven Regeln bearbeiten, werden diese Regeln durch die ursprünglich über die API, Massenaktionen oder den Excel-Import erstellten Elemente ausgelöst. Ferner werden alle Automatisierungsregeln, die nach der erstmaligen Erstellung von Aufgaben und Projekten über API, Massenaktionen oder Excel-Import erstellt oder aktiviert werden, ebenfalls ausgelöst.
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Automatisierungsregeln werden nicht ausgelöst, wenn die Änderungen an Aufgaben oder Projekten über die API oder per Massenaktionen durchgeführt werden.
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Sollte die von Ihnen erstellte Regel nicht mehr funktionieren, weil die ursprünglichen Einstellungen nicht mehr ausführbar sind, wird Wrike die Regel automatisch deaktivieren und Sie entsprechend per E-Mail benachrichtigen. Wenn beispielsweise der Aufgaben-/Projektstatus, von dem der Regelauslöser abhängt, aus dem Account gelöscht wird, wird die Regel deaktiviert.