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Étape 4 : Prise en main par votre équipe (pour les responsables de compte)

Conseil

Cette étape contient des conseils pour aider les membres de votre équipe à s'adapter à l'utilisation de Wrike et à être productifs dès le premier jour. Si vous n'êtes pas chargé d'introduire Wrike aux membres de l'équipe, vous pouvez passer à l'étape 5 : Commencer à travailler et à collaborer.

Aperçu

Vous avez passé un certain temps à choisir la meilleure solution pour gérer le travail de votre équipe, vous avez appris tous les tenants et aboutissants, et vous avez mis en place des processus. Mais tout cela n'aura servi à rien si l'équipe est réticente à utiliser l'outil.

Dans cette courte vidéo, vous apprendrez quelques bonnes pratiques pour motiver et former votre équipe à l'utilisation de Wrike.

Favoriser l'adoption de Wrike par l'équipe

Réunion d'équipe pour le lancement

Lorsque vous invitez votre équipe dans l'espace de travail, prévoyez une réunion pour présenter Wrike à votre équipe afin de lui expliquer l'importance du lancement.

Accueillez les commentaires et répondez à toutes les questions et objections survenant au cours de cette réunion. Si vous avez besoin d'aide, vous pouvez transmettre les questions à notre équipe d'assistance ou vous adresser à nos consultants chargés du déploiement personnalisé de Wrike. Nous vous invitons à enregistrer cette session pour la partager avec les membres de l'équipe absents et les futurs arrivants.

Voici quelques questions essentielles à aborder :

1. « Qu'est-ce que j'y gagne ?  »

C'est l'une des principales questions à aborder pour démontrer la valeur de Wrike. Vous devez expliquer clairement à chaque membre de l'équipe comment Wrike va l'aider dans ses activités quotidiennes en le comparant aux outils utilisés auparavant, comme les e-mails et les tableurs. Expliquez pourquoi vous mettez en place Wrike et partagez quelques réflexions concernant son impact sur vos processus.

Voici les avantages souvent mis en avant par nos clients (mais essayez d'identifier des valeurs propres à votre équipe) :

  • Une meilleure visibilité (vous pouvez voir qui travaille sur quoi)

  • Moins de réunions de mise à jour du statut (pas besoin de se courir après les uns les autres pour savoir où en est un projet)

  • Moins de chaos dans l'ensemble (finies les quêtes des « dernières versions de fichiers », ou les disputes pour savoir si un projet avait été approuvé ou pas)

  • Ne plus faire deux fois le travail

  • Gagner du temps en n'ayant plus à rechercher les informations et les discussions sur les tâches dans de longs fils de conversation par e-mail

2. « Comment Wrike fonctionne-t-il ? 

La bonne nouvelle, c'est que tout le monde n'a pas besoin d'être un expert de Wrike. Même si les responsables devront connaître les fonctionnalités avancées de Wrike, la plupart des membres de l'équipe s'en sortiront très bien s'ils apprennent les bases de Wrike :

  • Les quatre composantes principales. Comprendre les différences entre les espaces, les dossiers, les projets et les tâches aidera votre équipe à rapidement naviguer dans Wrike et à trouver les informations dont elle a besoin.

  • Où trouver le travail. Le travail se trouve dans la boîte de réception et le tableau de bord personnel des utilisateurs.

  • Comment démarrer un projet. Oui, tout le monde a besoin de cela ; pas seulement les responsables. Toute initiative exigeant une collaboration et comportant un livrable et une date d'échéance est un projet.

  • Comment donner accès aux données de travail. Il est essentiel de comprendre le partage, le suivi, l'assignation et quand y recourir.

  • Comment communiquer avec l'équipe. L'ajout de commentaires avec @mentions permettra de s'assurer que tout le monde est en phase.

Nous avons préparé ce document avec ces concepts clairement expliqués.

3. « Où puis-je trouver des informations pour en savoir plus ?  »

Nous proposons des formations pour chaque rôle dans tous nos supports pédagogiques, notamment :

Inviter votre équipe dans Wrike

Vous êtes maintenant prêt à inviter des utilisateurs dans votre compte. La façon la plus simple est de cliquer sur le bouton Ajouter des utilisateurs en bas de votre espace de travail. Vous pouvez également inviter des utilisateurs à partir de l'onglet de gestion des comptes ou en cliquant sur l'icône Partagé avec.

Dans votre onglet de gestion de compte, vous pouvez préciser le rôle de l'utilisateur :

  • Lorsque vous invitez des membres de l'équipe dans votre compte, donnez-leur un statut d'utilisateurs réguliers.

  • Lorsque vous invitez des parties prenantes externes telles que des clients ou des collaborateurs d'autres équipes qui vous apporteront leur contribution et collaboreront largement avec vous, donnez-leur un statut d'utilisateurs externes.

  • Lorsque vous invitez des parties prenantes externes telles que des indépendants ou des cadres qui ont besoin de voir le travail de votre équipe et de le commenter, donnez-leur un statut de collaborateurs.

L'étape suivante consiste à accorder des droits d'administrateur aux champions de votre compte. Les administrateurs des abonnements Business et Enterprise peuvent créer des groupes d'utilisateurs pour gérer les utilisateurs plus efficacement.

Important

Votre équipe ne verra que les éléments de travail qui sont partagés avec elle. Aussi, n’oubliez pas d’accorder à votre équipe l’accès aux espaces, dossiers et projets lorsque vous les invitez. En savoir plus sur l’octroi de l’accès aux informations.

Prise en main par les nouveaux arrivants

Même si votre équipe connaît tous les tenants et aboutissants de Wrike, les nouveaux venus peuvent se sentir perdus au début. Voici quelques moyens de les mettre à l'aise :

  • Créez une présentation qui explique pourquoi et comment votre équipe utilise Wrike (ou utilisez l'enregistrement de la réunion de lancement pour votre équipe).

  • Partagez les outils de prise en main de Wrike :

  • Partagez les règles de Wrike : quand créer une nouvelle tâche ou un nouveau projet, comment changer le statut, comment échanger sur un point précis, etc.

  • Assignez un compagnon Wrike. Jumelez les nouveaux employés à un expert Wrike de votre équipe pour les aider à démarrer et à obtenir des réponses à leurs questions.

Si votre équipe accueille de nouveaux membres assez souvent, il pourrait être utile de créer un projet de modèle d'intégration ou un blueprint. Remplissez-le avec des liens utiles et les règles d'utilisation de Wrike et dupliquez-le pour chaque nouveau membre de l'équipe.

Gestion du changement

De nombreuses personnes préfèrent rester dans leur zone de confort plutôt que d'accepter de prendre de nouvelles habitudes. Cela signifie que votre équipe peut être réticente à l'adoption d'un nouvel outil qui exige un changement significatif de son comportement au travail.

Pour relever ce défi, nous vous suggérons de suivre le modèle Conducteur-Éléphant-Chemin décrit par Dan et Chip Heath dans leur célèbre livre « Switch : Osez le changement ».

  • Le Conducteur représente notre système rationnel qui analyse, planifie et résout les problèmes.

  • L'Éléphant est notre système émotionnel qui est facilement effrayé et qui déteste faire des choses sans avantages immédiats.

  • Le Chemin est un environnement externe qui influence les chances d'accepter le changement. L'Éléphant suit généralement le Chemin, là où il rencontre le moins de résistance.

Pour aider votre équipe à s'adapter, vous devez travailler sur ces trois éléments : diriger le conducteur, motiver l'éléphant et ouvrir le chemin.

Diriger le conducteur

Indiquer la destination

Le changement est plus facile lorsque vous savez où vous allez et pourquoi cela en vaut la peine. Créez une « carte postale de la destination » qui soit claire pour le conducteur (raisons rationnelles) et attrayante pour l'éléphant (raisons émotionnelles). Les objectifs SMART peuvent s'avérer utiles ici. Par exemple :

  • D'ici la fin de ce trimestre, aucun projet géré dans Wrike ne subira de retard.

  • Le trimestre prochain, nous augmenterons de 30 % le nombre de projets achevés.

  • D'ici la fin de l'année, 99 % de la communication avec les clients sera transférée dans Wrike.

Scénariser les mouvements essentiels

Décomposez le chemin vers la destination en petites étapes réalisables et donnez des instructions très claires sur ce qu'il faut faire à chaque étape. Cela aidera le conducteur à échapper à la paralysie décisionnelle : lorsqu'on lui présentera différentes options, il préférera celle par défaut. Par exemple, les membres de votre équipe peuvent douter de la nécessité de créer une tâche ou un projet dans Wrike pour lancer une nouvelle initiative et ils peuvent finir par recourir à l'e-mail, comme ils le faisaient auparavant.

La solution consiste à créer un manuel des règles de Wrike, décrivant en détail comment utiliser Wrike : « Lorsque vous commencez à travailler sur la tâche, activez le statut En cours » ou « Si vous avez une question pour le propriétaire de la tâche, laissez un commentaire dans la tâche et @mentionnez le propriétaire de la tâche ».

Suivre les signaux lumineux

Concentrez-vous sur ce qui fonctionne déjà bien plutôt que sur les problèmes existants :

  • Mettez en évidence les premières petites victoires obtenues avec l'aide de Wrike :

    • Le premier projet lancé

    • Le nombre de tâches terminées

    • Les nouvelles discussions dans les commentaires de Wrike

  • Partagez des exemples d'autres équipes qui ont adopté Wrike avec succès :

Motiver l'éléphant

Identifier l'émotion

Il ne suffit pas de savoir quelque chose pour provoquer un changement. Il faut que les gens ressentent quelque chose :

  • Partagez vos sentiments : faites savoir à votre équipe à quel point vous êtes enthousiaste quant à Wrike et les avantages qu'il va vous apporter.

  • Jouez le processus pour le rendre amusant et récompensez les champions : organisez le concours du « Wrikeur du mois » pour célébrer le membre de l'équipe qui a accompli le plus de tâches. Ou essayez le défi « une journée sans e-mail », où votre équipe travaille toute la journée dans Wrike au lieu de s'envoyer des e-mails les uns aux autres.

Réduire l'ampleur du changement

Vous devez décomposer le changement jusqu'à ce qu'il n'effraie plus l'éléphant. « Nous allons déplacer tout notre travail dans Wrike » peut sembler un peu trop laborieux. Essayez d'abord d'abaisser la barre et aidez votre équipe à faire le premier pas.

Par exemple, vous pouvez commencer par lancer un projet simple dans Wrike, comme « Organiser une fête de Team-Building », attribuez des tâches et laissez votre équipe collaborer. De cette façon, votre équipe pourra rapidement avoir un aperçu de Wrike et célébrer son succès pendant la fête.

Cultiver la fierté de votre équipe

Créez un sentiment d'identité et inculquez l'esprit de croissance. L'une des options consiste à faire de Wrike un avantage concurrentiel pour votre équipe, car il la rend plus efficace et plus avisée sur le plan technologique. Si votre équipe accepte cette position, elle sera plus favorable à l'utilisation de Wrike car elle se sentira plus fière de son travail.

L'une des caractéristiques de l'esprit de croissance est d'accepter l'échec : écoutez les commentaires de votre équipe sur Wrike et analysez les obstacles et les blocages. Sur cette base, optimisez la façon dont vous utilisez Wrike.

Dégager le chemin

Faire évoluer l'environnement

L'éléphant a tendance à opposer moins de résistance lorsqu'il suit le chemin. Des environnements optimisés avec un minimum d'obstacles favorisent le bon comportement et préviennent les mauvaises habitudes. Voici quelques conseils pour faciliter le parcours :

  • Optimisez la configuration du compte, afin qu'il soit facile d'y naviguer et de trouver des éléments de travail. Découvrir comment.

  • Facilitez l'apprentissage de Wrike :

    • Partagez les ressources d'aide et les guides étape par étape.

    • Organisez des formations pertinentes et des « déjeuners-conférence ».

    • Créez des groupes de soutien entre collègues ou des programmes de jumelage Wrike (particulièrement utiles pour les équipes de plus de 10 membres).

  • Établissez un moyen facile et transparent de gérer les retours d'information.

Créer des habitudes

Lorsque le comportement est habituel, il ne requiert aucun effort de la part du conducteur. L'habitude d'utiliser Wrike au quotidien est essentielle à la réussite de l'adoption de cet outil. Si votre équipe ne génère pas de rapports sur les mises à jour, vous passerez à côté d’informations importantes sur la progression du travail. Nous avons rassemblé dans la section suivante la liste de contrôle des habitudes utiles pour Wrike.

Cherchez des moyens d'encourager les habitudes :

  • Reportez une nouvelle habitude sur une autre : par exemple, utilisez l'intégration Wrike Gmail, l'extension pour Adobe Creative Cloud, ou l'intégration Slack.

  • Définissez des déclencheurs d'action en demandant fréquemment à votre équipe :

    • « Avez-vous vérifié votre boîte de réception Wrike ?  »

    • « Avez-vous créé une tâche pour cela ?  »

    • « Avez-vous chargé le contrat dans Wrike ?  »

  • Prenez position : « Si ce n'est pas dans Wrike, ça n'existe pas.  »

Fédérer votre équipe

Le comportement est communicatif. Aidez-le à se propager.

  • Définissez un « comportement acceptable ». Par exemple, annoncez que tous les travaux reçus par le biais de formulaires de demande auront une priorité un peu plus élevée que les travaux reçus par d'autres canaux.

  • Donnez l'exemple : utilisez Wrike dans votre travail quotidien, présentez des tableaux de bord sur vos réunions d'équipe, et posez des questions sur le travail dans les commentaires Wrike au lieu de les envoyer par messagerie.

Pour aller plus loin :

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