Como atribuir tarefas automaticamente com base no status do fluxo de trabalho
TL;DR
Os administradores podem configurar fluxos de trabalho personalizados para adicionar responsáveis automaticamente quando uma tarefa muda para um status específico. Isso mantém os responsáveis existentes, concede acesso à tarefa ao novo responsável e funciona no workspace, no aplicativo móvel, por e-mail, no Slack, na edição em massa e no Outlook. Isso não funciona para tarefas criadas ou com status definido por meio de automação, formulários, blueprints, duplicação, importações, API ou ferramentas como o Zapier. Em contas Legacy Enterprise, essa configuração pode ser restrita por permissões para alguns administradores da conta, enquanto administradores de espaços sempre podem defini-la para fluxos de trabalho do espaço.
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Disponibilidade: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Indisponibilidade: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Disponibilidade: Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilidade: Free, Team; |
Administradores de conta podem criar fluxos de trabalho personalizados com atribuição automática de responsáveis. Em contas Legacy Enterprise, Pinnacle e Apex, essa é uma permissão controlada de administrador, portanto, alguns administradores podem não tê-la.
Observação
Administradores do espaço podem adicionar responsáveis automáticos aos fluxos de trabalho do espaço, independentemente do tipo de licença de usuário.
Você pode criar fluxos de trabalho personalizados que atribuem um membro da equipe automaticamente a uma tarefa quando ela mudar para um status específico. Ao fazer isso:
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Os responsáveis atuais não são removidos.
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O usuário obtém acesso à tarefa automaticamente.
Nota
Não é possível adicionar usuários convidados que ainda não confirmaram suas contas como responsáveis automáticos.
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A atribuição automática não é compatível quando uma tarefa é criada e o status é definido via automação, envio de formulário de solicitação, blueprint, duplicação de pasta ou projeto, importação do MS Project ou Excel, API ou integrações como Zapier, Unito, Workato.
Caso tenha especificado responsáveis para um status, o responsável será adicionado quando você criar uma tarefa ou alterar o status de uma tarefa:
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No espaço de trabalho.
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Em aplicativos móveis.
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Por meio de integração com e-mail.
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Por meio de integração com o Slack.
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Usando edição em massa.
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Por meio do complemento do Outlook
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Clique em sua imagem de perfil 1 na barra lateral.
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Selecione Configurações 2 no menu suspenso.
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Clique em Fluxo de trabalho 3 na barra lateral. Você verá uma lista com todos os fluxos de trabalho na conta.
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Clique no título do fluxo de trabalho para o qual deseja configurar a atribuição automática. Caso não o veja, pressione Ctrl + F (ou Cmd + F se estiver usando um Mac) e procure o item na lista.
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Selecione o status para o qual deseja definir responsáveis 4.
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Clique no campo abaixo de Atribuir mediante alteração do status.
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Comece a digitar o nome de um responsável e selecione o nome na lista suspensa quando ele aparecer 5.
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Clique no campo Adicionar mais usuários para adicionar outro responsável.
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Para remover um responsável, clique no x à direita do respectivo nome.
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Clique em Salvar 6 no canto superior direito.
O nome do responsável aparece abaixo do status. Se houver vários responsáveis, você verá um número. É possível clicar nesse número para exibir os nomes de todos os responsáveis.