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Arbeitsauslastungs-Diagramme

Arbeitsauslastungs-Diagramme sind Bestandteil des Pakets Wrike for Professional Services und der Zusatzfunktion Wrike Resource. Business Accounts und höher können Wrike for Professional Services und Wrike Resource testen und erwerben. Nachdem das Paket oder die Zusatzfunktion im Account aktiviert wurden, können Normale und Externe Nutzer die Arbeitsauslastungs-Diagramme verwenden.

Überblick

Mit Arbeitsauslastungs-Diagrammen können Sie die Kapazität Ihrer Teammitglieder verwalten, Aufgaben nach den jeweiligen Kapazitäten priorisieren und die Arbeitszuweisung planen.

Ein wesentlicher Bestandteil von Arbeitsauslastungs-Diagrammen ist die Backlog-Box; sie enthält Aufgaben, die Sie in einem Arbeitsauslastungs-Diagramm an Nutzer zuweisen können. Weitere Information hierzu finden Sie auf der Seite Backlog Box.

Diese Seite enthält einen Überblick über Arbeitsauslastungs-Diagramme, wie man sie benutzt und wie man sie einrichtet. Um mehr darüber zu erfahren, wie man in Arbeitsauslastungs-Diagrammen mit Aufgaben arbeitet, lesen Sie bitte die Seite Aufgaben im Arbeitsauslastungs-Diagramm verwalten.

Wichtige Informationen

  • Nur geplante zugewiesene Aufgaben erscheinen in den Arbeitsauslastungs-Diagrammen.

Wie man Arbeitsauslastungs-Diagramme verwendet

Arbeitsauslastungs-Diagramme zeigen Aufgaben an dem Standort, den Sie beim Erstellen des Diagramms gewählt haben. Die Kapazitäten Ihrer Teammitglieder wird nur von den Aufgaben, die einen zugewiesenen Aufwand haben, beeinflusst, wählen Sie also eine der folgenden Optionen, die am besten bei Ihnen funktioniert:

  • Ein Diagramm mit Aufgaben aus einem bestimmten Ordner, Projekt oder Space erstellen: Diese Option eignet sich, wenn sich alle Ihre Aufgaben an einem bestimmten Ort befinden. Um sie anzuwenden, wählen Sie beim Erstellen eines Diagramms in Schritt 3 einen Ordner, Projekt oder Space.
  • Ein Diagramm mit Aufgaben aus dem gesamten Account erstellen: Wählen Sie diese Option, wenn Aufgaben, an denen Ihr Team arbeitet, über verschiedene Ordner, Projekte und Spaces verteilt sind. Um sie anzuwenden, wählen Sie beim Erstellen eines Diagramms in Schritt 3 nichts.
  • Ein Diagramm mit Aufgaben aus mehreren Ordnern oder Projekten erstellen: Wählen Sie diese Option, wenn Ihre Aufgaben über mehrere Orte verteilt sind. Um sie anzuwenden, erstellen Sie zuerst einen neuen Ordner in einem Space, fügen Sie alle erforderlichen Ordner und Projekte in diesen Space ein, und wählen Sie dann diesen neuen Ordner in Schritt 3 Erstellen eines Diagramms.

Ein Arbeitsauslastungs-Diagramm erstellen

Ein Arbeitsauslastungs-Diagramm erstellen:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Arbeitsauslastung“ (oben im Workspace).
  2. Klicken Sie auf „Ein Arbeitsauslastungs-Diagramm erstellen“.
  3. In dem sich öffnenden Pop-up Fenster:
    • Bestimmen Sie einen Namen für das Diagramm.
    • Wählen Sie Nutzer oder Nutzer-Gruppen, deren Arbeitsauslastung Sie im Diagramm sehen wollen:
      • Wählen Sie die Option "Benutzerdefinierte Liste", wenn Sie dem Diagramm Nutzer manuell hinzufügen wollen.
      • Wählen Sie „Account-Mitglieder“, um das Arbeitsauslastungs-Diagramm mit der Liste aller Nutzer im Account (einschließlich Gastnutzer) zu verlinken. Es wird nicht möglich sein, die Liste der Nutzer manuell zu bearbeiten, aber wenn dem Account Nutzer hinzugefügt werden, dann werden sie auch automatisch der Liste der Nutzer für dieses Arbeitsauslastungs-Diagramm hinzugefügt. Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Nutzer aus dem Account löschen.
      • Wählen Sie „Aktuellen Nutzer“, damit das Diagramm nur die Arbeitsauslastung desjenigen Nutzers zeigt, der/die das Diagramm öffnet.
      • Um alle Nutzer zu sehen (einschließlich Gastnutzer) und die Liste manuell zu bearbeiten, klicken Sie auf „Link auflösen“ in der Mitte des Pop-up. Beachten Sie, dass bei der Wahl dieser Option, Nutzer nur manuell aus dem Arbeitsauslastungs-Diagramm hinzugefügt/gelöscht werden können.
      • Um alle Nutzer aus der benutzerdefinierten Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Schaltfeld „Alle löschen“.
    • (Optional) Wählen Sie einen Ordner, ein Projekt oder einen Space, aus dem Sie Aufgaben ziehen können. Klicken Sie auf „Erweiterte Einstellungen“ und „Ordner oder Projekt wählen“. Wählen Sie einen Ordner, ein Projekt oder einen Space aus der Liste (oder fangen Sie an, den Namen einzutippen, und wählen Sie ihn, wenn er komplett erscheint).
  4. Klicken Sie auf „Erstellen“.

Ihr Diagramm wird erstellt und Sie sehen die aus dem gewählten Standort gewählten Nutzer und Aufgaben, die diesen Nutzern zugewiesen wurden. Jetzt können Sie die Backlog-Box konfigurieren. Sie wird die Aufgaben enthalten, die im Arbeitsauslastungs-Diagramm an Nutzer zugewiesen werden müssen.

🖐 Hinweis! Ordner-, Projekt- oder Space-basierte Arbeitsauslastungs-Diagramme zeigen Aufgaben aus dem ausgewählten Ordner-/Projekt-Standort sowie Aufgaben aus den jeweiligen Unterordnern und Teilprojekten.

Arbeitsauslastungs-Diagramme navigieren

So öffnen Sie ein Diagramm:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Arbeitsauslastung“ (oben im Workspace).
  2. Wählen Sie das Diagramm aus der Liste aus.

Was im Diagramm zu sehen ist

  1. Nutzerliste
  1. Kalender-Raster
  • Im Raster sieht man den täglichen oder wöchentlichen Gesamtaufwand, der jedem Nutzer zugewiesen wurde.
  • Ziehen Sie das Raster nach links, um die vorherigen Zeitspannen zu sehen, oder nach rechts, um zukünftige Zeitspannen zu sehen.
  • Das heutige Datum ist durch eine vertikale rote Linie auf dem Raster gekennzeichnet.
  • Graue Zellen stellen arbeitsfreie Tage dar. In der Wochenansicht sind Wochenenden nur dann sichtbar, wenn Sie Aufgaben per Drag and Drop bewegen oder neue Aufgaben erstellen.
  1. Zugewiesener Aufwand
  • Im Kalender-Raster Teil des Diagramms wird die Arbeitsauslastung des Nutzers angezeigt. Wrike summiert den Aufwand für alle Aufgaben, die einer Person zugewiesen und für einen bestimmten Tag oder Woche eingeplant wurden, und zeigt die Zahl in der jeweiligen Tages- oder Wochenspalte und der Zeile dieses Nutzers an.
  • Wrike verwendet ein Farbleitsystem, das anzeigt, wie beschäftigt eine Person ist. Beträgt der Tagesaufwand eines Nutzers:
    • 0 Stunden: die Zelle ist weiß.
    • 0-8 Stunden: Ein Teil der Zelle, der den Auslastungsgrad darstellt, ist hellblau gefärbt.
    • 8+ Stunden: die Zelle ist rot.
  1. Aufgaben
  • Klicken Sie auf das Pfeilspitzen-Symbol links vom Nutzernamen, um auf dem Kalenderraster die Aufgaben zu sehen, die dem Nutzer zugewiesen wurden.
  • Aufgaben werden mithilfe von Balken dargestellt, die sich vom Anfangsdatum der Aufgabe bis zu ihrem Enddatum erstrecken.
  • Die Balken sind farbcodiert, je nach Status der Aufgabe. Aufgaben mit einem vorgegebenen Aufwand haben heller gefärbte Balken als Aufgaben ohne vorgegebenen Aufwand.
  • Die horizontale rote Linie über einigen Aufgaben zeigt an, dass diese Aufgaben den flexiblen Aufwands-Typ haben und dass der Gesamtaufwand sich von der Summe der zugewiesenen Stunden abweicht.
  • Hinweis: Aufgaben können direkt vom Arbeitsauslastungs-Diagramm aus erstellt und bearbeitet werden. Wie man dazu vorgeht, erfahren Sie unter Aufgaben im Arbeitsauslastungs-Diagramm verwalten.

Arbeitsauslastungs-Diagramme anpassen

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Aufgaben nach ihren Projekten gruppieren

Klicken Sie auf das Schaltfeld „Gruppierung hinzufügen“ 1 in der oberen linken Ecke des Diagramms und wählen Sie „Projekt“. Die Aufgaben jedes Nutzers werden automatisch nach den Projekten gruppiert, in denen sie sich befinden.
Die Aufgaben werden nach dem nächsten übergeordneten Projekt gruppiert. Befindet sich beispielsweise eine Aufgabe in einem Ordner, der innerhalb eines Projekts enthalten ist, wird die Aufgabe zusammen mit anderen Aufgaben dieses Projekts gruppiert.
Wenn eine Aufgabe keine übergeordneten Projekte hat, wird sie unter „Projektfreie Aufgaben“ gruppiert.
Hinweis: Wenn Gruppieren nach Projekt aktiviert ist, werden Sie nicht in der Lage sein, im Arbeitsauslastung-Diagramm neue Aufgaben zu erstellen.

Nutzer nach Arbeitsrolle gruppieren

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Gruppierung hinzufügen“ 1 und wählen Sie „Arbeitsrolle“.
Alle Nutzer in Ihrem Diagramm werden nun automatisch nach ihren zugewiesenen Arbeitsrollen gruppiert. Nutzer ohne Arbeitsrolle werden im Bereich „Keine Arbeitsrolle“ gruppiert.

Die Zoomstufe des Kalender-Rasters ändern

Ändern Sie den Zoom, um den täglichen oder wöchentlichen Gesamtaufwand zu sehen, der den einzelnen Nutzern zugewiesen wurde. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü Symbol 2 in der oberen rechten Ecke des Rasters und wählen Sie Tage oder Wochen.

Anzeigedichte ändern

Sie können wählen zwischen Kompakt- und Standarddichte, je nach eigenem Bedarf:

  1. Klicken Sie auf das Umschaltfeld. 3
  2. Wählen Sie „Kompakt“ oder „Standard“.

Hinweis: Die standardmäßige Anzeigedichte für Arbeitsauslastungs-Diagramme ist Standard.

Aufgaben im Arbeitsauslastungs-Diagramm filtern

Wenden Sie Filter an, um nur die Aufgaben zu sehen, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen:

  • Klicken Sie auf das Filter-Symbol in der oberen linken Ecke des Diagramms und wählen Sie eines der Schnell-Filter: „Alle Aufgaben“, „Alle aktiven Aufgaben“, und „Aktive Aufgaben mit Aufwand“.
  • Klicken Sie „Weitere Filter hinzufügen“ um das Filter-Fenster mit weiteren Filter-Optionen zu öffnen.
  • Klicken Sie „Weitere Filter hinzufügen“ um das Filter-Fenster mit weiteren Filter-Optionen zu öffnen.

Tägliche Stundenzuweisung

Sie können wählen, ob der tägliche Gesamtaufwand jedes Nutzers auf den jeweils herausgefilterten Aufgaben im Arbeitsauslastungs-Diagramm basieren sollte.

  1. Klicken Sie auf das Umschaltfeld.
  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus der Liste unter „Tägliche Stundenzuweisung“:
    • „Filter ignorieren“ – hier wird der Aufwand für alle Aufgaben zusammengefasst, die einer Person zugewiesen und für einen bestimmten Tag oder Woche geplant sind, unabhängig davon, ob diese Aufgaben im Diagramm dargestellt werden oder nicht.
    • „Nur angezeigte Aufgaben“ – Um zu verhindern, dass der Aufwand in ausgefilterten Aufgaben für jeden Nutzer zum Tages- oder Wochen-Gesamtbetrag hinzugezählt wird.

Bei gestrichelter Unterstreichung der Gesamtzahl der täglich zugewiesenen Stunden, bedeutet dies, dass die Person auch andere Aufgaben hat, die für diesen Tag geplant sind und auch mehr zugewiesenen Aufwand haben. Diese Aufgaben werden nicht im Diagramm gezeigt, da sie durch die Option „Nur angezeigte Aufgaben“ herausgefiltert werden.

Fokus auf bestimmte Nutzer

Sie können wählen, welche Nutzer im Arbeitsauslastungs-Diagramm angezeigt werden sollen, ohne dazu die Liste der Nutzer bearbeiten zu müssen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf das Nutzer-Symbol im Panel oben im Arbeitsauslastungs-Diagramm.
  2. Wählen Sie aus der nun erscheinenden Liste, die Person, deren Aufwand angezeigt werden soll, oder benutzen Sie die Suchleiste.
  3. Nachdem Sie alle gewünschten Nutzer gewählt haben, klicken Sie irgendwo außerhalb des Fensters, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis: Sie können nur Nutzer aus dem aktuell betrachteten Arbeitsauslastungs-Diagramm wählen.

Fokus auf Aufgabenverantwortliche

Benutzen Sie diese Option nur für Aufgaben, die mehr als einen Verantwortlichen haben, um die für eine bestimmte Aufgabe allen Verantwortlichen zugewiesene Stunden zu sehen:

  1. Klicken Sie auf die Aufgabe im Arbeitsauslastungs-Diagramm.
  2. Klicken Sie auf das nun erscheinende Drei-Punkte Menüfeld.
  3. Wählen Sie „Fokus auf Aufgabenverantwortliche“.

Im Arbeitsauslastungs-Diagramm werden nur die Aufgabenverantwortlichen angezeigt.

Diagrammreihen aus- oder einklappen

Um Aufgaben anzuzeigen, können Sie alle Reihen in Ihrem Arbeitsauslastungs-Diagramm schnell aus- oder einklappen. Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen „Alle ausklappen“ oder „Alle einklappen“ in der oberen rechten Ecke des Diagramms.
Hinweis: Diese Aus- oder Einklappmöglichkeit gilt auch für Reihen in der horizontalen Backlog-Box.

Arbeitsauslastungs-Diagramme teilen

Standardmäßig ist das neue Arbeitsauslastungs-Diagramm privat und steht nur dem Verantwortlichen zur Verfügung. Beginnen Sie mit der Zusammenarbeit, indem Sie ihn mit Mitgliedern Ihres Teams teilen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Arbeitsauslastung“ (oben im Workspace).
  2. Öffnen Sie das Arbeitsauslastungs-Diagramm, das Sie mit Mitgliedern Ihres Teams teilen wollen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teilen“ in der rechten oberen Ecke des Workspace.
  4. Fangen Sie an, den Namen des Nutzers oder der Nutzergruppe, mit der Sie das Arbeitsauslastungs-Diagramm teilen wollen, in die Suchleiste einzutippen, und wählen Sie sie dann aus der nun erscheinenden Drop-down Liste.
  5. Wählen Sie die Zugangsrolle für diesen Nutzer*:
    • Uneingeschränkt – Alle Nutzerrechte sind verfügbar, einschließlich bearbeiten und löschen des Arbeitsauslastungs-Diagramms.
    • Editor – Der Nutzer kann die Backlog Box bearbeiten und das Arbeitsauslastungs-Diagramm mit anderen Nutzern teilen.
    • Nur lesen – Der Nutzer kann das Arbeitsauslastungs-Diagramm ansehen, kann aber keine Änderungen an den Einstellungen vornehmen oder das Diagramm mit anderen teilen.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Nutzer, mit denen Sie das Arbeitsauslastungs-Diagramm geteilt haben, sehen eine Benachrichtigung in ihrer Inbox mit einem Link zu diesem Diagramm.
Nutzer mit Enterprise-Accounts können Zugangsrollen erstellen und anpassen und der Editor-Rolle Berechtigungen hinzufügen oder wieder aufheben. Beachten Sie, dass Externe Nutzer das Arbeitsauslastungs-Diagramm nicht teilen können, auch nicht, wenn sie die Rolle Uneingeschränkt oder Editor haben.

*Denken Sie daran, dass diese Einstellung nur die Rechte des Nutzers steuert, Änderungen am Arbeitsauslastungs-Diagramm selbst vorzunehmen und nicht an den Aufgaben, die im Diagramm angezeigt werden.

Arbeitsauslastungs-Diagramme bearbeiten

Arbeitsauslastungs-Diagramme bearbeiten, die von Ihnen erstellt oder mit Ihnen geteilt werden.

Von der Diagramm-Liste aus:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Arbeitsauslastung (oben im Workspace).
  2. Mit der rechten Maustaste den Titel des zu bearbeitenden Diagramms anklicken.
  3. Klicken Sie auf „Einstellungen“.

Vom Arbeitsauslastungs-Diagramm aus:

  1. Klicken Sie auf „Einstellungen“ in der oberen rechten Ecke des Diagramms.

Sie können:

  • Ein Diagramm umbenennen.
  • Dem Diagramm Nutzer hinzufügen oder daraus entfernen. Wenn Sie alle Nutzer in ein Diagramm einfügen wollen, entfernen Sie zuerst alle Nutzer und Nutzer aus dem Feld „Nutzer“, und klicken Sie dann auf „Alle Account-Nutzer hinzufügen“, unten im Pop-up-Fenster.

Arbeitsauslastungs-Diagramme löschen

Arbeitsauslastungs-Diagramme löschen, die von Ihnen erstellt oder mit Ihnen geteilt werden.

Aus der Diagramm-Liste:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte „Arbeitsauslastung“ (oben im Workspace).
  2. Mit der rechten Maustaste den Titel des zu löschenden Diagramms anklicken.
  3. Klicken Sie auf „Löschen“.

Vom Arbeitsauslastungs-Diagramm aus:

  1. Klicken Sie auf „Löschen“ in der oberen rechten Ecke des Diagramms.
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