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Wrike Analyze

Wrike Analyze ist eine kostenpflichtige Zusatzfunktion, das mit Business und höheren Accounts zur Verfügung steht. Normale Nutzer können Analyse-Board erstellen und ansehen. Externe Nutzer und Gastnutzer können nur Analyse-Boards sehen, die mit Ihnen geteilt werden.

Überblick

Wrike Analyze ist eine Zusatzfunktion, mit der Sie Wrike Workspace-Daten in interaktiven Analyse-Boards darstellen können. Boards und Widgets lassen sich mit den vordefinierten Vorlagen erstellen oder Sie können benutzerdefinierte Analyse-Boards von Grund auf neu aufbauen.

Diagramme werden automatisch täglich mit den neusten Daten aktualisiert, das erspart Ihnen, regelmäßig neue Berichte zu erstellen oder neue Informationen abrufen zu müssen.

Wichtige Informationen

  • Die in einem Analyse-Board angezeigten Informationen entsprechen einer Momentaufnahme der Wrike Workspace-Daten, die täglich gegen 20.00 Uhr in der Zeitzone des Account-Inhabers gemacht wird. Die genaue Uhrzeit dieses sogenannten Snapshots wird der oberen Leiste eines Analyse-Boards angezeigt.
  • Es können keine Analyse-Boards basierend auf Ordnern, Projekten oder Spaces, die vor weniger als 24 Stunden erstellt wurden.
  • Der Filter „Daten einbeziehen von“ muss immer ausgefüllt werden, um Fehler und falsche Ergebnisse in Widgets zu vermeiden.
  • Benutzerdefinierte Felder, die nicht mit allen Personen im Account geteilt werden, stehen für die Analytik nicht zur Verfügung.
  • Benutzerdefinierte Felder, die nicht numerisch/Währung/prozentual sind, können nicht als Spalten zu Pivot-Widgets hinzugefügt werden
  • Es gibt keine Möglichkeit, ein Analyse-Board mit zwei verschiedenen benutzerdefinierten Feldern gleichzeitig zu filtern. Um über ein einzelnes benutzerdefiniertes Feld zu filtern, wählen Sie zwei Filter: mit dem Namen des benutzerdefinierten Feldes und dem/den gewünschten Wert(en). Sie können zwei verschiedene Widgets erstellen, die jeweils nach einem bestimmten benutzerdefinierten Feld filtern.
  • Wrike Analyze ist nicht in Accounts verfügbar, die mit Wrike Lock verschlüsselt sind.
  • Um die beste Leistung zu erreichen, empfiehlt es sich, nicht mehr als 8 Widgets pro Board einzurichten.
  • Projekt-/Aufgaben-Status Kennzeichnungen und Farben könnten beim PDF-Export verzerrt werden. Es wird empfohlen, die Farben für jeden Status in den Widget-Einstellungen manuell festzulegen.

Verfügbare Daten

Analyse-Boards liegen einem Datenmodell zugrunde, das wichtige Wrike-Workspace-Entitäten und Bausteine enthält, beispielsweise Spaces, Ordner, Aufgaben, Zeitprotokolle, Nutzer und Verlauf von Statusänderungen.

Jedes Attribut einer Entität kann visualisiert oder gefiltert werden. Entitäten sind bereits im Hintergrund miteinander verbunden, sodass Sie Boards erstellen können, die mehrere Entitäten umfassen, ohne dass Beziehungen zwischen Entitäten angegeben werden müssen.

Um in unserem Wrike Analyze Datenmodell die komplette Liste verfügbarer Daten einzusehen, gehen Sie zur Hilfe-Center-Seite Wrike Analyze: Verfügbare Daten.

Verfügbare Analyse-Widgets

  • Pivot (in englischer Sprache): Dieses könnte für die Zusammenfassung und Analyse großer Datenmengen am nützlichsten sein.
  • Kreisdiagramm (in englischer Sprache): Mit einem Kreisdiagramm lassen sich proportionale Daten und/oder Prozentwerte anzeigen.
  • Säulendiagramm (in englischer Sprache): Mit einem Säulendiagramm können Elemente verglichen und Daten im Zeitverlauf verglichen werden. Das Diagramm kann mehrere Werte sowohl auf der X- als auch auf der Y-Achse enthalten.
  • Balkendiagramm (in englischer Sprache): Mit einem Balkendiagramm lassen sich viele Elemente vergleichen. Es können beschreibende Daten (z. B. Kategorien oder Elemente) entlang der y-Achse und Werte auf der x-Achse dargestellt werden.
  • Liniendiagramm (in englischer Sprache): Verwenden Sie ein Liniendiagramm, um über den gleichen Zeitraum Änderungen für mehr als eine Gruppe oder Kategorie zu vergleichen.
  • Flächendiagramm (in englischer Sprache): Dieses Diagramm ist dem Liniendiagramm sehr ähnlich, nur dass die Bereiche unter jeder Linie farblich gekennzeichnet sind und es möglich ist, sie gestapelt darzustellen.
  • Tabelle (in englischer Sprache): Das Tabellen-Widget zeigt eine breitere Sicht auf Ihre Daten und stellt sie in Spalten dar.
  • Tree Map (in englischer Sprache): Bei der Tree Map handelt es sich um ein mehrdimensionales Widget, das hierarchische Daten in Form von verschachtelten Rechtecken anzeigt.
  • Streudiagramm (in englischer Sprache): Mit einem Streudiagramm lassen sich geografische Daten als Datenpunkte auf einer Karte visualisieren. Die Karte unterscheidet Daten nach verschiedenen Farben und Größen der Datenpunkte auf der Karte.
  • Standortkarte: Die Standortkarte zeigt die Standorte der Daten, die für das Widget ausgewählt wurden.
  • Indikator (in englischer Sprache): Das Indikator-Widget bietet verschiedene Möglichkeiten, einen oder zwei numerische Werte als Zahl, Messwertanzeige oder Ticker anzuzeigen. Es bietet auch die Möglichkeit, zusätzliche Titel und ein farbcodiertes Indikatorsymbol hinzuzufügen, das den Wert darstellt.
  • Punktediagramm (in englischer Sprache): Das Punktediagramm zeigt die Verteilung von zwei Variablen auf einer x-Achse, y-Achse und zwei weitere Daten-Dimensionen, die als farbige Kreise über das Diagramm verteilt dargestellt werden.
  • Kalender Heatmap (in englischer Sprache): Mit dem Kalender Heatmap Widget lassen sich Werte über Tage in einer Kalender-ähnlichen Ansicht darstellen.
  • Sunburst (in englischer Sprache): Das Sunburst-Widget ähnelt einem Kreisdiagramm, ist aber mehrdimensional. Während ein Kreisdiagramm ein einziges Feld und einen Zahlenwert verbindet, kann das Sunburst-Widget mehrere Ringe anzeigen, einen für jedes Feld.
  • Box & Whisker Diagramm (in englischer Sprache): Box Plots sind in vier Quartile unterteilt. Die mittleren Quartile werden durch ein Kästchen dargestellt, das 50 % der Daten und den Medianwert enthält. Das obere und untere Quartil enthalten den Maximal- bzw. Minimalwert und die restlichen 50 % der Daten. Diese Quartile werden durch Linien dargestellt, die Whisker genannt werden.
  • Polardiagramm (in englischer Sprache): Verwenden Sie das Polardiagramm, um mehrere Kategorien/Variablen in einer räumlichen Perspektive zu vergleichen.
  • Trichterdiagramm: Ein Trichterdiagramm ist eine gängige Methode, um Phasen in einem Prozess darzustellen, wobei das am geläufigste Beispiel ein Trichter ist, der Phasen in einem Verkaufsprozess darstellt.

Aus einer Vorlage ein Analyse-Board erstellen

Mit einer der vorhandenen vorkonfigurierten Vorlagen lässt sich sofort ein leistungsstarkes Analyse-Board erstellen. Aber auch ein neues Board kann von Grund auf kreiert werden.

Es stehen drei Vorlagen zur Verfügung:

  • Projektportfolio-Status – zeigt umfassende Informationen über den Status des Projektportfolios, unter anderem:
    • KPI-Widgets, die die Anzahl der aktiven und überfälligen Projekte, den Prozentsatz der Fertigstellung und die Anzahl der aktiven Aufgaben anzeigen.
    • Aufschlüsselungen der Projekte nach Status und Verantwortlichen/Status.
    • Pivot-Tabelle mit detaillierten Informationen zum Projekt.

Wrike_Analyze_-_Project_Portfolio_Overview.png

  • Projektstatus – zeigt umfassende Informationen über den Status eines oder mehrerer Projekte an:
    • KPI-Widgets, die die Anzahl der aktiven und überfälligen Aufgaben, den Prozentsatz der Fertigstellung basierend auf die Anzahl der Aufgaben und ihre Dauer anzeigen.
    • Aufschlüsselung der Aufgaben nach Status und Verantwortlichen/Status.
    • Projekt Burndown-Chart.
    • Kalender-Widget, das die Anzahl der erledigten Aufgaben nach Tagen anzeigt.
    • Pivot-Tabelle mit detaillierten Informationen zu Aufgaben.

Wrike_Analyze_-_Project_Status.png

  • Produktivitätsanalyse – hiermit können Sie überprüfen, wie wirkungsvoll der Prozess ist und wo die Engpässe liegen. Dieses Board zeigt:
    • Aufgaben, die in diesem Monat erstellt und erledigt wurden, mit einem Vergleich zum Vormonat.
    • Durchschnittliche Fertigstellungszeit in diesem Monat im Vergleich zum letzten Monat.
    • Durchschnittliche Zeit, in der sich Aufgaben in bestimmten Status befanden (als Flächendiagramm und Pivot-Tabelle).
    • Top-Statusänderungen (als Balkendiagramm und Pivot-Tabelle).
    • Einzelheiten zu jeder Aufgabe in Bezug darauf, wie viel Zeit sie jeweils in verschiedenen Status verbracht hat.

Wrike_Analyze_-_Productivity_Analysis.png

So erstellen Sie ein Board aus einer Vorlage:

  1. Wählen Sie oben im Workspace die Registerkarte „Reports“.
  2. Wählen Sie die benötigte Vorlage aus der Optionsliste:
    • Übersicht Projekt-Portfolio
    • Projektstatus
    • Produktivitäts-Analyse
  3. Wählen Sie einzelne oder mehrere Spaces, Ordner oder Projekte, die alle erforderlichen Projekte im Portfolio enthalten.
  4. Das erstellte Board ist offen.

Als Nächstes können Sie das erstellte Board anpassen, indem Sie neue Widgets hinzufügen oder zusätzliche Filter anwenden.

Ein benutzerdefiniertes Analyse-Board erstellen

Es lassen sich mehrere Analyse-Boards mit den benötigten Daten erstellen. Analyse-Boards werden auf der Grundlage von Daten aus ausgewählten Ordnern, Projekten und Spaces erstellt.

So erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Board:

  1. Wählen Sie oben im Workspace die Registerkarte „Reports“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerdefiniertes Analyse-Board“.
  3. Wählen Sie Ordner, Projekt(e) oder Space(s), aus denen Daten in Ihr Analysetool aufgenommen werden sollen.
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“.
  5. Als nächstes, klicken Sie auf das Schaltfeld „+Daten wählen“, um Widgets in Ihr Board einzusetzen. 1
  6. Wählen Sie die Daten, die auf Ihrem Widget angezeigt werden sollen (z. B. Projektverantwortlicher oder Projekt-Anfangsdatum). 2 Das von Ihnen gewählte Feld wird automatisch in einem vorgeschlagenen Widget angezeigt.
  7. Wählen Sie anschließend den Typ des Widgets aus, das Sie verwenden möchten (z. B. Kreisdiagramm, Tabelle usw.). 3 Die von Ihnen ausgewählten Daten werden automatisch in der vorgeschlagenen Ansicht angezeigt. Werden numerische Daten ausgewählt, erscheinen sie als Indikator-Widget. Beschreibende Daten erscheinen als Pivot-Widget. Sie können auf jede Visualisierungs-Schaltfläche klicken, um die ausgewählten Felder in der jeweiligen Visualisierung/Darstellung anzuzeigen.

Wrike_Analyze_-_Create_Custom_Analytics_Board.png

  1. Bei Bedarf lassen sich weitere Daten aus dem obigen Panel hinzufügen. Klicken Sie dazu auf das Schaltfeld „+Weitere Daten hinzufügen“. 4
  2. Beim Erstellen von benutzerdefinierten Widgets können Sie auch Formeln verwenden. Um den Formel-Editor zu öffnen, klicken Sie bei der Auswahl der Daten für Ihr Widget auf die Schaltfläche „fx“. 5
  3. Darüber hinaus können Sie Filter anwenden oder zu den erweiterten Einstellungen gehen, um das Widget zu konfigurieren. 6
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“, um dieses Widget zum neuen Analyse-Board hinzuzufügen. 7

Wrike_Analyze_-_Custom_Analytics_Board_002.png

  1. Danach können Sie dem Analyse-Board weitere Widgets hinzufügen oder den Titel des Boards ändern.
  2. Klicken Sie auf „Speichern“, um das personalisierte Board zu erstellen. 8

Wrike_Analyze_-_Custom_Analytics_Board_005.png

Sie können Ihrem Widget jetzt oder nach dem Erstellen einen Titel hinzufügen. Doppelklicken Sie dazu auf den Bereich „Titel hinzufügen“ über dem Widget, geben Sie einen Namen für das Widget ein und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.

Widgets erstellen, von der Galerie aus

Mit Wrike Analyze können Sie vorgefertigte Widgets wählen und sie Ihren Boards hinzufügen, entweder benutzerdefinierte oder solche, die mit einer Vorlage erstellt wurden.

Verfügbare Widgets:

Name des WidgetsDie dargestellten Daten
Gesamtzahl AufgabenDie Gesamtzahl der Aufgaben
Gesamtzahl ProjekteDie Gesamtzahl der Projekte
Gesamtzahl aktive AufgabenDie Gesamtzahl der aktiven (nicht die erledigten, zurückgestellten oder abgebrochenen) Aufgaben
Gesamtzahl aktive ProjekteDie Gesamtzahl der aktiven (nicht die erledigten, zurückgestellten oder abgebrochenen) Projekte
Zeitaufwand nach KategorieEin Tortendiagramm, das zeigt, wie viel Zeit (in Stunden) in jeder Zeitprotokoll-Kategorie aufgewendet wurde
Trend erstellter AufgabenEin Liniendiagramm, das zeigt, wie viele Aufgaben im Zeitverlauf erstellt wurden
Trend erledigte AufgabenEin Liniendiagramm, das zeigt, wie viele Aufgaben im Zeitverlauf erledigt wurden
Aufgaben nach StatusEin Tortendiagramm, das zeigt, wie viele Aufgaben einen bestimmten Status haben
AufgabenlisteEine Pivot-Tabelle, die alle Aufgaben, ihren Status, die Verantwortlichen, Termine und andere Details zeigt
Fortschritt bei der ProjekterledigungDer Prozentsatz der Aufgaben, die erledigt sind, mit bedingter Kolorierung
Projekte nach StatusEin Tortendiagramm, das zeigt, wie viele Projekte einen bestimmten Status haben
ProjektlisteEine Pivot-Tabelle, die alle Projekte, ihren Status, die Verantwortlichen, Termine und andere Details zeigt
Burndown nach Erledigung von AufgabenEin Diagramm, das den prozentualen Anteil offener Dateien nach Datum anzeigt, sodass der Projektfortschritt ersichtlich ist

Ein Widget aus einer Vorlage erstellen:

  1. Öffnen Sie das Analyse-Board, dem Sie ein Widget hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke des Workspace.
  3. Klicken Sie auf das Schaltfeld „+Widget“ im Panel oberhalb des Boards.
  4. Wählen Sie ein Widget aus der Liste aus.
  5. Geben Sie dem Widget einen Namen (falls erforderlich).
  6. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Das Widget wird dem Dashboard hinzugefügt. Sie können jetzt gleich weitere Widgets hinzufügen oder auf „Speichern“ klicken, um die gemachten Änderungen zu sichern.

Einem Analyse-Board Widgets hinzufügen

Dem Analyse-Board lassen sich bei Bedarf jederzeit mehrere Widgets hinzufügen. Sie können benutzerdefinierte Widgets erstellen, oder eine Vorlage aus der Widget-Galerie wählen. So erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Widget für Ihr Analyse-Board:

  1. Öffnen Sie das Analyse-Board, dem Sie ein Widget hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke des Workspace.
  3. Klicken Sie auf das Schaltfeld „+Widget“ im Panel oberhalb des Boards.
  4. In dem sich öffnenden Fenster, klicken Sie auf „+Benutzerdefiniertes Widget“.
  5. Als nächstes können Sie:
    • Die Art und das Design des zu erstellenden Widgets wählen.
    • Wählen, welche Daten dargestellt werden sollen.
    • Filter anwenden.
    • Wählen, welche Werte in dem Widget angezeigt werden sollen.
    • Dem Widget einen Titel geben.
  6. Nachdem alle gewünschten Dateneinstellungen vorgenommen wurden, können Sie Ihre Änderungen speichern, indem Sie auf die Schaltfläche „Anwenden“ im Panel über dem Widget klicken.

Nachdem Sie alle benötigten Widgets zum Board hinzugefügt haben, können Sie sie per Drag-and-drop innerhalb eines Analyse-Boards neu anordnen.

Ein Widget bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Board, wo sich das benötigte Widget befindet.
  2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke
  3. Bewegen Sie die Maus über das Widget, das Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol, das in der rechten Ecke des Widgets angezeigt wird.
  5. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Anwenden“, um sie zu speichern.

Im linken Panel, im Widget-Eingabemodus, können Sie auch die Farbe(n) Ihres Widgets ändern. Bedingte Kolorierung (unterschiedliche Farben je nach Wert) wird unterstützt.
Hinweis: Wird in Ihrem Widget „Projektstatus (Farbe)“ oder „Aufgabenstatus (Farbe)“ angezeigt, wird die ausgewählte Farbe durch die in Wrike für einen bestimmten Status eingestellte Farbe überschrieben.

Darüber hinaus können Sie aus dem Drei-Punkte-Menü, das neben dem Bleistift-Symbol angezeigt wird, dem Widget einen Titel geben oder den vorhandenen Titel umbenennen, ein Widget duplizieren und als Bild- oder CSV-Datei herunterladen.

Ein Widget löschen

  1. Öffnen Sie das Board, wo sich das benötigte Widget befindet.
  2. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke
  3. Bewegen Sie die Maus über das Widget, das Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf die nun erscheinende Schaltfläche Drei-Punkte Menü in der rechten Ecke des Widgets.
  5. Wählen Sie „Löschen“.

Einem Analyse-Board statischen Text hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der oberen rechten Ecke des Workspace.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „T“, die im Panel oberhalb des Boards erscheint.
  3. Benutzen Sie den Rich Text Editor, um dem Board Text hinzuzufügen.
  4. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Schaltfeld „Speichern“.

Auf dem Board Daten filtern

Bei der Arbeit mit dem Analyse-Board können einen oder mehrere Filter hinzufügen.

  1. Öffnen Sie das benötigte Analyse-Board.
  2. Klicken Sie auf das Symbol „+“ im Filter-Panel rechts neben dem Board.
  3. Wählen Sie den/die Filter aus, den/die Sie anwenden möchten.
  4. Wählen Sie in dem erscheinenden Pop-up-Fenster den Filtertyp aus, den Sie anwenden möchten:
    • Liste
    • Text
    • Rang
    • Markiert
  5. Nachdem Sie die Filter eingestellt haben, klicken Sie auf „OK“.

Ein Analyse-Board teilen

Sie können das von Ihnen erstellte Analyse-Board bequem mit Ihren Teamkollegen teilen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Board, das Sie mit Ihren Kollegen teilen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ in der oberen rechten Ecke des Workspace.
  3. Wählen Sie einen Nutzer oder eine Nutzergruppe aus der Liste aus.
  4. Optional: Wählen Sie eine Zugangsrolle für den Nutzer oder die Gruppe, mit dem/der Sie das Board teilen möchten.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Der Nutzer, mit dem Sie das Analyse-Board geteilt haben, erhält eine Benachrichtigung in seinem Inbox. Beachten Sie, dass der/die Nutzer in diesem Analyse-Board nur Daten aus den Spaces/Ordnern/Projekten/Aufgaben sehen, die mit ihnen geteilt werden. Daher können die Daten auf dem Board für verschiedene Nutzer unterschiedlich aussehen.

Wenn Sie das Analyse-Board mit Nicht-Wrike-Nutzern teilen möchten, können Sie es als PDF-Datei oder Bild exportieren. Darüber hinaus können Sie einzelne Widgets als Bilder und CSV-Dateien exportieren.

Ein Analyse-Board exportieren

Analyse-Boards können als PDF-Dateien oder als Bilder exportiert werden.

  1. Öffnen Sie das Analyse-Board, das Sie exportieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das „Drei-Punkte-Menüfeld“ in der oberen rechten Ecke des Workspace.
  3. Wählen Sie aus der nun erscheinenden Liste „Exportieren“.
  4. Wählen Sie eine der beiden möglichen Export-Optionen:
    • PDF-Datei
    • Bild
  5. Es lässt sich auch auswählen, welche Daten Sie in der exportierten Datei anzeigen möchten: Ticken (oder deaktivieren) Sie einfach die Kontrollkästchen neben „Dashboard-Titel anzeigen“, „Dashboard-Filter anzeigen“, „Datensatz-Info zeigen“.

Ein Analyse-Board duplizieren

Normale Nutzer können Analyse-Boards duplizieren, sofern sie sie selbst erstellt haben oder sie mit ihnen geteilt werden (außer Nutzer, die die Rolle Nur Lesen haben).

So erstellen Sie die Kopie eines Analyse-Boards:

  1. Öffnen Sie das Analyse-Board, das Sie duplizieren möchten.
  2. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Schaltfeld oberhalb des Boards.
  3. Wählen Sie „Duplizieren“.
  4. Von dem Board wird eine Kopie erstellt und sofort geöffnet. Das Wort „Kopie“ erscheint dann als Bestandteil des Board-Namens.

Beachten Sie, dass die Board-Kopie nicht mit denselben Personen geteilt wird wie das Original.

Ein Analyse-Board löschen

  1. Wählen Sie oben im Workspace die Registerkarte „Reports“.
  2. Rechts-Klick auf das Analyse-Board, das Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Löschen“.

Oder alternativ:

  1. Öffnen Sie das Analyse-Board, das Sie löschen möchten.
  2. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke auf das Drei-Punkte Menüfeld.
  3. Wählen Sie „Löschen“.
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