Gast-Prüfer einladen
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Verfügbarkeit: Business, Enterprise, Pinnacle. Nichtverfügbarkeit: Free, Team; |
Account-Administratoren und Normale Nutzer können Gast-Nutzer zuweisen, um Dateien zu prüfen.
Wichtig
Um Gast-Prüfer einzuladen, müssen Sie eine Rolle mit uneingeschränktem Zugriff auf einen Ordner / ein Projekt haben.
Laden Sie Kunden ein, die keinen Wrike Account haben, um Dateien zu prüfen, die an Aufgaben, Ordnern und Projekten angehängt sind. Sie können Dateien kommentieren, ihre Entscheidung geben, und sogar Antworten auf ihre Kommentare von Wrike erhalten, per E-Mail.
Hinweis
Gast-Prüfer können nur Dateien sehen, die ihnen zwecks Freigabe zugewiesen wurden. Sie haben keinen Zugang zu Ihren Wrike Daten (Aufgaben, Ordner und Projekte).
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Öffnen Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit Anhängen. Ist die Datei, die Sie zur Prüfung hinzufügen wollen, nicht zu sehen, klicken Sie auf Alle Dateien zeigen.
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Markieren Sie die Kästchen neben allen Dateien, die geprüft werden sollen. 1
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Klicken Sie auf Freigabe-Prozess starten. 2
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Es öffnet sich ein Pop-up, wo Sie aufgefordert werden, folgendes einzugeben:
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Die E-Mail-Adresse des Gast-Nutzers (erforderlich). 3
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Den Namen des Gast-Nutzers (optional; wenn ein solcher Name angegeben ist, wird dieser Name in der Liste der Prüfer angezeigt, anstelle einer E-Mail-Adresse). 4
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Klicken Sie auf +Nächsten Eingeladenen hinzufügen, um einen weiteren Gast-Nutzer einzuladen. 5
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Erweiterte Gast-Prüfer Einstellungen anwenden (optional):
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Geben Sie Ihren Namen (und den Namen Ihres Accounts) sowie einen Betreff für die E-Mail ein. Zusätzlich können Sie eine Nachricht eingeben, die Teil der E-Mail bilden wird, die der Gast-Nutzer mit der Einladung zur Prüfung erhält. 6
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Ticken Sie das Kontrollkästchen Datei herunterladen 7, damit Gast-Nutzer Dateien herunterladen können.
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Ticken Sie das Kontrollkästchen Interne Kommentare anzeigen 8, um dem Gast-Nutzer alle Kommentare verfügbar zu machen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, können Gast-Nutzer nur Kommentare und Antworten von Gast-Nutzern sehen.
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Ticken Sie das Kontrollkästchen Alle Dateiversionen anzeigen 9, damit der Gast-Nutzer alle Dateiversionen im Freigabe-Prozess sehen kann; deaktivieren Sie es, damit nur die neueste Version angezeigt wird.
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Wählen Sie, wie lange der Gast-Nutzer Zugriff auf die zu prüfenden Dateien haben soll. Sie können einen der vordefinierten Werte wählen, oder ein benutzerdefiniertes Datum festlegen. Standardmäßig läuft der Zugriff 30 Tage nach Zuweisung der Prüfung ab. 10
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Bestimmen Sie ein Passwort als zusätzliche Schutzebene. Das Passwort muss aus mindestens vier Zeichen bestehen. 11
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Um einen Gast-Nutzer zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über seinen Namen oder seine E-Mail-Adresse und klicken Sie auf das eingeblendete X.
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Klicken Sie auf Einladen.
Wichtig
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Gast-Nutzern zu Prüfungen einladen, es gibt aber eine stündliche Begrenzung von 100 Einladungen pro Account.
Beim Einlade-Vorgang:
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Wird eine E-Mail an die E-Mail-Adresse gesendet, die Sie in Schritt 5 angegeben haben. Ein Gast-Prüfer kann die in dieser E-Mail ausgesprochene Einladung annehmen oder ablehnen. Möchte der Gast-Prüfer die Einladung ablehnen, wird er/sie zu einer weiteren Bestätigungs-Seite weitergeleitet.
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Erscheint im Aktivitätsstream ein Hinweis, dass ein Gast-Nutzer zur Prüfung eingeladen wurde.
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Der generische Avatar eines Gast-Nutzers wird im Abschnitt Gast-Prüfer des Freigabe-Prozesses-Fensters angezeigt.
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Sie können ein Fälligkeitsdatum für die Gast-Prüfung festlegen. Hinweis: Wird diese Datei einem Freigabe-Prozess innerhalb derselben Aufgabe oder desselben Ordners oder Projekts hinzugefügt und für die Freigabe wurde ein Fälligkeitstermin bestimmt, dann kann kein anderslautender Fälligkeitstermin für die Gast-Prüfung festgelegt werden.
Sie erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, wenn der Gast-Nutzer die Einladung annimmt oder ablehnt. Im Fall einer Annahme, wird dem Aktivitätsstream jedes Mal ein Hinweis hinzugefügt, wenn der Gast-Nutzer eine Datei kommentiert oder eine Entscheidung mitteilt.
Sobald ein Gast-Prüfer seine Entscheidung getroffen hat, kann er sie noch ändern oder entfernen, bis Sie im Freigabeprozess auf Freigabe durch Gast-Prüfer abschließen klicken.
Hinweis
Wenn Sie eine Prüfung mit einem Passwort schützen, empfehlen wir, das Passwort über einen anderen Kommunikationskanal zu senden (z. B. über eine Messenger-App oder eine Textnachricht). Sie sollte nicht in einer persönlichen Mitteilung in Schritt 5 angegeben werden. Das hilft Ihnen, Ihre Daten zu schützen.
Ja, das ist möglich.
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Klicken Sie im Prüfungs-Fenster auf den Avatar des Gast-Nutzers.
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Klicken Sie auf Einladung bearbeiten oder Neue Einladung senden, je nachdem, ob ein Gast-Nutzer die Einladung angenommen hat.
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In dem nun eingeblendeten Pop-up-Fenster können Sie:
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Den Namen des Gast-Nutzers ändern.
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Die Einladung erneut senden.
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Weitere Einstellungen für Gast-Prüfungen bearbeiten.
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Klicken Sie auf Speichern.