Freigaben zu benutzerdefinierte Arbeitsabläufe hinzufügen
Account-Administratoren können Freigaben zu Account-weiten Arbeitsabläufen hinzufügen. In Enterprise Standard- und Pinnacle-Accounts kann diese Berechtigung für einige Administratoren deaktiviert werden. Space-Administratoren mit Account-Administratorrechten können Freigaben zu Space-Arbeitsabläufen hinzufügen.
Fügen Sie Ihrem Arbeitsablauf Freigaben hinzu wenn Sie:
-
Automatisch in einer Aufgabe, einem Ordner oder einem Projekt eine Freigabe erstellen wollen, wenn sich der Status ändert;
-
Eine Änderung des Aufgaben-/Projektstatus vordefinieren wollen, basierend auf die Genehmiger-Entscheidungen;
-
Dateien dem Freigabeprozess hinzufügen, wenn sich der Status ändert.
Hinweis
Wenn Ihre Freigabe durch eine Automatisierung erstellt wurde, die mit benutzerdefinierten Arbeitsablauf-Einstellungen eingerichtet wurde, führt eine manuelle Änderung des Status dazu, dass die Freigabe storniert wird.
-
Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke.
-
Wählen Sie in dem Dropdown Einstellungen.
-
Klicken Sie auf Arbeitsablauf 1 im linken Panel.
-
Wählen Sie den Arbeitsablauf, dem Sie Freigaben hinzufügen wollen oder erstellen Sie einen neuen.
-
Klicken Sie auf den Status, dem Sie eine Freigabe hinzufügen wollen.
-
Klicken Sie auf Freigabe hinzufügen. 2
-
Als nächstes können Sie:
-
Genehmiger wählen für die Aufgaben/Projekte mit dem gewählten Status. 3 Wenn ein Aufgaben-/Projektstatus in den gewählten Status wechselt, wird die Freigabe automatisch mit den gewählten Genehmigern erstellt.
-
Bei Status-Änderung den Aufgaben-Ersteller als Aufgaben-Genehmiger zuweisen. 4
-
Das Fälligkeitsdatum für die erstellte Freigabe festlegen. 5 Hier können Sie die Anzahl der Tage eingeben, innerhalb derer der Freigabeprozess abgeschlossen sein soll. Soll die Aufgabe/das Projekt am selben Tag freigegeben werden, an dem die Statusänderung erfolgt, tragen Sie in dieses Feld 0 Tage ein.
-
Wählen, dass diese Freigabe automatisch enden soll, wenn alle Genehmiger Ihre Entscheidung gegeben haben. 6
-
Automatische Statusänderung einrichten, falls die Aufgabe/das Projekt freigegeben wird. 7
-
-
Sie können zusätzlich festlegen, dass Dateien bei einer Statusänderung zum Freigabeprozess hinzugefügt werden. 8 Sie haben nun drei Optionen:
-
Alle Dateien automatisch hinzufügen. Alle angehängten Dateien der Aufgabe/des Projekts werden dem Freigabeprozess hinzugefügt.
-
Dateien aus vorherigem Freigabeprozess hinzufügen. Dateien vom vorherigen Freigabeprozess werden dem neuen hinzugefügt und bei Statusänderung gestartet.
-
Dateiauswahl erforderlich machen. Nach einer Statusänderung werden Sie gebeten, zu wählen, welche Dateien freigegeben werden sollen.
-
-
Sie können auch festlegen, dass nur Dateien freigegeben werden müssen. 9 Auf diese Weise wird die Dateifreigabe gestartet, ohne dass eine zusätzliche Aufgaben-, Ordner- oder Projektfreigabe gestartet wird oder werden muss.
-
Schließen Sie das Status-Fenster.
-
Klicken Sie auf Speichern in der oberen rechten Ecke.
Der Freigabeprozess wird bei einer Statusänderung automatisch gestartet und alle Genehmiger erhalten Benachrichtigungen in ihrer Inbox. Wenn der Freigabeprozess abgeschlossen ist, verschwindet Freigabe-Leiste, es wird ein neuer Datensatz dem Freigabeverlauf und dem Aufgaben- oder Projektstream hinzugefügt und der Status ändert sich automatisch (sofern in Schritt 7 oben konfiguriert). Beachten Sie bitte, dass sich der Status nur ändert, nachdem die Freigabe erledigt ist.
Hinweis
Wenn Sie festlegen, dass nach einer Statusänderung eine Freigabe erfolgen soll und gleichzeitig eine Datei ausgewählt werden muss, hat eine Statusänderung in jeder Ansicht außer der Aufgabenansicht zur Folge, dass eine Freigabe nur als Entwurf erstellt und nicht gestartet wird. Der Nutzer, der die Freigabe gestartet hat, sowie der Freigabeverantwortliche erhalten eine Benachrichtigung in ihrer Inbox, dass eine Datei zu dem Freigabeprozess hinzugefügt werden muss.