Aggiungere approvazioni a flussi di lavoro personalizzati
|
Disponibilità: Business, Enterprise, Pinnacle. Non disponibili: Free, Team; |
Gli amministratori dell'account possono aggiungere approvazioni ai flussi di lavoro personalizzati a livello di account. Negli account dei piani Enterprise Standard e Pinnacle questa autorizzazione può essere disattivata per alcuni amministratori. Gli amministratori di spazi di lavoro con diritti di amministrazione per l'account possono aggiungere approvazioni ai flussi di lavoro degli spazi di lavoro.
Aggiungi approvazioni al tuo flusso di lavoro se vuoi:
-
Creare automaticamente un'approvazione in un'attività, cartella o progetto quando ne è stato modificato lo stato.
-
Predefinire una modifica dello stato dell'attività o del progetto basata sulle decisioni del responsabile dell'approvazione.
-
Aggiungere file all'approvazione in merito alla modifica dello stato.
Nota
Se una modifica dello stato aziona un'approvazione e modifichi di nuovo lo stato manualmente, il processo di approvazione viene annullato.
Nota che le approvazioni non saranno avviate qualora lo stato pertinente venga applicato da une regola di automazione o da una API.
-
Fai clic sull'immagine del tuo profilo 1 nell'angolo superiore sinistro della tua area di lavoro.
-
Seleziona Impostazioni 2 dal menu a discesa.
-
Fai clic su Flusso di lavoro 3 nel pannello a sinistra.
-
Seleziona il flusso di lavoro al quale vuoi aggiungere approvazioni o creane una nuova.
-
Fai clic sullo stato per il quale vuoi aggiungere un'approvazione.
-
Fai clic su Aggiungi approvazione 4.
-
Di seguito puoi:
-
Selezionare responsabili dell'approvazione per attività o progetti nello stato selezionato 5. Quando lo stato di un'attività o progetto cambia a quello selezionato, l'approvazione viene creata automaticamente con i responsabili dell'approvazione scelti.
Importante
Nei flussi di lavoro personalizzati, le approvazioni non vengono attivate quando si modifica lo stato della regola di automazione. Per avviare l'approvazione, è necessario che lo stato venga selezionato manualmente.
-
Aggiungi l'autore dell'attività come responsabile dell'approvazione in caso di modifica dello stato 6.
-
Imposta una data di scadenza per l'approvazione creata 7. Qui puoi inserire il numero di giorni entro i quali deve essere terminato il processo di approvazione. Qualora fosse necessario che l'attività o il progetto fossero approvati o stesso giorno in cui si modifica lo stato, inserisci 0 giorni nel campo.
-
Seleziona se terminare l'approvazione automaticamente quando tutti i responsabili dell'approvazione prendono la loro decisione 8.
-
Imposta la modifica automatica dello stato nel caso in cui l'attività o il progetto vengano approvati o rifiutati 9.
-
-
Inoltre, puoi scegliere di aggiungere file per l'approvazione quando cambia lo stato 10. Ci sono tre opzioni:
-
Aggiungere tutti i file automaticamente. Tutti i file allegati da un'attività o progetto verranno aggiunti all'approvazione.
-
Aggiungere file da un'approvazione precedente. I file di un'approvazione precedente vengono aggiunti a quella nuova, che inizia dopo la modifica dello stato.
-
Richiedere la selezione del file. Dopo la modifica dello stato ti verrà chiesto di selezionare i file per l'approvazione.
-
-
Puoi anche scegliere di approvare solo file. In questo modo l'approvazione del file inizia senza avviare nessun'altra approvazione di attività, cartelle o progetti.
-
Chiudi la finestra dello stato.
-
Fai clic su Salva nell'angolo superiore destro 11.
Il processo di approvazione inizia automaticamente quando cambia lo stato e tutti i responsabili dell'approvazione ricevono notifiche nella loro posta in arrivo. Al termine del processo di approvazione, il pannello delle approvazioni scompare, viene aggiunta una nuova voce nella cronologia delle approvazioni e il flusso e lo stato di attività e progetti cambiano automaticamente (se è stato configurato). Tieni presente che lo stato cambia solo al termine dell'approvazione.
Nota
Se avvii un processo di approvazione al momento della modifica dello stato e si richiede la selezione del file, la modifica dello stato al di fuori della vista delle attività creerà solo una bozza dell'approvazione. L'utente che ha iniziato l'approvazione e il responsabile dell'approvazione assegnato riceveranno una notifica nella loro posta in arrivo che indica di aggiungere un all'approvazione.