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Étape 5 : Commencer à travailler et à collaborer

Aperçu

Maintenant que les fondements de Wrike n'ont plus de secret pour vous et que votre espace de travail est adapté aux besoins de vos équipes, examinons comment fonctionne la gestion du travail et la communication dans Wrike.

Ce qui est merveilleux avec Wrike c'est qu’il peut être utilisé comme une plateforme centrale pour votre travail, vos tâches, vos priorités et vos discussions sans vous obliger à jongler avec plusieurs e-mails, ou à basculer entre les applications.

Lancer un nouveau projet

Lorsque vous lancez un nouveau produit, vous rédigez un livre numérique ou vous préparez une conférence, vous gérez un projet. Utilisez des projets pour gérer un groupe de tâches faisant partie d’un objectif plus large et ayant une date d’échéance. Voici un guide étape par étape sur la façon de lancer un nouveau projet à partir de zéro.

  1. Créez un projet en cliquant sur le bouton + 1. Remplissez le nom du projet, les dates d'échéance et le propriétaire de projet et choisissez la vue par défaut pour vos tâches (Liste, Tableau agile, Tableau ou Diagramme de Gantt).

    Step_5_-_Create_Project.png
  2. Créez des tâches dans votre projet 2. Considérez celles-ci comme des éléments d’action devant être exécutés pour atteindre un objectif de projet.

    Step_5_-_Populate_Project_with_Tasks.png
  3. Assignez les tâches aux utilisateurs 3. Idéalement, les tâches doivent être suffisamment petites pour être assignées à une personne. Sinon, pensez à diviser les tâches en sous-tâches et assignez chacune d’elles.

    Step_5_-_Add_Assignees.png
  4. Programmez les tâches 4 une par une, ou en utilisant les modifications groupées.

    Step_5_-_Schedule_Tasks.png
  5. Basculez vers le diagramme de Gantt 5 pour visualiser votre planning. Assurez-vous d'avoir configuré des durées correctes pour chaque tâche et reprogrammez les tâches si nécessaire.

    Step_5_-_Gantt_and_Dependencies.png
  6. Configurez les dépendances 6. Les dépendances vous aident à comprendre la manière dont les tâches sont interconnectées. Lorsque vous reprogrammez une tâche avec des dépendances, toutes les tâches dépendantes sont automatiquement reprogrammées. Une fois la tâche terminée, le chargé de mission de la tâche dépendante reçoit une notification lui indiquant qu'il peut commencer à travailler sur sa tâche.

  7. Convertissez les tâches clés en jalons. Les jalons sont utilisés comme points de référence pour marquer un événement majeur ou une décision rendue par la direction concernant un projet. Lorsque vous reprogrammez des tâches dépendantes sur le diagramme de Gantt, les jalons ne sont pas reprogrammés automatiquement.

  8. Si vous menez des projets qui se répètent, vous pouvez les sauvegarder en tant que modèles ou blueprints 7 pour ensuite les dupliquer lorsque l'occasion se présente.

    Step_5_-_Make_a_Blueprint.png

Checklist d'un lancement de projet

  1. Toutes les étapes nécessaires sont représentées par des tâches.

  2. Les noms des tâches sont clairs. Nous vous recommandons de commencer le nom d'une tâche par un verbe pour montrer qu’elle repose sur une action. Par exemple, préférez « Rédiger un article de blog » à « Article de blog ».

  3. Les tâches sont assignées et n'ont qu'un seul chargé de mission.

  4. Les tâches sont programmées.

  5. Les tâches sont interconnectées par des dépendances.

  6. Les tâches ont des durées correctes.

  7. Les tâches clés sont converties en jalons.

En savoir plus sur comment réussir un lancement de projet.

Trouver votre travail

Vous disposez, dans Wrike, de quelques moyens rapides et simples pour trouver et suivre les tâches qui vous sont assignées dans le cadre d'un lancement de projet.

Boîte de réception

Commencez votre journée en consultant votre boîte de réception. Elle affiche toutes les mises à jour qui requièrent votre attention : notifications des nouvelles @mentions, assignations de tâches et partage d'une tâche, d'un dossier ou d'un projet avec vous. Si vous cliquez sur une notification, vous ouvrez le panneau de la tâche ou du projet contenant des informations détaillées et les discussions précédentes.

Il est judicieux d’utiliser la règle des deux minutes lorsqu'il s'agit de notifications : si la réponse vous prend moins de deux minutes, répondez-y tout de suite. Si cela vous demande plus de temps, différez les notifications pour les gérer plus tard.

Step_5_-_Inbox.png

Liste Mes tâches dans l’espace personnel

Le dossier interactif Mes tâches offre une autre façon de visualiser votre travail. Il vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et contient :

  • Toutes les tâches et sous-tâches qui vous sont assignées

  • Les tâches que vous avez ajoutées manuellement à Mes tâches

Vous pouvez personnaliser ce que vous voyez dans Mes tâches en appliquant des filtres, en modifiant l’ordre de tri ou en affichant les tâches et les sous-tâches sous forme de liste simple.

Step_5_-_My_To-Do.png

Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont l'un des outils de suivi du travail offrant le plus d'options de personnalisation. Ils vous permettent de vous concentrer sur vos priorités et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Dans les tableaux de bord, les tâches sont regroupées sur des widgets selon certains critères, tels que vos tâches en retard, les tâches à effectuer cette semaine, vos tâches en backlog, etc. Vous pouvez ajouter des widgets supplémentaires, comme un widget de fichier, ou pour toutes les tâches que vous avez assignées : tout ce qui est important pour vous. En savoir plus sur les tableaux de bord personnels.

Step_5_-_Dashboards.png

Collaborer avec vos collègues

Configurer votre profil

Avoir un profil personnalisé et à jour ajoute une touche personnelle à la collaboration en ligne.

  1. Personnalisez votre profil : téléchargez votre avatar, saisissez votre poste, le nom de votre entreprise et d’autres informations. Des informations de profil à jour sont vitales pour la collaboration d’équipe en ligne.

    Step_5_-_Profile_Settings.png
  2. Vérifiez les paramètres de notification. Toutes les notifications d'e-mail et de produit sont activées par défaut. Vous pouvez les modifier afin de ne recevoir que les e-mails concernant les modifications que vous souhaitez suivre. Si vous débutez avec Wrike, nous vous recommandons de laisser les paramètres par défaut et de revenir aux réglages de notifications après quelques semaines pour les affiner.

    Step_5_-_Email_Notifications.png

Collaborer sur des tâches

Maintenant que vous savez où trouver votre travail, passons à l’action. Avec Wrike, vous disposez d'un espace de travail partagé pour vous et vos collègues, où vous pouvez faire le point sur les progrès, discuter des problèmes et disposer d'une source d'informations unique pour le statut des tâches et les versions finales des fichiers.

Jetez un coup d’œil à la liste des fonctionnalités qui vous aideront à collaborer avec votre équipe dans Wrike.

Fonctionnalité

Mode de fonctionnement

Cas d'utilisation

@mention

Dans le champ des commentaires, écrivez @ suivi du nom d’un utilisateur. Utilisez @chargé de mission pour mentionner tous les chargés de mission et @suiveurs pour mentionner tous les suiveurs de tâches, de dossiers ou de projets.

  • Partager une tâche et fournir des informations de contexte pour expliquer pourquoi vous partagez cette tâche avec le ou les utilisateur(s) en question.

  • Faire savoir aux utilisateurs quel partie de la conversation les concerne.

Description de la tâche

La description de la tâche enregistre les changements automatiquement et instantanément. Plusieurs personnes peuvent travailler sur des tâches au même moment et cela vous permet de voir qui travaille sur quoi.

  • Fournir toutes les informations de la tâche aux chargés de mission et aux parties prenantes.

  • Prendre des notes de réunion (en équipe ou individuellement).

  • Collaborer sur les modifications de texte pour les équipes distantes.

Modifications de tâche

Lorsque quelqu'un modifie la description d’une tâche, un lien de mise à jour de la description est ajouté au flux de la tâche. Cliquez sur le lien pour voir quelles modifications ont été apportées.

  • Suivre les modifications lorsque vous travaillez en équipe et que vous souhaitez voir les modifications apportées par un collègue.

Citation

Surlignez du texte dans le champ de la description ou des commentaires, puis cliquez sur les guillemets qui apparaissent. Un nouveau commentaire est créé, avec le texte que vous avez surligné.

  • Faire référence à une partie spécifique d’une tâche et expliquer clairement à tout le monde de quoi vous parlez.

Émoticônes

Ajoutez des émoticônes pour laisser des commentaires dans Wrike. Cliquez dans le champ des commentaires, puis cliquez sur l’icône du smiley pour visualiser la liste complète des émoticônes disponibles.

  • Faire savoir à vos collègues comment lire vos commentaires ou les utiliser pour ajouter de la personnalité et de l’humour à l’espace de travail.

Approbations (disponibles sur les abonnements Business et Enterprise)

Vous pouvez assigner des approbateurs et définir des échéances pour les tâches et les projets. Chaque approbateur peut approuver ou rejeter la tâche.

  • Simplifier le processus d’approbation.

  • Voir qui est chargé d'approuver le travail de votre équipe.

  • Déterminer si certaines des approbations en attente sont susceptibles de retarder votre projet.

  • Créer des widgets de tableau de bord personnalisés basés sur les approbations.

Collaborer sur des fichiers

Fonctionnalité

Mode de fonctionnement

Cas d'utilisation

Joindre des fichiers

Joignez des fichiers à une tâche depuis votre ordinateur ou votre stockage dans le cloud.

Vous avez des fichiers liés à des projets et souhaitez tout conserver au même endroit.

Wrike Proof et Wrike Publish sont disponibles en tant que fonctionnalités complémentaires payantes.

Révision

Ajoutez des commentaires directement aux images, vidéos, fichiers PDF et Microsoft Office. Répondez aux retours d’information et discutez-en, et traitez les commentaires au fur et à mesure des modifications.

La révision est un moyen facile de recueillir des commentaires de façon centralisée sans jongler avec les e-mails.

Approbations de fichiers

Sollicitez des révisions de la part des principales parties prenantes et fixez des délais d'approbation. Les réviseurs peuvent marquer les actifs comme approuvés ou demander des modifications spécifiques, créant ainsi un journal clair des modifications et des approbations.

Vous devez faire approuver un document avant son utilisation ou sa publication. Avec la <révision par un invité, vous pouvez inviter vos clients, qui n’ont pas de compte Wrike, à réviser les fichiers.

Wrike Publish : intégrations avec MediaValet et Bynder

Publiez des ressources approuvées directement sur votre gestionnaire d’actifs à partir de Wrike.

Harmonisez votre image de marque grâce à des campagnes intégrées. Téléchargez, recherchez et joignez des ressources numériques approuvées.

Travail et collaboration dans la checklist de Wrike

Apprendre à utiliser de nouveaux outils peut s’avérer difficile, mais la pratique permet de se perfectionner. Suivez ces simples règles tous les jours et vous vous rendrez vite compte que vous n’avez pas besoin de longs fils de discussion, de multiples réunions pour faire le point, ou de mises à jour manuelles dans les tableurs. Wrike vous fera gagner du temps pour trouver votre travail, collaborer avec votre équipe et rendre compte de la progression, afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches qui sont réellement importantes pour vous.

  1. Commencez votre journée en examinant vos tâches nouvelles et existantes dans Wrike :

    • Consultez la boîte de réception et prenez connaissance des nouvelles @mentions et des tâches entrantes. Répondez aux notifications, différez-les ou archivez-les jusqu'à ce que vous vidiez la boîte de réception.

    • Vérifiez la liste Mes tâches pour voir quelles sont les tâches prioritaires.

    • Vérifiez votre tableau de bord personnel pour effectuer un suivi de votre travail.

  2. Lors de la création d’une tâche, assurez-vous que :

    • Le titre est clair.

    • La tâche est assignée et programmée.

    • La description de la tâche contient les exigences et les attentes.

  3. Lorsque le travail est en cours :

    • Ajoutez des commentaires et @mentionnez des collègues.

    • Modifiez le statut des tâches pour rendre compte de l'avancement.

    • Modifiez la date d'échéance si cela est nécessaire.

  4. Une fois le travail terminé :

    • Terminez les tâches en changeant leur statut.

    • @mentionnez les parties prenantes.

    • Joignez des actifs, le cas échéant.

  5. À la fin de la journée, assurez-vous que :

    • Vous n'avez plus de notifications non lues dans votre boîte de réception.

    • Vous avez mis à jour le statut des tâches et activé les statuts En cours et Terminé.

    • Vous avez reprogrammé les tâches en retard ou notifié les parties prenantes.

    • Vous avez hiérarchisé vos tâches du lendemain dans Mes tâches.

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