Revisori ospiti

Utenti regolari di account con funzione di Revisione e approvazione possono assegnare utenti ospiti per effettuare la revisione dei file. 

• Descrizione generale
• Informazioni importanti
• Tipi di file compatibili
• Invitare utenti ospiti per effettuare la revisione di file
• Modificare le impostazioni degli utenti ospiti
• Revocare l'accesso a file
• Impostazioni di sicurezza per delle revisioni per utenti ospiti

Descrizione generale

Invita i tuoi clienti che non dispongono di account di Wrike ad effettuare la revisione di file allegati ad attività, cartelle e progetti. Possono commentare i file, prendere una decisione personale ed anche ricevere risposte ai loro commenti da Wrike per email.

Informazioni importanti

• Gli utenti ospiti possono solo visualizzare file di revisioni assegnate a loro. Non hanno accesso ai tuoi dati di Wrike (attività, cartelle e progetti).
• Puoi lavorare con i commenti di revisione inseriti da utenti ospiti nello stesso modo in cui lavori con i commenti di revisione normali.
• Puoi invitare un numero illimitato di utenti ospiti per la revisione, ma esiste un limite orario di 400 inviti per ogni account.
• Devi disporre di un ruolo di accesso “Completo” nella cartella o progetto in cui si trova l'attività per invitare i revisori ospiti.
• In modo predefinito, la revisione da parte di invitati è disabilitata in account creati prima del 15 novembre 2018. Gli amministratori dell'account possono abilitare la funzione dalla sezione della gestione dell'account.

Tipi di file compatibili

I revisori ospiti lavorano con gli stessi tipi di file con cui lavorano i revisori regolari:

• Tutti i file vengono caricati dall'archiviazione locale.
• Video pubblici o non classificati di YouTube.

I file salvati in servizi di archiviazione su cloud (fatta eccezione per i video pubblici/non classificati di YouTube) non sono supportati.

Invitare utenti per effettuare la revisione di file

1. Apri un'attività, una cartella o un progetto contenente allegati. Se non vedi il file che desideri aggiungere per la revisione, fai clic su "Mostra tutti i file".
2. Seleziona la casella vicino a tutti i file che desideri aggiungere alla revisione.
3. Fai clic su “Crea revisione”.
4. Fai clic su “Invita per email” sotto “Revisori invitati”.
5. Inserisci:
   • Un indirizzo email dell'utente ospite (obbligatorio).
   • Il nome dell'utente invitato (opzionale, se lo specifichi apparirà nell'elenco dei revisori al posto dell'indirizzo email).
6. Fai clic su “+Aggiungi seguente invitato” per invitato un altro utente ospite.
7. Realizza impostazioni avanzate per i revisori ospiti (opzionale):
   • Inserisci un messaggio che appartiene all'email che riceverà l'utente ospite insieme all'invito alla revisione (opzionale).
   • Seleziona la casella “Scarica file” per permettere agli utenti ospiti di scaricare file.
   • Seleziona la casella "Mostra commenti interni" affinché l'utente ospite possa visualizzare tutti i commenti. Se la casella non è selezionata, gli utenti ospiti potranno visualizzare solo i commenti di utenti ospiti e le relative risposte.
   • Seleziona la casella “Visualizza tutte le versioni del file” per permettere all'utente ospite di visualizzare tutte le versioni del file in revisione; deselezionala se vuoi che visualizzi solo l'ultima versione.
   • Seleziona il tempo durante il quale l'utente ospite avrà accesso ai file in revisione. Puoi scegliere uno dei valori predefiniti o impostare una data personalizzata. In modo predefinito, l'accesso scade 30 giorni dopo l'assegnazione della revisione.
   • Imposta una password per aggiungere un ulteriore strato di protezione. La tua password deve contenere almeno quattro caratteri.
8. Per rimuovere uno degli utenti ospiti passa il puntatore del mouse sul suo nome o email e fai clic sulla X che compare.
9. Fai clic su “Invita”.

Dopo l'invito:

• Verrà inviata un'email all'indirizzo email specificato nel passo 5.
• Nel flusso delle attività appare una nota sull'invito di un utente ospite alla revisione.
• Appare un avatar generico riferito all'utente ospite nella sezione “Revisori ospiti” del pannello delle revisioni.

Quando l'utente ospite accetta o rifiuta l'invito riceverai una notifica nella tua posta in arrivo. Se accetta, viene anche aggiunta una nota al flusso delle attività quando l'utente ospite aggiunge un commento ad un file o prende una decisione.

Suggerimento di Wrike! 🔥 Se proteggi una revisione con una password, ti raccomandiamo di inviare la password utilizzando un canale di comunicazione diverso (ad esempio tramite un'applicazione di messaggistica o con un messaggio di testo). Non includerla nel messaggio personale del passo 5. In questo modo i tuoi dati saranno maggiormente protetti.

Modificare le impostazioni degli utenti ospiti

1. Apri l'attività, cartella o progetto contenente un file.
2. Fai clic sull'avatar di un utente ospite nel pannello delle revisioni.
3. Fai clic su "Modifica invito" o su "Invia nuovo invito", a seconda che l'utente ospite abbia accettato o meno l'invito.
4. Nella finestra popup che compare puoi:
   • Modificare il nome di un utente ospite
   • Reinviare l'invito
   • Modificare la configurazione addizionale del revisore ospite
5. Fai clic su “Salva”.

Revocare l'accesso a file

Gli utenti regolari che condividono file di un'attività, cartella o progetto possono rimuovere gli utenti ospiti dalla revisione.

Rimuovi un utente ospite dalla lista dei revisori per revocarne l'accesso ai file in revisione. Per farlo:

1. Apri un'attività, cartella o progetto contenente un file.
2. Passa il puntatore del mouse sull'avatar di un utente ospite nel pannello delle revisioni. Puoi fare clic sull'avatar per visualizzare l'indirizzo email e il nome dell'utente ospite (se specificato).
3. Fai clic sulla ‘x’ che compare.
4. Fai clic su “Rimuovi” per confermare la tua decisione.

L'utente ospite non avrà più accesso ai file.

Impostazioni di sicurezza per le revisioni di utenti ospiti

Gli amministratori di account con Wrike Proof possono disabilitare le revisioni effettuate da ospiti. Gli amministratori di account Wrike Enterprise possono applicare ulteriori restrizioni ai revisori ospiti.

Attivare o disattivare le revisioni effettuate da ospiti

1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
2. Seleziona “Gestione account”.
3. Passa a:
   • Scheda Sicurezza (se l'account è di Wrike Enterprise)
   • Scheda Impostazioni (se l'account è di qualsiasi altro tipo)
4. Scorri fino alla sezione "Politica di condivisione esterna".
5. Seleziona la casella vicino a "Invita revisori ospiti" per abilitare le revisioni effettuate da ospiti nell'account. Deseleziona questa casella per disabilitare le revisioni di ospiti.
6. Fai clic su "Salva modifiche".

Impostazioni di sicurezza avanzate

Oltre alla possibilità di proibire gli inviti di revisori ospiti, gli amministratori di account Wrike Enterprise possono abilitare le revisioni effettuate da ospiti, ma applicando restrizioni granulari per:

• Rendere obbligatoria la protezione tramite password delle revisioni effettuate da ospiti.
• Proibire ai revisori ospiti di scaricare file.
• Restringere la visibilità delle versioni dei file.
• Nascondere i commenti degli utenti dell'account ai revisori ospiti.

Per applicare le restrizioni:

1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
2. Seleziona “Gestione account”.
3. Passa alla scheda Sicurezza.
4. Seleziona le caselle vicino alle restrizioni che vuoi applicare.
5. Fai clic su "Salva modifiche".