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Erweiterte benutzerdefinierte Arbeitsabläufe

 Administratoren mit Business- und Enterprise-Konten können benutzerdefinierte Arbeitsabläufe bearbeiten.

⏱ 3 Minuten Lesezeit

Überblick

Nachdem Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe erstellt haben, können Sie Automatismen einrichten, wie die automatische Bestimmung eines Verantwortlichen infolge einer Status-Änderung, oder Sie können es allen erleichtern, zu sehen, welche Status als nächstes gewählt werden sollten.

Wichtige Information

  • Wenn Sie die Massenbearbeitung benutzen, um den Status von >30 Aufgaben zu ändern, wird die automatische Zuweisungsregel, die für diesen Arbeitsablauf festgelegt wurde, nicht ausgelöst.
  • Bei flexiblen Arbeitsabläufen können Sie den Aufgabenstatus nur dann per Drag & Drop ändern, wenn die Einstellungen des Arbeitsablaufes dies zulassen.

Automatische Zuweisung auf der Basis von Status

Einen Verantwortlichen hinzufügen

Richten Sie es so ein, dass beim erreichen eines bestimmten Aufgaben-Status, automatisch ein Verantwortlicher (oder mehrere) zugewiesen wird. Beachten Sie dabei folgendes:

  • Aktuelle Verantwortliche werden nicht entfernt.
  • Wenn jemandem eine Aufgabe zugewiesen wird, erhält diese Person automatisch Zugriff auf die Aufgabe.
  • Das Hinzufügen von Verantwortlichen erfolgt nicht automatisch gemäß den Workflow-Einstellungen in Aufgaben, die per Automatisierung erstellt wurden, etwa über API, Anfrageformulare, Unito-/Workato-Integrationen usw.

Um bei einem bestimmten Status einen Verantwortlichen zuzuweisen:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Wechseln Sie zur Registerleiste "Arbeitsablauf". Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie auf den Titel des Workflows, für den Sie Automatische Zuweisung konfigurieren wollen. Falls er nicht zu sehen ist, drücken Sie Strg + F (oder Cmd + F bei einem Mac), und suchen Sie den Titel in der Liste.
  5. Wählen Sie den Status, für den Sie Verantwortliche bestimmen wollen.
  6. Klicken Sie auf das Feld unter "Zuweisen bei Statusänderung".
  7. Fangen Sie an, den Namen des Verantwortlichen einzutippen, bis der Name vollständig in der Drop-Down Liste angezeigt wird.
    • Klicken Sie in das Feld "Weitere Nutzer hinzufügen", um einen weiteren Verantwortlichen hinzuzufügen.
    • Um einen Verantwortlichen zu entfernen, bewegen Sie die Maus über den Namen, und klicken Sie rechts auf das 'x'.
  8. Klicken Sie auf "Speichern" in der oberen rechten Ecke.

Der Name der Person, die Sie als Verantwortlichen bestimmt haben, erscheint unter der Status-Bezeichnung. Bei mehreren Verantwortlichen, sehen Sie eine Zahl, die Sie anklicken können, um die Namen aller Verantwortlichen zu sehen.

So funktioniert es

Wenn Sie Verantwortliche für einen Status bestimmt haben, wird der Verantwortliche hinzugefügt, sobald Sie eine Aufgabe erstellen oder den Status einer Aufgabe ändern:

  • im Workspace
  • in Mobil-Apps
  • per E-Mail-Integration
  • per Slack-Integration
  • bei der Massenbearbeitung

Feste und flexible Arbeitsabläufe

Feste und flexible Arbeitsabläufe sind in Business- und Enterprise-Accounts verfügbar.

Feste Arbeitsabläufe

Beim Ändern des Status einer Aufgabe, können Nutzer nur aus bestimmten vorbestimmten Status auswählen. Administratoren bestimmen, welche Status vorgegebene Nachfolge-Status haben sollten, und sie können bestimmen, um welche Nachfolge-Status es dabei geht.

Hat eine Aufgabe beispielsweise den Status "In Arbeit", können Benutzer den Status nur ändern in "Im Freigabe-Prozess" oder "Erledigt". Sie werden weder weitere Optionen sehen, noch in der Lage sein, irgend einen anderen Status zu wählen.

🔥Wrike Tipp! Account-Administratoren können Einschränkungen fester Arbeitsabläufe außer Kraft setzen, dies gilt jedoch nur in der Aufgaben-Ansicht. Um diese Einstellung anzuwenden, muss die Berechtigung "Status und Arbeitsablauf ändern, unabhängig von Einschränkungen des Arbeitsablaufes" dafür im Bereich Account Management aktiviert sein.

Flexible Arbeitsabläufe

Beim Ändern des Status einer Aufgabe, sehen Nutzer speziell vorgegebene Status-Optionen; alle anderen Status sind unter der Menü-Option „Mehr“ zu sehen. Administratoren bestimmen, welche Status vorgegebene Nachfolge-Status haben sollten, und sie können bestimmen, um welche Nachfolge-Status es dabei geht.

Ist beispielsweise eine Aufgabe „In Arbeit“, sehen Nutzer die Optionen "Im Freigabe-Prozess" oder "Erledigt", sie können jedoch auch weitere Status wählen, die im Menü "Mehr" aufgelistet sind.

Übergänge für feste und flexible Arbeitsabläufe einrichten

Administratoren mit Business und Enterprise Accounts können feste und flexible Arbeitsabläufe erstellen.

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Wählen Sie "Account Management“.
  3. Klicken Sie die Registerleiste "Arbeitsablauf". Sie sehen hier ein Liste aller Arbeitsabläufe in dem Account.
  4. Klicken Sie den Titel des Arbeitsablaufes, für den Sie verfügbare oder empfohlene Übergänge einrichten wollen. Beachten Sie, dass Übergänge nur für Arbeitsabläufe gesperrt werden können, die Sie selbst erstellt haben, nicht für den Standard-Arbeitsablauf.
  5. Klicken Sie auf einen Status, für den Sie Folge-Status bestimmen wollen.
  6. Klicken Sie in das Feld "Status wählen" (im Pop-up Fenster).
  7. Suchen und wählen Sie die Status, die Nutzer als Optionen sehen sollten, zu denen die Aufgabe übergehen kann.
  8. Markieren Sie das Kästchen "Übergänge sperren", in der oberen rechten ecke, um den Arbeitsablauf festzulegen.
  9. Klicken Sie auf "Speichern" in der oberen rechten Ecke.

Ihre Änderungen treten sofort im Workspace in Kraft.

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