Reservierungen
Reservierungen sind eine separate Einheit im Workspace, um Aufwandsschätzungen zu speichern. Über Reservierungen legen Sie Zeitblöcke fest, die darauf basieren, wie viel Arbeitsaufwand Sie für jeden Verantwortlichen oder jede Aufgabenrolle in einem Projekt erwarten. Jede Reservierung ist mit einem einzigen Projekt und einem Verantwortlichen verknüpft, und jeder Verantwortliche in einem Projekt kann nur eine Reservierung haben.
Jedes Projekt enthält das Systemfeld Reservierter Aufwand, das automatisch den gesamten über Reservierungen zugewiesenen Aufwand für alle Nutzer und Arbeitsrollen in einem Projekt zusammenfasst. Standardmäßig enthält die aggregierte Summe keine reservierten Aufwände aus Teilprojekten. Um diese Aufwände einzubeziehen, müssen Sie nur die Felddaten aktualisieren.
Reservierungen lassen sich in der Ressourcen-Ansicht, in Arbeitsauslastungs-Diagrammen und in der horizontalen Backlog-Box sehen und verwenden. Das Feld Reservierter Aufwand ist im Projekt-Info-Panel und in der Tabellenansicht sichtbar.
Reservierungen haben auch einen eigenen Zeitplan. Beim Hinzufügen einer Reservierung legen Sie das Start- und Enddatum fest, an dem der Verantwortliche voraussichtlich arbeiten wird. Durch jede Änderung am Arbeitszeitplan des Verantwortlichen wird der Zeitplan für eine Reservierung beeinflusst.
Da Reservierungen mit Projekten und nicht mit Aufgaben verlinkt sind, sind sie nicht unbedingt ein Ersatz für Aufgaben-Aufwand. Stattdessen sind sie eine weitere Möglichkeit, Arbeitsschätzungen zu speichern. In Ihrem Account können Sie sowohl Aufgabenreservierungen als auch Aufgabenaufwand verwenden, je nachdem, welche Art von Schätzungen Sie benötigen.
Benutzen Sie Reservierungen, wenn Sie:
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eine ausführliche Übersicht über Projekte und dem Aufwand in einem Arbeitsauslastungs-Diagramm haben wollen, statt in den einzelnen Aufgaben Aufwand hinzuzufügen;
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die Ressourcen prognostizieren müssen, bevor tatsächliche Vorgänge im Projekt erstellt werden;
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keine fein abgestimmte Aufwandsabschätzung für jede Aufgabe benötigen oder feststellen, dass Sie diese Abschätzungen aufgrund von Änderungen häufig anpassen müssen;
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die ersten tatsächlichen Schätzungen mit gebuchtem bzw. Aufgabenaufwand verfolgen und vergleichen wollen.
Aufgabenaufwand und der in Reservierungen gespeicherter Aufwand werden im Account getrennt berechnet. Sie lassen sich auf verschiedene Weise vergleichen:
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Schauen Sie sich in der Tabellenansicht die Werte in den Spalten Aufwand (Aufgabenaufwand) und Reservierter Aufwand (Reservierungen) an, um den Unterschied zwischen ihnen zu sehen. Verwenden Sie Daten-Aktualisierung für das Feld Reservierter Aufwand, um bei Bedarf Werte aus Teilprojekten einzubeziehen.
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Verwenden Sie die Visualisierungsfunktion in Arbeitsauslastungs-Diagrammen und in der Ressourcen-Ansicht, um den reservierten Aufwand des Nutzers oder der Arbeitsrolle in jedem Projekt für jeden Tag zu vergleichen. Die Reservierung wird rot hervorgehoben, wenn der Aufgabenaufwand den reservierten Aufwand übersteigt.
Hinweis
In Arbeitsauslastungs-Diagrammen und in der Ressourcenansicht wird der reservierte Aufwand mit dem Aufgabenaufwand für jeden einzelnen Tag verglichen, auch wenn die Zoomstufe auf Wochen oder Monate eingestellt ist.
Alle Account-Nutzer, mit Ausnahme von Gastnutzern, können Reservierungen in Projekten hinzufügen, auf die sie Zugriff haben, es sei denn, diese Möglichkeit ist durch ihre Zugangsrolle eingeschränkt (die erforderliche Berechtigung ist Aufgaben-Termine und -Abhängigkeiten bearbeiten).
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Öffnen Sie das jeweilige Arbeitsauslastungs-Diagramm. Alternativ öffnen Sie das entsprechende Projekt in der <Ressourcen-Ansicht.
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Erweitern Sie die Reihe mit dem jeweiligen Nutzer oder der Arbeitsrolle. 1 Wenn Sie sie in der Ressourcen-Ansicht hinzufügen, müssen Sie möglicherweise zuerst auf die Schaltfläche + Nutzer hinzufügen klicken, um vorher den Nutzer oder die Arbeitsrolle hinzuzufügen.
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Klicken Sie die Schaltfläche + Reservierung hinzufügen. 2
Hinweis
Um diese Schaltfläche in Arbeitsauslastungs-Diagrammen zu sehen, müssen Sie die Option Gruppierung nach Projekt aktivieren. 3
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In dem sich öffnenden Pop-up Fenster:
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Klicken Sie auf Daten festlegen 4, um die Daten zu bestimmen, an denen der Verantwortliche voraussichtlich arbeiten wird. Denken Sie daran, dass diese Daten durch Änderungen am Arbeitsplan des Nutzers beeinflusst werden können.
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Wählen Sie den Aufwands-Modus. 5
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Geben Sie in dem Feld Aufwand 6, den geschätzten Aufwand in Stunden ein.
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Für den Modus Flexibler Aufwand: Passen Sie den Aufwand für jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat an, je nach Zoomstufe.
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Klicken Sie Hinzufügen. 7
Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Nutzer und Arbeitsrollen, die für die Arbeit am Projekt vorgesehen sind. Nachdem Sie eine Reservierung hinzugefügt haben, können Sie diese in der Ressourcenansicht, in Arbeitslastdiagrammen und der horizontalen Backlog-Box sehen.
Tipp
Reservierungen sind auch in Blueprints verfügbar. Sie können Blueprints für wiederkehrende Projekte erstellen und in der Ressourcenansicht Aufwandsschätzungen auf Basis von Reservierungen hinzufügen.
Für Aufwandsreservierungen gibt es zwei Aufwands-Modi:
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Basic: Mit diesem Aufwands-Modus können Sie für jede Reservierung eine bestimmte Menge an reserviertem Aufwand in Stunden pro Tag zuweisen. Der Basic Aufwands-Modus ist ein komplettes Äquivalent von Basic Aufgabenaufwand und funktioniert auf gleiche Weise.
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Flexibel: Dieser Aufwands-Modus ermöglicht es Ihnen, jedem Tag, jeder Woche oder jedem Monat, über den/die sich die Reservierung erstreckt, einen anderen Betrag an reserviertem Aufwand zuzuweisen. Die Flexible Aufwands-Reservierung ist äquivalent zum Flexiblen Arbeitsaufwand.
Hinweis
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Der flexible Aufwands-Modus in Reservierungen wird nicht unterstützt, wenn Sie ein Projekt mit Reservierungen duplizieren oder ein Projekt aus Blueprints erstellen und wählen, dass es neu geplant werden soll.
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Wenn Sie auf einer Zoomstufe, z. B. Wochen, im flexiblen Modus eine bestimmte Anzahl von Stunden reservieren und dann auf eine andere Zoomstufe, z. B. Monate, wechseln und die Stundenzuweisung erneut bearbeiten, wird Ihre ursprüngliche Wochenzuweisung neu berechnet und die Stunden für den Monat, die Sie bearbeiten, werden gleichmäßig auf die Monatstage verteilt.
Alle Account-Nutzer, mit Ausnahme von Gastnutzern, können Reservierungen in Projekten bearbeiten und löschen, auf die sie Zugriff haben, es sei denn, diese Möglichkeit ist durch ihre Zugangsrolle eingeschränkt (die erforderliche Berechtigung ist Aufgaben-Termine und -Abhängigkeiten bearbeiten).
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Öffnen Sie das jeweilige Arbeitsauslastungs-Diagramm. Alternativ öffnen Sie das entsprechende Projekt in der <Ressourcen-Ansicht.
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Suchen und klicken Sie die jeweilige Reservierung.
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Bearbeiten Sie im Pop-up den Aufwand oder die Daten der Reservierung und klicken Sie auf Speichern. 1
Hinweis
Der Titel der Reservierung lässt sich nicht ändern.
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Um eine Reservierung zu löschen, klicken Sie auf Löschen in der unteren rechten Ecke. 2
Hinweis
Wenn Sie eine Reservierung mit dem Modus Flexibler Aufwand zeitlich neu planen, indem Sie die Dauer verlängern, werden die zusätzlichen Tage mit 0h belegt, bis Sie sie ändern. Wenn Sie die Dauer der Reservierung verkürzen, werden alle zugewiesenen Stunden, die von den verkürzten Tagen übrig bleiben, zum letzten Tag der Reservierung hinzugefügt.
Alle Account-Nutzer, mit Ausnahme von Gastnutzern, können Reservierungen in Projekten neu zuweisen, auf die sie Zugriff haben, es sei denn, diese Möglichkeit ist durch ihre Zugangsrolle eingeschränkt (die erforderliche Berechtigung ist Aufgaben-Termine und -Abhängigkeiten bearbeiten).
Einzelne Reservierungen lassen sich in der Ressourcen-Ansicht neu zuweisen:
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Öffnen Sie das jeweilige Projekt in der Ressourcen-Ansicht. 1
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Suchen Sie den Nutzer oder die Arbeitsrolle mit der jeweils zugewiesenen Reservierung.
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Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Nutzers oder der Arbeitsrolle und klicken Sie auf die eingeblendete Schaltfläche mit dem Drei-Punkte-Menü. 2
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Wählen Sie Neu zuweisen. 3
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In dem Pop-up, klicken Sie auf +Nutzer wählen. 4
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Wählen Sie einen Nutzer oder eine Arbeitsrolle aus der Liste aus.
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Auf die Schaltfläche Neu zuweisen klicken. 5
Wenn Sie die Reservierung einem Nutzer oder einer Arbeitsrolle neu zuweisen, der/die vorher keine Reservierung hatte, erscheinen diese in der Ansicht, und der Nutzer bzw. die Arbeitsrolle, von dem/der Sie die Reservierung neu zugewiesen haben, verschwindet.
Wenn Sie die Reservierung einem Nutzer oder einer Arbeitsrolle neu zuweisen, der/die bereits eine Reservierung in diesem Projekt hatte, werden die beiden Reservierungen zusammengeführt:
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Das Anfangsdatum wird das früheste Anfangsdatum beider Reservierungen sein.
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Das Enddatum wird das letzte Enddatum beider Reservierungen sein.
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Der Aufwand wird kombiniert und entsprechend dem Datum der Reservierung und dem Arbeitsplan des Nutzers neu zugewiesen.
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Die daraus resultierende zusammengeführte Reservierung befindet sich im Flexiblen Modus, und die Stunden werden für jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat so summiert, wie Sie sie ursprünglich zugewiesen haben.
Tipp
Es ist nicht möglich, einzelne Reservierungen in Arbeitsauslastungs-Diagrammen neu zuzuweisen, da die Reservierungen mit Projekten verknüpft sind. Stattdessen können Sie Projekte neu zuweisen und die Reservierung wird dann zusammen mit den Aufgaben des Projekts neu zugewiesen. Das Gleiche gilt für das Verschieben von Aufgaben aus der Backlog-Box, wenn Sie Projekte in Arbeitsauslastungs-Diagrammen mit Verantwortlichen besetzen.