Шаг 3. Совместная работа и выполнение проектов
- Пригласите свою команду в Wrike
- Поиск рабочих заданий
- Совместное выполнение задач
- Совместная работа с файлами
- Формирование навыков совместной работы
- Дополнительная информация
Пригласите свою команду в Wrike
Прежде чем пригласить команду в рабочее пространство, проведите совещание и ознакомьте команду с Wrike:
- Предоставьте необходимый контекст. Расскажите, зачем нужно внедрять Wrike и как использование Wrike поможет командам в достижении целей при увеличении прозрачности, сокращении количества отчетных совещаний и предоставлении единого источника достоверных данных для всех рабочих материалов.
- Познакомьте коллег с основами Wrike. Продемонстрируйте им задачи, папки и проекты, опишите процесс предоставления доступа к объектам. Предложите участникам команды выполнить тренировочный проект, чтобы на практике освоить принципы работы в Wrike.
- Объясните, кто в команде лучше разбирается в Wrike, и расскажите про средства поддержки и обучения Wrike (справочный центр, сообщество, видеоуроки и курсы Wrike Discover), чтобы все знали, куда обращаться за помощью.
Теперь вы готовы пригласить пользователей в свой аккаунт. Вы можете это сделать на вкладке «Управление аккаунтом» или с помощью иконок «Добавить исполнителя» и «Доступ предоставлен». На вкладке «Управление аккаунтом» вы можете указать роль пользователя (обычный пользователь для участников команды, внешний пользователь для сторонних участников с правом редактирования в вашем аккаунте или гостевой пользователь для сторонних участников с ограниченными правами), предоставить права администратора и создать группы пользователей для подписок Business и Enterprise.
Важно: ваша команда будет видеть только те рабочие объекты, к которым им предоставили доступ. Не забудьте предоставить команде доступ к пространствам, папкам и проектам. Подробнее о предоставлении доступа к информации.
Поиск рабочих заданий
Вкладка «Входящие»
Начните день с проверки вкладки «Входящие». Там отображаются уведомления о новых @упоминаниях, назначении на задачи и предоставлении доступа к задаче, папке или проекту.
В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если же на это требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у каких из них выше приоритет.
Панели задач
Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Вы сможете видеть следующие на очереди задачи или наблюдать за ходом работ. Рабочие объекты (задачи, проекты или папки) группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджеты файлов, все назначенные вами задачи и все, что для вас важно. Подробнее о личной панели задач.
Папка «Мои задачи» в личном пространстве
Также вы можете просматривать рабочие объекты в смарт-папке «Мои задачи». Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:
- Все назначенные вам задачи и подзадачи.
- Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».
Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.
Совместное выполнение задач
Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о финальной версии файлов и задач.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить совместную работу с командой в Wrike.
| Функция | Способ применения | Пример использования |
| @упоминание | В поле комментария введите символ @, а следом за ним — имя пользователя. Используйте термины @исполнители для перечисления всех исполнителей и @следят для перечисления всех участников, получающих уведомления о задаче, папке или проекте. |
|
| Описание задачи | В описании задачи изменения сохраняются автоматически и мгновенно. В итоге несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы. |
|
| История изменений | Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на «обновленное описание». Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены. |
|
| Цитирование текста | Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии. |
|
| Эмотиконы | Добавляйте к комментариям в Wrike эмотиконы. Чтобы увидеть весь список доступных эмотиконов, нажмите поле комментария, затем значок улыбающегося лица. |
|
| Утверждение (доступно для планов Business и Enterprise) | Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи. Чтобы автоматизировать процесс, добавьте утверждения в настраиваемые рабочие процессы. |
|
Совместная работа с файлами
| Функция | Способ применения | Пример использования |
| Прикрепить файлы | Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища. | У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите хранить все материалы в одном месте. |
| Wrike Proof и Wrike Publish — платные дополнения. | ||
| Примечания | Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена. | Это простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем. |
| Утверждения файлов | Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки завершения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения. | Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike. |
| Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder | Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike. | Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы. |
Формирование навыков работы в Wrike
Навык ежедневного использования Wrike необходим для успешной работы с инструментом. Если ваша команда не составляет отчеты о ходе выполнения работы или не следит за обновлениями, у вас не будет важной информации о ходе выполнения работы. Представляем список ежедневных процедур, которые помогут вам и вашей команде использовать Wrike по максимуму:
- Продемонстрируйте команде, как найти задачи в Wrike:
- На вкладке «Входящие» проверьте новые @упоминания и входящие задачи.
- В папке «Мои задачи» в личном пространстве проверьте назначенные задачи.
- Проверьте личную панель задач, чтобы ознакомиться с ходом выполнения работы.
- Убедитесь, что участники команды понимают, как поделиться информацией о ходе работы.
- Если работа еще выполняется:
- Добавьте комментарии и @упоминания
- При необходимости обновите статус задачи и измените срок выполнения.
- Добавьте комментарии и @упоминания
- Если работа уже выполнена:
- Завершите задачу, изменив ее статус
- @упомяните заинтересованных лиц
- По возможности прикрепите готовые материалы
- Завершите задачу, изменив ее статус
- Если работа еще выполняется:
- Сделайте Wrike единым источником достоверных данных:
- При создании задачи убедитесь, что ее название корректно, она назначена исполнителю, указаны сроки и описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям. Рекомендуем начать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше укажите не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».
- Применяйте правило «Все, чего нет в Wrike, не существует».
- Убедитесь, что для ведения учета все задачи назначены исполнителям (1 задача = 1 исполнитель) и установлены сроки.
- Рационально управляйте рабочей загрузкой команды: у каждого сотрудника должен быть четкий план с расставленными приоритетами на следующую неделю, чтобы они не впали в ступор от десятков несортированных задач в списке дел.
- Используйте упоминание @Моя команда в рассылке оповещений для всей команды или компании.
- Сохраняйте заметки с совещаний, договоры и планы действий в подзадачах.
- Подавайте личный пример использования Wrike в повседневной работе.
- При создании задачи убедитесь, что ее название корректно, она назначена исполнителю, указаны сроки и описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям. Рекомендуем начать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше укажите не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».
Дополнительная информация
- Курсы Wrike Discover:
- Советы из практики:
- Вебинар. Изучение процесса внедрения Wrike
- Шпаргалка. Как работать лучше с Wrike
Статья закрыта для комментариев.