Integration von Wrike und QuickBooks
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Verfügbarkeit: Pinnacle. ; Nichtverfügbarkeit: Free, Team, Business, Enterprise; |
Verfügbar für alle Nutzer-Typen mit aktivierter Berechtigung Mein Teammitglied.
Account-Administratoren können die Verfügbarkeit von Funktionen über die Berechtigung „Zeiteinträge nach QuickBooks exportieren“ steuern.
Durch die Integration von Wrike mit QuickBooks werden Ihre Abrechnungs- und Rechnungsprozesse optimiert, sodass die finanzielle Transparenz und Verwaltung verbessert werden. Diese Integration ermöglicht eine präzise Datenübertragung, zeitnahe Abrechnung und Synchronisierung in Echtzeit.
Hauptvorteile:
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Effiziente Datenübertragung: Automatisches Übertragen von Zeiterfassungsdaten von Wrike nach QuickBooks, wodurch manuelle Dateneingaben entfallen.
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Zeitnahe Abrechnung: Sicherstellen, dass alle abrechenbaren Stunden in QuickBooks ordnungsgemäß für eine schnelle Rechnungsstellung berücksichtigt werden.
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Bei Finanzdaten auf dem Laufenden bleiben: Optimieren Sie Ihren Finanzdatenfluss mit unserer nativen QuickBooks-Integration.
Berechtigungen: Erforderliche Berechtigungen für den Zugriff auf Zeiteinträge in Wrike und den Export nach QuickBooks.
Die Integration von Wrike mit QuickBooks ermöglicht es Ihnen, Zeiteinträge nahtlos zu exportieren. Um diese Funktion zu nutzen, vergewissern Sie sich, dass Sie ein QuickBooks-Account haben und sich zur Authentifizierung anmelden können.
So funktioniert es: Beim Export überträgt Wrike Ihre Zeiteinträge an QuickBooks basierend auf Ihren Wrike-Daten und Exporteinstellungen:
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Zeiteinträge: Wählen Sie die zu exportierenden Zeiteinträge.
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Kunde/Projekt: Sie legen die Projekt- oder Kundendetails im Exportfenster fest. Wählen Sie Kunden oder Projekte aus Ihrem QuickBooks-Account. Alle exportierten Zeiteinträge werden dem gewählten Kunden oder Projekt hinzugefügt.
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Dienstleistung: Wählen Sie die benötigte Dienstleistung aus QuickBooks.
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Mitarbeiter: QuickBooks verlangt, dass jeder Zeiteintrag mit einem Mitarbeiter verknüpft ist. In Wrike kann dies automatisch oder manuell erfolgen.
Hinweis
In QuickBooks unterscheiden sich Nutzer und Mitarbeiter. Ein Finanzdirektor kann etwa Zugriff auf einen QuickBooks-Account haben, aber die Berichte, die er/sie erstellt, sind lediglich Darstellungen von Mitarbeiterentitäten innerhalb von QuickBooks.
Zeiteinträge Mitarbeitern zuordnen
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Automatische Zuordnung:
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Wählen Sie die automatische Zuordnung, wenn die Nutzer in Wrike in QuickBooks als Mitarbeitende mit derselben E-Mail-Adresse dargestellt werden. Wrike versucht, die E-Mail der Person, die den Zeiteintrag in Wrike erstellt hat, mit der E-Mail einer Mitarbeiterentität in QuickBooks abzugleichen.
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Manuelle Zuordnung:
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In QuickBooks können Sie für jeden exportierten Eintrag den passenden Mitarbeiter wählen.
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Zeiteintrag-Kommentare: Kommentare, die dem Zeiteintrag in Wrike zugeordnet sind.
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Dauer des Zeiteintrags: Dauer des Zeiteintrags in Stunden und Minuten.
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Datum des Eintrags: Datum, an dem der Zeiteintrag erstellt wurde.
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Aufgaben-/Projektinformation: Details der Aufgabe oder des Projekts, die mit dem Zeiteintrag verbunden sind.
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Unbekannter Fehler: Verschiedene interne Probleme wie unknown_status_in_external_system, minutes_is_invalid, hours_is_invalid, requests_limit_exceeded, wrong_external_timelog_parameters oder einfach unbekannt.
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E-Mail nicht gefunden: Erkannt als email_is_invalid oder user_has_not_been_found.
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Autorisierung abgelaufen: Das Autorisierungstoken ist abgelaufen und muss erneuert werden.
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Nicht exportiert: Anfangsstatus, wenn der Zeiteintrag nicht exportiert wurde.
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Exportiert: Status, wenn der Zeiteintrag erfolgreich exportiert wurde.
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Export fehlgeschlagen: Status, wenn es während des Exports einen Fehler gab.
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Nach dem Export bearbeitet: Status, wenn der Zeiteintrag nach dem Export bearbeitet wurde.
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Unbekannter Fehler: Dies zeigt einen unspezifischen Fehler an. Intern könnte es sich um eine der folgenden Möglichkeiten handeln:
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unknown_status_in_external_system
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minutes_is_invalid
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hours_is_invalid
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requests_limit_exceeded
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wrong_external_timelog_parameters
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unbekannt
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E-Mail nicht gefunden: Die E-Mail-Adresse kann keinem QuickBooks-Nutzer zugeordnet werden. Intern könnte es als Folgendes erkannt werden:
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email_is_invalid
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user_has_not_been_found
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Autorisierung abgelaufen: Das Autorisierungstoken ist abgelaufen und muss erneuert werden.
Die Integration ermöglicht einen schnellen Export und die Synchronisierung von Zeiteinträgen von Wrike nach QuickBooks. Es gibt zwei Methoden:
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Manueller Export von Zeiteinträgen über Timelog
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Automatischer Export von Zeiteinträgen nach QuickBooks
Hinweis
Die QuickBooks-Integration von Wrike ist nur für QuickBooks Online verfügbar.
Um Zeiteinträge manuell nach QuickBooks zu exportieren:
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Navigieren Sie zur Timelog-Ansicht oder zu Bericht nach Zeiteinträgen für das betreffende Projekt, den Ordner oder den Space 1.
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Klicken Sie auf Export nach QuickBooks 2.
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Wählen Sie im Popup-Fenster den gewünschten QuickBooks-Account 3 für den Export von Zeiteinträgen.
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Wählen Sie die zu exportierenden Einträge 4 und fügen Sie erforderliche Felder wie Kunden oder Projekte 5, Dienstleistung 6 und Mitarbeiter 7 hinzu.
Hinweis
Für höhere QuickBooks-Tarife sind sowohl Projekte als auch Kunden verfügbar. Für Basis-Tarife sind nur Kunden verfügbar.
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Klicken Sie auf Export 8, um den Exportvorgang zu starten.
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Warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
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Schauen Sie in die Export nach QuickBooks-Spalte 10 in der Timelog-Ansicht, um die Anzahl der exportierten Einträge zu sehen9.
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Vergewissern Sie sich, dass der Status dieser Einträge als Exportiert 11 markiert ist.
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Bei Bedarf können Sie die Export-to-QuickBooks-Spalte auch als Filter verwenden.
Hinweis
Nur Einträge, die zuvor nicht exportiert oder seit dem letzten Export bearbeitet wurden, werden übertragen.
Richten Sie eine Automatisierungsregel in Wrike ein, um ausgewählte Zeiteinträge anhand spezifischer Auslöser und Bedingungen nach QuickBooks zu exportieren. Diese Einrichtung rationalisiert Ihren Arbeitsablauf zwischen Wrike und QuickBooks, steigert die Produktivität und sorgt für eine genaue Zeiterfassung.
Um in Wrike den automatischen Export von Zeiteinträgen nach QuickBooks zu automatisieren:
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Eine Automatisierungsregel erstellen: Richten Sie eine Automatisierungsregel mit den gewünschten Auslösern ein (z. B. Statusänderung einer Aufgabe) 1.
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Aktion wählen: Wählen Sie, ob Sie Zeiteinträge mit QuickBooks synchronisieren möchten 2.
Notiz
Die Aktion ist nur verfügbar, wenn die Regel auf Projekte (und projektbasierte CIT) angewendet wird.
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Synchronisierungsdetails angeben: Geben Sie Einzelheiten zur Synchronisierung an, einschließlich des QuickBooks-Accounts und der Felder für die Rechnungs-Seite 3.
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Automatischer Export: Nachdem der Trigger ausgelöst wurde, werden gewählte Zeiteinträge automatisch nach QuickBooks exportiert. Zum Beispiel, wenn der Status einer Aufgabe in Abgeschlossen wechselt 4, wird die Automatisierung automatisch die gewählten Zeiteinträge nach QuickBooks exportieren 5.
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Einträge in QuickBooks überprüfen: Vergewissern Sie sich, dass Einträge korrekt exportiert werden.
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Anpassen nach Bedarf: Prüfen Sie, ob die Automatisierung wie erwartet funktioniert und passen Sie die Einstellungen bei Bedarf an.