Creare e gestire risorse
TL;DR
La gestione di risorse di Wrike ti consente di creare, organizzare, aggiornare, assegnare, monitorare ed eliminare risorse non umane come attrezzature e strutture. Puoi aggiungere risorse manualmente per configurazioni ridotte o importarle/aggiornarle in blocco tramite Excel, inclusi campi di testo personalizzati. Utilizza le azioni di massa per assegnare rapidamente ruoli, programmi, gruppi e immagini e gestisci le autorizzazioni tramite tipi di utente. Le risorse possono essere assegnate alle attività, monitorate tramite grafici di carico di lavoro e dashboard per conflitti o utilizzo ed eliminate in sicurezza trasferendo il lavoro, se necessario.
| Disponibilità: Pinnacle, Apex.; Non disponibilità: Free, Team, Business; |
La gestione di risorse di Wrike ti aiuta ad aggiungere, organizzare e gestire attrezzature, strutture e altre risorse non umane nel tuo spazio di lavoro. Che tu stia monitorando alcune sale riunioni o centinaia di macchine, Wrike rende semplice iniziare.
La creazione manuale di risorse è adatta a team piccoli o quando devi aggiungere solo poche risorse. Puoi aggiungere nuove risorse e aggiornare i loro dettagli direttamente dalle impostazioni dell'account.
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Fai clic sulla tua immagine del profilo 1 nella barra laterale e seleziona Impostazioni 2.
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In Gestione account, fai clic sulla scheda Utenti 3.
- Nel pannello a sinistra, seleziona Risorse 4.
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Fai clic su Crea risorse 5.
- Nella finestra Crea nuove risorse, inserisci il nome della risorsa 6.
- Per aggiungere più di una risorsa, fai clic su +Risorsa 7.
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Fai clic su Crea risorsa 8 per terminare.
Importante
Man mano che aggiungi altre risorse, viene visualizzata un' icona di eliminazione accanto a ciascun nome di risorsa. Fai clic su di essa per rimuovere una risorsa prima di salvare.
Dopo aver creato le tue risorse, puoi aggiornarne i dettagli in blocco:
- Seleziona le risorse che vuoi aggiornare.
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Usa il pannello Azioni di massa per modificare:
- Ruolo professionale
- Programma di lavoro
- Aggiorna le immagini delle risorse
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Assegna gruppo di risorse
Suggerimento
Le Azioni di massa ti aiutano a risparmiare tempo quando aggiorni più risorse contemporaneamente.
L'importazione in blocco ti aiuta ad aggiungere o aggiornare più risorse in Wrike contemporaneamente. È l'ideale quando aggiungi nuove risorse, aggiorni il tuo inventario o aggiungi rapidamente più risorse. Puoi utilizzare il nostro modello Excel per rendere il processo semplice e rapido.
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Scarica il nostro modello o utilizza il tuo file Excel:
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Fai clic sulla scheda Risorse 1 in Utenti sotto Gestione account.
- Fai clic sul menu con i tre punti 2 nell'intestazione.
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Seleziona Importa da Excel 3 dal menu.
- Nella finestra di dialogo popup, puoi scaricare il nostro modello 4 oppure scegliere un file che rispetti la nostra formattazione.
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Crea nuove risorse con campi personalizzati
Puoi aggiungere rapidamente nuove risorse in blocco e includere campi personalizzati durante l'importazione.
Compila i dettagli delle risorse
- Apri il modello in Excel.
- Aggiungi ogni risorsa come una nuova riga.
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I campi comuni includono:
- Nome (obbligatorio)
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Campi personalizzati (se ne hai aggiunti)
Importante
I nomi delle risorse devono essere univoci.
Puoi creare campi personalizzati al volo inserendo un nuovo nome di campo nella tua tabella. Se il campo personalizzato non esiste in Wrike, verrà creato come campo di testo. Puoi cambiare il tipo di campo in seguito, se necessario.
Suggerimento
Durante l'importazione puoi creare campi personalizzati solo come campi di testo. Per utilizzare un tipo di campo diverso, aggiornalo dopo l'importazione.
Aggiorna i campi personalizzati delle risorse esistenti
Puoi aggiornare i campi personalizzati per le risorse che esistono già in Wrike. Per farlo, avrai bisogno dell'ID della risorsa per ogni risorsa che vuoi aggiornare. Ecco come:
- Fai clic sulla scheda Risorse 1 nelle impostazioni Utente sotto Gestione account.
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Fai clic sul menu con i tre punti 2 nell'intestazione.
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Seleziona Esporta risorse in Excel 3 dal menu.
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Nella finestra di esportazione, scegli un formato file come XLSX 4 e fai clic su Esporta 5.
- Quando il file è pronto, fai clic per scaricarlo 6.
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Apri il file esportato e copia gli ID delle risorse.
- Nella tua tabella di importazione, incolla gli ID delle risorse nella colonna ID 7.
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Aggiungi o aggiorna i valori dei campi personalizzati secondo necessità.
Suggerimento
Lascia vuota la colonna del nome della risorsa quando aggiorni risorse esistenti.
Se inserisci un nome di campo personalizzato che non esiste ancora, Wrike lo creerà come campo di testo durante l'importazione. Puoi cambiare il tipo di campo in seguito.
Importante
Non puoi creare altri tipi di campo durante l'importazione: al momento sono supportati solo i campi di testo.
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Importa il tuo file
- Torna su Wrike e fai di nuovo clic su Importa.
- Scegli un file o trascina il tuo file Excel completato nella finestra di dialogo Importa.
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Conferma e importa
- Se tutto è corretto, fai clic su Avvia importazione per terminare.
- Wrike creerà nuove risorse o aggiornerà quelle esistenti in base alla corrispondenza degli ID delle risorse.
- Al termine dell'importazione, compare una finestra pop-up. Fai clic su Aggiorna pagina per vedere quante nuove risorse sono state aggiunte e quante risorse esistenti sono state aggiornate.
Note
Alcuni campi, come programmi, icone e autorizzazioni, potrebbero dover essere impostati manualmente dopo l'importazione. Per gli aggiornamenti in blocco, utilizza lo stesso flusso di importazione: Wrike aggiornerà le risorse riconosciute invece di creare duplicati.
Puoi utilizzare le Azioni di massa per aggiornare rapidamente ruoli professionali, programmi e gruppi per più risorse contemporaneamente.
Assegna ruoli professionali
Assegna a ogni risorsa un ruolo funzionale, come “Attrezzatura”. I ruoli rendono più facile cercare le risorse e generare report.
Imposta orari di lavoro
Imposta per ogni risorsa l'orario di lavoro predefinito o i periodi di manutenzione. Ciò impedisce prenotazioni fuori orario o quando la risorsa non è disponibile.
Organizza con gruppi
Raggruppa le risorse per struttura, stabilimento o reparto. I gruppi ti aiutano a filtrare e assegnare le risorse rapidamente.
Dai a ogni risorsa un'icona o immagine unica per un'identificazione rapida.
- Vai a Risorse 1 nelle impostazioni utente in gestione account.
- Seleziona la risorsa che vuoi aggiornare 2.
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Nel pannello delle azioni di massa, fai clic su Aggiorna immagine della risorsa 3.
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Scegli l'immagine che vuoi caricare nella finestra di caricamento dell'immagine 4.
Note
Puoi caricare file nei formati JPG, PNG, BMP e GIF.
- Fai clic su Apri 5 per caricare l'immagine.
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Dopo aver caricato l'immagine, vedrai un banner di notifica che conferma l'aggiornamento 6.
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L'immagine della risorsa è stata aggiornata per una facile identificazione 7.
Suggerimento
Usa immagini chiare e distintive per aiutare i membri del team a riconoscere le risorse a colpo d'occhio.
Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci risorse possono creare, modificare o eliminare risorse, incluso l'aggiornamento dell'immagine del profilo della risorsa. Per concedere questa autorizzazione, vai a Tipi di utente in Gestione account.
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Gli utenti che non dispongono di questa autorizzazione possono visualizzare e assegnare risorse, ma non possono modificare i record delle risorse.
Per assegnare una risorsa:
- Apri qualsiasi attività o progetto in Wrike.
- Usa i suggerimenti assegnatario nel campo di assegnazione per aggiungere le risorse necessarie.
- Se il tuo team utilizza requisiti (ad es. «richiede Tipo di macchina e Applicazione primaria»), Wrike consiglierà le risorse disponibili che corrispondono a tali criteri.
Il grafico del carico di lavoro delle risorse ti aiuta a vedere tutte le assegnazioni e come vengono utilizzate le tue risorse. Puoi individuare sovrapposizioni o conflitti e intervenire rapidamente per bilanciare i carichi di lavoro.
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Apri il grafico del carico di lavoro delle risorse per visualizzare tutte le assegnazioni e l'utilizzo delle risorse 1.
- Cerca le evidenze rosse. Indicano sovrapposizioni o conflitti di pianificazione 2.
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Sposta le attività direttamente nel pianificatore per risolvere conflitti o redistribuire il lavoro.
- La dashboard Equipment fornisce un riepilogo dell'utilizzo, evidenziando le risorse sotto o sovrautilizzate.
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Puoi creare report personalizzati per uso storico, tendenze di allocazione o prossime finestre di manutenzione.
In questo esempio, la dashboard mostra il carico di lavoro delle attrezzature, evidenziando le macchine sovra o sotto-utilizzate. Puoi anche vedere quali tipi di macchina sono assegnati a ciascuna applicazione primaria.
Qui, il tipo di macchina Packaging Machine è sovra-allocato di 192 ore. Per evitare l'eccessiva allocazione, sposta o rimuovi l'assegnazione di questa macchina per quelle ore. Puoi anche consultare la dashboard per trovare altre macchine disponibili per lo stesso lavoro.
Suggerimento
Usa filtri nella tua dashboard per individuare rapidamente le attrezzature sovraccariche e riassegnare le attività secondo necessità.
Quando elimini una risorsa, il suo lavoro assegnato viene organizzato in una cartella speciale (Deleted Asset Resources) e gli elementi condivisi vengono trasferiti a un altro utente o a una risorsa a tua scelta. Ulteriori informazioni sull’eliminazione degli utenti.
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Tutte le attività e i progetti assegnati alla risorsa (ad esempio, Pick and Place) vengono spostati in una cartella chiamata Pick and Place - Deleted Asset Resources.
- Qualsiasi attività, progetto o cartella che era condivisa con la risorsa viene ora condivisa con l'utente o la risorsa che selezioni durante il processo di eliminazione.
- Vai a Risorse 1 nelle impostazioni utente in gestione account.
- Seleziona la risorsa che vuoi eliminare 2.
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Nel pannello delle azioni di massa, fai clic su Elimina dall'account 3.
- Nella finestra pop-up ti verrà chiesto di trasferire le attività, i progetti, le cartelle e le assegnazioni dei moduli di richiesta della risorsa 4.
- Scegli un utente o una risorsa a cui trasferire questi elementi 5.
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Fai clic su Elimina definitivamente la risorsa 6 per completare l'eliminazione.
Importante
Una volta eliminata una risorsa, questa azione non può essere annullata.