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Freigaben

Die Funktion Freigaben steht allen Nutzern (einschließlich Gastnutzern) zur Verfügung, die mit Wrike for Marketers, Wrike for Marketers Enterprise, Business und höheren Accounts und Accounts mit der Wrike Proof Zusatzfunktion arbeiten. Accounts, die nach dem 1.10.2019 erstellt wurden, enthalten diese Funktion standardmäßig. Wenn in Ihrem Account die Funktion Freigaben nicht erscheint, können Sie sie von Wrike Labs aus aktivieren.

3 Minuten Lesezeit

Überblick

Mit Freigaben können Sie den Freigabeprozess für Ihr Team organisieren. Benutzen Sie Freigaben, wenn Sie:

  • Arbeit verfolgen möchten, die freigegeben werden muss
  • Sehen wollen, wer für die Freigabe von Arbeiten in Ihrem Team verantwortlich ist
  • Ermitteln wollen, ob ausstehende Freigaben zu einer Verzögerung Ihres Projekts führen könnten
  • Alle Entscheidungen sehen wollen, die in Bezug auf Aufgaben/Projekte/Ordner in der Freigabeleiste und im Ordner-/Projekt-/Aufgaben-Stream gegeben wurden
  • Benutzerdefinierte Dashboard-Widgets erstellen wollen, basierend auf Freigaben
  • Den Prozess der automatisierten Übergänge zwischen den Freigabeschritten einrichten wollen, unter Verwendung von Arbeitsablauf-Status.
  • Automatisch nach Einreichung eines Anfrageformulares einen Freigabe-Prozess starten (sowohl intern als auch extern).

Darüber hinaus lassen sich Aufgaben, Ordner und Projekte filtern nach ihrem jeweiligen Freigabestatus, den Nutzer(n) die als Genehmiger zugewiesen sind, dem Start- und Fälligkeitsdatum und mehr.

Wichtige Informationen

  • Freigaben können an Aufgaben, Ordner und Projekte hinzugefügt werden, jedoch nicht an Spaces.
  • Es ist nicht möglich, in einer einzigen Aufgabe, einem Ordner oder einem einzigen Projekt mehrfache Freigaben gleichzeitig zu starten. Sie können jedoch eine neue Freigabe starten, sobald die vorherige Freigabe abgeschlossen ist.
  • Freigaben können nicht an Blueprints hinzugefügt werden. Wenn Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit einer aktiven Freigabe in einen Blueprint umwandeln, wird die Freigabe nicht als Bestandteil des erstellten Blueprints gespeichert.
  • Wenn Sie E-Mails erhalten möchten, mit Informationen über Freigabeprozesse, an denen Sie teilnehmen, prüfen Sie, dass bei Ihnen die E-Mail Benachrichtigungen aktiviert sind.
  • Obwohl es nicht möglich ist, Nutzergruppen als Genehmiger zuzuweisen, können Sie Aufgaben/Ordner/Projekte filtern, die Freigaben von Nutzern bestimmter Nutzergruppen enthalten, die in der Listenansicht, Tabellenansicht, Dateiansicht und im Gantt-Diagramm als Genehmiger zugewiesen sind.

Freigaben zu Aufgaben, Ordner und Projekte hinzufügen

Um einer Aufgabe/einem Ordner/einem Projekt eine Freigabe hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe, der Sie Freigaben hinzufügen wollen, in der Aufgaben-Ansicht. Oder wählen Sie alternativ einen Ordner oder ein Projekt aus der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf „Freigaben“ 1 innerhalb des Panels oberhalb des Beschreibungsfeldes.
  3. Klicken Sie auf das Schaltfeld „+Neue Freigabe starten“ 2 oben im Beschreibungsfeld.
  4. Jetzt können Sie:
    • Aufgaben-/Ordner-/Projekt-Genehmiger wählen 3
    • Das Fälligkeitsdatum für die Freigabe festlegen 4
    • Eine Beschreibung dessen hinzufügen, was genehmigt werden muss 5
    • Aufgaben zwecks Freigabe* hinzufügen 6
  5. Klicken Sie auf „Freigabe starten“ 7 um der Aufgabe/dem Ordner/dem Projekt eine Freigabe hinzuzufügen.

Approvals_-_Start_Approval.png

*Datei-Freigaben sind in allen Wrike for Marketers und Wrike for Marketers Enterprise Accounts verfügbar. Professional Accounts und höher können Datei-Freigaben als Bestandteil der Zusatzfunktion Wrike Proof erwerben. Weitere Informationen zu Datei-Freigaben finden Sie bitte auf der Seite Datei-Freigaben Hilfe-Center.

Die für die Freigabe zugewiesenen Verantwortlichen erhalten in Ihrer Inbox eine Benachrichtigung und sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail. Die Informationen über die neue Freigabe wird auch dem Aufgaben-/Ordner-/Projekt-Stream hinzugefügt. Beachten Sie, dass durch das Löschen aller Genehmiger, die Freigabe storniert wird und alle Entscheidungen gelöscht werden.

Eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt freigeben

Alle Aufgaben/Ordner/Projekte, die auf Ihre Freigabe warten, finden Sie in Ihrer Inbox. Oder Sie können nach Aufgaben, Ordner und Projekte gemäß Freigabe-Status, Anfangs- und Fälligkeitsdatum, Erstellungsdatum oder nach zugewiesenen Genehmigern filtern.

🔥Wrike Tipp! Erstellen Sie ein Dashboard-Widget um an einem einzigen Ort alle Aufgaben oder Projekte zu sehen, die auf Freigaben warten.

So geben Sie eine Aufgabe/einen Ordner/ein Projekt frei:

  1. Öffnen Sie die Aufgabe, den Ordner oder das Projekt, das freigegeben werden muss.
  2. Finden Sie die Freigabe-Leiste oben im Beschreibungsfeld.
  3. Bewegen Sie die Maus links vom Schaltfeld „Freigabe“ über die Anzahl der Genehmiger, um zu sehen, wer sonst noch für die Freigabe der Aufgabe/des Ordners/des Projekts vorgesehen sind und wessen Freigaben noch ausstehen.
  4. Klicken Sie auf „Freigeben“ 1 oder „Ablehnen“ 2, je nachdem, wie Sie sich entschieden haben.
  5. Danach erscheint das Kommentarfeld, in das Sie weitere Einzelheiten zu Ihrer Freigabe hinzufügen können.
  6. Klicken Sie auf „Kommentar senden“. 3

Task_Approvals_-_Approve_a_task.png

Wenn Sie der einzige (oder der letzte) Genehmiger sind, werden Sie im oberen Teil des Workspace ein Banner mit der endgültigen Entscheidung sehen. Das Freigabe-Panel wird nicht mehr im Beschreibungsfeld angezeigt und die Informationen über Ihre Entscheidung zusammen mit einem Kommentar, den Sie gesendet haben, werden dem Aufgaben- bzw. Projektstream und dem Freigabeverlauf hinzugefügt.

Hinweis: Wartet eine Datei noch auf die Freigabe, müssen Sie zuerst eine Entscheidung für diese Datei geben bevor die Aufgabe/der Ordner/das Projekt abgeschlossen werden kann.

Freigaben zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen

Account-Administratoren können benutzerdefinierten Arbeitsabläufen Freigaben hinzufügen.

Fügen Sie Ihrem Arbeitsablauf Freigaben hinzu wenn Sie:

  • Automatisch in einer Aufgabe, einem Ordner oder einem Projekt eine Freigabe erstellen wollen, wenn sich der Status ändert.
  • Eine Änderung des Aufgaben-/Projektstatus vordefinieren wollen, basierend auf die Genehmiger-Entscheidungen.
  • Dateien dem Freigabeprozess hinzufügen, wenn sich der Status ändert.

Beachten Sie bitte, dass benutzerdefinierte Arbeitsabläufe für Projekte in allen Accounts möglich sind, die nach dem 15. April 2019 erstellt wurden.

So fügen Sie eine Freigabe hinzu:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild 1 in der rechten oberen Ecke.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Gehen Sie zur Registerkarte „Arbeitsablauf“ 2.
  4. Wählen Sie den Arbeitsablauf, dem Sie Freigaben hinzufügen wollen oder erstellen Sie einen neuen.
  5. Klicken Sie auf den Status, dem Sie eine Freigabe hinzufügen wollen.
  6. Klicken Sie auf „Freigabe hinzufügen“. 3
  7. Als nächstes können Sie:
    • Genehmiger für Aufgaben/Projekte im gewählten Status wählen 4. Wenn ein Aufgaben-/Projektstatus in den gewählten Status übergeht, wird die Freigabe automatisch mit den ausgewählten Genehmigern erstellt.
    • Weisen Sie bei Status-Änderung den Aufgaben-Ersteller als Aufgaben-Genehmiger zu.
    • Legen Sie ein Fälligkeitstermin für die erstellte Freigabe fest. Hier können Sie die Anzahl Tage eingeben, innerhalb derer der Freigabe-Prozess abgeschlossen sein soll. Soll die Aufgabe/das Projekt am selben Tag freigegeben werden, an dem die Statusänderung erfolgt, tragen Sie in dieses Feld 0 Tage ein.
    • Richten Sie für den Fall, dass die Aufgabe/das Projekt freigegeben wird, eine automatische Statusänderung ein. 6
  8. Accounts mit Datei-Freigaben können zusätzlich bestimmen, dass bei einer Status-Änderung weitere Dateien zwecks Freigabe 5 hinzugefügt werden können. Sie haben 3 Optionen:
    • Alle Dateien automatisch hinzufügen. Alle angehängten Dateien der Aufgabe/des Projekts werden dem Freigabeprozess hinzugefügt.
    • Dateien aus vorherigem Freigabe-Prozess hinzufügen. Dateien vom vorherigen Freigabe-Prozess werden dem neuen hinzugefügt und bei Statusänderung gestartet.
    • Dateiauswahl erforderlich. Nach einer Statusänderung werden Sie gebeten, zu wählen, welche Dateien freigegeben werden sollen.
  9. Schließen Sie das Status-Fenster.
  10. Klicken Sie auf „Speichern“ 7 in der oberen rechten Ecke.

Approvals_-_Add_approval_to_workflow.png

Der Freigabeprozess wird bei einer Statusänderung automatisch gestartet, alle Genehmiger erhalten Benachrichtigungen in ihrer Inbox. Wenn der Freigabeprozess abgeschlossen ist, verschwindet Freigabe-Leiste, es wird ein neuer Datensatz dem Freigabeverlauf und dem Aufgaben- oder Projektstream hinzugefügt und der Status ändert sich automatisch (sofern in Schritt 7 oben konfiguriert). Hinweis: Der Status ändert sich nur, nachdem alle zugewiesenen Genehmiger Ihre Entscheidung getroffen haben.

Hinweis: Wenn Sie festlegen, dass nach einer Statusänderung eine Freigabe erfolgen soll und gleichzeitig eine Datei ausgewählt werden muss, hat eine Statusänderung in jeder Ansicht außer der Aufgabenansicht zur Folge, dass eine Freigabe nur als Entwurf erstellt und nicht gestartet wird. Der Nutzer, der die Freigabe gestartet hat sowie der Freigabeverantwortliche erhalten eine Benachrichtigung in ihrer Inbox, dass eine Datei zu dem Freigabeprozess hinzugefügt werden muss.

Freigaben in Anfrageformularen

Account-Administratoren und Space-Administratoren können Freigaben zu Anfrageformularen hinzufügen.

Um einem Anfrageformular Freigaben hinzuzufügen:

  1. Öffnen Sie das Anfrageformular, das Sie bearbeiten wollen, oder fangen Sie an, ein neues zu erstellen.
  2. Klicken Sie als Nächstes im Panel rechts unter „Freigabe erstellen“ auf „Freigabe hinzufügen“.
  3. Danach können Sie:
    • Der Aufgabe oder dem Projekt, das erstellt wird, einen oder mehrere Genehmiger hinzufügen. Beachten Sie, dass wenn Sie keine Genehmiger wählen, nur ein Freigabe-Entwurf erstellt wird. Von dem Entwurf muss eine Freigabe manuell erstellt werden.
    • Den Fälligkeitstermin für die Freigabe festlegen.
    • Wählen, ob der Aufgaben-/Projektstatus geändert werden soll, wenn der Genehmiger eine Entscheidung gibt.
    • Die Freigabe-Beschreibung hinzufügen.
    • Automatisch die Aufgaben, die an der Aufgabe/dem Projekt über ein Anfrageformular angehängt sind, zur Freigabe hinzufügen.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“ oder „Veröffentlichen“ (wenn Sie ein neues Formular erstellen).

Einem Anfrageformular können auch bedingte Freigaben hinzugefügt werden. So werden Freigaben nur dann erstellt, wenn die spezielle Antwort gewählt wird.

Hinweis: wenn Sie sowohl eine Freigabe als auch eine bedingte Freigabe hinzufügen, jede mit unterschiedlichen Bedingungen, werden alle im Anfrageformular als Genehmiger bestimmte Nutzer (sowohl von der bedingten Freigabe als auch von der allgemeinen Freigabe) der Aufgabe oder dem Projekt als Genehmiger zugewiesen.

Details zu abgeschlossenen Freigaben sehen

Obwohl alle Informationen über Freigaben im Aufgaben-/Ordner-/Projekt-Stream gespeichert werden, ist es auch möglich, auf die ausgewählten Entscheidungen zu einer Aufgabe, einem Ordner oder eines Projekts zurückzukommen und an einem einzigen Ort weitere Details zu sehen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Schaltfeld „Freigaben“ (oder „Freigegeben“) in dem Panel über dem Beschreibungsfeld.
  2. Wählen Sie die Freigabe, zu der Sie weitere Details sehen wollen.
  3. Klicken Sie auf das Schaltfeld „Siehe Details“.
  4. In dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster sehen Sie:
    • Wer den Freigabe-Prozess gestartet hat und wann
    • Wer die Freigabe genehmigt oder abgelehnt hat
    • Kommentare zu der getroffenen Entscheidung
    • Wenn dem Freigabe-Prozess weitere Dateien hinzugefügt wurden, können Sie die Einzelheiten sowie die Kommentare sehen, indem Sie in die Registerkarte Dateien wechseln
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