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Aggiungere approvazioni a flussi di lavoro personalizzati

Descrizione generale

Gli amministratori dell'account possono aggiungere approvazioni a flussi di lavoro personalizzati.

Aggiungi approvazioni al tuo flusso di lavoro se vuoi:

  • Creare automaticamente un'approvazione in un'attività, cartella o progetto quando ne è stato modificato lo stato.

  • Predefinire una modifica dello stato dell'attività o del progetto basata sulle decisioni del responsabile dell'approvazione.

  • Aggiungere file all'approvazione in merito alla modifica dello stato.

Nota

Quando l'approvazione viene creata da un'automazione impostata utilizzando le impostazioni del flusso di lavoro personalizzato, una modifica manuale dello  stato comporterà l'annullamento dell'approvazione.

Aggiungere approvazioni al tuo flusso di lavoro

  1. Fare clic sulla tua immagine del profilo, situata nell'angolo superiore destro.

  2. Seleziona Impostazioni dal menu a discesa.

  3. Fai clic su Flusso di lavoro 1 nel pannello a sinistra.

  4. Seleziona il flusso di lavoro al quale vuoi aggiungere approvazioni o creane una nuova.

  5. Fai clic sullo stato per il quale vuoi aggiungere un'approvazione.

  6. Fai clic su Aggiungi approvazione 2.

    workflow-approval-1.png
  7. Di seguito puoi:

    1. Selezionare responsabili dell'approvazione per attività o progetti nello stato selezionato 3. Quando lo stato di un'attività o progetto cambia a quello selezionato, l'approvazione viene creata automaticamente con i responsabili dell'approvazione scelti.

    2. Assegnare il creatore dell'attività come un responsabile dell'approvazione dell'attività nella modifica dello stato 4.

    3. Impostare una data di scadenza per l'approvazione creata 5. Qui puoi inserire il numero di giorni entro i quali deve essere terminato il processo di approvazione. Qualora fosse necessario che l'attività o il progetto fossero approvati o stesso giorno in cui si modifica lo stato, inserisci 0 giorni nel campo.

    4. Selezionare se terminare l'approvazione automaticamente quando tutti i responsabili dell'approvazione prendono la loro decisione 6.

    5. Impostare la modifica automatica dello stato nel caso in cui l'attività o il progetto vengano approvati o rifiutati 7.

  8. Inoltre, puoi scegliere di aggiungere file per l'approvazione quando cambia lo stato 8. Hai tre opzioni:

    1. Aggiungere tutti i file automaticamente. Tutti i file allegati da un'attività o progetto verranno aggiunti all'approvazione.

    2. Aggiungere file da un'approvazione precedente. I file di un'approvazione precedente vengono aggiunti a quella nuova, che inizia dopo la modifica dello stato.

    3. È necessario selezionare file. Dopo la modifica dello stato ti verrà chiesto di selezionare i file per l'approvazione.

  9. Puoi anche scegliere di approvare solo file 9. In questo modo l'approvazione del file inizia senza avviare nessun'altra approvazione di attività, cartelle o progetti.

  10. Chiudi la finestra dello stato.

  11. Fai clic su Salva nell'angolo superiore destro.

approval-workflow-2.png

Il processo di approvazione inizia automaticamente quando cambia lo stato e tutti i responsabili dell'approvazione ricevono notifiche nella loro posta in arrivo. Al termine del processo di approvazione, il pannello delle approvazioni scompare, viene aggiunta una nuova voce nella cronologia delle approvazioni e il flusso e lo stato di attività e progetti cambiano automaticamente (se è stato configurato nel passo 7 precedente). Tieni presente che lo stato cambia solo al termine dell'approvazione.

Nota

Quando scegli di iniziare un'approvazione dopo un cambio di stato insieme alla selezione dei file, il cambio dello stato in qualsiasi altra vista, salvo nella vista delle attività, creerà solo una bozza dell'approvazione ma non la inizierà. L'utente che ha iniziato l'approvazione e l'assegnatario dell'approvazione riceveranno una notifica nella posta in arrivo che indica la necessità di aggiungere un file all'approvazione.

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