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Spaces verwalten (für Space-Administratoren)

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Überblick

Space-Administratoren sind Mitglieder eines Space und haben erweiterte Rechte. Anders als Normale Space-Mitglieder, können Space-Administratoren Space-Lesezeichen, Space-Einstellungen, die Liste der Nutzer sowie ihre Berechtigungen innerhalb des Space bearbeiten.

Beachten Sie, dass Sie bei der Zuweisung als Space-Administrator nicht automatisch dieselben Rechte wie Account-Administratoren erhalten. Ähnlich ist es, wenn ein Account-Administrator nur als Normales Space-Mitglied Zugriff auf einen Space hat, dann kann er/sie den Space nicht bearbeiten.

Auf der Seite Spaces – Ein Überblick erfahren Sie, wie Space-Mitglieder mit Spaces interagieren können und wie man einen Space erstellt.

Wichtige Informationen

  • Jeder Space kann eine unbegrenzte Anzahl von Administratoren und Mitglieder haben.
  • Jeder Space muss mindestens einen Space-Administrator haben.

Die Rolle Space-Administrator zuweisen

Space-Ersteller und Space-Administratoren können die Rolle des Space-Administrators an andere Nutzer zuweisen. Externe Nutzer und Gastnutzer können keine Space-Administratoren sein.

Wählen Sie beim Erstellen des Space den Space-Administrator

Beim Erstellen eines Space, werden Sie automatisch als Space-Administrator designiert. Beim Erstellen des Space können Sie auch weitere Administratoren bestimmen:

  1. Im Space-Erstellungsfenster, klicken Sie auf das Suchfeld im Bereich „Mitglieder“ und wählen Sie einen Nutzer aus der Liste.
  2. Wenn Sie dort eine gewünschte Person nicht sehen: Fangen Sie an, den Namen einzutippen, und wählen Sie die Person, so wie der Name dann erscheint.
  3. Klicken Sie auf den Namen des Nutzers, um diese Person dem Space hinzuzufügen.
    Im Dropdown-Menü neben dem Namen des Nutzers können Sie die Rolle des Nutzers in Administrator ändern.
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Einen weiteren Space-Administrator für einen bestehenden Space bestimmen

Als Space-Administrator können Sie Space-Mitgliedern die Rolle des Space-Administrators zuweisen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf den Space-Namen in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie "Einstellungen".
  4. Wiederholen Sie die Schritte 1–4 wie oben beschrieben.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“ in der unteren linken Ecke.

Space-Einstellungen bearbeiten

Als Space-Administrator können Sie einen Space umbenennen oder seine Einstellungen ändern.

  1. Klicken Sie auf einen Space-Titel in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie „Einstellungen“.
  4. In dem Pop-up können Sie:
    • Den Space umbenennen.
    • Einen Space als privat oder öffentlich bestimmen.
    • Die standardisierte und empfohlene Arbeitsabläufe des Space bearbeiten.
    • Mitglieder einladen und entfernen.
    • Mit einem Business Account oder höher können Sie Zugangsrollen für Mitglieder und Gruppen festlegen.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

🔥Wrike-Tipp! Es gibt auch eine andere Möglichkeit, die Einstellungen eines Space zu öffnen: Rechtsklick auf den Space-Namen in der linken Navigationsleiste und im Menü „Einstellungen“ wählen.

Standardisierte und empfohlene Arbeitsabläufe festlegen

Als Space-Administrator können Sie die Standard- und empfohlenen Arbeitsabläufe wählen. Diese Option ist nur für Business-Accounts und höher verfügbar.

Standardisierter Arbeitsablauf für Space

Durch das Einrichten eines Standard-Arbeitsablaufes passiert folgendes:

  • Er wird auf neue Ordner und Projekte angewendet, die im Space erstellt werden.
  • Neue Aufgaben, die im Space erstellt werden, erhalten automatisch den ersten Status der aktiven Gruppe des eingestellten Arbeitsablaufes.

Hinweis: Für jeden Space kann nur ein Standard-Arbeitsablauf eingestellt werden.

So richten Sie den Standard-Arbeitsablauf ein:

  1. Klicken Sie mit Rechts auf den Titel eines Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über „Arbeitsablauf ändern“*, um eine Liste der vorhandenen Arbeitsabläufe zu sehen.
  3. Klicken Sie auf den Arbeitsablauf der als Standard im Space dienen soll.

*Wenn Sie, obwohl Sie ein Business-Account oder höher benutzen, die Option „Arbeitsablauf ändern“ nicht sehen, dann bedeutet das, dass der Account keine Standard-Arbeitsabläufe beinhaltet. Auf unserer Seite Benutzerdefinierter Arbeitsablauf erfahren Sie, wie man einen erstellt.

🔥Wrike-Tipp! Innerhalb eines Space lassen sich für darin enthaltene Ordner/Projekte unterschiedliche Standard-Arbeitsabläufe einrichten. Klicken Sie dazu mit Rechts auf den Ordner/das Projekt in der linken Navigationsleiste und folgen Sie den oben beschriebenen Schritten 2–3.

Empfohlene Arbeitsabläufe für Space

Durch das Einrichten eines empfohlenen Arbeitsablaufes:

  • Sehen Space-Mitglieder die empfohlenen Arbeitsabläufe, die unter der Liste der Status aufgeführt sind, wenn Sie den Status einer Aufgabe im Space oder in einem darin enthaltenen Ordner/Projekt ändern. Alle anderen Arbeitsabläufe sehen Sie in der Menü-Option „Sonstige“.

Hinweis: Für Ihren Persönlichen Space kann kein empfohlener Arbeitsablauf eingerichtet werden.

Vorgehensweise, um einen empfohlenen Arbeitsablauf einzurichten:

  1. Klicken Sie auf einen Space-Titel in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Wechseln Sie zum Reiter „Arbeitsabläufe“.
  5. Fangen Sie an, den Titel des Arbeitsablaufes einzutippen, und wählen Sie ihn aus der Liste, wenn er erscheint.

Nutzer zu einem Space einladen

Als Space-Administrator können Sie andere Nutzer des Accounts zum Space einladen. Hinweis: Zu einem Persönlichen Space können keine Nutzer eingeladen werden.

  1. Wählen Sie einen Space aus der linken Navigationsleiste aus.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Klicken Sie auf das Suchfeld im Bereich „Mitglieder“ und wählen Sie einen Nutzer aus der Liste. Wenn Sie dort eine gewünschte Person nicht sehen: Fangen Sie an, den Namen einzutippen, und wählen Sie die Person, so wie der Name dann erscheint.
  5. Wenn Sie ein Business-Account oder höher benutzen, können Sie die Zugangsrolle eines Nutzers ändern*: Klicken Sie dazu auf die aktuelle Rolle recht neben dem Namen in der Liste vorhandener Mitglieder und wählen Sie eine neue Rolle:
    • Uneingeschränkt – hat vollständige Nutzerrechte im Space, außer solchen Rechten, die nur für Space-Administratoren reserviert sind.
    • Editor – kann Space-Inhalte löschen und teilen.
    • Eingeschränkt – kann Elemente im Space ansehen, Kommentare geben und Aufgaben-Status ändern.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

*Space-Administratoren haben immer uneingeschränkten Zugriff auf Space-Ordner und -Projekte.

Sie können auch die Liste der Mitglieder aus dem Space Info-Panel bearbeiten:

  1. Öffnen Sie „Space Info“.
  2. Klicken Sie auf das Feld "Mitglieder einladen oder bearbeiten".

Mitglieder aus einem Space entfernen

Space-Administratoren können Personen aus einem Space entfernen.

  1. Klicken Sie auf einen Space-Titel in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke.
  3. Wählen Sie „Einstellungen“.
  4. Im Bereich „Mitglieder“: Bewegen Sie die Maus über den Namen der Person, die Sie aus dem Space entfernen wollen.
  5. Klicken Sie auf das rechts erscheinende Symbol „X“.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Dieser entfernte Nutzer wird dann nicht mehr den Space in seiner linken Navigationsleiste sehen. Wenn es sich um einen Privaten Space handelt, dann kann dieser Nutzer nicht mehr darauf zugreifen. Wenn es sich um einen Öffentlichen Space handelt, können Normale Nutzer den Space weiterhin im Spaces Explorer finden und ihm wieder beitreten.

Anfrageformulare in Spaces erstellen

Als Space-Administrator können Sie Anfrageformulare für den Space erstellen.
Diese Funktion ist nur in Business-Accounts und höher verfügbar.

Um in einem verwalteten Space ein Anfrageformular zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf einen Space-Namen in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke des Workspace.
  3. Wählen Sie „Anfrageformulare“.
  4. Klicken Sie auf das Schaltfeld „Ein Anfrageformular erstellen“Anfrageformular.

Die Seite mit dem Anfrageformular-Assistenten öffnet sich und dort kann dann ein neues Anfrageformular erstellt werden.

Anfrageformulare in Spaces verwalten

Account-Administratoren können für alle Spaces Anfrageformulare zuweisen oder Zuweisungen aufheben. Space-Administratoren können alle Anfrageformulare verwalten, die ihrem Space zugewiesen sind.

Anfrageformulare einem Space zuweisen (für Account-Administratoren)

Account-Administratoren, die berechtigt sind Anfrageformulare zu verwalten, dürfen Anfrageformulare erstellen und sie einem bestimmten Space zuweisen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das grüne Plus-Symbol in der oberen linken Ecke des Workspace.
  2. Wählen Sie „Anfrage“.
  3. Klicken Sie auf „Formulare verwalten“.
  4. Wählen Sie das Formular, das einem Space zugewiesen werden soll, oder erstellen Sie ein neues.
  5. Auf der Seite, die sich öffnet, wählen Sie im Bereich „Formular gehört zu einem Space“ einen Space aus.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Der Space, zu dem das Anfrageformular gehört, wird in der Tabelle der Anfrageformulare in der Spalte „Space“ angezeigt.

Hinweis: Einem Persönlichen Space können keine Anfrageformulare zugewiesen werden.

Anfrageformulare verwalten (für Space-Administratoren)

Space-Administratoren können die Liste der dem verwalteten Space zugewiesenen Anfrageformulare ansehen, bearbeiten, duplizieren und löschen.

Um die Liste der Anfrageformulare in einem bestimmten Space zu öffnen und zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf einen Space-Namen in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der rechten oberen Ecke des Workspace.
  3. Wählen Sie „Anfrageformulare“.
  4. Es wird die vollständige Liste der Anfrageformulare in diesem Space angezeigt.

Klicken Sie auf das Anfrageformular, das Sie bearbeiten möchten.

Um ein Formular zu löschen oder zu duplizieren, klicken Sie darauf mit Rechts und wählen Sie die entsprechende Option.

Space-Informationen bearbeiten

Der Bereich Space-Informationen beinhaltet eine Beschreibung des Space sowie eine vollständige Liste der Space-Mitglieder und -Administratoren. Als Space-Administrator können Sie die Space-Informationen bearbeiten.

So fügen Sie einem Space eine Beschreibung hinzu oder bearbeiten sie:

  1. Klicken Sie auf einen Space-Namen in der linken Navigationsleiste.
  2. Klicken Sie auf das Symbol „Info“ in der oberen rechten Ecke oder klicken Sie auf das Symbol „Zahnrad“ und wählen Sie „Space-Info anzeigen“.
  3. In dem sich öffnenden Panel Space-Informationen klicken Sie auf „Beschreibung hinzufügen“, um Informationen hinzuzufügen. Müssen die früher eingetragenen Informationen verändert werden, klicken Sie auf den vorhandenen Text und bearbeiten Sie ihn entsprechend.
  4. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Feldes, um die Änderungen zu speichern.

Einen Space archivieren

Space-Administratoren können Spaces archivieren.

  1. Klicken Sie mit Rechts auf den Titel eines Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie „Space archivieren“.
  3. Klicken Sie auf „Archivieren“, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.

Der archivierte Space wird aus der linken Navigationsleiste in den Workspaces aller Space-Nutzer ausgeblendet. Falls der archivierte Space oder darin enthaltene Elemente in irgend einer Ansicht offen waren, werden Sie automatisch an einen Space umgeleitet, der sich in der Leiste direkt oberhalb des archivierten Space befindet.
Ein archivierter Space kann weiterhin in der Registerleiste Archiviert innerhalb von „Spaces entdecken“ gefunden werden.

Einen Space löschen

Space-Administratoren können Spaces löschen.

  1. Klicken Sie mit Rechts auf den Titel eines Space in der linken Navigationsleiste.
  2. Wählen Sie „Space löschen“.
  3. Klicken Sie auf „Löschen“, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.

Der gelöschte Space verschwindet aus der linken Navigationsleiste in den Workspaces aller Nutzer. Falls der gelöschte Space oder darin enthaltene Elemente in irgend einer Ansicht offen waren, werden Sie automatisch an einen Space umgeleitet, der sich in der Leiste direkt oberhalb des gelöschten Space befindet.
Nach dem Löschen lassen sich alle Aufgaben, Projekte und Ordner des gelöschten Space im Papierkorb finden.

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