Freigaben zu benutzerdefinierte Arbeitsabläufe hinzufügen
|
Verfügbarkeit: Business, Enterprise, Pinnacle. Nichtverfügbarkeit: Free, Team; |
Account-Administratoren können Freigaben für Account-weite benutzerdefinierte Arbeitsabläufe hinzufügen. Bei Enterprise Standard- und Pinnacle-Accounts kann diese Berechtigung für einige Administratoren deaktiviert werden. Space-Administratoren mit Account-Administratorrechten können Freigaben zu Space-Arbeitsabläufen hinzufügen.
Fügen Sie Ihrem Arbeitsablauf Freigaben hinzu wenn Sie:
-
Automatisch in einer Aufgabe, einem Ordner oder einem Projekt eine Freigabe erstellen wollen, wenn sich der Status ändert;
-
Eine Änderung des Aufgaben-/Projektstatus vordefinieren wollen, basierend auf die Genehmiger-Entscheidungen;
-
Dateien dem Freigabeprozess hinzufügen, wenn sich der Status ändert.
Hinweis
Wenn eine Freigabe durch eine Statusänderung ausgelöst wird und Sie den Status erneut manuell ändern, wird der Freigabeprozess abgebrochen.
Beachten Sie bitte, dass Freigaben nicht gestartet werden, wenn der entsprechende Status durch eine Automatisierungsregel oder API angewendet wird.
-
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihr Profilbild 1.
-
Wählen Sie im Dropdown-Menü von der Seitenleiste Einstellungen 2 aus.
-
Klicken Sie in der Seitenleiste auf Arbeitsablauf 3.
-
Wählen Sie den Arbeitsablauf, dem Sie Freigaben hinzufügen wollen oder erstellen Sie einen neuen.
-
Klicken Sie auf den Status, dem Sie eine Freigabe hinzufügen wollen.
-
Klicken Sie auf Freigabe hinzufügen 4.
-
Als nächstes können Sie:
-
Genehmiger wählen für Aufgaben/Projekte im gewählten Status 5. Wenn ein Aufgaben-/Projektstatus in den gewählten Status übergeht, wird die Freigabe automatisch mit den ausgewählten Genehmigern erstellt.
Wichtig
Freigaben in benutzerdefinierten Arbeitsabläufen werden nicht durch die Änderung des Automatisierungsregelstatus ausgelöst. Damit die Freigabe starten kann, muss der Status manuell gewählt werden.
-
Aufgaben-Ersteller als Genehmiger hinzufügen bei Statusänderung 6.
-
Für die erstellte Freigabe ein Fälligkeitsdatum festlegen 7. Hier können Sie die Anzahl Tage eingeben, innerhalb derer der Freigabeprozess abgeschlossen sein soll. Soll die Aufgabe/das Projekt am selben Tag freigegeben werden, an dem die Statusänderung erfolgt, tragen Sie in dieses Feld 0 Tage ein.
-
Wählen, dass dieser Freigabeprozess automatisch enden soll, wenn alle Genehmiger Ihre Entscheidung gegeben haben 8.
-
Automatische Statusänderung einrichten, falls die Aufgabe/das Projekt freigegeben wird oder abgelehnt wird 9.
-
-
Sie können ferner festlegen, dass bei einer Statusänderung Dateien zum Freigabeprozess hinzugefügt werden 10. Sie haben drei Optionen:
-
Alle Dateien automatisch hinzufügen. Alle angehängten Dateien der Aufgabe/des Projekts werden dem Freigabeprozess hinzugefügt.
-
Dateien aus dem vorherigen Freigabeprozess hinzufügen. Dateien vom vorherigen Freigabeprozess werden dem neuen hinzugefügt und bei Statusänderung gestartet.
-
Eine Dateiauswahl verlangen. Nach einer Statusänderung wird man gebeten, zu wählen, welche Dateien freigegeben werden sollen.
-
-
Sie können auch festlegen, dass nur Dateien 11 freigegeben werden müssen. Auf diese Weise wird die Dateifreigabe gestartet, ohne dass eine zusätzliche Aufgaben-, Ordner- oder Projektfreigabe gestartet wird.
-
Schließen Sie das Status-Fenster.
-
Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Speichern.
Der Freigabeprozess wird bei einer Statusänderung automatisch gestartet und alle Genehmiger erhalten Benachrichtigungen in ihrer Inbox. Wenn der Freigabeprozess abgeschlossen ist, verschwindet die Freigabe-Leiste, es wird ein neuer Datensatz dem Freigabeverlauf und dem Aufgaben- oder Projektstream hinzugefügt und der Status ändert sich automatisch (sofern konfiguriert). Beachten Sie bitte, dass sich der Status nur ändert, nachdem der Freigabeprozess erledigt ist.
Hinweis
Wenn Sie eine Freigabe bei Statusänderung starten und eine Dateiauswahl fordern, wird durch Ändern des Status außerhalb der Elementansicht nur ein Freigabe-Entwurf erstellt. Der Nutzer, der die Freigabe initiiert hat, sowie der zugewiesene Genehmiger erhalten eine Inbox-Benachrichtigung, dass eine Datei zu dem Freigabeprozess hinzugefügt werden muss.