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Passo 7: Lavorare da casa in modo produttivo

Descrizione generale

Lo smart working può essere una politica aziendale implementata per scelta o per necessità, ma per un team può diventare un vantaggio competitivo. Il trucco consiste nello sfruttare i vantaggi (come orari di lavoro flessibili o equilibrio tra lavoro e vita privata) e nel superare sfide (come problemi di comunicazione, distrazioni o mancanza di interazione umana).

Di seguito riportiamo alcune delle migliori pratiche per aiutarti a rendere più produttivo lo smart working.

Produttività personale

1. Organizza la tua area di lavoro

Crea uno spazio dedicato al lavoro

Allo stesso modo in cui stabilisci i confini tra lavoro e vita privata, devi tenere separati gli spazi dedicati all'ufficio da quelli personali. Organizza la tua area di lavoro su un tavolo o su una scrivania invece che su un divano o su un letto. Sarai più produttivo ed è meno probabile che ti sorprenda il sonno. Trova una zona da dedicare al lavoro pulita, tranquilla e isolata, in modo da poter svolgere le tue attività serenamente. Fatti ispirare dagli uffici domestici dei nostri Wriker che puoi trovare su Instagram.

Riduci al minimo le distrazioni

Mantenere l'attenzione sulle proprie attività può essere difficile quando si lavora da casa. Oltre alle distrazioni comuni che avvengono mentre si lavora, come il telefono e i social media, ci sono quelle ulteriori dovute alla presenza di bambini e animali domestici.

Condividi la gestione dei figli piccoli con il tuo partner: crea un calendario condiviso per tenere traccia delle videoconferenze e per stabilire dei turni per prendersi cura dei figli. Parla seriamente con i tuoi figli più grandi dell'importanza del tuo lavoro.

Un Wriker ha detto: “Il mio ufficio ha una porta ma non dev'essere bussata. Quando la porta è chiusa, è come se papà sia uscito per andare in ufficio”. Può essere di aiuto anche un semplice post-it messo sulla porta con scritto “Non disturbare”. Troverai ulteriori suggerimenti su come lavorare in smart working se hai figli piccoli sul nostro blog.

2. Mantieni l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Attieniti alle tue pianificazioni

Lo smart working spesso implica una pianificazione flessibile. Ti consente di provare il tuo orario di lavoro e mettere in linea la tua pianificazione con i periodi di produttività elevata. Di contro, gli orari flessibili spesso portano a sovraccaricarsi di lavoro senza rendersene conto.

In questo caso è molto importante riuscire a tenere separato il tempo dedicato al lavoro da quello dedicato alla vita personale (ad es., fissare appuntamenti subito dopo aver terminato di lavorare). Devi stabilire in modo chiaro l'ora di inizio e di fine del tuo lavoro e comunicarlo sia al tuo team che alla tua famiglia. Puoi configurare il tuo orario di lavoro su Google Calendar o su Slack.

E, naturalmente, impegnati a seguirlo! Al termine dell'orario di lavoro, spegni il computer e dedicati alla tua vita privata, senza controllare la email o le notifiche di lavoro.

Assegna priorità al lavoro

Limita il numero di attività che includi nel tuo piano giornaliero. Ad esempio, elenca tre attività da eseguire obbligatoriamente e tre attività opzionali. Stima il tempo necessario per eseguire le tue attività in modo da creare dei piani realistici e non sovraccaricarti di lavoro. Poi assicurati che l'elenco delle attività in Le mie attività o sul dashboard personale rifletta la tua pianificazione in quanto a scadenze e priorità.

Un altro ottimo consiglio della community di Wrike è: sii responsabile. Accetta di fare una chiamata o una videochiamata di 15 minuti all'inizio della giornata per leggere tutti le proprie liste delle cose da fare. Non importa che si svolga lo stesso servizio o che ci si trovi nella stessa azienda!

3. Segui abitudini sane

Routine mattutine

Inizia la tua giornata come se dovessi andare in ufficio: rifai il letto, fai una buona colazione, vestiti bene e svolgi tutte le altre mansioni prima di cominciare a lavorare, in modo da avere le stesse sensazioni che si provano quando si va in ufficio.

Quando entri nel tuo ufficio a casa e inizi la tua giornata di lavoro, consulta la posta in arrivo per controllare eventuali nuovi aggiornamenti e assegnazioni. Poi pianifica la tua giornata in Le mie attività e aggiorna lo stato delle attività, allega file e inserisci commenti con @menzioni mentre procedi. In questo modo la tua mattinata sarà positiva e produttiva! Ulteriori informazioni sulle abitudini quotidiane

Metodi inerenti alla produttività

Per svolgere più attività in meno tempo e con meno stress, prova a utilizzare uno di questi collaudati sistemi di gestione del tempo:

  • Pomodoro: suddividi la tua giornata lavorativa in blocchi di 25 minuti separati da pause di cinque minuti.

  • Regola 80/20: concentrati sul 20% delle attività principali della tua lista delle cose da fare che hanno un impatto maggiore sul tuo obiettivo.

  • Regola dei due minuti: se il completamento di un'attività richiede meno di due minuti, eseguila subito, anche se non è molto importante o urgente. Se richiede più tempo, rimandala o delegala.

  • Eat the frog: letteralmente, ingoia il rospo, ovvero svolgi la tua attività più importante o più complicata come prima cosa al mattino, in questo modo non dovrai più pensarci per il resto della giornata.

Fai delle pause che abbiano uno scopo

Le pause regolari durante la giornata sono un ottimo modo per ricaricare le batterie. Prova a impostare dei promemoria che si adattino alla tua pianificazione e alle tue abitudini di lavoro. Fai in modo che le tue pause siano produttive! Allontanati dalla scrivania e muoviti per almeno cinque minuti ogni ora. Dai un'occhiata all'infografica “La scienza delle pause produttive”.

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