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Creare e gestire risorse

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Team di documentazione Wrike

Team di documentazione Wrike

TL;DR

La gestione di risorse di Wrike ti consente di creare, organizzare, aggiornare, assegnare, monitorare ed eliminare risorse non umane come attrezzature e strutture. Puoi aggiungere le risorse manualmente per piccole configurazioni oppure importarle/aggiornarle in blocco tramite Excel, inclusi i campi di testo personalizzati. Usa le azioni di massa per assegnare rapidamente ruoli, pianificazioni, gruppi e immagini e gestisci le autorizzazioni tramite i tipi di utente. Le risorse possono essere assegnate alle attività, monitorate nei grafici del carico di lavoro e nelle dashboard per individuare conflitti o livelli di utilizzo ed eliminate in sicurezza trasferendo il lavoro quando necessario.

Tabella 2.Disponibilità

Free Team Business Pinnacle Apex
Availability: Pinnacle, Apex.; Unavailability: Free, Team, Business;

Panoramica

La gestione di risorse di Wrike ti aiuta ad aggiungere, organizzare e gestire attrezzature, strutture e altre risorse non umane nel tuo spazio di lavoro. Che tu debba tenere traccia di poche sale riunioni o di centinaia di macchinari, con Wrike è facile iniziare.

Come creare risorse manualmente

La creazione manuale delle risorse è adatta a team piccoli o quando devi aggiungere solo poche risorse. Puoi aggiungere nuove risorse e aggiornarne i dettagli direttamente dalle impostazioni dell'account.

Come aggiungere risorse manualmente

  1. Fai clic sulla tua immagine del profilo 1 nella barra laterale e seleziona Impostazioni 2.

    How_to_create_assets_manually_1.png

  2. In Gestione account, fai clic sulla scheda Utenti 3.

    How_to_create_assets_manually_2.png
  3. Nel pannello di sinistra, seleziona Risorse 4.

  4. Fai clic su Crea risorse 5.

    How_to_create_assets_manually_3.png
  5. Nella finestra Crea nuove risorse, inserisci il nome della risorsa 6.
  6. Per aggiungere più di una risorsa, fai clic su +Risorsa 7.

  7. Fai clic su Crea risorsa 8 per terminare.

    Importante

    Man mano che aggiungi altre risorse, compare un' icona di eliminazione accanto a ogni nome di risorsa. Fai clic per rimuovere una risorsa prima di salvare.

    How_to_create_assets_manually_4.png

Come aggiornare i dettagli delle risorse tramite azioni di massa

Dopo aver creato le tue risorse, puoi aggiornarne i dettagli in blocco:

  1. Seleziona le risorse che vuoi aggiornare.

  2. Utilizza il pannello Azioni di massa per modificare:

    1. Ruolo professionale
    2. Programma di lavoro
    3. Aggiorna immagini delle risorse

    4. Assegna gruppo di risorse

      Update_asset_details_using_mass_actions.gif

      Suggerimento

      Le Azioni di massa ti permettono di risparmiare tempo quando aggiorni più risorse contemporaneamente.

Come importare in blocco le risorse da Excel

L'importazione in blocco ti aiuta ad aggiungere o aggiornare più risorse in Wrike contemporaneamente. È l'ideale per aggiungere nuove risorse, aggiornare l'inventario o aggiungere rapidamente più risorse. Puoi utilizzare il nostro modello Excel per rendere il processo semplice e veloce.

  1. Scarica il nostro modello o usa il tuo file Excel:

    1. Fai clic sulla scheda Risorse 1 in Utenti sotto Gestione account.

      Download_the_Excel_Template_1.png
    2. Fai clic sul menu con i tre punti 2 nell'intestazione.

    3. Seleziona Importa da Excel 3 dal menu.

      Download_the_Excel_Template_2.png
    4. Nella finestra di dialogo popup puoi scaricare il nostro modello 4 o scegliere un file che rispetti il nostro formato.

  2. Crea nuove risorse con campi personalizzati

    Puoi aggiungere rapidamente nuove risorse in blocco e includere campi personalizzati durante l'importazione.

    Compila i dettagli della risorsa

    1. Apri il modello in Excel.
    2. Aggiungi ogni risorsa come nuova riga.

    3. I campi comuni includono:

      1. Nome (obbligatorio)

      2. Campi personalizzati (se ne hai aggiunti)

        Importante

        I nomi delle risorse devono essere univoci.

    Puoi creare campi personalizzati al volo inserendo un nuovo nome di campo nella tua tabella. Se il campo personalizzato non esiste in Wrike, verrà creato come campo di testo. Puoi cambiare il tipo di campo in seguito, se necessario.

    Suggerimento

    Durante l'importazione puoi creare campi personalizzati solo come campi di testo. Per usare un tipo di campo diverso, aggiornalo dopo l'importazione.

    Fill_In_Asset_Details.png

    Aggiorna i campi personalizzati delle risorse esistenti

    Puoi aggiornare i campi personalizzati delle risorse già presenti in Wrike. Per farlo, ti serve l'ID di ogni risorsa che vuoi aggiornare. Ecco come:

    1. Fai clic sulla scheda Risorse 1 nelle impostazioni Utente sotto Gestione account.

    2. Fai clic sul menu con i tre punti 2 nell'intestazione.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_1.png

    3. Seleziona Esporta risorse in Excel 3 dal menu.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_2.png

    4. Nella finestra di esportazione, scegli un formato di file come XLSX 4 e fai clic su Esporta 5.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_3.png
    5. Quando il file è pronto, fai clic per scaricarlo 6.

    6. Apri il file esportato e copia gli ID delle risorse.

      Update_Existing_Assets__Custom_Fields_4.png
    7. Nella tua tabella di importazione, incolla gli ID delle risorse nella colonna ID 7.

    8. Aggiungi o aggiorna i valori dei campi personalizzati secondo necessità.

      Suggerimento

      Lascia vuota la colonna del nome della risorsa quando aggiorni risorse esistenti.

    Se inserisci un nome di campo personalizzato che non esiste ancora, Wrike lo creerà come campo di testo durante l'importazione. Puoi cambiare il tipo di campo in seguito.

    Importante

    Non puoi creare altri tipi di campo durante l'importazione: al momento sono supportati solo i campi di testo.

  3. Importa il tuo file

    1. Torna a Wrike e fai di nuovo clic su Importa.
    2. Scegli un file o trascina il tuo file Excel completato nella finestra di dialogo Importa.

  4. Conferma e importa

    1. Se tutto è corretto, fai clic su Avvia importazione per terminare.
    2. Wrike creerà nuove risorse o aggiornerà quelle esistenti in base alla corrispondenza degli ID delle risorse.
    3. Al termine dell'importazione, viene visualizzata una finestra pop-up. Fai clic su Aggiorna pagina per vedere quante nuove risorse sono state aggiunte e quante esistenti sono state aggiornate.
    Import_and_Update_assests.gif

Note

Alcuni campi, come orari, icone e autorizzazioni, potrebbero dover essere impostati manualmente dopo l'importazione. Per aggiornamenti in blocco, usa lo stesso flusso di importazione: Wrike aggiorna le risorse riconosciute invece di creare duplicati.

Assegnare ruoli, orari e gruppi alle risorse

Puoi usare le Azioni di massa per aggiornare rapidamente ruoli professionali, orari e gruppi per più risorse contemporaneamente.

Assegna ruoli professionali

Assegna a ogni risorsa un ruolo funzionale, ad esempio “Attrezzatura”. I ruoli facilitano la ricerca delle risorse e la generazione di report.

Imposta orari di lavoro

Imposta ore di lavoro predefinite o tempi di manutenzione per ogni risorsa. Ciò evita prenotazioni fuori orario o quando la risorsa non è disponibile.

Organizza con gruppi

Raggruppa le risorse per sede, stabilimento o reparto. I gruppi ti aiutano a filtrare e assegnare rapidamente le risorse.

Assign_Roles__Schedules__and_Groups_to_Assets.gif

Gestire immagini e icone delle risorse

Dai a ogni risorsa un'icona o un'immagine unica per un'identificazione rapida.

Come aggiornare l'immagine di una risorsa

  1. Vai a Asset 1 nelle impostazioni utente in Gestione account.
  2. Seleziona la risorsa che desideri aggiornare 2.

  3. Nel pannello delle azioni di massa, fai clic su Aggiorna immagine risorsa 3.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_1.png

  4. Scegli l'immagine che desideri caricare nella finestra di caricamento delle immagini 4.

    Note

    Puoi caricare file nei formati JPG, PNG, BMP e GIF.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_2.png
  5. Fai clic su Apri 5 per caricare l'immagine.

  6. Dopo aver caricato l'immagine, vedrai un banner di notifica che conferma l'aggiornamento 6.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_3.png

  7. L'immagine della risorsa è stata aggiornata per un'identificazione più semplice 7.

    How_to_Update_an_Asset_Picture_4.png

    Suggerimento

    Usa immagini chiare e distinte per aiutare i membri del team a riconoscere le risorse a colpo d'occhio.

Gestire le autorizzazioni delle risorse

Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci risorse possono creare, modificare o eliminare risorse, incluso l'aggiornamento dell'immagine del profilo della risorsa. Per concedere questa autorizzazione, vai a Tipi di utente in Gestione account.

  • Gli utenti che non dispongono di questa autorizzazione possono visualizzare e assegnare risorse, ma non possono modificare i record delle risorse.

    Manage_Asset_Permissions.png

Assegnazione, pianificazione e monitoraggio dell'utilizzo delle risorse

Assegna risorse al lavoro

Per assegnare una risorsa:

Assigning_Assets_to_Work.gif
  1. Apri qualsiasi attività o progetto in Wrike.
  2. Utilizza i suggerimenti dell’assegnatario nel campo di assegnazione per aggiungere le risorse necessarie.
  3. Se il tuo team utilizza dei requisiti (ad es. "richiede Tipo di macchina e Applicazione principale"), Wrike consiglierà le risorse disponibili che corrispondono a tali criteri.

Importante

Per consentire agli utenti con il rispettivo tipo di utente di assegnare le attività alle risorse, occorre abilitare l’autorizzazione Share internal per il tipo di utente.

Gestione dei carichi di lavoro e dei conflitti

Il grafico del carico di lavoro delle risorse ti aiuta a vedere tutte le assegnazioni e come vengono utilizzate le tue risorse. Puoi individuare sovrapposizioni o conflitti e intervenire rapidamente per bilanciare i carichi di lavoro.

Come utilizzare il grafico del carico di lavoro delle risorse

  1. Apri il grafico del carico di lavoro delle risorse per visualizzare tutte le assegnazioni e l'utilizzo delle risorse 1.

    How_to_Use_the_Asset_Workload_Chart.png
  2. Cerca le evidenziazioni rosse Queste indicano sovrapposizioni o conflitti di pianificazione 2.

  3. Sposta le attività direttamente nel pianificatore per risolvere conflitti o redistribuire il lavoro.

    How_to_Use_the_Asset_Workload_Chart.gif

Dashboard e report di utilizzo

  • La dashboard Equipment fornisce un riepilogo dell'utilizzo, evidenziando le risorse sotto o sovrautilizzate.

  • Puoi creare report personalizzati per uso storico, tendenze di allocazione o prossime finestre di manutenzione.

    Dashboards_and_Utilization_Reporting.gif

In questo esempio, la dashboard mostra il carico di lavoro delle attrezzature, evidenziando le macchine sovra o sotto-utilizzate. Puoi anche vedere quali tipi di macchina sono assegnati a ciascuna applicazione primaria.

Qui, il tipo di macchina Packaging Machine è sovra-allocato di 192 ore. Per evitare l'eccessiva allocazione, sposta o rimuovi l'assegnazione di questa macchina per quelle ore. Puoi anche consultare la dashboard per trovare altre macchine disponibili per lo stesso lavoro.

Suggerimento

Usa filtri nella tua dashboard per individuare rapidamente le attrezzature sovraccariche e riassegnare le attività secondo necessità.

Eliminare risorse

Quando elimini una risorsa, il suo lavoro assegnato viene organizzato in una cartella speciale (Deleted Asset Resources) e gli elementi condivisi vengono trasferiti a un altro utente o a una risorsa a tua scelta. Ulteriori informazioni sull’eliminazione degli utenti.

Cosa succede quando una risorsa viene eliminata

  • Tutte le attività e i progetti assegnati alla risorsa (ad esempio, Pick and Place) vengono spostati in una cartella chiamata Pick and Place - Deleted Asset Resources.

    What_Happens_When_an_Asset_Is_Deleted.png
  • Qualsiasi attività, progetto o cartella che era condivisa con la risorsa viene ora condivisa con l'utente o la risorsa che selezioni durante il processo di eliminazione.

Come eliminare una risorsa

  1. Vai a Risorse 1 nelle impostazioni utente in gestione account.
  2. Seleziona la risorsa che vuoi eliminare 2.

  3. Nel pannello delle azioni di massa, fai clic su Elimina dall'account 3.

    How_to_Delete_an_Asset_1.png
  4. Nella finestra pop-up ti verrà chiesto di trasferire le attività, i progetti, le cartelle e le assegnazioni dei moduli di richiesta della risorsa 4.
  5. Scegli un utente o una risorsa a cui trasferire questi elementi 5.

  6. Fai clic su Elimina definitivamente la risorsa 6 per completare l'eliminazione.

    How_to_Delete_an_Asset_2.png

    Importante

    Una volta eliminata una risorsa, questa azione non può essere annullata.

FAQ

Posso includere dipendenti offline o collaboratori come risorse?

Sì! Puoi aggiungere dipendenti offline, lavoratori a turni o collaboratori come risorse. Questo aiuta con la pianificazione e la conformità: non servono licenze Wrike aggiuntive.

Posso concedere autorizzazioni di gestione delle risorse per strutture diverse a utenti diversi?

Sì. Combina i gruppi di risorse con le autorizzazioni dello spazio di lavoro per controllare chi gestisce le risorse in ogni sede.

Qual è il prossimo passo?

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