Tutti gli articoli

Approvazioni

Le approvazioni sono disponibili per tutti gli utenti (inclusi i collaboratori) di account di Wrike for Marketers, Wrike for Marketers Enterprise, Business e superiori e di account con il componente aggiuntivo Wrike Proof. Gli account creati dopo il 1º ottobre 2019 ottengono la funzionalità in modo predefinito, se non vedi le Approvazioni nel tuo account, poi abilitarle da Wrike Labs.

3 minuti di lettura

Descrizione generale

Le approvazioni ti aiutano ad organizzare il processo di revisione del tuo team. Usa le approvazioni quando vuoi:

  • Tenere traccia del lavoro che deve essere approvato
  • Vedere chi è il responsabile dell'approvazione del lavoro del tuo team
  • Determinare se approvazioni in attesa possono ritardare il tuo progetto
  • Visualizzare tutte le decisioni prese in merito ad un'attività, progetto o cartella nella scheda delle approvazioni e nel flusso della cartella, progetto o attività
  • Creare widget di dashboard personalizzati basati sulle approvazioni
  • Configurare il processo delle transizioni automatizzate tra le diverse fasi dell'approvazione utilizzando gli stati del flusso di lavoro.
  • Iniziare automaticamente un processo di approvazione dopo l'invio di un modulo di richiesta (sia interno che esterno).

Inoltre, puoi filtrare attività, cartelle e progetti in base al relativo stato di approvazione, utenti assegnati come responsabili dell'approvazione, date di inizio o di scadenza ed altro ancora.

Informazioni importanti

  • Puoi aggiungere approvazioni ad attività, cartelle e progetti, ma non a spazi di lavoro.
  • Non è possibile avviare approvazioni multiple in un'attività, cartella o progetto contemporaneamente. Tuttavia, puoi avviare una nuova approvazione non appena termini quella precedente.
  • Le approvazioni non possono essere aggiunte ai blueprint. Quando trasformi un'attività, cartella o progetto con un'approvazione attiva in un blueprint, l'approvazione non sarà salvata come parte del blueprint creato.
  • Se vuoi ricevere email con le informazioni sulle approvazioni a cui partecipi, assicurati che le notifiche per email siano abilitate.
  • Sebbene non sia possibile assegnare gruppi di utenti come responsabili delle approvazioni, puoi filtrare attività, cartelle e progetti che contengano approvazioni di utenti di gruppi di utenti specifici, che siano assegnati come responsabili delle approvazioni, nelle viste elenco, tabella, file e diagramma di Gantt.

Aggiungere approvazioni in attività, cartelle e progetti

Per aggiungere un'approvazione in un'attività, cartella o progetto:

  1. Apri l'attività della quale vuoi aggiungere approvazioni nella vista delle attività. In alternativa puoi selezionare una cartella o un progetto dal pannello di navigazione a sinistra.
  2. Fai clic su “Approvazioni” 1 nel pannello situato sul campo descrittivo.
  3. Fai clic sul pulsante “+Inizia nuova approvazione” 2 situato sul campo descrittivo.
  4. Ora puoi:
    • Selezionare i responsabili dell'approvazione di attività, cartelle o progetti 3
    • Impostare la data di scadenza dell'approvazione 4
    • Aggiungere una descrizione di quello che deve essere approvato 5
    • Aggiungere file per l'approvazione* 6
  5. Fai clic su “Inizia approvazione” 7 per aggiungere approvazioni all'attività, cartella o progetto.

Approvals_-_Start_Approval.png

*Le approvazioni di file sono disponibili per gli account di Wrike for Marketers e Wrike for Marketers Enterprise. Gli account Professional e superiori possono acquistare le approvazioni di file come parte del complemento aggiuntivo Wrike Proof. Per ulteriori informazioni sulle approvazioni di file, visita la pagina del centro assistenza per le approvazioni di file.

Gli assegnatari dell'approvazione riceveranno una notifica nella loro posta in arrivo e, allo stesso tempo, per email. Le informazioni sulla nuova approvazione vengono aggiunte anche nel flusso dell'attività, cartella o progetto. Tieni presente che se elimini tutti i responsabili dell'approvazione, l'approvazione verrà annullata e le decisioni verranno eliminate.

Approvare un'attività, una cartella o un progetto

Tutte le attività, cartelle e progetti in attesa della tua approvazione si trovano nella tua posta in arrivo. Puoi anche filtrare attività, cartelle e progetti in base al relativo stato di approvazione, data di inizio e di fine, data di creazione o responsabili dell'approvazione assegnati.

🔥Suggerimento di Wrike! Crea un widget del dashboard per visualizzare in un solo posto tutte le attività o i progetti con approvazioni in attesa.

Per approvare un'attività, cartella o progetto:

  1. Apri un'attività, cartella o progetto da approvare.
  2. Cerca il pannello di approvazione situato sul campo descrittivo.
  3. Passa il puntatore del mouse sul numero di responsabili dell'approvazione a sinistra del pulsante “Approva” per vedere a chi è assegnata l'approvazione dell'attività, cartella o progetto e quali approvazioni sono in attesa.
  4. Fai clic su “Approva” 1 o “Rifiuta” 2, in base alla tua decisione.
  5. Di seguito, comparirà un campo per i commenti dove puoi aggiungere eventuali dettagli sulla tua approvazione.
  6. Fai clic su “Invia commento” 3.

Task_Approvals_-_Approve_a_task.png

Se sei l'unico responsabile dell'approvazione (oppure l'ultimo), vedrai un banner con la decisione finale nella parte superiore dell'area di lavoro. Il pannello dell'approvazione non verrà più mostrato nel campo descrittivo e le informazioni sulla tua decisione, insieme al commento che hai inviato, vengono aggiunte al flusso dell'attività o del progetto e alla cronologia delle approvazioni.

Tieni presente che, se per un file c'è un'approvazione in attesa, devi prima indicare una decisione per il file per poter chiudere l'approvazione dell'attività, cartella o progetto.

Aggiungere approvazioni al tuo flusso di lavoro

Gli amministratori dell'account possono aggiungere approvazioni a flussi di lavoro personalizzati.

Aggiungi approvazioni al tuo flusso di lavoro se vuoi:

  • Creare automaticamente un'approvazione in un'attività, cartella o progetto quando ne è stato modificato lo stato.
  • Predefinire una modifica dello stato dell'attività o del progetto basata sulle decisioni del responsabile dell'approvazione.
  • Aggiungere file all'approvazione in merito alla modifica dello stato.

Tieni presente che i flussi di lavoro personalizzati per i progetti sono disponibili solo per gli account creati dopo il 15 aprile 2019.

Per aggiungere un'approvazione:

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo 1 nell'angolo superiore destro.
  2. Seleziona “Gestione account”.
  3. Fai clic sulla scheda “Flusso di lavoro” 2.
  4. Seleziona il flusso di lavoro nel quale vuoi aggiungere approvazioni o creane una nuova.
  5. Fai clic sullo stato per il quale vuoi aggiungere un'approvazione.
  6. Fai clic su “Aggiungi approvazioni” 3.
  7. Ora puoi:
    • Selezionare responsabili dell'approvazione di attività o progetti nello stato selezionato 4. Quando lo stato di un'attività o progetto cambia a quello selezionato, l'approvazione viene creata automaticamente con i responsabili dell'approvazione scelti.
    • Assegnare il creatore dell'attività come un responsabile dell'approvazione dell'attività nella modifica dello stato.
    • Impostare una data di scadenza per l'approvazione creata. Qui puoi inserire il numero di giorni in cui il processo di approvazione deve essere terminato. Qualora fosse necessario che l'attività o il progetto fossero approvati o stesso giorno in cui si modifica lo stato, inserisci 0 giorni nel campo.
    • Impostare la modifica automatica dello stato nel caso in cui l'attività o il progetto vengano approvati 6.
  8. Un account che dispone dell'approvazione di file può scegliere, inoltre, di aggiungere file per l'approvazione 5 quando cambia lo stato. Hai 3 opzioni:
    • Aggiungere tutti i file automaticamente. Tutti i file allegati da un'attività o progetto verranno aggiunti all'approvazione.
    • Aggiungere file da un'approvazione precedente. I file di un'approvazione precedente vengono aggiunti a quella nuova, che inizia dopo la modifica dello stato.
    • È necessario selezionare file. Dopo la modifica dello stato ti verrà chiesto di selezionare file per l'approvazione.
  9. Chiudi la finestra dello stato.
  10. Fai clic su “Salva” 7, nell'angolo superiore destro.

Approvals_-_Add_approval_to_workflow.png

Il processo di approvazione inizia automaticamente quando cambia lo stato, tutti i responsabili dell'approvazione ricevono notifiche nella loro posta in arrivo. Al termine del processo di approvazione, il pannello delle approvazioni scompare, viene aggiunta una nuova voce nella cronologia delle approvazioni e il flusso e lo stato di attività e progetti cambiano automaticamente (se è stato configurato nel passo 7 precedente). Nota: lo stato cambia solo dopo che tutti i responsabili dell'approvazione assegnati hanno preso la loro decisione.

Tieni presente che quando scegli di iniziare un'approvazione dopo un cambio di stato insieme alla selezione dei file, il cambio dello stato in qualsiasi altra vista, salvo nella vista delle attività, creerà solo una bozza dell'approvazione ma non la inizierà. L'utente che ha iniziato l'approvazione e l'assegnatario dell'approvazione riceveranno una notifica nella posta in arrivo che indica la necessità di aggiungere un file all'approvazione.

Approvazioni nei moduli di richiesta

Gli amministratori di account e di spazi di lavoro possono aggiungere approvazioni a moduli di richiesta.

Per aggiungere approvazioni a un modulo di richiesta:

  1. Apri un modulo di richiesta che vuoi modificare o comincia a crearne uno nuovo.
  2. Poi, sul pannello a destra, sotto “Crea approvazione” fai clic su “Aggiungi approvazione”.
  3. Dopo di che, puoi:
    • Aggiungere responsabili dell'approvazione all'attività o progetto che hai creato. Tieni presente che se non selezioni responsabili dell'approvazione, verrà creata solo una bozza di approvazione. Dovrai creare un approvazione dalla bozza manualmente.
    • Impostare la data di scadenza dell'approvazione.
    • Selezionare per modificare lo stato dell'attività o del progetto a seconda della decisione presa dal responsabile dell'approvazione.
    • Aggiungere la descrizione dell'approvazione.
    • Aggiungere automaticamente file allegati all'attività o al progetto mediante un modulo di richiesta, all'approvazione.
  4. Fai clic su “Salva” o “Pubblica” (se stai creando un nuovo modulo).

È possibile aggiungere approvazioni condizionali ai moduli di richiesta. In questo modo le approvazioni vengono create solo se viene selezionata una domanda specifica.

Nota che, quando aggiungi sia un'approvazione che un'approvazione condizionale, ciascuna con condizioni diverse, tutti gli utenti assegnati come responsabili dell'approvazione nel modulo di richiesta (sia per l'approvazione condizionale che per quella generica) saranno aggiunti come responsabili dell'approvazione ad un'attività o progetto.

Visualizzare dettagli delle approvazioni terminate

Sebbene tutte le informazioni sulle approvazioni vengano mantenute nel flusso di attività, cartelle o progetti, è anche possibile tornare alle decisioni selezionate riguardanti un'attività, cartella o progetto e visualizzare altri dettagli in un solo luogo. Per farlo:

  1. Fai clic sul pulsante “Approvazioni” (o “Approvato”) nel pannello sul campo descrittivo.
  2. Seleziona l'approvazione della quale vuoi visualizzare i dettagli.
  3. Fai clic sul pulsante “Vedi dettagli”.
  4. Nella finestra popup che si apre vedrai:
    • Chi ha iniziato il processo di approvazione e quando
    • Chi ha approvato o rifiutato l'approvazione
    • Eventuali commenti riguardanti la decisione
    • Se sono stati aggiunti file all'approvazione, puoi visualizzare i relativi dettagli e commenti passando alla scheda File
0 commenti

Questo articolo è chiuso ai commenti.

Su