Condivisione di campi personalizzati
Tutti gli utenti, eccetto i collaboratori, possono condividere campi personalizzati con altri utenti, a meno che il loro ruolo di accesso non lo permetta.
Puoi condividere un campo personalizzato indipendentemente dalla persona con cui hai condiviso uno spazio di lavoro, cartella o progetto. Una persona può disporre di accesso a uno spazio di lavoro, cartella o progetto (e a tutte le attività contenute in essi) ma, se non dispone della condivisione del campo personalizzato, non potrà visualizzare il campo.
Inoltre, se per la creazione di un dashboard o di una vista personalizzata viene utilizzato un campo personalizzato, ma questo non è condiviso con l'utente, il dashboard o la vista non appariranno come previsto per tale utente. Non sarà visibile nessun filtro relativo a tale campo personalizzato.
L'impostazione predefinita della condivisione di un campo personalizzato è Condividi con tutti ma è possibile modificarla in qualsiasi momento.
Nota
La condivisione di campi personalizzati è disponibile solo per i campi personalizzati dell'account. I campi personalizzati dello spazio di lavoro sono condivisi con tutti i membri dello spazio di lavoro e questo non può essere modificato.
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Comincia creando un campo personalizzato o modificandone uno esistente.
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Fai clic sull'opzione Condividi con nella parte inferiore della finestra popup delle proprietà del campo.
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Condividi il campo con gli utenti o gruppi di utenti a cui vuoi assegnare l'accesso.
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Fai clic su Crea se stai creando un campo o su Salva se stai modificando un campo esistente.
Le impostazioni della condivisione vengono applicate non solo alla cartella, progetto o spazio di lavoro attuale ma anche in tutte le ubicazioni in cui il campo personalizzato è visibile. Se revochi l'accesso condiviso degli utenti del campo, non potranno più vederlo in nessun luogo dell'area di lavoro.
La condivisione di un campo personalizzato è soggetta all'accesso o meno da parte di un utente alla cartella, progetto o spazio di lavoro in cui si trova il campo.
Opzione 1: condividere un campo con dati e come modello
Gli utenti con cui si condivide la cartella, progetto o spazio di lavoro possono:
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Visualizzare i dati del campo inseriti per elementi della cartella, progetto o spazio di lavoro.
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Aggiungere il campo personalizzato come modello (vedi più avanti).
Opzione 2: condividere il campo come modello
Se gli utenti non dispongono di accesso alla cartella, progetto o spazio di lavoro in cui è stato aggiunto il campo, quest'ultimo viene condiviso come modello. Tali utenti:
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Non possono accedere alle cartelle, progetti o spazi di lavoro in cui è stato aggiunto il campo. Le impostazioni sulla condivisione del campo personalizzato non modificano quelle della condivisione di spazi di lavoro, cartelle o progetti.
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Non vedono automaticamente il campo personalizzato nelle sottocartelle o sottoprogetti associati, ma possono aggiungere il campo facendo clic sull'icona + situata a destra della tabella e selezionarlo dall'elenco a discesa. Quando aggiungono il campo, ne visualizzeranno i dati già immessi per le attività nella sottocartella o nel sottoprogetto. Ricorda che i collaboratori non possono aggiungere campi e dovranno chiedere assistenza ad altri utenti.
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Possono aggiungere un campo personalizzato con lo stesso nome e le stesse proprietà del tuo campo alle proprie cartelle, progetti o spazi di lavoro. Tuttavia, nessuno dei dati della cella del tuo campo verrà trasferito.