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Approbations

Les approbations sont disponibles pour tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) sur Wrike for Marketers, Wrike Marketing Entreprise, Business, les comptes supérieurs et les comptes avec la fonctionnalité complémentaire Wrike Proof. Les comptes créés après le 01/10/2019 bénéficient de la fonctionnalité par défaut. Si elle n'apparaît pas dans votre compte, vous pouvez l’activer depuis Wrike Labs.

3 minutes de lecture

Aperçu

Les approbations vous aident à organiser le processus de révision de votre équipe. Utilisez les approbations lorsque vous souhaitez :

  • Conserver une trace du travail qui doit être approuvé
  • Voir qui est chargé d'approuver le travail de votre équipe
  • Déterminer si certaines des approbations en attente sont susceptibles de retarder votre projet
  • Consulter toutes les décisions prises concernant la tâche/le projet/le dossier dans l’onglet Approbations et dans le flux du dossier, du projet, ou de la tâche
  • Créer des widgets de tableau de bord personnalisés basés sur les approbations
  • Mettre en place le processus de transitions automatisées entre les étapes d’approbation, à l’aide des statuts du flux de travail.
  • Lancer un processus d'approbation automatiquement au moment de l'envoi d'un formulaire de demande (en interne comme en externe).

Vous pouvez aussi filtrer les tâches, les dossiers et les projets selon leur statut d'approbation, le ou les utilisateur(s) désigné(s) comme approbateur(s), les dates de début ou d'échéance, etc.

Informations importantes

  • Vous pouvez ajouter des approbations à des tâches, des dossiers, et des projets, mais pas à des espaces.
  • Vous ne pouvez pas lancer plusieurs approbations simultanément dans une tâche, un dossier ou un projet. Vous pouvez toutefois démarrer une nouvelle approbation dès que la précédente est finie.
  • Les approbations ne peuvent pas être ajoutée aux blueprints. Lorsque vous convertissez en blueprint une tâche, un dossier ou un projet avec une approbation active, l'approbation ne sera pas enregistrée comme faisant partie du blueprint créé.
  • Si vous souhaitez recevoir des e-mails avec des informations sur les approbations auxquelles vous avez participé, assurez-vous que les notifications par e-mail sont activées.
  • S'il n'est pas possible de désigner des groupes d'utilisateurs en tant qu'approbateurs, vous pouvez filtrer les tâches/dossiers/projets contenant des approbations effectuées par des utilisateurs de groupes d'utilisateurs donnés, désignés comme approbateurs. Et cela depuis les vues Liste, Tableau, Fichiers et Diagramme de Gantt.

Ajouter des approbations à des tâches, des dossiers et des projets

Pour ajouter une approbation à une tâche/dossier/projet :

  1. Depuis la vue Tâche, ouvrez la tâche à laquelle vous souhaitez ajouter des approbations. Ou bien, sélectionnez un dossier ou un projet dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur « Approbations » 1 dans le panneau situé au-dessus du champ de description.
  3. Cliquez sur le bouton « + Démarrer une nouvelle approbation » 2 en haut du champ de description.
  4. Vous pouvez maintenant :
    • Sélectionner les approbateurs de la tâche, du dossier, ou du projet 3
    • Fixer la date d’échéance de l’approbation 4
    • Ajouter une description de ce qui doit être approuvé 5
    • Ajouter des fichiers à l'approbation* 6
  5. Cliquez sur « Démarrer l’approbation » 7 pour ajouter l’approbation à la tâche/au dossier/au projet.

Approvals_-_Start_Approval.png

*Les approbations de fichiers sont disponibles sur les comptes Wrike for Marketers et Wrike for Marketers Enterprise. Les utilisateurs des comptes Professional et supérieurs peuvent acheter la fonctionnalité comme une partie de Wrike Proof. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la page sur les approbations de fichiers dans le centre d’aide.

Les approbateurs recevront une notification dans leur boîte de réception et par e-mail. Les informations sur la nouvelle approbation sont également ajoutées au flux de la tâche/du dossier/du projet. Veuillez noter que si vous supprimez tous les approbateurs, l'approbation sera annulée et les décisions effacées.

Approuver une tâche, un dossier ou un projet

Toutes les tâches/dossiers/projets en attente de votre approbation se trouvent dans votre boîte de réception. Vous pouvez également filtrer les tâches, les dossiers et les projets en fonction de leur statut d’approbation, de leur date de début, d’échéance, ou de création, ou des personnes désignées comme approbateurs.

🔥Conseil de Wrike ! Créez un widget de tableau de bord pour visualiser toutes les tâches ou tous les projets en attente d’approbation depuis un seul endroit.

Pour approuver une tâche, un dossier, ou un projet :

  1. Ouvrez une tâche, un dossier ou un projet à approuver.
  2. Recherchez le panneau d’approbation en haut du champ de description.
  3. Survolez le nombre d’approbateurs à gauche du bouton « Approuver » pour voir qui d’autre est affecté à l’approbation de la tâche/du dossier/du projet et dont l'approbation est en attente.
  4. Cliquez sur « Approuver » 1 ou « Rejeter » 2 en fonction de votre décision.
  5. Le champ de commentaire apparaît alors, où vous pouvez ajouter quelques détails sur votre approbation.
  6. Cliquez sur « Envoyer un commentaire ». 3

Task_Approvals_-_Approve_a_task.png

Si vous êtes le seul approbateur (ou le dernier), vous apercevrez une bannière dans la partie supérieure de l’espace de travail avec la décision finale. Le panneau d’approbation n’apparaît plus dans le champ de description, et les informations relatives à votre décision, ainsi que le commentaire que vous avez envoyé, sont ajoutées au flux de la tâche ou du projet et à l’historique des approbations.

Notez que si un fichier est en attente d'approbation, vous devez communiquer votre décision sur le fichier avant de pouvoir fermer l’approbation de la tâche/du dossier/du projet.

Ajouter des approbations à votre flux de travail

Les administrateurs de compte peuvent ajouter des approbations aux flux de travail personnalisés.

Ajoutez des approbations à votre flux de travail si vous souhaitez :

  • Créer automatiquement une approbation dans une tâche, un dossier ou un projet au moment de la modification du statut.
  • Prédéfinir un changement de statut de tâche/de projet en fonction des décisions de l’approbateur.
  • Ajouter des fichiers à l’approbation au moment de la modification du statut.

Veuillez noter que, pour les projets, les flux de travail personnalisés sont disponibles sur les comptes créés après le 15/04/2019.

Pour ajouter une approbation :

  1. Cliquez sur votre photo de profil 1, située dans le coin supérieur droit.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Accédez à l’onglet « Flux de travail » 2.
  4. Sélectionnez le flux de travail dans lequel vous souhaitez ajouter des approbations ou en créer une.
  5. Cliquez sur le statut pour lequel vous souhaitez ajouter une approbation.
  6. Cliquez sur « Ajouter une approbation ». 3
  7. Vous pouvez ensuite :
    • Sélectionner des approbateurs pour des tâches ou des projets dans le statut sélectionné 4. Lorsque la tâche/le projet prend le statut que vous avez sélectionné, l’approbation est créée automatiquement avec les approbateurs désignés.
    • Désigner le créateur de la tâche en tant qu'approbateur de celle-ci au moment du changement de statut.
    • Établir une date d'échéance pour l'approbation créée. Ici, vous pouvez saisir le nombre de jours impartis pour réaliser le processus d'approbation. Si la tâche/le projet doit être approuvé(e) le jour même du changement de statut, saisissez 0 jour dans le champ.
    • Configurer un changement automatique de statut en cas d’approbation de la tâche/du projet. 6
  8. Sur un compte disposant de la fonctionnalité d'approbation de fichiers, les utilisateurs peuvent également choisir l'option « Ajouter des fichiers à l'approbation » 5 au moment du changement de statut. Trois options sont possibles :
    • Ajouter tous les fichiers automatiquement. Tous les fichiers joints à une tâche/un projet seront ajoutés à l’approbation.
    • Ajouter les fichiers d’une approbation précédente. Les fichiers de l’approbation précédente seront ajoutés à la nouvelle approbation au moment du changement de statut.
    • Demander la sélection des fichiers. L'utilisateur sera invité à sélectionner les fichiers à approuver après le changement de statut.
  9. Fermez la fenêtre de statut.
  10. Cliquez sur « Enregistrer » 7 dans le coin supérieur droit.

Approvals_-_Add_approval_to_workflow.png

Le processus d’approbation est lancé automatiquement au moment du changement de statut. Tous les approbateurs reçoivent des notifications dans leur boîte de réception. Une fois le processus d’approbation terminé, le panneau d’approbation disparaît, un nouvel enregistrement est généré dans l’historique des approbations et dans le flux de la tâche ou du projet, et le statut change automatiquement (si configuré à l’étape 7 ci-dessus). Remarque : le statut change seulement après que tous les approbateurs désignés aient pris une décision.

Notez que si vous choisissez de démarrer une approbation au moment du changement de statut en demandant la sélection des fichiers, la modification du statut dans une vue autre que la vue Tâche ne générera qu'une approbation provisoire. L’utilisateur qui a démarré l’approbation et le responsable de l’approbation recevront une notification dans la boîte de réception leur indiquant qu’un fichier doit être ajouté à l’approbation.

Les approbations dans les formulaires de demande

Les administrateurs de compte et les administrateurs d'espace peuvent ajouter des approbations aux formulaires de demande.

Pour ajouter des approbations à un formulaire de demande :

  1. Ouvrez le formulaire de demande que vous souhaitez modifier ou commencez à en créer un nouveau.
  2. Puis, dans le panneau à droite sous « Créer une approbation », cliquez sur « Ajouter une approbation ».
  3. Ensuite, vous pouvez :
    • Ajouter des approbateurs à la tâche ou au projet créé(e). Notez que si vous ne sélectionnez pas d'approbateurs, cela ne générera qu'une ébauche d'approbation. Vous devrez créer une approbation à partir de l'ébauche manuellement.
    • Fixer la date d’échéance de l’approbation .
    • Sélectionner l'option de modifier le statut de la tâche/du projet selon la décision de l'approbateur.
    • Ajouter la description de l'approbation.
    • Ajouter automatiquement à l'approbation des fichiers joints à la tâche/au projet via un formulaire de demande.
  4. Cliquez sur « Enregistrer » ou « Publier » (si vous créez un nouveau formulaire).

Il est possible d'ajouter des approbations conditionnelles aux formulaires de demande. Ainsi, les approbations ne seront créées que si une réponse spécifique est sélectionnée.

Notez que si vous ajoutez une approbation générale et une approbation conditionnelle, et que celles-ci ont chacune des conditions différentes, tous les utilisateurs désignés comme approbateurs dans le formulaire de demande (que ce soit dans une approbation conditionnelle ou générale) seront ajoutés comme approbateurs à une tâche ou un projet.

Visualiser les détails des approbations finies

Toutes les informations relatives aux approbations sont conservées dans le flux de la tâche/du dossier/du projet, mais vous pouvez également consulter les décisions prises sur une tâche, un dossier ou un projet et afficher d'autres détails depuis un endroit centralisé. Pour cela :

  1. Cliquez sur le bouton « Approbations » (ou « Approuvé ») dans le panneau situé au-dessus du champ de description.
  2. Sélectionnez l’approbation dont vous souhaitez voir les détails.
  3. Cliquez sur le bouton « Voir les détails ».
  4. Dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre, vous verrez :
    • Qui a commencé le processus d’approbation et quand
    • Qui a approuvé ou rejeté l’approbation
    • Les commentaires accompagnant la décision
    • Si des fichiers ont été ajoutés à l'approbation, vous pouvez voir les informations et les commentaires en basculant sur l'onglet Fichiers
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