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Microsoft Teams

Um Wrike mit Microsoft Teams verwenden zu können, benötigen Sie ein Office 365 Account, in dem Teams enthalten ist. Wrike für Microsoft Teams ist für alle Wrike Accounts und für alle Wrike-Nutzertypen (einschließlich Gastnutzer) verfügbar.

Übersicht

Mit der Wrike Microsoft Teams Integration können Sie, direkt aus einem MS Team Kanal heraus, Aufgaben, Ordner und Projekte ansehen und mit ihnen arbeiten. Nachdem Sie einen Wrike Account mit MS Teams verlinkt haben, können Sie individuelle Ordner/Projekte an Kanäle hinzufügen. Dieser Ordner / dieses Projekt wird dann mit jedem geteilt, der Teil Ihres Wrike Accounts ist und Zugang zu dem Kanal hat.

Sie können Aufgaben in einer Listenansicht betrachten und auf eine Aufgabe klicken, um sie zu bearbeiten. Sie können Aufgaben auch in einem Gantt-Diagramm betrachten.

Wichtige Informationen

  • Es können mehrere Wrike Accounts mit einem Office 365 Verzeichnis in Microsoft Teams assoziiert werden.
  • Die Wrike Registerkarte kann privaten und öffentlichen Kanälen hinzugefügt werden, aber nicht direkten Mitteilungen.
  • Wenn Sie einen Ordner oder ein Projekt eines Wrike Accounts zu einem MS Teams Kanal hinzufügen, wird dieser Ordner / dieses Projekt mit allen Personen in diesem Kanal geteilt, sie werden aber nur für solchen Personen sichtbar seine, die Mitglieder dieses bestimmten Wrike Accounts sind (sofern sie Zugang dazu haben).
  • Wenn Sie einen Free Wrike Account von MS Teams aus erstellen, können Sie innerhalb von Teams Aufgaben im Gantt-Diagramm betrachten. Um jedoch das Gantt-Diagramm von Accounts aus zu betrachten, die nicht über MS Teams erstellt wurden, benötigen Sie einen Professional Account oder höher.
  • Wenn Sie sich von Wrike abmelden, werden Sie automatisch auch von Wrike für MS Teams abgemeldet.

Wie Wrike mit Microsoft Teams funktioniert

Ordner und Projekte können Kanälen in Microsoft Teams in Form von Registerkarten hinzugefügt werden. Nachdem ein Ordner/Projekt hinzugefügt wurde, können Sie (oder jede(r) andere, in einem Wrike Account, das mit dem Office 365 Verzeichnis assoziiert ist und zu diesem Kanal Zugang hat):

  • Alle Aufgaben (mit allen Status) in diesem Ordner/Projekt als Liste oder aktive Aufgaben in einem Gantt-Diagramm* ansehen. In der Listen-Ansicht klicken Sie auf das Filter-Symbol, sodass Sie nur aktive Aufgaben sehen.
  • Neue Aufgaben und Teilaufgaben erstellen.
  • Wichtige Aufgaben-Details bearbeiten (einschließlich Information aus dem Beschreibungsfeld).
  • Kommentare lesen und hinzufügen und Kollegen @erwähnen.
  • Eine Aufgabe, einen Ordner oder ein Projekt mit weiteren Nutzern teilen.
  • Aufgaben per Drag-and-drop in der Listenansicht verschieben, um die Priorität zu verändern. Die Aufgaben-Reihenfolge in Teams wird mit der Prioritäts-Listenansicht in der Desktop-Version von Wrike synchronisiert.
  • Vorhandene Anhänge herunterladen.
  • Aufgaben löschen.

*Das Gantt-Diagramm in MS Teams wird automatische aktualisiert, ist aber nur zur Ansicht. Es lassen sich keine Aufgaben aus dem Team Gantt-Diagramm heraus neu planen.

Einen neuen Wrike Account erstellen

Jeder Microsoft Teams Nutzer mit entsprechenden Rechten kann ein Wrike Account über MS Teams erstellen. Es können mehrere Wrike Accounts erstellt werden, die mit einem MS Teams Verzeichnis assoziiert sind.

Um einen neuen Wrike Account zu erstellen, muss ein Office 365 Administrator zuerst die Option aktivieren, die es erlaubt, Registerkarten in Teams zu erstellen.

  1. Gehen Sie zum Apps-Bereich der Microsoft Teams Einstell-Seite im Office 365 Admin-Zentrum.
  2. Schalten Sie den Umschalter für „Externe Apps in Microsoft Teams zulassen“ ein.
  3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Jetzt können Sie ein neues Wrike Account aus MS Teams heraus erstellen.

  1. Starten Sie Microsoft Teams.
  2. In einem Kanal, klicken Sie auf das „+“ Symbol, um eine neue Registerkarte hinzuzufügen.
  3. Wählen Sie „Wrike“.
  4. Klicken Sie auf „Akzeptieren“.
  5. Klicken Sie auf „Mit Wrike verbinden“.
  6. Klicken Sie auf „Akzeptieren“.
  7. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre Tätigkeitsbezeichnung ein.
    • Wenn Sie dieselbe E-Mail-Adresse eingeben, wie für Ihre MS Teams E-Mail, wird Ihr Account automatisch bestätigt.
    • Wenn Sie eine andere Adresse eingeben, wird Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail zugesandt. Folgen Sie den Anweisungen dieser E-Mail, um das Erstellen Ihres kostenlosen Wrike Accounts abzuschließen.
  8. Legen Sie ein Passwort für Ihr Wrike Account fest.
  9. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wenn Sie fertig sind, kann über die gewählte Registerkarte in MS Teams aus auf Ihre neu erstelltes Projekt zugegriffen werden. Bis zu 15 Personen können Ihrem Wrike Account beitreten und Sie können jederzeit ein Upgrade vornehmen.

Einen bestehenden Wrike Account verlinken

Jeder Nutzer kann einen bestehenden Wrike Account mit Microsoft Teams verlinken.

  1. Microsoft Teams öffnen.
  2. Wählen Sie „Store“ in der linken Spalte.
  3. Suchen Sie nach Wrike im Store-Suchfeld.
  4. Wählen Sie „Wrike“.
  5. Wählen Sie, was installiert werden soll.
    • Wählen Sie „Hinzufügen für Sie“ wenn Sie Wrikes Messaging-App und die persönliche Registerkarte für sich selbst installieren wollen.
    • Wählen Sie „Zu einem Team hinzufügen“ wenn Wrike auf MS Teams für das gesamte Team zur Verfügung stehen soll.*
  6. Sie müssen ein Wrike Team wählen, um mit MS Teams zu verlinken.
  7. Wählen Sie die Funktionen, die Sie zuerst öffnen wollen (persönliche Registerkarte oder Messaging-App) und klicken Sie auf „Öffnen“.
    • Wenn Sie auf „App“ klicken – werden Sie zur Persönlichen App weitergeleitet und aufgefordert, sich Ihrem Team anzuschließen. Folgen Sie dem Installationsablauf.
    • Wenn Sie auf „Messaging“ klicken – werden Sie zur Compose Erweiterung weitergeleitet. Um die Erweiterung nutzen zu können, müssen Sie sich zuerst anmelden.

*Bitte beachten: Wenn Sie für Ihr Team installieren, dann kann das Team Wrike on MS Teams verwenden und die Messaging-App hinzufügen, die persönliche Registerkarte muss allerdings jeder bei Bedarf selbst installieren.

Wenn Ihr Wrike Account mit Office 365 verlinkt ist:

Das System erkennt automatisch, dass Sie ein Wrike Account haben, und Sie werden aufgefordert, ein bestehendes Projekt/Ordner zu wählen oder ein neues zu erstellen.
Auf den Ordner / das Projekt, das Sie wählen (oder erstellen), kann jetzt über den gewählten Kanal in MS Teams zugegriffen werden.

Wenn Ihr Wrike Account nicht mit Office 365 verlinkt ist:

  1. Klicken Sie auf „Ich möchte ein Projekt aus einem Wrike Account wählen, den ich bereits habe“.
  2. Geben Sie Ihre Wrike E-Mail und Ihr Passwort ein.
  3. Wählen Sie ein bestehendes Projekt / Ordner oder erstellen Sie ein neues.

Auf den gewählten (oder erstellten) Ordner/Projekt können Sie jetzt vom gewählten Kanal in MS Teams aus zugreifen.

Teamkollegen zu einem Account einladen

Nachdem der Wrike Account erstellt und mit MS Teams verlinkt wurde, können Sie Ihre Teamkollegen zu dem Account einladen und mit der Zusammenarbeit anfangen. Denken Sie daran, dass Sie nur Nutzer von Wrike aus einladen können.

  1. Wrike öffnen.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profil-Bild und wählen Sie aus der dann erscheinenden Liste „Account Management“.
  3. Die Registerkarte „Nutzer“ ist standardmäßig offen.
  4. Klicken Sie auf „Neue Nutzer hinzufügen“.
  5. In dem sich öffnenden Pop-up-Fenster:
    • Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu Ihrem Wrike-Account einladen wollen.
    • Wählen Sie den Lizenz-Typ für die Nutzer, die Sie einladen.
  6. Klicken Sie auf „Nutzer einladen“.

Nachdem Ihre Teamkollegen die Einladung angenommen haben, werden Sie Teil Ihres Wrike Accounts.

Die Persönliche App hinzufügen

Jeder Nutzer, der die persönliche App nutzen möchte, muss sie für sich aktivieren.

  1. Microsoft Teams öffnen.
  2. Wählen Sie „Store“ in der linken Spalte.
  3. Suchen Sie im Store-Suchfeld auf der linken Seite nach Wrike.
  4. Wählen Sie „Wrike“.
  5. Deaktivieren Sie die Option "Zu einem Team hinzufügen" (die Option "Hinzufügen für Sie" muss aktiviert bleiben).
  6. Klicken Sie auf „Installieren“.
  7. Klicken Sie neben der App auf „Öffnen“.
  8. Klicken Sie auf „Treten Sie Ihrem Team bei“.
  9. Wählen Sie in dem sich öffnenden Pop-up „Ich habe bereits einen Wrike Account“.
  10. Geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort für Ihren Wrike Account ein.

Die Persönliche Registerkarte öffnet sich und Sie können die Arbeit überwachen.

Ein/en Projekt/Ordner dem Kanal eines beliebigen Teams hinzufügen

Sobald Sie einen Wrike Account von Microsoft Teams aus erstellt haben oder einen bestehenden Wrike Account mit Teams verlinkt haben, können Sie Ordner/Projekte an weitere Kanäle hinzufügen.

  1. Öffnen Sie den Kanal, wo Sie einen Ordner/ein Projekt hinzufügen wollen.
  2. Klicken Sie auf das „+“ Symbol.
  3. Wählen Sie den Ordner oder das Projekt aus, auf den/das Sie von Microsoft Teams aus zugreifen wollen.

Für den gewählten Ordner/Projekt wird eine neue Registerkarte erstellt und jeder, der Zugriff auf den Kanal hat, kann auch auf den Wrike Ordner/Projekt zugreifen.

Dieser Ordner / dieses Projekt wird allen Nutzern zur Verfügung stehen, die Teil Ihres Wrike Accounts sind.

Messaging-App

Funktionsweise

Benutzen Sie Wrikes Messaging-App in Microsoft Teams, um eine Aufgabenvorschau in einem Kanal und direkte Message-Unterhaltungs-Registerkarten zu generieren.

Eine Aufgabenvorschau zeigt unter anderem den Aufgabentitel, Aufgabenstatus, der/das Ordner/Projekt, in dem die Aufgabe enthalten ist, und einen Link, um die Aufgabe in Wrike zu öffnen.

Eine Aufgabenvorschau hinzufügen

Von der Registerkarte einer Kanal-Unterhaltung aus oder aus einer direkten Nachricht:

  1. Wählen Sie die Option „…“.
  2. Wählen Sie „Wrike“.
  3. Suchen Sie die Aufgabe, für die Sie eine Vorschau generieren wollen.
  4. Senden Sie Ihre Nachricht.

Persönliche App

Funktionsweise

Die Persönliche Registerkarte zeigt:

  • Von Ihnen erstellte Aufgaben.
  • Ihnen zugewiesene Aufgaben.
  • Projekte, die in MS Teams als Registerkarten hinzugefügt wurden.

Von der persönlichen Registerkarte

Über die Persönliche Registerkarte können Sie:

  • Auf eine Aufgabe klicken, um sie in einem Overlay zu öffnen.
  • Wichtige Aufgabendetails bearbeiten.
  • Aufgaben per Drag-and-drop innerhalb einer Spalte neu ordnen.
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