Suivi du plan de référence
En résumé
Plans de référence dans Wrike capturent le calendrier initial du projet, afin que vous puissiez le comparer aux dates actuelles, suivre les retards et rendre compte des modifications de planning dans le diagramme de Gantt, la Vue Tableau, les Tableaux de bord, les Filtres et Analyze. Utilisez les plans de référence comme repère principal et utilisez les instantanés comme points de contrôle. Pour définir un plan de référence, les utilisateurs doivent disposer de l'autorisation Définir le plan de référence à la fois dans les types d'utilisateur et les rôles d'accès.
| Disponibilité: Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team; |
- Vue d'ensemble
- Ce que comprend le suivi du plan de référence
- Comment définir un plan de référence
- Comparer les dates réelles au plan de référence dans le diagramme de Gantt
- Comment configurer les alertes de retard du plan de référence dans le diagramme de Gantt
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Comment configurer les champs de plan de référence dans la vue Tableau
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Utiliser les champs de plan de référence dans les vues et les tableaux de bord
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Quelles autorisations sont nécessaires pour définir un plan de référence ?
- Limites
- Quelle est la prochaine étape ?
Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, des contributeurs et des utilisateurs en lecture seule, peuvent définir des plans de référence, sauf si leur niveau d'accès ou leur type d'utilisateur les en empêche.
Un plan de référence correspond au calendrier d'origine d'un projet. Il fournit un point de comparaison fixe, vous permettant de voir si le travail est dans les temps, en avance ou en retard. Dans Wrike, vous pouvez définir un seul plan de référence pour un dossier, un projet ou une tâche et ses sous-éléments. Une fois enregistré, le plan de référence est disponible partout dans Wrike, notamment dans le diagramme de Gantt, la vue Tableau, les tableaux de bord, Analyze, les filtres.
Lorsque vous enregistrez un plan de référence, Wrike enregistre les valeurs suivantes :
Date de début du plan de référence : la date de début initialement prévue de l'élément au moment où le plan de référence a été enregistré.
Date de fin du plan de référence : la date de fin initialement prévue de l'élément au moment où le plan de référence a été enregistré.
Durée du plan de référence : la durée initialement prévue de l'élément sur la base des dates du plan de référence enregistrées.
Écart de date de fin du plan de référence : un champ de formule indiquant la différence entre la date de fin actuelle et la date de fin du plan de référence.
Wrike crée automatiquement le champ Écart de date de fin du plan de référence, afin que vous puissiez comparer rapidement le calendrier actuel avec le plan initial.
Vous pouvez définir un plan de référence depuis la vue Tableau ou le diagramme de Gantt.
- Accédez au dossier, projet ou espace concerné.
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Basculez sur la vue Tableau ou la vue diagramme de Gantt.
Depuis la vue Tableau :
Cliquez sur le menu à trois points 1 dans la barre d'outils et sélectionnez Définir le plan de référence 2 dans le menu déroulant.
Depuis la vue Gantt :
Cliquez sur le menu à trois points 1 dans la barre d'outils et sélectionnez Définir le plan de référence 2 dans le menu déroulant.
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Dans la fenêtre contextuelle :
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Choisissez la source du plan de référence 3 :
- À partir de l'état actuel : utilise les dates actuelles des tâches et projets.
- À partir de l'historique : spécifie les dates passées des tâches et projets.
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Choisissez comment le plan de référence doit s'appliquer 4 :
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Élément courant et tous ses sous-éléments : utilisez cette option pour définir un nouveau plan de référence ou réinitialiser un plan existant.
Note
Cette action remplace toutes les valeurs de plan de référence existantes pour les éléments sélectionnés, y compris les sous-éléments imbriqués qui ne sont pas visibles dans cette vue. Vous ne pouvez pas annuler cette action.
- Uniquement les éléments sans plan de référence : utilisez cette option lorsque de nouveaux travaux ont été ajoutés et que vous souhaitez appliquer le plan de référence uniquement aux nouveaux éléments.
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Cliquez sur Définir le plan de référence 5 pour confirmer vos modifications.
Note
L'enregistrement des plans de référence peut prendre plus de temps pour les projets volumineux.
Dans la vue diagramme de Gantt, vous pouvez afficher ou masquer la couche du plan de référence. Cliquez sur le menu à trois points 1, puis sélectionnez Plan de référence 2 pour l'afficher sur le diagramme et comparer les dates prévues aux dates actuelles.
La couche de plan de référence apparaît sous forme de ligne sombre sur les barres des tâches 3. Si une tâche s'écarte de son plan de référence, Wrike affiche une ligne pointillée 4, afin que vous puissiez rapidement voir où se situe le plan de référence et dans quelle direction il a été déplacé, même lorsqu'il se trouve en dehors de la zone visible de la barre de tâche.
Lorsqu'un élément est en retard par rapport à son plan de référence, sa barre apparaît en rouge sur la chronologie Gantt si vous avez activé les alertes de retard du plan de référence. Par défaut, Wrike met en évidence tout retard, mais vous pouvez ajuster le seuil en cliquant sur Configurer les alertes de retard.
Cliquez sur le bouton Champs 5 dans la barre d'outils, puis activez les champs de plan de référence 6. Dans la partie tableau, ces champs affichent les dates de début et de fin, ainsi que l'écart de date de fin pour les tâches qui ont été déplacées ou retardées par rapport au plan de référence 7.
Vous pouvez contrôler quand Wrike met en évidence les éléments en retard dans le diagramme de Gantt.
- Ouvrez le diagramme de Gantt 1.
- Cliquez sur le menu à trois points 2 dans la barre d'outils.
- Sélectionnez Configurer les alertes de retard 3 dans la liste déroulante.
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Saisissez le seuil de retard 4 que vous souhaitez afficher.
Par défaut, Wrike met en évidence les retards à partir d'un jour. Vous pouvez modifier ce seuil pour n'afficher que les retards plus importants, par exemple de 10 jours ou plus.
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Cliquez sur Définir 5.
Les éléments retardés d'au moins le nombre de jours spécifié sont mis en rouge. Vous pouvez activer ou désactiver la mise en évidence rouge des tâches en retard en cliquant sur le menu à trois points et en sélectionnant alertes de retard du plan de référence.
Wrike recommande d'utiliser les plans de référence comme principal point de référence du projet. Les plans de référence vous permettent de comparer votre calendrier actuel au plan initial et de repérer rapidement les retards.
Utilisez les instantanés pour capturer l'avancement à différentes étapes d'un projet. Un instantané du diagramme de Gantt crée un enregistrement statique de l'apparence du diagramme de Gantt à un moment précis pour un dossier, un projet ou un espace.
Utilisez les plans de référence lorsque vous souhaitez :
- Suivre votre projet par rapport au plan initial.
- Comparer les dates prévues aux dates actuelles.
- Créer des rapports sur les données de plan de référence et y accéder en dehors du diagramme de Gantt, tandis que les instantanés ne sont disponibles que dans le diagramme de Gantt.
Utilisez les instantanés lorsque vous souhaitez :
- Enregistrer l'état d'un projet à un moment précis.
Conseil utile
Utilisez un plan de référence comme plan officiel, et utilisez des instantanés comme jalons tout au long du projet.
- Ouvrez le projet, le dossier ou l'espace concerné dans le diagramme de Gantt.
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Créer un instantané du diagramme de Gantt ou affichez les instantanés précédemment créés pour votre projet en :
- Cliquez sur l'icône Partage public.
- Sélectionnez Partager l'instantané public.
- Ouvrez l'onglet Instantanés précédents.
- Cliquez sur l'instantané que vous souhaitez afficher.
Wrike affiche l'instantané sélectionné sur le diagramme sous la forme d'un planning grisé, afin que vous puissiez le comparer à la chronologie actuelle et voir comment les tâches ont été déplacées ou replanifiées.
Lorsque vous définissez un plan de référence dans la vue Tableau, les champs de plan de référence s'affichent automatiquement. Vous pouvez les afficher ou les masquer à tout moment depuis le menu Champs en activant ou désactivant les commutateurs des champs de plan de référence.
Les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier les paramètres des champs de plan de référence et configurer les valeurs utilisées dans ces champs.
- Cliquez sur le menu à trois points à côté du nom d'un champ.
- Mettez à jour les paramètres du champ personnalisé.
-
Modifiez les champs de formule en changeant les règles et les valeurs.
Conseil utile
Vous pouvez créer des champs de formule supplémentaires pour suivre davantage d'indicateurs basés sur le plan de référence. Par exemple, pour suivre l'Écart de durée du plan de référence, créez un champ de formule avec [Durée] - [Durée du plan de référence]. Cela montre de combien la durée actuelle d'un élément diffère de la durée de son plan de référence.
Vous pouvez utiliser les champs de plan de référence partout où les champs personnalisés sont pris en charge. Cela facilite le suivi des modifications de planning, la création de rapports et la surveillance des performances des projets dans votre espace de travail.
Vous pouvez filtrer par champs de plan de référence dans toute vue qui prend en charge le filtrage.
Utilisez les valeurs des champs de plan de référence pour affiner les éléments selon les dates prévues, la durée ou l'écart.
Vous pouvez utiliser les champs de plan de référence dans les widgets de tableau de bord de la même manière que les autres champs personnalisés.
Par exemple, vous pouvez créer :
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Un widget Tableau qui affiche les valeurs de plan de référence pour les tâches ou projets sélectionnés.
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Un widget Graphique qui visualise les données de plan de référence, telles que l'écart de date de fin ou de durée.
Cela vous aide à suivre les performances du plan de référence et à repérer plus facilement les changements de planning.
Conseil utile
Vous pouvez également créer un champ de formule pour calculer le pourcentage de retard de durée par rapport au plan de référence : ([Durée]-[Durée du plan de référence])/[Durée du plan de référence]. Ceci est particulièrement utile pour la création de rapports, car vous pouvez utiliser cette formule dans les widgets de tableau de bord pour analyser la dérive moyenne de la durée des tâches, par exemple par type d'élément, personne assignée ou autres paramètres.
Note
Si l'onglet Conception n'inclut pas d'option permettant de passer l'affichage de heures à jours, ajoutez la métrique Durée, changez le format d'affichage en jours, puis supprimez la métrique Durée de la vue.
Les utilisateurs doivent disposer des deux autorisations suivantes pour enregistrer des plans de référence :
- Autorisation Définir le plan de référence activée dans les Types d'utilisateur.
- Autorisation Définir le plan de référence activée dans les rôles d'accès.
Si l'une de ces autorisations est manquante, l'utilisateur ne peut pas enregistrer de plan de référence.
Les propriétaires et les administrateurs du compte peuvent gérer ces autorisations dans les paramètres du compte.
- Cliquez sur votre image de profil dans le panneau latéral 1.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Types d'utilisateur 3.
- Sous Catégories, sélectionnez Dossiers et projets 4.
-
Activez les commutateurs Définir le plan de référence 5 pour les types d'utilisateur concernés.
Note
Par défaut, cette autorisation est activée pour les administrateurs et les utilisateurs réguliers.
- Cliquez sur Rôles d'accès 6 et sélectionnez dossiers et projets.
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Cochez les cases Définir le plan de référence 7 pour les rôles d'accès concernés.
Note
Par défaut, cette autorisation est activée pour les rôles Complet et Éditeur, mais vous pouvez la modifier selon vos besoins.
- Il n'y a aucune limite au nombre d'éléments inclus dans l'enregistrement d'un plan de référence.
- Pour les projets volumineux, l'enregistrement d'un plan de référence peut prendre du temps.
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Une fois qu'un plan de référence est enregistré, vous pouvez supprimer ses enregistrements en effaçant les valeurs des champs de plan de référence.
Vous pouvez supprimer les enregistrements de plan de référence de l'une des manières suivantes :
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Dans la partie tableau du diagramme de Gantt ou dans la vue Tableau, cliquez sur une valeur de champ de plan de référence et supprimez les données pour tous les éléments.
Note
Pour effacer une valeur de champ de plan de référence pour tous les éléments, les utilisateurs doivent disposer des droits de modification pour ces champs de plan de référence. Pour plus de détails sur la configuration de ces autorisations, consultez Comment modifier les paramètres des champs de plan de référence.
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Lorsque vous définissez un plan de référence, sélectionnez Historique du projet comme source et choisissez une date passée à laquelle le projet n'existait pas.
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