Agenti AI in Wrike

Seleziona la scheda Agenti AI 2 nella panoramica delle impostazioni dello space e fai clic su Inizia 3.

Scegli un tipo di agente dal menu a discesa 4 (Triage, Intake o Risk) oppure fai clic su + Custom AI agent 5 per creare il tuo agente personalizzato.

Configura i dettagli:

1. Assegna un nome al tuo agente. Dai al tuo agente un nome descrittivo: servirà come suo @handle quando lo assegnerai alle posizioni.

2. In Istruzioni generali, descrivi ruolo, obiettivo, logica, azioni previste e comportamento di fallback dell'agente. Aggiungi esempi di input/output se può aiutarti a chiarirne il comportamento.

   Esempio: “Agisci come assistente di progetto. Monitori il lavoro assegnato, segnali i rischi e mantieni i team allineati aggiornando gli elementi di lavoro e lasciando commenti chiari e azionabili.”

3. Scegli quando l'agente deve attivarsi:

   • Agenti programmati (ad esempio, un reporter dello stato dei rischi): imposta la frequenza con cui l'agente viene eseguito (Giornaliera, Settimanale o Personalizzata).
   • Agenti basati su eventi: seleziona trigger come Nuovo elemento creato o Modifiche ai valori dei campi (per lo stato o altri campi).
   • Agenti basati su data: attivano l'agente in relazione al valore di un campo data, come "3 giorni prima della data di scadenza" o "Quando viene raggiunta la data di inizio". Funziona con campi personalizzati di tipo Data e Data-ora e supporta il calcolo dei giorni lavorativi. Ideale per promemoria, escalation e azioni basate sulle scadenze.
   • Agenti attivati via API: le modifiche effettuate tramite l'API di Wrike attivano gli agenti, consentendo l'integrazione con sistemi esterni.
   • Integrazione con Wrike Automations: gli agenti funzionano bidirezionalmente con Wrike Automations. Le regole di automazione tradizionali possono attivare gli agenti e le azioni degli agenti possono attivare le regole di automazione. Ciò consente flussi di lavoro complessi in più fasi che combinano ragionamento AI e automazione basata su regole.

   Note

   Gli Agenti AI possono leggere e reagire ai seguenti tipi di campo personalizzato: Testo, Numero, Percentuale, Valuta, Data, Selezione singola, Selezione multipla, Durata, Casella di controllo, Collegamento a database, Mirror e campi calcolati/formula.

   Oltre ai campi personalizzati, gli agenti possono leggere:

   • Autore e assegnatario dell'elemento di lavoro
   • Campi personalizzati vuoti – gli agenti possono ragionare su ciò che manca, non solo su ciò che è presente
   • Campi calcolati/formula – possono esporre dati di sistema a cui gli agenti non possono accedere direttamente, come capacità, carico di lavoro o ore programmate
   • Campi personalizzati dell'elemento padre – gli agenti possono leggere i campi personalizzati dall'attività o progetto padre
   • Elementi fratelli e sottoattività – gli agenti possono vedere elementi fratelli e sottoattività per ragionamento tra elementi
   • Contesto di posizione – gli agenti sanno dove si trovano nella gerarchia di space e account

4. Imposta l'ambito in cui il trigger deve verificarsi:

   • Qualsiasi sottoelemento dell'elemento di lavoro in cui è stato aggiunto l'agente:

     Utilizzalo per azioni a livello di attività, come Intake o Triage. L'agente reagisce alle modifiche nei sottoelementi e agisce su quei sottoelementi.

     Esempio: l'agente Intake è aggiunto a una cartella Incoming Requests. Quando un nuovo sottoelemento viene aggiunto a questa cartella, attiva l'agente che verifica se sono state fornite tutte le informazioni necessarie (come assegnatario o data di scadenza). L'agente quindi pubblica un commento su quel sottoelemento per informarti se manca qualcosa.

   • Elemento in cui è stato aggiunto l'agente:

     Utilizzalo per azioni di tipo aggregato, come un reporter dei rischi. L'agente reagisce alle modifiche di questo elemento e agisce su questo stesso elemento.

     Esempio: un agente personalizzato viene aggiunto a un progetto Product Launch per notificare ai follower le modifiche al progetto. Se uno qualsiasi dei campi personalizzati del progetto cambia, l'agente pubblica un commento nel progetto riguardo a questa modifica e @menziona tutti i follower.

5. Definisci un'azione:

   • Pubblica commento: l'agente condivide la sua analisi o decisione come commento sull'elemento pertinente.

   • Aggiorna valori dei campi: l'agente aggiorna campi specifici come Assegnatario, Campo personalizzato, Nome elemento o Status.

     • Modifica campo personalizzato: l'agente aggiornerà specifici campi personalizzati (scegli quale campo aggiornare).

       Note

       Gli Agenti AI possono aggiornare i seguenti tipi di campo personalizzato: Testo, Selezione singola, Selezione multipla, Numero, Percentuale, Valuta, Collegamento a database, Casella di controllo, Data.

       Sola lettura (non modificabili dagli agenti): campi Mirror e campi Calcolati/Formula. Gli agenti possono leggere questi valori come contesto ma non possono aggiornarli. I campi personalizzati di tipo Persona non possono essere né letti né scritti dagli agenti.

       I campi data che includono un componente orario (funzionalità Labs) non sono supportati nelle azioni degli agenti. Questi campi non appariranno nel selettore di campi personalizzati durante la configurazione di un agente. Se un campo data viene modificato includendo l'ora dopo che un agente è stato salvato con quel campo in un'azione, l'azione non riuscirà a ogni esecuzione.

     • Modifica assegnatario: l'agente assegnerà gli elementi di lavoro agli utenti in base al tuo prompt. Gli agenti possono vedere gli attributi del profilo utente (titolo professionale, reparto, paese, fuso orario, numero di attività assegnate) e l'appartenenza a gruppi, consentendo l'assegnazione in base a ruolo, posizione, reparto o gruppo. Gli agenti non possono accedere a dati di carico di lavoro o capacità oltre al conteggio delle attività.
     • Modifica nome elemento di lavoro: l'agente aggiornerà il titolo dell'attività o del progetto in base alla sua analisi.
     • Modifica status: l'agente aggiornerà lo status dell'attività in base alle condizioni definite. Funziona sia con i flussi di lavoro standard che con quelli personalizzati.

     • Seleziona record Link-to-Database: l'agente può cambiare il record del database selezionato nei campi Link-to-Database. Usalo quando gli agenti devono categorizzare gli elementi selezionando dai record del tuo database.

       Note

       Accesso al contesto Link to Database:

       • Azione Cambia campo L2DB: l'agente può cercare in tutto il database. Cerca per valore, non per nome colonna.
       • Altre azioni (Pubblica commento, Modifica status, ecc.): l'agente vede solo il valore attualmente selezionato, non l'intero database.

       Esempio

       • ✅ "seleziona il record che contiene il valore"
       • ❌ "seleziona il record in cui il nome della colonna è valore"

     • Modifica data di inizio/scadenza: l'agente può modificare le date di inizio e scadenza delle attività. Usalo per flussi di lavoro di gestione delle scadenze, ad esempio spostare in avanti una data di scadenza quando un'attività è bloccata o impostare una data di inizio in base ai criteri di intake.

       Esempi di prompt:

       • "Quando lo status cambia in Bloccato, sposta la data di scadenza in avanti di 5 giorni lavorativi."
       • "Quando tutti i campi obbligatori sono compilati, imposta la data di inizio a oggi."

     • Posizione: l'agente può spostare o aggiungere elementi di lavoro alle cartelle che definisci durante la configurazione. Quando configuri questa azione, incorpori chip di posizione – riferimenti strutturati a cartelle o progetti specifici – direttamente nel testo di istruzione dell'azione. L'agente analizza l'elemento di lavoro e sceglie la destinazione appropriata tra quei chip.

       Sono disponibili due modalità:

       • Sposta nella posizione: rimuove l'elemento dalla cartella corrente e lo colloca esclusivamente nella cartella di destinazione.
       • Aggiungi alla posizione: mantiene l'elemento nella cartella corrente e lo aggiunge a un'altra cartella.

       Esempi di prompt:

       • «Quando la descrizione di un'attività menziona aspetti legali, di conformità o normativi, spostala nella cartella Legal Review.»

       • «Quando la Priorità è impostata su Critica, aggiungi l'attività alla cartella Urgent Queue affinché entrambi i team possano visualizzarla.»

         Importante

         L'agente può spostare elementi solo nelle cartelle che fai esplicitamente riferimento come chip di posizione nell'istruzione. Non può spostare elementi in posizioni arbitrarie né creare nuove cartelle.

       • Avvia o gestisci il flusso di approvazione: l'agente crea nuove approvazioni sugli elementi di lavoro o aggiorna approvazioni in bozza esistenti. Puoi specificare responsabili dell'approvazione utilizzando chip utente nelle istruzioni dell'azione.

         Azioni di approvazione supportate:

         • Crea una nuova approvazione su un elemento di lavoro
         • Aggiorna un'approvazione in bozza esistente
         • Aggiungi o rimuovi responsabili dell'approvazione
         • Seleziona l'autore o l'assegnatario dell'elemento come responsabile dell'approvazione
         • Specifica utenti singoli o gruppi di utenti come responsabili dell'approvazione tramite chip utente

         Esempi di prompt:

         • «Quando lo stato cambia in Ready for Review, avvia un'approvazione con il proprietario del progetto come responsabile dell'approvazione.»
         • «Quando il campo Budget supera 50.000, avvia un'approvazione con il gruppo di utenti Finance Team.»
       • Invia email (Gmail o Outlook): l'agente invia un'email tramite un account OAuth collegato. Durante la configurazione dell'agente, l'amministratore dello spazio autentica un account Gmail o Outlook. L'agente compone oggetto, corpo e destinatari in base al contesto dell'elemento di lavoro e alle istruzioni dell'azione.

       • Scrivere i prompt delle email:

         Il tuo prompt deve indicare all'agente a chi inviare l'email. Sii esplicito riguardo alla provenienza dell'indirizzo del destinatario.

         L'agente può ricavare gli indirizzi email da:

         • Indirizzo email principale dell'assegnatario (es., «invia agli assegnatari dell'attività»)
         • Indirizzo email dell'autore (es., «notifica l'autore»)
         • Valori dei campi personalizzati contenenti indirizzi email
         • Titolo dell'attività o testo della descrizione contenente indirizzi email
         • Indirizzi espliciti nel prompt (es., «invia a intake@company.com»)
         • Regole di composizione (es., «nome + punto + cognome + @contoso.com»)

         L'agente non può recuperare indirizzi email da:

         • Follower
         • Indirizzi email secondari

         Oggetto e corpo possono essere lasciati vuoti: l'agente li compilerà solo se il tuo prompt glielo richiede.

         Suggerimento

         Fai attenzione ai prompt ambigui. Un prompt come «Aggiorna gli assegnatari sullo stato del progetto» potrebbe essere interpretato come «cambia gli assegnatari» invece di «invia un'email di aggiornamento agli assegnatari». Usa un linguaggio non ambiguo come «Invia un'email agli assegnatari riassumendo lo stato del progetto».

         Esempi di prompt:

         • "Quando lo stato cambia in Bloccato, invia un'email all'assegnatario con un riepilogo di ciò che sta bloccando l'attività."
         • "Quando viene creata una nuova attività nella cartella Incoming, invia un'email a intake@company.com con il titolo e la descrizione dell'attività."

         • "Invia un riepilogo settimanale all'indirizzo email dell'autore con tutte le sottoattività in ritardo."

           Importante

           Una singola azione e-mail può indirizzare più destinatari (più campi "A"). Limitazioni dell'e-mail: niente campi CC/BCC, nessun allegato, nessun indirizzo email secondario, nessun indirizzo email di follower. Il mittente del messaggio mostra l'account collegato.

         • Notifica su Slack: l'agente pubblica un messaggio in un canale Slack come azione. Durante la configurazione dell'agente, un amministratore dello Space collega un workspace Slack e seleziona il canale di destinazione utilizzando un chip di canale Slack. Il canale di destinazione è fissato in fase di configurazione: ogni azione di tipo Notifica su Slack pubblica in un solo canale. L'agente compone solo il corpo del messaggio, utilizzando il contesto dell'elemento di lavoro e le istruzioni dell'azione.

           Importante

           Le notifiche Slack richiedono il collegamento di un workspace Slack nelle impostazioni dell'agente. Solo gli amministratori dello Space possono completare la connessione. L'app Slack deve essere installata in qualsiasi canale in cui l'agente pubblicherà. L'app Wrike per Slack è approvata dallo Slack Marketplace; se il tuo workspace Slack limita l'installazione di app di terze parti, l'amministratore del workspace potrebbe dover pre-approvare "Wrike" nella directory Slack Apps prima che la connessione possa essere completata.

           Esempi di prompt:

           • «Quando lo stato cambia in Blocked, pubblica un messaggio nel canale collegato riassumendo cosa sta bloccando l'attività.»
           • «Quando viene creata un'attività ad alta priorità nella cartella Incoming, pubblica nel canale collegato il titolo, l'assegnatario e la descrizione dell'attività.»

           Esempio: un agente attivato da un cambio di stato in "At Risk" può ora pubblicare una notifica nel canale Slack del progetto — indicando il nome dell'attività, il proprietario e cosa la blocca — senza che nessuno debba passare a Wrike per controllare.

           Limitazioni delle notifiche Slack: un canale per azione (più canali e messaggi diretti non sono supportati nella versione V1); nessuna risposta nei thread o conservazione del contesto del thread; impossibile menzionare utenti Slack con @.

         • Notifica su Microsoft Teams: l'agente pubblica un messaggio in un canale Microsoft Teams come azione. Durante la configurazione dell'agente, un amministratore dello Spazio collega un account Microsoft Teams e seleziona il canale di destinazione. Il canale di destinazione è definito durante la configurazione: ogni azione di notifica su Teams pubblica in un solo canale; l'agente non sceglie il canale in fase di esecuzione. L'agente compone solo il corpo del messaggio, utilizzando il contesto dell'elemento di lavoro e le istruzioni dell'azione. Il messaggio viene inviato tramite l'app Wrike per Microsoft Teams e include un link che rimanda all'elemento di lavoro in Wrike. Il registro attività registra lo stato di consegna con il nome del canale.

         Esempi di prompt:

         • "Quando lo stato cambia in Bloccato, pubblica un messaggio nel canale Teams collegato riepilogando ciò che sta bloccando l'attività."
         • "Quando viene creata un'attività ad alta priorità nella cartella Incoming, pubblica nel canale Teams collegato il titolo, l'assegnatario e la descrizione dell'attività."

               Limitazioni delle notifiche Microsoft Teams: pubblicazioni solo nei canali di un team — la pubblicazione nelle chat (DM di gruppo) non è ancora supportata; nessuna @menzione degli utenti Teams; nessun messaggio in thread; un solo canale per azione.

   Scegli dove deve avvenire l'aggiornamento:

   • Elemento di lavoro in cui è stato aggiunto l'agente: L'azione interessa l'elemento padre in cui l'agente è configurato.
   • Tutti i sottoelementi dell'elemento di lavoro in cui è stato aggiunto l'agente: L'azione interessa tutti i figli (massimo 1.000 sottoelementi per esecuzione).
   • Elemento di lavoro in cui si è verificato il trigger: L'azione interessa lo specifico elemento che ha attivato l'agente.
   • Sottoelementi dell'elemento attivato: L'azione interessa i sottoelementi dello specifico elemento che ha attivato l'agente. Solo figli diretti (un livello sotto l'elemento attivato). Caso d'uso: un blueprint crea un progetto con sottoattività in una cartella di acquisizione; l'agente agisce solo sulle sottoattività del nuovo progetto, non su quelle di altri progetti.

   • Filtraggio degli elementi di lavoro

     Filtra a quali elementi si applica l'azione: ogni azione dispone di un selettore di filtro, gli stessi controlli di filtro che utilizzi altrove in Wrike. Puoi filtrare per tipo di elemento, stato, assegnatario, campi personalizzati, importanza, nome o qualsiasi combinazione. Gli elementi che non corrispondono al filtro vengono ignorati senza consumare crediti dell'agente.

     Questo è configurato per singola azione, quindi azioni diverse all'interno dello stesso agente possono avere filtri diversi. Ad esempio, un'azione può interessare solo attività con stato "Nuovo" mentre un'altra può interessare progetti completati.

   Suggerimento

   Se il tuo agente è assegnato a una cartella che contiene sia progetti sia attività, utilizza un filtro per limitare le azioni ai tipi di elemento che ti interessano.

   Note

   Puoi aggiungere più azioni facendo clic su + Azione, in modo che l'agente possa eseguire diversi aggiornamenti in un'unica esecuzione.

   Importante

   Come funzionano le azioni multiple

   • Le azioni sono indipendenti: il risultato di un'azione non influisce sulle altre.
   • Non è garantito un ordine di esecuzione. Azione 1, Azione 2 e Azione 3 possono essere eseguite in qualsiasi sequenza e potrebbero essere eseguite in parallelo. Considera ogni azione come se potesse essere eseguita per prima.
   • Ogni azione ha le proprie istruzioni e può mirare a una posizione diversa (elemento padre, tutti i sottoelementi o l'elemento attivato).
   • L'istruzione generale è condivisa tra tutte le azioni, mentre ogni azione dispone del proprio prompt specifico.
   • Puoi assegnare un nome a ciascuna azione per facilitarne l'identificazione nella configurazione e nei registri attività. Ad esempio, assegna alle tue azioni i nomi "Set Priority", "Instrada al Team" e "Pubblica Riepilogo" invece di affidarti a etichette generiche. Questo è particolarmente utile quando un agente ha più azioni dello stesso tipo.

   Cosa significa per i tuoi prompt:

   • Ogni prompt di azione deve essere autonomo, basandosi sui campi, i commenti, il contesto padre o i chip di posizione di riferimento dell'elemento di lavoro.
   • Non scrivere frasi come «Leggi il commento pubblicato dall'azione precedente», «Usa il valore calcolato nell'Azione 2» o «Se l'Azione 1 è riuscita, allora…». Non esiste un'Action 1: ci sono solo azioni e una qualsiasi di esse potrebbe essere eseguita per prima.
   • Se due azioni necessitano dello stesso valore calcolato (ad esempio una data di milestone basata sulla data di inizio del progetto e sull'urgenza), fai sì che ciascuna azione lo calcoli in modo indipendente dalla stessa fonte. Produrranno lo stesso risultato perché leggono gli stessi dati.

   Se l'Azione B ha davvero bisogno dell'output dell'Azione A, un singolo agente multi-azione non funzionerà. Utilizza il chaining degli agenti: l'Agente 1 scrive un campo personalizzato o uno stato; l'Agente 2 si attiva su quel cambiamento ed esegue il passaggio successivo.

   Buoni casi d'uso per agenti multi-azione:

   • Imposta un campo categoria E pubblica un commento di classificazione (nessuna dipendenza)
   • Cambia assegnatario E aggiorna lo stato (nessuna dipendenza)
   • Aggiorna più campi personalizzati contemporaneamente

   Quando usare il Cambio di stato:

   Il cambio di stato è ideale per la progressione automatica del flusso di lavoro:

   • Validazione dell'intake: cambia lo stato in Ready quando tutti i campi obbligatori sono compilati.
   • Monitoraggio del ritardo: contrassegna le attività come Overdue quando superano la data di scadenza.
   • Rilevamento delle dipendenze: imposta lo stato su Blocked quando nei commenti vengono menzionate dipendenze.
   • Completamento del progetto: sposta le attività su Complete quando tutte le sottoattività sono concluse.

   Note importanti sui cambi di stato:

   • Gli agenti rispettano le regole di transizione del tuo flusso di lavoro e non possono saltare gli stati obbligatori.
   • I cambi di stato vengono registrati nella cronologia attività dell'attività con la motivazione dell'agente.
   • Se lo stato è già corretto, l'agente crea solo una voce di registro (nessun commento duplicato).
   • Funziona sia con gli stati standard di Wrike che con gli stati di flusso di lavoro personalizzati.

   Esempi di prompt per i cambi di stato:

   • Contrassegna le attività in ritardo:

     Quando un'attività supera la sua data di scadenza e lo stato non è Completed, cambia lo stato in Overdue.

   • Convalida il completamento dell'intake:

     Quando un'attività ha compilato tutti e tre i campi obbligatori (Budget, Assegnatario, Scadenza), cambia lo stato da New a Ready for Work. Ignora le attività già contrassegnate come Ready for Work o Completed.

   • Rileva il lavoro bloccato:

     Quando i commenti menzionano "blocked", "waiting on" o "dependency" e lo stato non è già Blocked o Completed, cambia lo stato in Blocked e pubblica un commento che riassume ciò che blocca l'attività.

6. Testa la tua configurazione nel Testing Playground per vedere come l'agente ragiona e risponde. Le esecuzioni nel Playground non incidono sui tuoi limiti di utilizzo dell'IA, quindi puoi iterare liberamente su prompt e configurazioni prima di distribuire l'agente.
7. Fai clic su Crea per attivare il tuo agente.

8. Assegna l'agente a una posizione: dopo aver creato l'agente, devi assegnarlo alla cartella, al progetto o all'attività specifica in cui deve operare. Naviga alla posizione di destinazione e @menziona l'agente nel flusso dei commenti per abilitarlo lì. L'agente monitorerà e agirà solo all'interno dell'ambito assegnato.

   Importante

   Creare un agente nelle Impostazioni dello spazio non è sufficiente: devi anche assegnarlo a una posizione specifica @menzionandolo. Senza questo passaggio, l'agente non sarà attivo.