Moduli di richiesta in Wrike
I moduli di richiesta in Wrike consentono agli amministratori di creare moduli di raccolta personalizzati con cui gli utenti o i richiedenti esterni possono inviare richieste. Puoi crearli a livello di account o di spazio di lavoro, scegliere cosa viene creato (attività, progetto, Tipo di elemento personalizzato o blueprint) e gestire più moduli contemporaneamente. Solo gli admin, gli admin dello spazio di lavoro e i proprietari dell'account possono modificare o eliminare i moduli. Wrike fornisce inoltre dati per tenere traccia degli invii e dell'attività, aiutando i team a organizzare e gestire il lavoro in arrivo.
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Disponibilità: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Non disponibilità: Legacy Free, Legacy Professional.; |
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Disponibilità: Business, Enterprise, Pinnacle. Non disponibile: Free, Team; |
Le richieste in Wrike sono formate da due parti: lo strumento per la creazione di moduli di richiesta, utilizzato dagli amministratori per creare, gestire e inviare moduli di richiesta, che permette a tutti gli utenti e opzionalmente anche a chi non è utente di Wrike, di inviare richieste.
Quando invii una richiesta, Wrike automaticamente:
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Crea un'attività, un progetto, un tipo di elemento personalizzato o un blueprint. Gli amministratori specificano che tipo di elemento deve essere creato quando si configura il modulo.
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Include nell'attività o nel progetto le informazioni dei campi del modulo di richiesta.
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Aggiunge l'attività o il progetto in un'ubicazione.
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Assegna l'attività all'utente/i designato/i o aggiunge un proprietario al progetto (se il creatore della richiesta lo ha specificato).
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Inizia un processo di approvazione (se specificato dal creatore della richiesta).
I moduli di richiesta in Wrike esistono su due livelli:
Moduli di richiesta a livello di account:
I proprietari e gli amministratori dell'account con le autorizzazioni richieste possono creare moduli di richiesta a livello di account. Nei piani Standard e Pinnacle, gli amministratori possono personalizzare chi ha l'autorizzazione per creare questi moduli. Utenti esterni, Collaboratori, Contributori e Spettatori non possono creare moduli di richiesta a livello di account.
I proprietari dell'account e gli amministratori possono gestire tutti i moduli in un'unica posizione centralizzata sotto le impostazioni dell'account, utilizzando un'interfaccia basata su Tabella. Questa vista centralizzata ti consente di:
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Navigare tutti i moduli in una Tabella ordinabile e filtrabile.
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Cercare moduli specifici per nome.
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Raggruppare e organizzare i moduli in base a criteri come stato o descrizione.
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Personalizza la vista scegliendo quali campi e attributi visualizzare.
Moduli di richiesta a livello di spazio di lavoro:
Crea moduli di richiesta a livello di spazio di lavoro per adattare le richieste ai flussi di lavoro del tuo team o reparto. Solo gli amministratori dello spazio di lavoro possono gestire questi moduli e controllare chi può inviare richieste e dove vengono indirizzate le risposte tramite le impostazioni del modulo. I proprietari e gli amministratori dello spazio di lavoro possono anche rendere un modulo a livello di spazio di lavoro visibile a tutto l'account se necessario.
Gli amministratori dello spazio di lavoro possono gestire tutti i moduli a livello di spazio di lavoro nella scheda Moduli di richiesta nelle impostazioni dello spazio. Questa vista centralizzata ti consente di:
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Navigare tutti i moduli in una Tabella ordinabile e filtrabile.
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Cercare moduli specifici per nome.
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Raggruppare e organizzare i moduli in base a criteri come stato o descrizione.
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Personalizza la vista scegliendo quali campi e attributi visualizzare.
Puoi controllare chi può inviare richieste regolando l'opzione Il modulo è visibile a nelle impostazioni del modulo. Questo ti permette di rendere il modulo disponibile a utenti o gruppi specifici, oppure a tutti nell'account, assicurando che le informazioni corrette vengano raccolte dalle persone giuste.
Suggerimento
Puoi esportare tutti i moduli di richiesta creati a livello di spazio di lavoro o di account in un file Excel. Fai semplicemente clic sul menu con tre puntini nella barra degli strumenti e seleziona Esporta questa tabella in Excel.
Il file verrà scaricato automaticamente sul tuo dispositivo.
I tipi di domande disponibili che puoi aggiungere alla richiesta sono i seguenti:
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Testo a riga singola: campo di risposta formato da una sola riga.
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Paragrafo: campo di risposta formato da più righe.
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Risposta univoca: elenco a discesa, gli utenti possono selezionare un'opzione dall'elenco.
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Risposte multiple: checklist, gli utenti possono selezionare una o più opzioni dall'elenco.
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Data: selettore del calendario, gli utenti possono selezionare una data.
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Allegato: gli utenti possono caricare un allegato.
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Importanza: gli utenti possono impostare l'importanza dell'attività. (Disponibile solo per i moduli di richiesta di attività).
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Assegnatario: gli utenti possono selezionare un'opzione dall'elenco di tutti gli utenti attivi dell'account.
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Numero: permette agli utenti di inserire un dato numerico come risposta.
Note
Le domande dell'utente non possono essere aggiunte ai moduli di richiesta esterni. Se abiliti un modulo con tali domande per uso esterno, tutte le domande dell'utente saranno rimosse automaticamente.
Oltre alle domande, puoi aggiungere intestazioni al tuo modulo di richiesta, utili per strutturare il modulo.
Puoi gestire più moduli di richiesta contemporaneamente utilizzando le azioni di massa nella tabella di gestione dei moduli di richiesta.
Livello di spazio di lavoro
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Apri lo spazio di lavoro dove vuoi gestire i moduli di richiesta.
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Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio accanto alla scheda Space overview per aprire le impostazioni dello spazio di lavoro, quindi seleziona Request forms dal menu.
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Passa il cursore su un modulo di richiesta nel menu Request forms.
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Seleziona la casella di controllo accanto a ciascun modulo di richiesta che vuoi scegliere.
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Usa Seleziona tutto per scegliere tutti i moduli di richiesta contemporaneamente.
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Fai clic su Deseleziona tutto per cancellare tutte le selezioni.
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Fai clic sul pulsante Stato per cambiare lo stato dei moduli di richiesta selezionati.
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Puoi attivare o disattivare i moduli.
Importante
Quando un modulo viene disattivato, gli altri utenti non possono accedervi né inviare richieste tramite esso.
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Fai clic sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti per rimuovere i moduli di richiesta selezionati.
Leggi il messaggio di avviso nella finestra di dialogo e quindi conferma se desideri procedere.
Livello di account
Nota
Solo gli amministratori e i proprietari dell'account possono eliminare o modificare i moduli di richiesta a livello di account.
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Fai clic sulla tua immagine del profilo nell'angolo superiore sinistro dell'area di lavoro.
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Seleziona Impostazioni, quindi scegli Request forms in Gestione account.
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Nel menu, passa il cursore su ciascun modulo di richiesta nel menu Request forms.
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Seleziona le caselle di controllo accanto ai moduli di richiesta che vuoi scegliere.
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Usa Seleziona tutto per scegliere tutti i moduli di richiesta contemporaneamente.
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Fai clic su Deseleziona tutto per cancellare tutte le selezioni.
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Fai clic sul pulsante Stato per cambiare lo stato dei moduli di richiesta selezionati.
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Puoi attivare o disattivare i moduli.
Importante
Quando un modulo viene disattivato, gli altri utenti non possono accedervi né inviare richieste tramite esso.
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Fai clic sul pulsante Elimina nella barra degli strumenti per rimuovere i moduli di richiesta selezionati.
Leggi il messaggio di avviso nella finestra di dialogo e quindi conferma se desideri procedere.
Suggerimento
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Per selezionare tutti i moduli di richiesta in una sola volta, puoi anche fare clic sulla casella di controllo in cima alla colonna del numero seriale.
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Puoi eliminare fino a 100 moduli alla volta. Non è possibile eliminare più di 100 moduli contemporaneamente.
I moduli di richiesta in Wrike ti aiutano a catturare e organizzare il lavoro in arrivo. Ogni modulo di richiesta include una serie di punti dati che ti forniscono informazioni importanti su invii, attività e visibilità. Comprendere questi punti dati rende più semplice monitorare le richieste, gestire i flussi di lavoro e condividere informazioni con il tuo team.
Puoi mostrare o nascondere queste colonne attivando/disattivando l’interruttore sotto l'opzione Campi.
I punti dati sono:
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Stato: indica se il modulo di richiesta è attivo o inattivo.
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Data di creazione: la data in cui è stato creato il modulo di richiesta.
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Descrizione: un campo aggiunto dall’utente in cui inserire i propri dettagli o un riepilogo del flusso di lavoro.
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Autore: l'utente che ha creato il modulo di richiesta.
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Appartiene a: indica a quale spazio di lavoro è associato il modulo di richiesta.
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Visibile a: elenca gli utenti o i gruppi che possono visualizzare e inviare il modulo.
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Condiviso pubblicamente: indica se il modulo dispone di un link pubblico per invii esterni.
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Salva in: specifica dove vengono archiviate le richieste inviate (ad es., cartella, progetto o spazio di lavoro).
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Crea: dettaglia cosa viene creato quando il modulo viene inviato (ad es., attività, progetto o tipo di elemento personalizzato).
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Ultima modifica di: l'utente che ha aggiornato per ultimo il modulo di richiesta.
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Data dell'ultima modifica: la data in cui il modulo di richiesta è stato modificato l'ultima volta.
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Totale invii: il numero totale di volte in cui il modulo è stato inviato.
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Invii di questo mese: quante volte il modulo è stato inviato nel mese corrente.
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Ultimo invio di: l'utente che ha inviato per ultimo il modulo.
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Data dell'ultimo invio: la data dell’invio più recente.
Nota
Per gli account esistenti, i dati retrospettivi sono disponibili a partire dal 2024.
Per i responsabili dei processi, le richieste aiutano a semplificare il flusso di lavoro di accoglienza e aggiungono struttura al sistema delle richieste. Per gli utenti che inviano le richieste, le richieste portano chiarezza al processo di richiesta, assicurano che le richieste vengano aggiunte nella posizione appropriata e riducono le possibilità che vengano perse.
Di seguito riportiamo alcuni esempi su come le richieste possono aiutare il tuo team:
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Per il dipartimento Marketing: crea richieste per materiali creativi, post su blog o one pager.
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Per il dipartimento IT: crea richieste di nuovi hardware, per riferire problemi relativi a software o per chiedere accesso al software aziendale.
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Per il dipartimento Risorse umane: crea richieste di impostazioni per nuove assunzioni, nuove offerte di lavoro o referenze di candidati.
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Per gli sviluppatori: crea richieste per riferire bug, nuove funzionalità del prodotto o assistenza tecnica.