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Datei-Freigaben

Alle Nutzertypen (einschließlich Gastnutzer) können Dateien zur Prüfung zuweisen und alle Nutzertypen können zur Prüfung von Dateien eingesetzt werden. Wrike Proof ist verfügbar in Wrike for Marketers und Wrike for Marketers Enterprise Accounts. Professional, Business- und Enterprise-Accounts können Wrike Proof als Zusatzfunktion erwerben.

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Überblick

Nutzen Sie Freigaben, wenn Dateien von Teamkollegen überprüft und freigegeben werden müssen. Freigaben ermöglichen eine bessere Organisation und erhöhte Transparenz beim Überprüfungsprozess, indem Sie Ihrem Team ermöglichen, den Überblick darüber zu behalten,

  • welche Dateien überprüft und freigegeben werden müssen
  • wer für die Freigabe einer Datei verantwortlich ist
  • welchen Überprüfungsstatus die verschiedenen Dateien aufweisen

Sie können Dateien filtern nach ihrem Freigabe- und Gastprüfungs-Status, den Nutzer(n) die als Genehmiger zugewiesen wurden, nach ihren Anfangs- und Fälligkeitsdaten und mehr.
Informationen zu Proofing finden Sie auf unserer Seite Proofing Hilfe-Center.

File_Approvals_-_Example.png

 Kompatible Dateitypen

Die Funktion Freigabe funktioniert mit:

  • Allen Dateien, die vom lokalen Speicherplatz hochgeladen wurden.
  • Öffentliche oder nicht aufgeführte YouTube Videos.

Dateien, die in Cloud-Speicher Diensten gespeichert sind (außer YouTube Videos) können nicht im Freigabeprozess verwendet werden.

Dem Freigabeprozess Dateien hinzufügen

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit Anhängen. Ist die Datei, für die Sie den Freigabeprozess anstoßen wollen, nicht zu sehen, klicken Sie auf „Alle Dateien anzeigen“.
  2. Ticken Sie die Kästchen neben den zu prüfenden Dateien.
  3. Klicken Sie auf „Zur Freigabe wählen“. 1
  4. In dem dann erscheinenden Panel, klicken Sie auf die Schaltfläche „+Genehmiger wählen“ 2, um die Nutzer, die für die Prüfung und Freigabe der Anhänge verantwortlich sein werden, zu wählen.
  5. Klicken Sie auf „Fälligkeitsdatum setzen auf“ 3 um festzulegen, bis wann die Dateien geprüft und freigegeben werden sollen. Beachten Sie bitte, dass dieses Datum nicht in dem Gantt-Diagramm angezeigt wird und die Aufgabe wird nicht als „Überfällig“ markiert, wenn die Freigaben am angegebenen Datum nicht abgeschlossen sind.
  6. Möchten Sie keine Aufgaben-/Ordner-/Projektfreigabe starten, ticken Sie das Kästchen „Nur Dateien Freigeben“ 4 an.
  7. Klicken Sie auf „Freigabeprozess starten“. 5
  8. Alle Anhänge werden weiterhin unterhalb des Aufgaben-Beschreibungsfeldes angezeigt, Anhänge werden nun jedoch in zwei Bereiche untergliedert:
    1) „Dateien zur Freigabe“ und
    2) „Nicht zur Freigabe“ (für Anhänge, die sich in keinem Freigabeprozess befinden).

Alternativ können Sie auch Dateien hinzufügen während Sie eine Aufgaben-, Ordner- oder Projektfreigabe erstellen.

File_Approvals_-_Add_files_to_approval.png

Dateien freigeben

Für Überprüfungen können Sie direkt von einer Aufgabe, einem Ordner oder Projekt aus auf Anhänge zugreifen.

  1. Öffnen Sie eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit Anhängen.
  2. Klicken Sie auf einen Dateianhang (im Bereich „Dateien zur Freigabe“ unterhalb des Beschreibungsfeldes).
  3. Wählen Sie „Freigeben“ 1 oder „Änderungen erforderlich“ 2

Wenn Sie Ihre Entscheidung zurücksetzen und eine neue geben wollen, klicken Sie auf „Entscheidung zurücknehmen“.
Danach werden Sie aufgefordert, eine Entscheidung zu der Aufgabe, dem Projekt oder dem Ordner zu geben (falls erforderlich). Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt freizugeben, wenn darin noch Dateifreigaben ausstehen.

File_Approvals_-_Approve_a_file__1_.png

Wenn mehreren Personen die Überprüfung derselben Datei zugewiesen wurde und

  • sie alle die Datei überprüft und freigegeben haben: dann ist der Gesamtstatus dieser Datei „Freigegeben“. 1
  • alle die Datei überprüft und mindestens eine Person angegeben hat, dass Änderungen erforderlich sind: dann ist der Gesamtstatus dieser Datei „Änderungen erforderlich“. 2
  • jemand hat seine Entscheidung noch nicht gegeben: dann ist der Status „Freigabe ausstehend“. 3
  • Bewegen Sie die Maus über den Status des Freigabeprozesses, um die Entscheidungen aller Beteiligten zu sehen.

Wenn Sie die Datei in Proofing öffnen, wird der Freigabestatus auch unter dem Dateinamen in der oberen linken Ecke des Workspace angezeigt. Bewegen Sie die Maus über den Status, um die Liste der Teammitglieder zu sehen, die als Genehmiger zugewiesen sind, zusammen mit den jeweiligen Entscheidungen.

File_Approvals_-_Approva_Files.png

Wird eine neue Version eines Anhangs hinzugefügt, dann gilt Folgendes:

  • Wenn Sie für einen Anhang einen Freigabeprozess anstoßen und dann eine neue Version des Anhangs hinzufügen, dann wird zugewiesenen Nutzern automatisch die neueste Version des Anhangs angezeigt, wenn sie die Datei überprüfen.
  • Wird eine neue Version einer Datei hinzugefügt, dann wird der Freigabe-Prozess zurückgesetzt: Alle zugewiesenen Nutzer müssen die neue Version freigeben (auch wenn sie bereits eine frühere Version der Datei freigegeben hatten).

Eine Datei aus dem Freigabeprozess entfernen

  1. Öffnen Sie die Aufgabe, den Ordner oder das Projekt mit dem Anhang, den Sie aus dem Freigabe-Prozess herausnehmen möchten.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Datei für den Freigabe-Bereich (unterhalb des Aufgaben-Beschreibungsfeldes).
  3. Wählen Sie „Aus Freigabe-Prozess entfernen“.1

File_Approvals_-_Remove_from_Approval_.png

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