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Gast-Prüfungen

Normale Nutzer mit Accounts, die Proofing und Datei-Freigaben enthalten, können Gast-Nutzer zur Prüfung von Dateien zuweisen. 

Überblick

Laden Sie Kunden ein, die keinen Wrike Account haben, um Dateien zu prüfen, die an Aufgaben, Ordnern und Projekten angehängt sind. Sie können Dateien kommentieren, ihre Entscheidung geben, und sogar Antworten auf ihre Kommentare von Wrike erhalten, per E-Mail.

Wichtige Information

  • Gastnutzer können nur Dateien sehen, die ihnen zwecks Prüfung zugewiesen wurden. Sie haben keinen Zugang zu Ihren Wrike Daten (Aufgaben, Ordner und Projekte).
  • Sie können mit Proofing-Kommentaren, die von Gast-Nutzern eingegeben wurden, genau so arbeiten wie sie mit normalen Proofing-Kommentaren arbeiten.
  • Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Gast-Nutzern zu Prüfungen einladen, es gibt aber eine stündliche Begrenzung von 400 Einladungen pro Account.
  • Um Gast-Prüfer einladen zu können, müssen Sie eine "Uneingeschränkte" Zugangsrolle für den Ordner/das Projekt haben, wo sich die Aufgabe befindet.
  • Standardmäßig ist Gast-Prüfer in allen Accounts, die vor dem 15. November 2018 erstellt wurden, deaktiviert. Account-Administratoren können diese Funktion vom Account Management Bereich aus aktivieren.

Kompatible Dateitypen

Gast-Prüfer arbeiten mit den selben Datei-Typen wie normale Prüfer:

  • Alle Dateien werden vom lokalen Speicherplatz hochgeladen.
  • Öffentliche oder nicht aufgeführte YouTube Videos.

Dateien, die in einem Cloud-Speicher-Dienst gelagert sind (außer öffentliche/nicht aufgeführte YouTube Videos) werden nicht unterstützt.

Gast-Nutzer einladen, um Dateien zu prüfen

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit Anhängen. Wenn die Datei, die Sie hinzufügen möchten, nicht angezeigt wird, klicken Sie auf „Alle Dateien anzeigen“.
  2. Markieren Sie die Kästchen neben den zu prüfenden Dateien.
  3. Klicken Sie auf „Freigabe durch Gast-Prüfer starten“.
  4. Es öffnet sich ein Pop-up, wo Sie aufgefordert werden, folgendes einzugeben:
    • Eine Gast-Nutzer E-Mail-Adresse (erforderlich).
    • Einen Gast-Nutzer Namen (optional; wenn ein solcher Name angegeben ist, wird dieser Name in der Liste der Prüfer angezeigt, anstelle einer E-Mail-Adresse).
  5. Klicken Sie auf „+Nächsten Eingeladenen hinzufügen“, um einen weiteren Gast-Nutzer einzuladen.
  6. Erweiterte Gast-Prüfer Einstellungen anwenden (optional):
    • Eine Nachricht eingeben, die Bestandteil der E-Mail sein wird, die der Gast-Nutzer bei seiner Einladung als Gast-Prüfer erhalten wird (optional).
    • Markieren Sie das Kontrollkästchen „Datei herunterladen“, damit Gast-Nutzer Dateien herunterladen können.
    • Das Kontrollkästchen „Interne Kommentare anzeigen“, um dem Gast-Nutzer alle Kommentare einsehbar zu machen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Gast-Nutzer nur Gast-Nutzer Kommentare und die Antworten darauf sehen.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle Versionen sehen“, damit Gast-Nutzer alle Versionen der zu prüfenden Dateien sehen können; deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn sie nur die neueste Version sehen sollen.
    • Wählen Sie, wie lange der Gast-Nutzer Zugriff auf die zu prüfenden Dateien haben soll. Sie können einen der vordefinierten Werte wählen oder ein benutzerdefiniertes Datum festlegen. Standardmäßig läuft der Zugriff 30 Tage nach Zuweisung der Prüfung ab.
    • Bestimmen Sie ein Passwort als zusätzliche Schutzebene. Das Passwort muss aus mindestens vier Zeichen bestehen.
  7. Um einen Gast-Nutzer zu entfernen, bewegen Sie die Maus über den Namen oder die E-Mail, und klicken Sie auf das dann erscheinende X.
  8. Klicken Sie auf „Einladen“.

Beim Einlade-Vorgang:

  • Wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie in Schritt 5 angegeben haben. Ein Gastprüfer kann die in dieser E-Mail ausgesprochene Einladung annehmen oder ablehnen. Möchte der Gastprüfer die Einladung ablehnen, wird er/sie zu einer weiteren Bestätigungs-Seite weitergeleitet.
  • Erscheint im Aktivitätsstream ein Hinweis, dass ein Gast-Nutzer zur Prüfung eingeladen wurde.
  • Im „Gast-Prüfer“ Bereich eines Prüfungs-Fensters erscheint für den Gast-Nutzer ein generischer Avatar.
  • Sie können ein Fälligkeitsdatum für die Gast-Prüfung festlegen. Hinweis: Wird diese Datei einem Freigabe-Prozess innerhalb derselben Aufgabe oder desselben Ordners oder Projekts hinzugefügt und für die Freigabe wurde ein Fälligkeitstermin bestimmt, dann kann kein anderslautender Fälligkeitstermin für die Gast-Prüfung festgelegt werden.

Sie erhalten eine Inbox-Benachrichtigung wenn der Gast-Nutzer die Einladung annimmt oder ablehnt. Im Fall einer Annahme, wird dem Aktivitätsstream jedes Mal ein Hinweis hinzugefügt, wenn der Gast-Nutzer eine Datei kommentiert oder eine Entscheidung mitteilt.

Wrike Tipp! 🔥 Wenn Sie eine Prüfung mit einem Kennwort schützen, empfehlen wir Ihnen, das Passwort mit einem anderen Kommunikationskanal zu versenden (beispielsweise in einer Messenger-Anwendung oder per SMS). Es sollte nicht in einer persönlichen Mitteilung in Schritt 5 angegeben werden. Das hilft Ihnen, Ihre Daten zu schützen.

Einstellungen von Gast-Nutzern bearbeiten

  1. Öffnen Sie die erforderliche Aufgabe, Ordner oder Projekt in der/dem sich die Datei befindet.
  2. Klicken Sie auf das Avatar des Gast-Nutzers im Prüfungs Fenster.
  3. Klicken Sie auf "Einladung bearbeiten" oder "Neue Einladung senden", je nach dem, ob der Gast-Nutzer die Einladung angenommen hat.
  4. In dem nun erscheinenden Popup-Fenster können Sie:
    • Den Namen des Gast-Nutzers ändern
    • Die Einladung erneut senden
    • Weitere Einstellungen für Gast-Prüfungen bearbeiten.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Zugriff auf Dateien widerrufen

Normale Nutzer, mit denen eine Aufgabe, ein Ordner oder ein Projekt mit Dateien geteilt wird, können Gast-Nutzer aus einer Prüfung entfernen.

Sie können einen Gast-Nutzer aus der Liste der Prüfer entfernen, um so ihren Zugang zu den zu prüfenden Dateien zu widerrufen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit einer Datei.
  2. Bewegen Sie die Maus über das Avatar des Gast-Nutzers im Prüfungs Fenster. Sie können auf das Avatar klicken, um die E-Mail Adresse des Gast-Nutzers und den Namen zu sehen (sofern dieser angegeben wurde).
  3. Klicken Sie auf das nun erscheinende ‚x‘.
  4. Klicken Sie auf „Entfernen“, um Ihre Entscheidung zu bestätigen.

Der Gast-Nutzer hat nun keinen Zugriff mehr auf Dateien.

Um alle Gast-Nutzer gleichzeitig zu entfernen und Ihren Zugang zu Dateien zu widerrufen, klicken Sie auf das Schaltfeld „Freigabe durch Gast-Prüfer abbrechen“.

Gast-Prüfer Sicherheitseinstellungen

Administratoren mit Accounts, die Wrike Proof beinhalten, können Gast-Prüfungen deaktivieren. Enterprise Account-Administratoren können für Gast-Prüfungen zusätzliche Einschränkungen festlegen.

Gast-Prüfungen aktivieren oder deaktivieren

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie "Account Management“.
  3. Gehen Sie zur:
    • Registerleiste Sicherheit (wenn Sie ein Enterprise-Account haben)
    • Registerleiste Einstellungen (wenn Sie einen anderen Account-Typ haben)
  4. Scrollen Sie zum Abschnitt „Richtlinien für externes Teilen“.
  5. Markieren Sie das Kästchen „Gast-Prüfer einladen“, um Gast-Prüfungen in diesem Account zu aktivieren. Entfernen Sie die Markierung in diesem Kästchen, um Gast-Prüfer zu deaktivieren.
  6. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Erweiterte Sicherheitseinstellungen

Neben der Fähigkeit, das Einladen von Gast-Prüfern zu unterbinden, haben Enterprise Account-Administratoren auch die Möglichkeit, Gast-Prüfungen zu aktivieren, aber dabei fein abgestimmte Einschränkungen anzuwenden, um:

  • Einen Passwortschutz für Gast-Prüfer zur Pflicht zu machen.
  • Gast-Prüfern das Herunterladen von Dateien zu verbieten.
  • Die Sichtbarkeit von Dateiversionen einzuschränken.
  • Kommentare von Account-Nutzern vor Gast-Prüfern zu verbergen.

Um diese Einschränkungen anzuwenden:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspaces.
  2. Wählen Sie "Account Management“.
  3. Wechseln Sie in die Registerkarte „Sicherheit“.
  4. Markieren Sie die Kästchen neben allen Einschränkungen, die Sie anwenden möchten.
  5. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

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